เมื่อคุณกำหนดรูปแบบการเขียนสำหรับองค์กรหรือกลุ่มของคุณ—"นี่คือวิธีที่เราเขียน SOP"—การจัดระเบียบ AI จะจัดเรียง SOP ตามวิธีการพูดและระดับความละเอียดของรูปแบบการเขียนนั้น ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณจัดเรียง SOP ที่มีแนวโน้มที่จะแตกต่างกันระหว่างผู้เขียนหรือแผนกต่างๆ ตามมาตรฐานขององค์กรของคุณ
รูปแบบการเขียนไม่ใช่สิ่งที่คุณตั้งค่าครั้งเดียวแล้วลืมไป การตัดสินใจในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่และเหตุผลในการปฏิเสธในการอนุมัติจะถูกบันทึก และจากสิ่งนั้น รูปแบบการเขียนของคุณเติบโตทุกวัน ดู "ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม" ด้านล่างสำหรับวิธีการพัฒนา
"วิธีการเขียน" นี้ปรากฏในแท็บ [กฎการสร้าง] ของพจนานุกรม / เทมเพลต ควบคู่ไปกับไฟล์ข้อกำหนด (ปฏิบัติตามอะไร) และรูปแบบการส่งออก (ส่งออกในรูปแบบใด) เดิมเรียกว่า "นโยบายการเขียน SOP"
พร้อมใช้งานสำหรับลูกค้าที่ใช้แผน Enterprise
วิธีการเขียนคืออะไร
ก กฎที่บันทึกไว้เกี่ยวกับวิธีเขียน SOP ตั้งอยู่ในระดับกลุ่ม ประกอบด้วยสามส่วน:
- สำนวน / วิธีเขียน: กฎเกี่ยวกับข้อความและระดับความละเอียด เช่น น้อยกว่า สำนวนเป็นทางการเทียบกับไม่เป็นทางการ หนึ่งการกระทำต่อ หนึ่งขั้นตอน หรือศัพท์เฉพาะภายใน
- ข้อห้าม: นิพจน์หรือวิธีการพูดที่คุณต้องการหลีกเลี่ยง
- สำนวนทั่วไป: วลีที่มักใช้กันบ่อยภายใน แยกออกโดยอัตโนมัติจาก SOP ตัวอย่างและสามารถแก้ไขได้
รูปแบบการเขียนที่กำหนดของคุณถูกใช้เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดระเบียบ AI และการตรวจสอบก่อนเผยแพร่
การตั้งค่ารูปแบบการเขียนของคุณ
- จากหน้าจอการจัดการกลุ่ม เปิดแผง "SOP วิธีการเขียน" สำหรับกลุ่มเป้าหมาย (คุณยังสามารถเปิดได้จากพจนานุกรม / เทมเพลต > [กฎการสร้าง] > [วิธีการเขียน])
- ใส่ "สำนวน / วิธีเขียน" "ข้อห้าม" และ "สำนวนทั่วไป" ตามลำดับ (คุณยังสามารถใช้การสร้างอัตโนมัติจากตัวอย่างที่อธิบายไว้ด้านล่างได้)
- คลิก [บันทึก]
สร้างรูปแบบการเขียนโดยอัตโนมัติจากตัวอย่าง
หากดูเหมือนว่าการเขียนทั้งหมดจะเป็นงานที่มากมาย คุณสามารถ ให้ AI สร้างรูปแบบการเขียนของคุณจาก SOP ตัวอย่างหรือไฟล์คู่มือ
- ในส่วน "SOP ตัวอย่าง" คลิก [เพิ่มตัวอย่าง]
- เลือกวิธีการเพิ่ม:
- จากไฟล์: ไฟล์ PDF รูปภาพของคู่มือที่มีอยู่ เป็นต้น
- จากขั้นตอนใน Dive: เลือก SOP ภายในที่สร้างขึ้นแล้ว
- หลังจากการลงทะเบียนตัวอย่าง คลิก [สร้างวิธีการเขียนจากตัวอย่าง] และ AI สร้างร่างสำหรับ "สำนวน / วิธีเขียน" "ข้อห้าม" และ "สำนวนทั่วไป"
- ตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างและแก้ไขตามต้องการก่อนที่จะบันทึก
สะท้อนรูปแบบการเขียนในการจัดระเบียบ AI
ในตัวเลือกการประมวลผล AI (วิดีโอ ไฟล์ ภาพ) หรือในตัวเลือก "สไตล์ข้อความ" ที่พร้อมใช้งานเมื่อแก้ไข SOP กลุ่มที่มีชุดรูปแบบการเขียนสามารถเลือก [วิธีการเขียน] (เมื่อจัดระเบียบหลายขั้นตอนพร้อมกันและทำ "พิสูจน์อักษรด้วย AI สร้างเนื้อหา" จะแสดง [ปฏิบัติตามวิธีการเขียน]) การเลือกตัวเลือกนี้ทำให้การจัดระเบียบ AI จัดเรียงแต่ละขั้นตอนตามวิธีการพูดและระดับความละเอียดที่กำหนดไว้ในรูปแบบการเขียนของคุณ
การตรวจสอบก่อนเผยแพร่ (ตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไข)
จากเมนู [ตัวเลือก] ด้านขวา [เผยแพร่] ในหน้าจอแก้ไข SOP เปิด [การตรวจสอบก่อนเผยแพร่] คุณสามารถตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไขตามเจ็ดมิติ เพราะเฉพาะมิติที่คุณเปิดเท่านั้นที่ได้รับการตรวจสอบ คุณสามารถตรวจสอบอย่างแน่นอนสิ่งที่คุณต้องการเห็น:
- สิ่งที่ตัดสินใจแล้ว: แสดงวัตถุประสงค์ ผู้อ่าน ประเภท และขอบเขตที่ตัดสินใจในส่วน "ปรึกษา AI ก่อนสร้าง"
- ข้อกำหนด: เปรียบเทียบกับข้อกำหนดที่ลงทะเบียนโดยอ่านข้อความต้นฉบับทีละหน้า ชี้ให้เห็นความไม่สอดคล้องกับแหล่งที่มา (ชื่อข้อกำหนด หน้า) และการอ้างอิง
- วิธีการเขียน: เปรียบเทียบแต่ละขั้นตอนกับรูปแบบการเขียนของคุณ
- รูปแบบการส่งออก: ตรวจสอบว่ารูปแบบเหมาะสมกับเนื้อหาปัจจุบันและหากมีอะไรหายไปเมื่อส่งออกในรูปแบบนั้น
- โฟลเดอร์จัดเก็บ: แสดงโฟลเดอร์ที่มี SOP ที่คล้ายกันมากมาย
- เหตุผลในการเผยแพร่และสรุป: สร้างร่างของเหตุผลและสรุปที่คุณป้อนเมื่อขอการเผยแพร่
- แท็ก: ชี้ให้เห็นแท็กที่ขาดหายไป
หากคุณตัดสินใจเกี่ยวกับเนื้อหาในส่วน "ปรึกษา AI ก่อนสร้าง" ก่อนสร้าง SOP การตรวจสอบจะกำหนดการปฏิบัติตามข้อบังคับตามความแตกต่างจากสิ่งที่คุณตัดสินใจ หากคุณไม่สร้างบันทึกนั้น มันจะประมาณจากเนื้อหาของ SOP หน้าจอแสดงวิธีที่ใช้อยู่
ใช้นี่เพื่อตรวจสอบ SOP ที่เสร็จสิ้นหรือตรวจสอบคุณภาพ SOP ที่สร้างโดยผู้เขียนรายอื่น
นำเข้าจากข้อกำหนด
หากองค์กรของคุณมีไฟล์ข้อกำหนด คุณสามารถอ่านจากนั้นได้ เปิด [พจนานุกรม / เทมเพลต] > [กฎการสร้าง] > [ไฟล์ข้อกำหนด] คุณสามารถอ่านไฟล์ PDF Word และ Excel ได้ คุณสามารถลงทะเบียนได้ไม่เพียงแต่ข้อกำหนดที่กำหนดวิธีเขียน SOP เท่านั้น แต่ยังรวมถึงข้อกำหนดที่กำหนดงานด้วย เช่น คู่มือคุณภาพหรือข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและสุขภาพ
- เพิ่มไฟล์ข้อกำหนดของคุณไปยัง "ไฟล์ข้อกำหนด" ด้วย [เพิ่มไฟล์] คุณสามารถเพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน
- ใน "ประเภท SOP" คลิก [สกัดจากไฟล์ข้อกำหนด N] รูปแบบการส่งออก ฟิลด์ที่ต้องใช้ และระดับความละเอียดสำหรับแต่ละประเภท SOP จะถูกแสดงรายการ
- ตรวจสอบเนื้อหาและคลิก [บันทึก] เพื่อยืนยัน การเพิ่มและลบไฟล์ไม่มีผลกระทบจนกว่าคุณจะกด [บันทึก]
หากพบวิธีการพูดหรือข้อห้ามในข้อกำหนด ก่อนที่จะบันทึก ระบบจะถาม "คุณต้องการทำอย่างไรกับข้อกำหนดด้านการแสดงออก?" หากคุณเลือก [นำเข้าไปยัง วิธีการเขียน] มันจะถูกเพิ่มเข้าไปในรูปแบบการเขียนของคุณ มันเพิ่มเท่านั้น รายการที่มีอยู่ไม่ถูกเขียนทับ หากคุณเลือก [ยืนยันโดยไม่นำเข้า] ข้อกำหนดเหล่านั้นจะไม่ถูกบันทึก
เมื่อคุณมีไฟล์ข้อกำหนดหลายไฟล์ คุณสามารถใช้ [วิเคราะห์] ใน "ความขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด" เพื่อแสดงรายการความขัดแย้งในลักษณะที่ทำให้ข้อกำหนดไม่เข้ากันได้ พร้อมแหล่งที่มา คุณสามารถตัดสินใจแต่ละรายการด้วย [ใช้รูปแบบนี้] แต่คุณยังสามารถเริ่มใช้โดยไม่ต้องตัดสินใจ เมื่อเขียน SOP คุณสามารถเลือกได้ทันที
ข้อกำหนดที่คุณอ่านจะถูกใช้เป็นพื้นฐานสำหรับการจัดระเบียบก่อนสร้าง SOP และสำหรับการตัดสินใจในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ สำหรับขั้นตอนโดยละเอียด โปรดดู อ่านข้อกำหนดภายในเพื่อเป็นพื้นฐานของการตัดสินใจ SOP (ข้อกำหนด)
ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม
จากบันทึกประจำวัน—ไม่ว่าการแก้ไขในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่จะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นหรือไม่สามารถใช้งาน หรือเหตุผลในการปฏิเสธในการอนุมัติ—คุณสามารถสร้างข้อเสนอแนะการอัปเดต สำหรับรูปแบบการเขียนและการอ่านข้อกำหนด การอัปเดตเกิดขึ้นครั้งหนึ่งต่อวันโดยอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์ บันทึกจะถูกเก็บไว้ภายในกลุ่มนั้นเท่านั้น โมเดล AI เองจะไม่ได้รับการฝึกอบรมหรือให้คะแนนใหม่
ด้วยการดำเนินการตามขั้นตอนทั่วไปของคุณในการสร้าง ตรวจสอบ และเผยแพร่ SOP รูปแบบการเขียนของคุณจะพัฒนากว่นาหมั่นไปใกล้กับพื้นที่สนาม คุณไม่จำเป็นต้องจัดเวลาพิเศษเพื่อตรวจสอบรูปแบบการเขียนของคุณ
คุณตั้งค่านี้ในการตั้งค่าการจัดการใน "ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม" เจ้าของเลือกเพียงหนึ่งอย่างเท่านั้น:
- อัปเดตโดยอัตโนมัติ (ค่าเริ่มต้น): ข้อเสนอแนะการอัปเดตที่สร้างขึ้นจะเข้าไปในรูปแบบการเขียนและการอ่านข้อกำหนดของคุณโดยตรง
- ไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ (เสนอแนะเท่านั้น): ไม่มีสิ่งใดที่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ข้อเสนอแนะสะสม คุณสามารถดูเนื้อหาและตัดสินใจว่าจะยอมรับหรือไม่
เฉพาะการอัปเดต "เพิ่ม" เท่านั้นที่เป็นอัตโนมัติ การเพิ่มบรรทัดไปยังรูปแบบการเขียนของคุณ การเพิ่มฟิลด์ที่ต้องใช้จากข้อกำหนด หรือการตรวจสอบระดับความละเอียดเป็นอัตโนมัติ แต่ การลบฟิลด์ที่ต้องใช้และการเขียนบรรทัดรูปแบบการเขียนที่มีอยู่เสมอต้องการการตัดสินใจของมนุษย์ (หากการเปลี่ยนแปลงทำให้การตรวจสอบน้อยเข้ม อาจไม่ได้รับการสังเกตแม้ว่าจะผิด) การเพิ่มอัตโนมัติจะถูกบันทึกในประวัติการอัปเดตพร้อมเหตุผลของพวกเขาและสามารถย้อนกลับได้ คุณยังสามารถสร้างข้อเสนอแนะการอัปเดตได้ทันทีจาก [สร้างข้อเสนอแนะ] ในแผงรูปแบบการเขียน
สำหรับกลุ่มที่ยังไม่มีรูปแบบการเขียน จะสร้างเวอร์ชันแรกจาก SOP ที่เผยแพร่และข้อกำหนดที่ลงทะเบียน
ดูประวัติการอัปเดตและกู้คืนเนื้อหาก่อนหน้า
เปิด "ประวัติการอัปเดต" ในแผงรูปแบบการเขียนเพื่อดูบรรทัดสำหรับการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง: เมื่อทำแล้ว ใครทำแล้ว และสิ่งที่เปลี่ยนแปลง จาก [รายละเอียด] ในแต่ละบรรทัด คุณสามารถดูเนื้อหาในสิ่งนั้นและ กู้คืนเวอร์ชันนั้น
- บันทึกด้วยตนเอง: บันทึกโดยคน ชื่อของผู้บันทึกจะแสดง
- สร้างโดยอัตโนมัติ: จากการอัปเดตโดยอัตโนมัติประจำวัน ผู้อัปเดตจะแสดงเป็น "ระบบ"
- กู้คืน: การกู้คืนไปยังเวอร์ชันก่อนหน้า
- จุดเริ่มต้น: เนื้อหาก่อนที่ประวัติจะถูกบันทึก เลือกสิ่งนี้หากคุณต้องการย้อนกลับไปก่อนการอัปเดตโดยอัตโนมัติเริ่มต้น
SOP ตัวอย่างยังอยู่ภายใต้ประวัติและการกู้คืน การกู้คืนจะโยกย้ายรูปแบบการเขียนและตัวอย่างจากจุดเวลาบันทึกนั้นด้วยกัน
ข้อกำหนดมีประวัติการอัปเดตแบบเดียวกัน สำหรับข้อกำหนด ไฟล์ข้อกำหนดก็จะถูกกู้คืนด้วยเช่นกัน
เคล็ดลับสำหรับความสำเร็จ
- ลองเริ่มต้นขนาดเล็กด้วยกลุ่มเดียว และเมื่อขั้นตอนการทำงานของคุณทำงาน ให้นำไปใช้กับกลุ่มอื่นๆ
- สำหรับ "SOP ตัวอย่าง" ให้เลือก SOP ที่องค์กรของคุณพิจารณาว่าเป็นอุดมคติ
- รูปแบบการเขียนที่สร้างขึ้นเป็นเพียงแบบร่าง แก้ไขให้เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณก่อนที่จะบันทึก
ที่เกี่ยวข้อง
- เพื่อนำเข้าเนื้อหาจากคู่มือที่มีอยู่ โปรดดู สกัด AI จากไฟล์ที่เกี่ยวข้องและสะท้อนใน SOP ของคุณ
- เพื่อจัดเรียงตัวแปรสัญลักษณ์ในศัพท์ เพียงดู สัญลักษณ์รวมตัวแปร (พจนานุกรมรวมการเขียน)