Ketika Anda menetapkan cara penulisan untuk organisasi atau kelompok Anda—"inilah cara kami menulis SOP"—organisasi AI akan mengatur SOP sesuai dengan frasa cara penulisan dan granularitas. Fitur ini membantu Anda menyelaraskan SOP yang cenderung berbeda antar penulis atau departemen ke standar organisasi Anda.

Cara penulisan bukan sesuatu yang Anda tetapkan sekali dan lupakan. Keputusan dalam pemeriksaan sebelum publikasi dan alasan penolakan dalam persetujuan dicatat, dan dari sana, cara penulisan Anda berkembang setiap hari. Lihat "Tumbuhkan dari catatan di lapangan" di bawah untuk cara pengembangannya.

"Cara penulisan" ini muncul di tab [Aturan penyusunan] Kamus / Template, bersama dengan berkas peraturan (Mengikuti apa) dan format ekspor (Dikeluarkan dalam formulir yang mana). Dulunya disebut "Kebijakan Penyusunan SOP".

Tersedia untuk pelanggan paket Enterprise.

Apa itu cara penulisan?

Sebuah aturan yang didokumentasikan tentang cara menulis SOP, yang ditetapkan di tingkat grup. Terdiri dari tiga bagian:

• Gaya bahasa / Cara penulisan: Aturan tentang teks dan granularitas, seperti nada formal vs. santai, satu tindakan per langkah, atau terminologi internal
• Hal yang dilarang: Ungkapan atau gaya bahasa yang ingin dihindari
• Gaya bahasa umum: Frasa yang sering digunakan dalam organisasi. Diekstraksi secara otomatis dari SOP contoh dan dapat diedit

Cara penulisan yang telah Anda tetapkan digunakan sebagai standar untuk organisasi AI dan pemeriksaan sebelum publikasi.

Menyiapkan cara penulisan Anda

1. Dari layar manajemen grup, buka panel "Cara penulisan SOP" untuk grup target (Anda juga dapat membukanya dari Kamus / Template > [Aturan penyusunan] > [Bagaimana menulisnya])
2. Masukkan "Gaya bahasa / Cara penulisan", "Hal yang dilarang", dan "Gaya bahasa umum" masing-masing (Anda juga dapat menggunakan pembuatan otomatis dari contoh yang dijelaskan di bawah)
3. Klik [Simpan]

Buat cara penulisan secara otomatis dari contoh

Jika menulis semuanya tampak seperti banyak pekerjaan, Anda dapat membiarkan AI membuat cara penulisan dari SOP contoh atau file panduan.

1. Di bagian "SOP contoh", klik [Tambah contoh]
2. Pilih cara menambahkan:
   • Dari file: PDF, gambar panduan yang ada, dll.
   • Dari SOP dalam Dive: Pilih SOP internal yang telah dibuat
3. Setelah mendaftarkan contoh, klik [Buat cara penulisan dari contoh], dan AI membuat draf untuk "Gaya bahasa / Cara penulisan", "Hal yang dilarang", dan "Gaya bahasa umum"
4. Tinjau hasil yang dihasilkan dan edit sesuai kebutuhan sebelum menyimpan

Mencerminkan cara penulisan dalam organisasi AI

Dalam opsi pemrosesan AI (video, file, foto) atau di opsi "Gaya teks" yang tersedia saat mengedit SOP, tim yang memiliki cara penulisan yang ditetapkan dapat memilih [Bagaimana menulisnya] (saat mengatur beberapa langkah sekaligus dan melakukan "Koreksi dengan AI generatif", ini menampilkan [Ikuti cara penulisan]). Memilih ini membuat organisasi AI mengatur setiap langkah sesuai dengan frasa dan granularitas yang didefinisikan dalam cara penulisan Anda.

Pemeriksaan sebelum publikasi (periksa SOP yang sedang diedit)

Dari menu [Opsi] di sebelah kanan [Publikasikan] di layar pengeditan SOP, buka [Pemeriksaan sebelum publikasi]. Anda dapat memeriksa SOP yang sedang diedit di sepanjuh tujuh dimensi. Karena hanya dimensi yang Anda buka yang diperiksa, Anda dapat meninjau tepat apa yang ingin Anda lihat:

• Hal yang sudah ditentukan: Menampilkan tujuan, pembaca, jenis, dan ruang lingkup yang ditentukan dalam "Konsultasi AI sebelum membuat"
• Peraturan: Membandingkan dengan peraturan terdaftar dengan membaca teks asli halaman demi halaman, menunjukkan ketidaksesuaian dengan sumber (nama dan halaman peraturan) dan kutipan
• Bagaimana menulisnya: Membandingkan setiap langkah dengan cara penulisan Anda
• Format ekspor: Memeriksa apakah format sesuai dengan konten saat ini dan apakah ada yang akan hilang saat diekspor dalam format tersebut
• Folder penyimpanan: Menampilkan folder dengan banyak SOP yang serupa
• Alasan publikasi dan ringkasan: Menghasilkan draf alasan dan ringkasan yang Anda masukkan saat meminta publikasi
• Tag: Menunjukkan tag yang hilang

Jika Anda menentukan konten dalam "Konsultasi AI sebelum membuat" sebelum membuat SOP, pemeriksaan menentukan kepatuhan berdasarkan perbedaan dari apa yang Anda tentukan. Jika Anda tidak membuat catatan itu, itu menebak berdasarkan konten SOP. Layar menampilkan metode mana yang digunakan.

Gunakan ini untuk meninjau SOP yang selesai atau pemeriksaan kualitas SOP yang dibuat oleh penulis lain.

Impor dari peraturan

Jika organisasi Anda memiliki berkas peraturan, Anda dapat membaca darinya. Buka [Kamus / Template] > [Aturan penyusunan] > [Berkas peraturan]. Anda dapat membaca file PDF, Word, dan Excel. Anda dapat mendaftarkan tidak hanya peraturan yang menentukan cara menulis SOP, tetapi juga peraturan yang menentukan pekerjaan itu sendiri, seperti panduan kualitas atau peraturan kesehatan dan keselamatan.

1. Tambahkan berkas peraturan Anda ke "Berkas peraturan" dengan [Tambah berkas]. Anda dapat menambahkan file terkait bersama-sama
2. Di bawah "Jenis SOP", klik [Ekstraksi dari N berkas peraturan]. Format ekspor, kolom yang diperlukan, dan granularitas untuk setiap jenis SOP terdaftar
3. Periksa konten dan klik [Simpan] untuk mengkonfirmasi. Penambahan dan penghapusan file tidak berlaku sampai Anda menekan [Simpan]

Jika frasa atau larangan ditemukan dalam peraturan, sebelum menyimpan, sistem bertanya "Bagaimana dengan aturan penulisannya?" Jika Anda memilih [Masukkan ke "Bagaimana menulisnya"], itu ditambahkan ke cara penulisan Anda. Itu hanya menambah; entri yang ada tidak ditimpa. Jika Anda memilih [Tetapkan tanpa memasukkan], peraturan tersebut tidak disimpan.

Ketika Anda memiliki beberapa berkas peraturan, Anda dapat menggunakan [Analisis] di bawah "Pertentangan antarperaturan" untuk membuat daftar konflik dengan cara yang membuat peraturan saling tidak kompatibel, dengan sumber. Anda dapat menentukan setiap satu dengan [Pakai yang ini], tetapi Anda juga dapat mulai menggunakannya tanpa menentukan. Saat menulis SOP, Anda dapat memilih di tempat.

Peraturan yang Anda baca digunakan sebagai dasar untuk organisasi sebelum membuat SOP dan untuk keputusan pemeriksaan sebelum publikasi. Untuk prosedur terperinci, lihat Baca peraturan internal untuk menjadi dasar keputusan SOP (Peraturan).

Tumbuhkan dari catatan di lapangan

Dari catatan harian—baik perbaikan dalam pemeriksaan sebelum publikasi ditandai selesai atau tidak berlaku, atau alasan penolakan dalam persetujuan—Anda dapat membuat proposal pembaruan untuk cara penulisan dan pembacaan peraturan. Pembaruan terjadi sekali sehari secara otomatis di sisi server. Catatan disimpan hanya dalam tim itu; model AI itu sendiri tidak dilatih atau dilatih ulang.

Dengan melanjutkan alur kerja normal Anda dalam membuat, meninjau, dan mempublikasikan SOP, cara penulisan Anda berkembang lebih dekat ke lapangan. Anda tidak perlu menyisihkan waktu khusus untuk meninjau cara penulisan Anda.

Anda mengatur ini dalam pengaturan manajemen di bawah "Tumbuhkan dari catatan di lapangan". Pemilik hanya memilih satu:

• Perbarui otomatis (default): Proposal pembaruan yang dihasilkan langsung masuk ke cara penulisan dan pembacaan peraturan Anda
• Jangan perbarui otomatis (hanya ajukan usulan): Tidak satupun yang diperbarui secara otomatis; proposal terakumulasi. Anda dapat melihat konten dan memutuskan apakah akan menerimanya

Hanya pembaruan "menambah" yang bersifat otomatis. Menambah baris ke cara penulisan Anda, menambah kolom yang diperlukan dari peraturan, atau meninjau granularitas bersifat otomatis, tetapi menghapus kolom yang diperlukan dan menulis ulang baris cara penulisan yang ada selalu memerlukan penilaian manusia (jika perubahan membuat pemeriksaan kurang ketat, mungkin tidak diperhatikan bahkan jika salah). Penambahan otomatis dicatat dalam riwayat pembaruan dengan alasannya dan dapat dikembalikan. Anda juga dapat membuat proposal pembaruan segera dari [Buat usulan] di panel cara penulisan.

Untuk grup tanpa cara penulisan, versi awal dibuat dari SOP yang dipublikasikan dan peraturan terdaftar.

Lihat riwayat pembaruan dan pulihkan konten sebelumnya

Buka "Riwayat pembaruan" di panel cara penulisan untuk melihat satu baris untuk setiap perubahan: kapan dibuat, siapa yang membuatnya, dan apa yang berubah. Dari [Rincian] di setiap baris, Anda dapat melihat konten pada saat itu dan pulihkan versi itu.

• Simpan manual: Disimpan oleh seseorang. Nama penyimpan ditampilkan
• Dibuat secara otomatis: Dari pembaruan otomatis harian. Pemperbarui ditampilkan sebagai "Sistem"
• Pulihkan: Pemulihan ke versi sebelumnya
• Titik awal: Konten sebelum sejarah dicatat. Pilih ini jika ingin kembali ke sebelum pembaruan otomatis dimulai

SOP contoh juga dapat dikembalikan ke riwayat. Pemulihan mengembalikan cara penulisan dan contoh dari titik simpan itu bersama-sama.

Peraturan memiliki riwayat pembaruan yang sama. Untuk peraturan, berkas peraturan juga dikembalikan bersama.

Tips untuk sukses

• Coba mulai kecil dengan satu grup, dan setelah alur kerja Anda berjalan, terapkan ke grup lain
• Untuk "SOP contoh", pilih SOP yang organisasi Anda anggap ideal
• Cara penulisan yang dihasilkan hanya draf. Edit agar sesuai dengan situasi aktual Anda sebelum menyimpan

Terkait

• Untuk mengimpor konten dari panduan yang ada, lihat Ekstraksi AI dari file terkait dan cerminkan dalam SOP Anda
• Untuk menyelaraskan variasi notasi dalam terminologi, lihat Satukan variasi notasi (Kamus Penyeragaman Notasi)