เมื่อกำหนดนโยบาย "ให้เขียน SOP แบบนี้" ไว้ในระดับองค์กรหรือกลุ่ม AI จะจัดระเบียบ SOP ตามสำนวนและความละเอียดของนโยบายนั้น นี่คือฟีเจอร์สำหรับรวมรวม SOP ที่มีการแสดงออกแตกต่างกันไปตามผู้เขียนหรือแผนก ให้ตรงกับมาตรฐานขององค์กร
นโยบาย SOP คืออะไร
เป็นกฎที่ถูกจัดรูปให้เป็นคำพูดสำหรับวิธีการเขียน SOP ที่กำหนดไว้ในระดับกลุ่ม ประกอบด้วย 3 ส่วน:
- สำนวน / วิธีเขียน: กฎเกี่ยวกับรูปแบบข้อความและความละเอียด เช่น รูปแบบสำเร็จรูป/ภาษาสัญญา การทำสิ่งหนึ่งต่อหนึ่งขั้นตอน ชื่อศัพท์เฉพาะภายในสถานประกอบการ
- ข้อห้าม (สิ่งที่ห้ามทำ): การแสดงออกหรือสำนวนที่ไม่ต้องการให้ใช้
- สำนวนทั่วไป: วลีที่ใช้บ่อยในองค์กร ถูกสกัดโดยอัตโนมัติจาก SOP ตัวอย่าง และสามารถแก้ไขได้
นโยบายที่กำหนดจะถูกใช้เป็นมาตรฐานสำหรับการสกัดด้วย AI และการตรวจสอบนโยบาย
ตั้งค่านโยบาย
- จากหน้าจัดการกลุ่ม ให้เปิดแผงควบคุม 「นโยบายการเขียน SOP」 ของกลุ่มเป้าหมาย
- ให้ป้อนข้อมูลในส่วน「สำนวน / วิธีเขียน」「ข้อห้าม」「สำนวนทั่วไป」ตามลำดับ (สามารถใช้「สร้างนโยบายจากตัวอย่าง」ที่อธิบายไว้ด้านล่างได้)
- ให้คลิก [บันทึก]
สร้างนโยบายจากตัวอย่างโดยอัตโนมัติ
ในกรณีที่「เขียนอธิบายทั้งหมดจะยุ่งยากมาก」คุณสามารถให้ AI สร้างนโยบายจาก SOP ตัวอย่างหรือไฟล์คู่มือได้
- ในส่วน「SOP ตัวอย่าง」ให้คลิก [เพิ่มตัวอย่าง]
- เลือกวิธีการเพิ่ม
- จากไฟล์: ไฟล์ PDF หรือรูปภาพจากคู่มือที่มีอยู่
- จากขั้นตอนใน Dive: เลือก SOP ที่สร้างแล้วในองค์กร
- หลังจากลงทะเบียนตัวอย่าง ให้คลิก [สร้างนโยบายจากตัวอย่าง] แล้ว AI จะสร้างฉบับร่างของ「สำนวน / วิธีเขียน」「ข้อห้าม」「สำนวนทั่วไป」
- ตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างขึ้น และแก้ไขตามความจำเป็นก่อนบันทึก
สะท้อนนโยบายให้กับการสกัดด้วย AI
เมื่อทำการสกัดด้วย AI ในการแก้ไข SOP หรือในตัวเลือกการทำงานของการสกัด AI จากวิดีโอ ผู้ใช้ที่มีนโยบาย SOP ที่ตั้งค่าไว้สามารถเลือก [ทำตามนโยบาย] ได้ เมื่อเลือกตัวนี้ AI จะจัดระเบียบแต่ละขั้นตอนตามสำนวนและวิธีการเขียนที่กำหนดไว้ในนโยบาย
ตรวจสอบนโยบาย (ตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไขกับนโยบาย)
จากเมนูด้านบนของหน้าแก้ไข SOP ให้คลิก [ตรวจสอบนโยบาย] เพื่อให้ AI ตรวจสอบว่า SOP ที่กำลังแก้ไขนั้นสอดคล้องกับนโยบายหรือไม่ ใช้งานนี้สำหรับรีวิว SOP ที่เขียนเสร็จแล้ว หรือตรวจสอบคุณภาพของ SOP ที่สร้างโดยผู้สร้างคนอื่น
เคล็ดลับในการใช้งานได้ดี
- ลองทดสอบในกลุ่มเดียวด้วยขนาดเล็ก จากนั้นจึงขยายไปยังกลุ่มอื่นเมื่อการดำเนินการทำงานได้ดี
- สำหรับ「SOP ตัวอย่าง」ให้เลือก SOP ที่องค์กรสามารถพูดได้ว่า『นี่คือสิ่งที่เหมาะสมที่สุด』 แนะนำไว้
- นโยบายที่สร้างขึ้นเป็นเพียงฉบับร่างเท่านั้น ให้แก้ไขตามสถานการณ์จริงก่อนบันทึก
ที่เกี่ยวข้อง
- เพื่อนำเข้ารายละเอียดจากคู่มือที่มีอยู่ ให้ดู สกัดด้วย AI จากไฟล์ที่เกี่ยวข้องและสะท้อนให้กับ SOP
- หากต้องการรวมรวมความแตกต่างในการเขียนศัพท์ ให้ดู รวมการเขียนให้เหมือนกัน (พจนานุกรมรวมการเขียน)