Jika Anda menetapkan kebijakan tentang "cara menulis SOP" di organisasi atau grup, AI akan menata SOP sesuai dengan gaya bahasa dan tingkat detail kebijakan tersebut. Ini adalah fitur untuk menyelaraskan SOP yang sering berbeda ungkapannya tergantung penulis atau departemen, sesuai dengan standar organisasi Anda.

Apa itu Kebijakan Penyusunan SOP

Kebijakan ini adalah aturan tertulis tentang cara menulis SOP yang ditetapkan per grup. Terdiri dari 3 bagian:

• Gaya bahasa / Cara penulisan：Aturan tentang gaya teks dan tingkat detail, seperti penggunaan gaya bahasa baku atau hormat, satu langkah satu tindakan, dan istilah internal perusahaan
• Larangan (hal yang dilarang)：Ungkapan atau cara berbicara yang tidak ingin digunakan
• Gaya bahasa umum：Frasa yang sering digunakan di perusahaan. Diekstrak secara otomatis dari SOP contoh dan dapat diedit

Kebijakan yang ditetapkan digunakan sebagai standar untuk AI dan pemeriksaan kebijakan.

Mengatur Kebijakan

1. Dari layar manajemen grup, buka panel 「Kebijakan Penyusunan SOP」 untuk grup yang dituju
2. Masukkan masing-masing item untuk「Gaya bahasa / Cara penulisan」「Larangan (hal yang dilarang)」「Gaya bahasa umum」(Anda juga dapat menggunakan "Buat kebijakan dari contoh" yang dijelaskan di bawah)
3. Klik [Simpan]

Buat kebijakan secara otomatis dari contoh

Jika sulit menuliskan secara tertulis, Anda dapat membuat AI menghasilkan kebijakan dari SOP contoh atau file manual.

1. Di bagian「SOP contoh」, klik [Tambah contoh]
2. Pilih metode penambahan
   • Dari file：PDF atau gambar dari manual yang ada
   • Dari SOP dalam Dive：Pilih SOP internal yang sudah selesai dibuat
3. Setelah mendaftar contoh, klik [Buat kebijakan dari contoh], dan AI akan membuat draf untuk「Gaya bahasa / Cara penulisan」「Larangan (hal yang dilarang)」「Gaya bahasa umum」
4. Konfirmasi hasil yang dihasilkan, edit sesuai kebutuhan, kemudian simpan

Menerapkan Kebijakan ke Fitur AI

Saat pengguna yang telah menetapkan kebijakan SOP menjalankan AI di layar edit SOP atau opsi eksekusi AI dari video, di pengaturan Gaya teks / Nada, [Ikuti kebijakan] dapat dipilih. Saat Anda memilih opsi ini, AI akan menata setiap langkah sesuai dengan gaya bahasa dan cara penulisan yang ditentukan dalam kebijakan.

Pemeriksaan Kebijakan (Membandingkan SOP yang sedang diedit dengan kebijakan)

Dari menu atas layar edit SOP, klik [Pemeriksaan kebijakan] untuk membuat AI memeriksa apakah SOP yang sedang diedit sesuai dengan kebijakan. Gunakan fitur ini untuk ulasan SOP yang selesai ditulis atau untuk konfirmasi kualitas SOP yang dibuat oleh penulis lain.

Tips untuk Penggunaan yang Efektif

• Sebaiknya mulai dengan satu grup dalam skala kecil terlebih dahulu, dan setelah operasional berjalan lancar, perluas ke grup lainnya
• Untuk「SOP contoh」, pilih SOP yang dianggap "ideal" di perusahaan Anda sebagai rekomendasi
• Kebijakan yang dihasilkan hanyalah draf. Sunting sesuai dengan kondisi sebenarnya sebelum menyimpan

Terkait

• Untuk mengimpor konten dari manual yang ada, lihat Ekstrak AI dari file terkait dan terapkan ke SOP
• Jika Anda ingin menyeragamkan variasi penulisan istilah, lihat Menyeragamkan variasi penulisan (Kamus Penyeragaman Notasi)