承認フローは、手順書の発行・改訂を、決められた人が承認しない限り実行されないようにする仕組みです。承認フローを選んで公開すると、承認者全員の承認が済むまで手順書は公開されません。

Pro, Enterpriseプランのお客様のみご利用いただけます。設定はPCブラウザから行います。

承認フローの種類

承認フローには、チームの全員が選べる「全社共通」と、そのグループに所属する人だけが選べる「グループの承認フロー」の2種類があります。どちらも用途ごとに何本でも作成でき、手順書を公開するときに選びます。

全社共通の承認フロー … オーナー・チーム管理者が作成できます。チームの全員が選べます。グループを作成していないチームでも利用できます
グループの承認フロー … そのグループのグループ管理者以上が作成できます。そのグループに所属する人が選べます

承認フローを作成する

サイドバーの人アイコン（ユーザー管理）をクリックします。
上部の対象バーで、全社共通の承認フローを作る場合は「全社(チーム)」を、グループの承認フローを作る場合は対象のグループを選びます。
対象バーの［承認フロー］をクリックします。
［作成］をクリックし、名前（例：審査登録フロー）と説明を入力します。
ステップごとに、ラベルと承認者の条件を設定します（次の「承認者を指定する」を参照）。
［保存］をクリックします。

作成した承認フローは、一覧から編集・複製・無効化・削除ができます。無効にすると、一覧に残したまま公開時に選べない状態になります。

承認者を指定する

承認フローには、人を直接決めるのではなく「どういう立場の人が承認するか」を設定します。実際に誰が承認するかは、起案する人と、そのときの所属・資格の状態から決まります。

1つのステップに指定できる条件は次の5つです。

起案者から見た上位 … 起案した人の所属を基準に、所属グループ／1つ上／2つ上／3つ上のグループから、対象の権限を持つ人が候補になります。1本の承認フローを全部署で使い回せます
グループの管理者 … 決まったグループで管理権限を持つ人が候補になります。安全管理者・品質保証など、横の部署を指定するときに使います
チーム内の管理者 … グループを問わず、チーム全体で対象の権限を持つ人が候補になります
特定の個人 … 人を直接指名します。異動や退職で止まりやすいため、グループでの指定をおすすめします
資格の保有者 … その資格を有効に保有している人が候補になります。期限が切れた人は自動的に候補から外れます

1つのステップに複数の条件を並べると、そのどれかに当てはまる人が候補になります（例：所属上長または資格の保有者）。ステップには「所属上長」「安全管理者」のようなラベルを付けられます。

権限による絞り込みで選べる「管理権限のいずれか」は、オーナー・チーム管理者・グループ管理者のいずれかを持つ人が候補になる、という意味です。

詳細設定（種別・通過条件・承認を待たない）

各ステップの［詳細設定］を開くと、次の3つを設定できます。開かない場合は「承認ステップを順番に並べる」動作になります。

種別 … 「承認」は決裁、「レビュー」は内容の確認です。承認履歴で区別して記録されます
通過条件 … 「起案時に1人選ぶ」は候補の中から起案者が指名します。「誰か1人」は候補の誰か1人が承認すれば通ります。「全員」は候補全員の承認が必要で、順番は問いません
承認を待たない … オンにすると、そのステップの人には通知だけが届き、承認を待たずに次へ進みます。種別が「レビュー」のときだけ設定できます

誰に飛ぶかを確認する

承認者を立場で指定するため、実際の承認者は起案する人によって変わります。編集画面の［誰に飛ぶか確認する］で起案者を仮に選ぶと、そのときの承認者が表示されます。ここでの選択は保存内容に影響しません。

解決できないステップがあると、その起案者は依頼を開始できません。たとえば最上位のグループに所属する人が「1つ上のグループの管理者」のステップを通る場合、上位グループがないため承認者が決まりません。

既定の承認フローを決める

承認フローの一覧画面の上部で、「全社の既定」または「このグループの既定」を選べます。既定に設定した承認フローは、手順書を公開するときに最初から選ばれた状態になります。起案者が選び直すこともできます。

改訂理由と対応づける

公開するときに選ぶ「改訂理由」を登録し、理由ごとに承認フローを対応づけられます。対応づけておくと、その理由を選んだ時点で対応する承認フローが選ばれます。

承認フローの一覧画面で［改訂理由］を開きます。
理由の名前（例：アレルゲンに関わる変更、誤記の修正）と、対応する承認フローを設定します。
必要に応じて、「はじめて公開するとき」「2回目以降（改訂）のとき」に最初から選んでおく理由を設定します。

承認なしの承認フロー（ステップのない承認フロー）を対応づけた理由を既定にすると、既定のままでは承認を通らずに公開されます。設定するときはご注意ください。

承認を依頼する

手順書の編集画面で［公開］をクリックすると、承認フローを選ぶ画面が表示されます。

改訂理由を選びます（設定している場合）。
承認フローを選びます。全社共通とグループの承認フローが1つの一覧に並びます。
複数のグループに所属している場合は「どの所属を基準にしますか」を選びます。「所属上長」などの承認者は、ここで選んだ所属を基準に決まります。
「起案時に1人選ぶ」のステップは、候補の中から承認者を指名します。候補が1人の場合と、「誰か1人」「全員」のステップでは指名は不要です。
［依頼する］をクリックします。

承認者が決まらないステップがある場合は、そのままでは依頼を開始できません。承認フローを選び直すか、管理者に設定を確認してください。格納先のフォルダを見られない承認者がいる場合は、その旨が表示されます。依頼は届き、今回の内容も確認できますが、公開後はその手順書を開けません。承認そのものは、格納先フォルダの編集が許可されていない承認者でも行えます。一方で、起案する方がご自身で閲覧できないフォルダを格納先にしている場合は、依頼を開始できません。フォルダを選び直してから依頼してください。

依頼を開始すると、そのときの承認者とステップの内容が依頼側に控えられます。あとから承認フローを編集しても、すでに開始している依頼は影響を受けません。

承認する・差し戻す

承認者にはメールで通知が届きます。「下書き・承認」から対象の手順書を開き、内容を確認して承認または却下（差し戻し）を行います。

差し戻すときは、起案者が直したあとにどこから再開するかを選びます。既定は「最初からやり直す」です。「私のステップから再開してよい」を選ぶと、差し戻した人のステップから再開します。誤記の修正など、内容の変更が軽微なときに使います。この選択はオーナーの設定で使用を禁止できます。

差し戻された手順書の再編集については承認フローで却下された（差し戻された）手順書の再編集方法をご参照ください。

依頼を取り下げる

起案した本人は、承認の途中で依頼を取り下げられます。手順書の上部、「承認フロー中」の表示の横にある［取り下げ］をクリックすると、手順書が下書きに戻り、そのまま編集して出し直せます。承認者が退職・無効化されたなどで承認が進まなくなった場合にも使います。

取り下げられるのは、その依頼を出した本人だけです。取り下げた記録は改訂履歴に残ります。

承認の決まりを設定する（オーナー）

承認フローの中身（誰が承認するか）はユーザー管理から設定し、何を認めるかはオーナーが設定します。［オーナー向け機能］の［業務ルール］タブにある「承認の設定」で、次の6つを設定できます。

資格を条件にした承認者は、承認する時点でも有効期限を確認する（既定：オン）
起案した本人も承認者にできるようにする（既定：オフ）
承認なしでの公開を認める（既定：オフ）
公開時にその場で承認フローを組めるようにする（既定：オフ）
差し戻し後、差し戻した人の段階から再開することを認める（既定：オン）
公開時に改訂理由の選択を必須にする（既定：オフ）