社内の規程のファイルを読み込ませると、AIがその内容を整理して登録します。登録した規程は、手順書を作る前の整理と、公開前チェックの判断根拠になります。
2種類の文書を登録できます。
・「どの文書をどの様式で作るか」「何を必ず書くか」を定めた、手順書の作り方の規程（作業標準書 作成・運用規程など）
・品質マニュアル、安全衛生規程、ISO文書、法令基準のような、業務そのものを定めた規程
業務そのものを定めた規程からは、種別や様式はほとんど読み取られませんが、それで問題ありません。公開前チェックでは、原文をページ単位で読みながら照合します。
Enterpriseプランのお客様がご利用いただけます。PCブラウザから行います。
開き方
サイドバーの［辞書・テンプレ］→［作成ルール］タブを開き、［規程］の節を開きます。「作成ルール」には、規程（何に従うか）・書き方（どう書くか）・出力フォーマット（どの様式で出すか）の3つが並んでいます。
読み取る
画面は「規程ファイル」「規程どうしの食い違い」「手順書の種別」の3つに分かれていて、それぞれに操作があります。
- ［ファイルを追加］で、「規程ファイル」に規程のファイルを追加します。PDF・Word・Excel を読めます。関係するものをまとめて追加して構いません。1つの文書にまとまっている必要はありません
- 「手順書の種別」の［規程ファイル N件から抽出］をクリックします。規程が定める手順書の種別と書き方を、AIが取り出します（30秒ほどかかります）
- 複数の規程があるときは、「規程どうしの食い違い」の［解析］をクリックします。規程どうしで両立しない定めがあるかを調べます
- 内容を確認し、［保存］で確定します
規程から書き方に関する決まり（言い回しや禁止事項）が見つかった場合は、保存の前に「表現の決まりをどうしますか」と確認します。［書き方に取り込む］を選ぶと、取り込み先（全社／拠点）を選んで書き方へ足せます。［取り込まずに確定］を選ぶと、その決まりは保存されません（規程の側には残りません）。
確定するのは［保存］を押したときだけです。ファイルを追加しても、一覧から外しても、その場では何も確定しません。ファイル・取り出した内容・食い違いを、まとめて1つの版にします。［取り消す］で保存済みの状態に戻ります。
現在の版と更新履歴は画面の上部に表示され、以前の版に戻せます。
全社の規程のほかに、拠点（グループ）ごとの付則も登録できます。画面上部で［全社の規程］か「（拠点名）（拠点の付則）」を選んでから、同じ手順で登録します。
取り出される内容
「手順書の種別」に、種別ごとに次の内容が並びます。
- 種別：社内にどんな手順書の種別があるか
- 出力フォーマット：その種別に対応する、登録済みの出力フォーマット。対応が付いたものには、出力フォーマットの名前が表示されます
- 必ず書く欄：その種別で欠かせない欄
- 粒度：1手順をどれくらいの大きさで書くか
あわせて見つかった言い回し・禁止事項は、前の節のとおり書き方へ取り込めます。
規程どうしの食い違い
複数の規程のあいだで書かれていることが食い違う場合、AIはどちらかに丸めず、「規程どうしの食い違い」に一覧で出します。どのファイルのどこにそう書いてあるかも表示されます。採るほうの［こちらにする］を押して決めると、「決定済み」になります。
すべて決めなくても運用を始められます。未決定の件数は表示されたままになりますが、手順書を作るときにその場で選ぶこともできます。
読み取った内容の使われかた
- 作る前のAI相談：種別の選択肢と、その種別に対応する様式の候補として使われます
- 公開前チェック：必ず書く欄が埋まっているかの判断根拠になります。あわせて、規程の原文をページ単位で読みながら照合し、出典（規程名とページ）と原文の引用つきで指摘します
- 書き方への取り込み：規程から見つかった「書き方に関する決まり」は、［書き方に取り込む］で書き方へ足せます。足すだけで、既存の行は書き換えません。取り込み先（全社／拠点）を選び、何が足されるかを確認してから確定します
よくある質問
●規程が文書としてまとまっていません
散らばっていて構いません。関係するファイルをまとめて追加してください。複数のファイルを1度に読み取り、食い違いは食い違いとして出します。
●読み取った内容を手で直せますか
編集してから［保存］で確定できます。確定後も、同じ画面から編集して保存し直せます。
●前の状態に戻せますか
画面上部の更新履歴から、以前の版に戻せます。規程のファイルも一緒に戻ります。