จาก [การแชร์] ใน SOP คุณสามารถออก URL แชร์ภายนอกที่สามารถเข้าถึงได้ โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการแชร์ SOP กับบุคคลที่ไม่มีบัญชี Dive เช่น ผู้รับเหมา พาร์ทเนอร์ธุรกิจ หรือผู้เข้าร่วมการบรรยาย
💡 หากคุณ ไม่แน่ใจว่าความแตกต่างระหว่าง "URL แชร์ภายนอก" และ "สิทธิผู้เยี่ยมชม" คืออะไร โปรดอ่าน การแชร์ SOP ภายนอก: คู่มือการใช้งาน ก่อน คุณสามารถดูแผนผังการตัดสินใจและตารางเปรียบเทียบในหน้าเดียว
URL จะได้รับการป้องกันโดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่ง (หรือทั้งสองวิธี) ต่อไปนี้:
- ระยะเวลาที่ใช้ได้ (วัน): หลังจากวันที่ระบุ ผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงได้
- รหัสผ่าน: ผู้ใช้ต้องใส่รหัสผ่านเพื่อดู SOP
URL ที่ออกแล้วสามารถ เปลี่ยนระยะเวลาที่ใช้ได้ เปลี่ยนรหัสผ่าน (หมุนรหัสผ่าน) ปิดใช้งาน หรือคืนค่า ในภายหลัง และประวัติเกี่ยวกับว่าใคร เมื่อใด และ SOP ใด ที่ถูกออกจะถูกเก็บไว้
ก่อนใช้งาน: ต้องเปิดใช้งานทั่วทีม
ฟีเจอร์การแชร์ภายนอก ปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ในการใช้งาน เจ้าของ ต้องกำหนดค่าการตั้งค่าทีม
- สำหรับคำแนะนำในการเปิดใช้งาน โปรดดู ฉันต้องการกำหนดค่าและใช้งาน "สำหรับการแชร์ภายนอก"
หลังจากเปิดใช้งาน ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่สอดคล้องกันจะสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้
ออก URL แชร์ภายนอก
- เปิด SOP ที่คุณต้องการแชร์ภายนอก
- คลิกปุ่ม [การแชร์] ที่ด้านบน
- เปิดแท็บ [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)] ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏ
- เปิดสวิตช์ [ตั้งวันหมดอายุ] และเลือกวันหมดอายุ (23:59 ในวันที่ระบุคือวันหมดอายุ)
- หากจำเป็น ให้เปิดสวิตช์ [ป้องกันด้วยรหัสผ่าน] และใส่รหัสผ่าน (ดูรายละเอียดด้านล่าง)
- หากจำเป็น ให้เปิด [เปิดจากขั้นตอนที่ระบุ] และเลือกขั้นตอน (ผู้รับจะเริ่มดูจากขั้นตอนที่เลือก ไม่ใช่จากจุดเริ่มต้นของ SOP)
- หากจำเป็น ให้ใส่ ความคิดเห็น (เช่น "สำหรับบริษัท ABC" "สำหรับการบรรยาย" ฯลฯ จะถูกบันทึกไว้ในประวัติการออกและบันทึกการตรวจสอบ)
- คลิก [ออก URL] URL จะถูกคัดลอกไปยัง clipboard โดยอัตโนมัติ และจะแสดง QR Code
จาก [แสดงหน้าจอสำหรับพิมพ์] ใต้ QR Code คุณยังสามารถพิมพ์ตามเลย์เอาต์สำหรับพิมพ์ QR Code ได้
กฎการออกบังคับ (วันหมดอายุ หรือ รหัสผ่าน)
เมื่อออก คุณต้องปฏิบัติตามอย่างน้อยหนึ่งในข้อต่อไปนี้:
- วันหมดอายุเปิดอยู่และวันที่ระบุคือวันนี้หรือหลังจากนี้
- ป้องกันด้วยรหัสผ่านเปิดอยู่และป้อนรหัสผ่าน
คุณไม่สามารถออก "URL ถาวรแบบเปลือย" ที่มีทั้งสองปิดอยู่ได้ หากคุณปิดวันหมดอายุ (เพื่อสร้าง URL ไม่มีกำหนดหมดอายุ) การป้องกันด้วยรหัสผ่านจึงเป็นสิ่งจำเป็น
ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- พิมพ์ด้วยตนเอง: คุณสามารถตั้งรหัสผ่านใดก็ได้ (สูงสุด 64 ตัวอักษร)
- สร้างอัตโนมัติ: คลิกปุ่ม [สร้างอัตโนมัติ] ข้างกล่องป้อนข้อมูลเพื่อสร้างรหัสผ่านสุ่ม 8 ตัวอักษรที่สร้างจากอักขระที่ไม่ง่ายต่อการสับสน (ยกเว้น 0/O, 1/l/I ฯลฯ) ด้วยการคลิกเดียว
- แจ้งให้คู่สัญญาทราบผ่านช่องทางที่แตกต่างจาก URL: ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย เราขอแนะนำให้คุณไม่ส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางเดียวกับ URL (เช่น อีเมลเดียวกัน) รหัสผ่านจะถูกเก็บไว้ เข้ารหัส PBKDF2 และข้อความธรรมชาติจะไม่ถูกเก็บไว้ที่ใดที่ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) สามารถอ่านได้โดยตรง
- หลังจากออก "URL นี้ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน รหัสผ่าน: XXXX" จะแสดงอยู่ด้านล่าง URL และคุณสามารถคัดลอกเฉพาะรหัสผ่านจากปุ่มคัดลอกได้
พฤติกรรมทันทีหลังออก
- URL จะ คัดลอกไปยัง clipboard โดยอัตโนมัติ วางลงในอีเมลหรือแชทเพื่อแชร์
- QR Code จะแสดงขึ้นทันที คุณยังสามารถใช้มันสำหรับผู้คนที่จะสแกนที่เขตงาน เช่นในการบรรยาย
- หากป้องกันด้วยรหัสผ่านเปิดอยู่ อย่าลืม แจ้งรหัสผ่านผ่านช่องทางอื่น
ประสบการณ์ของผู้รับ
- ผู้รับสามารถดู SOP ได้โดยเปิด URL โดยไม่ต้องมีบัญชี Dive หรือเข้าสู่ระบบ
- สำหรับ URL ที่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน จะมีหน้าจอป้อนข้อมูล [ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน] ปรากฏขึ้นทันทีหลังเปิด หากใส่รหัสผ่านที่ถูกต้อง SOP จะแสดง รหัสผ่านที่ไม่ถูกต้องจะไม่เปิดได้
- หากเข้าถึง URL หลังจากวันหมดอายุ (23:59 ในวันที่ระบุ) คุณจะไม่สามารถดูได้
- หากเข้าถึง URL ที่ปิดใช้งาน คุณจะไม่สามารถดูได้
ดูและจัดการประวัติการออก
ใต้แท็บ [การแชร์] → [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)] ของ SOP เดียวกัน ประวัติ URL ที่ออกสำหรับ SOP นั้นจะแสดง (รายการขนาดเล็ก)
- คัดลอก URL: คุณสามารถคัดลอก URL เดียวกันได้อีกครั้งจากแต่ละแถวในประวัติ
- แสดง URL ที่ปิดใช้งาน/หมดอายุด้วย: สลับด้วยสวิตช์ (ค่าเริ่มต้นแสดงเฉพาะ URL ที่ทำงานอยู่)
- สลับ ตัวฉัน/ทั้งหมด: เจ้าของและผู้ดูแลทีมยังสามารถดู URL ที่สมาชิกทีมทั้งหมดออกได้
- [แก้ไข / รายละเอียด]: จากด้านบนขวาของรายการขนาดเล็ก จะเปิดรายการ "URL ที่แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว" ที่มีฟังก์ชันเต็ม
รายการ URL ที่แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว (ฟังก์ชันเต็ม)
ในรายการเต็ม คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:
- คัดลอก URL: คัดลอก URL ที่มีอยู่เพื่อแชร์อีกครั้ง
- เปลี่ยนวันหมดอายุ: เลือกเวลาใหม่เพื่อขยาย/ลดวันหมดอายุ (หากต้องการไม่มีกำหนดหมดอายุ ป้องกันด้วยรหัสผ่านจึงเป็นสิ่งจำเป็น)
- เปลี่ยนรหัสผ่าน (หมุนรหัสผ่าน): คุณสามารถแทนที่เฉพาะรหัสผ่านด้วยค่าใหม่โดยไม่เปลี่ยน URL สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคู่สัญญาเปลี่ยนหรือมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหล
- ลบการป้องกันด้วยรหัสผ่าน: คุณสามารถลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านได้เฉพาะสำหรับ URL ที่มีวันหมดอายุเท่านั้น (URL ไม่มีกำหนดหมดอายุไม่สามารถลบได้เพราะรหัสผ่านเป็นเพียงสิ่งกีดขวาง)
- ปิดใช้งาน: ป้องกันการเข้าถึง URL นั้นหลังจากนี้ (เพื่อจัดการกับการออกผิดพลาดหรือผู้ขายที่ออก)
- คืนค่า: เปิดใช้งาน URL ที่ปิดใช้งาน (หากหมดอายุแล้ว โปรดใช้ร่วมกับการเปลี่ยนวันหมดอายุ)
- กรอง: ค้นหาตามชื่อ SOP, ผู้ออก, ความคิดเห็น; ตัวกรองสถานะ; สลับขอบเขตฉัน/ทั้งทีม
* ผู้ออก เจ้าของ และผู้ดูแลทีมสามารถ ดูรหัสผ่านที่กำหนดค่า (ข้อความธรรมชาติ) จากรายการเต็ม (เพื่อแชร์ซ้ำภายในหรือจัดการกรณีที่ลืมแจ้ง) โทเค็นที่ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) สามารถอ่านได้โดยตรงจะไม่มีข้อความธรรมชาติ มีเพียง PBKDF2 เข้ารหัสเท่านั้น
การตรวจสอบและบันทึก
การออก ปิดใช้งาน คืนค่า เปลี่ยนวันหมดอายุ และเปลี่ยนรหัสผ่าน URL แชร์ภายนอกทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ใน บันทึกการตรวจสอบ เนื่องจากประวัติของคน เมื่อ SOP ใด และความคิดเห็นใดที่ถูกออก/ใช้งาน คุณสามารถใช้มันเพื่อปฏิบัติตามกฎการดำเนินการภายในและข้อกำหนดการตรวจสอบ
เคล็ดลับในการใช้งานที่ดี
- ให้วันหมดอายุเป็นระยะเวลาสั้น: ตั้งวันหมดอายุให้เป็นระยะเวลาที่ต้องการขั้นต่ำตามวัตถุประสงค์การใช้งาน (ค่าเริ่มต้นคือ 7 วันจากนี้)
- ใช้รหัสผ่านร่วมกับการแชร์ที่มีความเป็นความลับสูง: นอกเหนือจากวันหมดอายุ การป้องกันด้วยรหัสผ่านหมายความว่าแม้ว่า URL จะรั่วไหล มันก็ไม่สามารถดูได้ เคล็ดลับคือการส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางที่แตกต่างจาก URL
- ป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับ URL ที่ใช้ซ้ำระยะยาว: URL ไม่มีกำหนดหมดอายุจะต้องได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน การหมุนรหัสผ่านเป็นระยะจะช่วยให้คุณรักษาความปลอดภัยในขณะที่เก็บการแจกจ่าย URL ไว้เหมือนเดิม
- การจัดการความคิดเห็น: การเพิ่ม "ชื่อคู่สัญญา" และ "วัตถุประสงค์การใช้งาน" ลงในความคิดเห็นเมื่อออก จะช่วยให้สามารถแยกแยะได้ง่ายขึ้นในรายการประวัติ
- ปิดใช้งานหลังจากที่วัตถุประสงค์สิ้นสุด: ปิดใช้งานเมื่อไม่จำเป็นต่อไปแล้ว เช่นหลังการบรรยายหรือเมื่อสิ้นสุดสัญญา สามารถลดความเสี่ยงของการรั่วไหล
- ระมัดระวังกับ SOP ที่มีความเป็นความลับสูง: ใครก็ตามที่รู้ URL สามารถเข้าถึงได้ โปรดยืนยันก่อนออกว่าเนื้อหาควรแชร์กับบุคคลภายนอกจริง ๆ หรือไม่