จากปุ่ม [แชร์] ใน SOP คุณสามารถออก URL แชร์ภายนอกที่เปิดดูได้ โดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบ ซึ่งมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแชร์ SOP ให้กับผู้ที่ไม่มีบัญชี Dive เช่น ผู้รับจ้าง คู่ค้า หรือผู้เข้าร่วมงานชี้แจง
💡 หากคุณสงสัยว่า “URL แชร์ภายนอกกับการเชิญแขก (Guest) ต่างกันอย่างไร?” ให้อ่าน การแชร์ SOP ให้ภายนอก: วิธีเลือกให้เหมาะสม ก่อน บทความนี้มีผังการตัดสินใจและตารางเปรียบเทียบอยู่ในหน้าเดียว
URL ที่คุณออกจะได้รับการป้องกันด้วยวิธีต่อไปนี้วิธีใดวิธีหนึ่งหรือทั้งสองวิธี
- ระยะเวลาที่ใช้ได้ (วัน): หลังพ้นวันที่กำหนดแล้ว จะไม่สามารถเข้าถึงได้อีก
- รหัสผ่าน: ต้องกรอกรหัสผ่านเมื่อเปิดดู
หลังออกแล้ว คุณยังสามารถ เปลี่ยนวันหมดอายุ เปลี่ยนรหัสผ่าน (หมุนเวียนรหัสผ่าน) ปิดใช้งาน หรือเปิดใช้งานใหม่ ได้ และประวัติจะบันทึกไว้ว่าใครออก SOP ใด เมื่อไร
ก่อนเริ่มใช้งาน: ต้องเปิดใช้งานสำหรับทีมก่อน
ฟีเจอร์การแชร์ภายนอกถูก ปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้นเพื่อความปลอดภัย หากต้องการใช้งาน เจ้าของ ต้องตั้งค่าของทีม
- ดูขั้นตอนการเปิดใช้งานได้ที่ การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก (เปิด/ปิดการแชร์ภายนอก)
เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่เกี่ยวข้องจะสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้
ออก URL แชร์ภายนอก
- เปิด SOP ที่ต้องการเผยแพร่ออกภายนอก
- คลิกปุ่ม [แชร์] ที่ด้านบน
- ในหน้าต่างที่แสดงขึ้น เปิดแท็บ [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)]
- เปิดสวิตช์ [ตั้งวันหมดอายุ] แล้วเลือกวันที่หมดอายุ (URL จะหมดอายุเวลา 23:59 น. ของวันที่เลือก)
- หากจำเป็น เปิดสวิตช์ [ป้องกันด้วยรหัสผ่าน] แล้วกรอกรหัสผ่าน (ดูรายละเอียดด้านล่าง)
- หากจำเป็น เปิด [กำหนดวิธีเปิด] แล้วเปิด [เปิดจากขั้นตอนที่ระบุ] และเลือกขั้นตอน (ผู้รับจะเริ่มดูจากขั้นตอนที่คุณเลือก ไม่ใช่จากต้นของ SOP)
- หากจำเป็น เปิด [เปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติเพื่อเปิด] (เมื่อผู้รับเปิด การเล่นจะเริ่มในสถานะปิดการทำซ้ำในขั้นตอน และจะไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติเมื่อเล่นขั้นตอนนั้นจบ)
- หากจำเป็น เปิด [เปิดแบบเล่นต่อเนื่อง] (เมื่อผู้รับเปิดลิงก์ จะเริ่มในโหมดเล่นต่อเนื่อง โดยเล่นตั้งแต่ขั้นตอนที่ 1 ต่อกันเหมือนวิดีโอ และข้ามคำถาม ดูรายละเอียดได้ที่ การเล่น SOP ต่อเนื่องเหมือนวิดีโอ (การเล่นต่อเนื่อง))
- หากจำเป็น กรอก ความคิดเห็น (เช่น “สำหรับบริษัท XX จำกัด” หรือ “ใช้ในงานชี้แจง” ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกไว้ในประวัติการออกและบันทึกการตรวจสอบ)
- คลิก [ออก URL] URL จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด และจะแสดง QR Code
นอกจากนี้ คุณยังสามารถพิมพ์ด้วยเลย์เอาต์สำหรับพิมพ์ QR ได้จาก [แสดงหน้าจอสำหรับพิมพ์] ที่อยู่ใต้ QR Code
กฎที่ต้องปฏิบัติตามก่อนออก (ระยะเวลาที่ใช้ได้ หรือ รหัสผ่าน)
เมื่อออก URL ต้องตรงตามเงื่อนไขอย่างน้อยหนึ่งข้อต่อไปนี้ จึงจะออกได้
- เปิด [ตั้งวันหมดอายุ] อยู่ และกำหนดวันที่เป็นวันนี้หรือหลังจากนี้
- เปิด [ป้องกันด้วยรหัสผ่าน] อยู่ และกรอกรหัสผ่านแล้ว
ไม่สามารถออก URL ที่ปิดตัวเลือกทั้งสองอย่าง (“URL ถาวรที่ไม่มีการป้องกัน”) หากปิดวันหมดอายุ (ทำให้ URL ไม่มีวันหมดอายุ) จำเป็นต้องป้องกันด้วยรหัสผ่าน.
ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- กรอกเอง: ตั้งรหัสผ่านอะไรก็ได้ (สูงสุด 64 ตัวอักษร)
- สร้างอัตโนมัติ: กดปุ่ม [สร้างอัตโนมัติ] ที่อยู่ข้างช่องกรอก ระบบจะสร้างรหัสผ่านสุ่มขนาด 8 ตัวอักษรให้ในคลิกเดียว โดยไม่รวมตัวอักษรที่สับสนง่าย (ไม่รวม 0/O, 1/l/I เป็นต้น)
- แจ้งรหัสผ่านให้ผู้รับแยกต่างหากจาก URL: เพื่อความปลอดภัย แนะนำให้ไม่ส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางเดียวกับ URL (เช่น อีเมลฉบับเดียวกัน) รหัสผ่านจะถูกบันทึกในรูปแบบ แฮช PBKDF2 และจะไม่เก็บข้อความธรรมดา (plaintext) ไว้ในที่ที่แขก (ผู้รับ) อ่านได้โดยตรง
- หลังออกแล้ว ใต้ URL จะแสดง “URL นี้ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน รหัสผ่าน: XXXX” และคุณสามารถกดปุ่มคัดลอกเพื่อคัดลอกเฉพาะรหัสผ่านได้
พฤติกรรมทันทีหลังออก
- URL จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดโดยอัตโนมัติ วางลงในอีเมลหรือแชทโดยตรงเพื่อแชร์ได้เลย
- QR Code จะแสดงทันที และสามารถใช้ในงานชี้แจง หรือกรณีที่ให้คนสแกนหน้างานได้
- หากเปิดการป้องกันด้วยรหัสผ่าน อย่าลืมแจ้งรหัสผ่านผ่านช่องทางอื่น
เปิดโดยระบุภาษา
เปิดหน้าต่างแชร์ แล้วเปิด [กำหนดวิธีเปิด] และเปิดช่องทำเครื่องหมาย [เปิดโดยระบุภาษา] คุณจะสามารถกำหนดได้สำหรับ URL และ QR Code ที่ออก ทั้ง ภาษาที่แสดงผล ของหน้าจอ (29 ภาษา) และ ภาษาสำหรับการแปล SOP ให้กับสถานที่ทำงานในต่างประเทศและพนักงานชาวต่างชาติ คุณสามารถส่ง URL ที่เปิดด้วยภาษานั้นตั้งแต่ตอนเริ่มต้นได้
การตั้งค่านี้มีผลเฉพาะเมื่อเปิด URL นั้นเท่านั้น ผู้ที่เปิดดูสามารถเลือกภาษาใหม่หลังเปิดได้ และการตั้งค่าภาษาปกติของผู้นั้นจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง ดูรายละเอียดได้ที่ การพิมพ์ QR Code หรือการคัดลอก URL แชร์
เปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติเพื่อเปิด
เปิดหน้าต่างแชร์ แล้วเปิด [กำหนดวิธีเปิด] และเปิดช่องทำเครื่องหมาย [เปิดใช้งานการเปลี่ยนอัตโนมัติเพื่อเปิด] เมื่อเปิด URL นั้น การเล่นจะเริ่มในสถานะปิดการทำซ้ำในขั้นตอน (สถานะที่จะไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ) เมื่อเล่นขั้นตอนจบแล้ว ระบบจะไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ ใช้ในสถานการณ์ เช่น การดูจาก QR Code ที่ติดประกาศไว้ หรือการดูขณะกำลังทำงานที่ต้องใช้มือ
การตั้งค่านี้มีผลเฉพาะเมื่อเปิด URL นั้นเท่านั้น ผู้ดูสามารถสลับ ทำซ้ำในขั้นตอน ได้หลังจากเปิดแล้ว และการตั้งค่าปกติที่บันทึกไว้ในอุปกรณ์ของผู้นั้นจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง เงื่อนไขการไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ ดูได้ที่ วิธีเล่นต่อเนื่องและการเปลี่ยนขั้นตอนอัตโนมัติ
ประสบการณ์ของผู้รับ
- ผู้รับสามารถดู SOP ได้เพียงเปิด URL โดยไม่ต้องมีบัญชี Dive หรือเข้าสู่ระบบ
- สำหรับ URL ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ทันทีที่เปิดจะปรากฏหน้าจอกรอกข้อมูลที่มี [ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน] กรอกรหัสผ่านที่ถูกต้องจึงจะแสดง SOP รหัสผ่านที่ผิดจะเปิดไม่ได้
- เมื่อเข้าถึง URL หลังพ้นวันหมดอายุ (23:59 น. ของวันที่กำหนด) จะไม่สามารถดูได้อีก
- แม้จะเข้าถึง URL ที่ถูกปิดใช้งานแล้ว ก็ไม่สามารถดูได้
- URL ของผู้ที่ออกลิงก์แล้วออกจากทีม (เช่น ถูกปิดใช้งาน) จะไม่สามารถดูได้จนกว่าจะมีการรับช่วงต่อ
ดูและจัดการประวัติการออก
ที่ส่วนล่างของแท็บ [แชร์] → [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)] ของ SOP เดียวกัน จะแสดงประวัติ URL ที่ออกให้ SOP นั้น (รายการแบบย่อ)
- คัดลอก URL: คัดลอก URL เดิมซ้ำได้จากแต่ละแถวของประวัติ
- แสดง URL ที่ปิดใช้งานและหมดอายุด้วย: สลับด้วยสวิตช์ (ค่าเริ่มต้นจะแสดงเฉพาะที่ยังใช้ได้)
- เฉพาะฉัน / ทั้งทีม สลับ: เจ้าของและผู้ดูแลทีมยังสามารถดู URL ที่สมาชิกทั้งทีมออกได้ด้วย
- [แก้ไข / รายละเอียด]: จากมุมขวาบนของรายการแบบย่อ จะเปิดรายการ “URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว” ฉบับเต็มฟีเจอร์
รายการ URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว (ฟีเจอร์เต็ม)
ในรายการฉบับเต็ม คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้
- คัดลอก URL: คัดลอก URL ที่มีอยู่เพื่อแชร์ซ้ำ
- เปลี่ยนวันหมดอายุ: เลือกวันที่และเวลาใหม่เพื่อขยายหรือย่นระยะเวลาที่ใช้ได้ (หากต้องการให้ไม่มีกำหนด ต้องมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน)
- เปลี่ยนรหัสผ่าน (หมุนเวียน): เปลี่ยนเฉพาะรหัสผ่านเป็นค่าใหม่โดย URL ไม่เปลี่ยน มีประโยชน์เมื่อผู้รับเปลี่ยนไป หรือเมื่อมีความเสี่ยงว่าข้อมูลจะรั่วไหล
- ยกเลิกการป้องกันด้วยรหัสผ่าน: ยกเลิกได้เฉพาะ URL ที่มีวันหมดอายุเท่านั้น (URL ที่ไม่มีวันหมดอายุยกเลิกไม่ได้ เพราะรหัสผ่านเป็นด่านเดียวที่ป้องกันอยู่)
- ปิดใช้งาน: ป้องกันไม่ให้เข้าถึง URL นี้ตั้งแต่ตอนนี้เป็นต้นไป ใช้กับกรณีที่ออก URL ผิด หรือคู่ค้าที่ยุติความสัมพันธ์แล้ว
- เปิดใช้งานใหม่: เปิดใช้งาน URL ที่ปิดไปแล้วอีกครั้ง (หาก URL หมดอายุแล้ว ให้ใช้ร่วมกับการเปลี่ยนวันหมดอายุ)
- รับช่วงต่อ: เมื่อผู้ที่ออก URL ออกจากทีม (เช่น ถูกปิดใช้งาน) URL นั้นจะกลายเป็น “หยุดชั่วคราว” และเปิดไม่ได้ เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถตั้งรายการเป็น [ทั้งทีม] แล้วคลิก [รับช่วงต่อ] เพื่อเริ่มใช้ต่อในฐานะผู้ที่ออก URL นั้นเอง โดยยังคง URL และ QR Code เดิมไว้ เมื่อผู้ที่ออก URL ถูกนำกลับเข้าทีม URL นั้นก็จะเปิดได้อีกครั้ง
- ตรวจสอบการเปลี่ยนอัตโนมัติ: ในคอลัมน์ [เปลี่ยนอัตโนมัติ] ของรายการ คุณสามารถตรวจสอบการตั้งค่า (เปิด/ปิด) ที่ใช้ตอนออก URL นั้นได้
- กรอง: ค้นหาตามชื่อ SOP ผู้ออก หรือความคิดเห็น กรองตามสถานะ และสลับขอบเขตระหว่าง เฉพาะฉัน และ ทั้งทีม
※ ผู้ออก เจ้าของ และผู้ดูแลทีม สามารถตรวจสอบรหัสผ่านที่ตั้งไว้แล้ว (ข้อความธรรมดา)จากรายการฉบับเต็มได้ (เพื่อแชร์ซ้ำภายในองค์กรและจัดการกรณีที่รหัสผ่านไม่ได้ถูกส่งต่อ) โทเคนที่แขก (ผู้รับ) อ่านได้โดยตรงไม่มีข้อความธรรมดาอยู่ด้วย มีเพียงแฮช PBKDF2 ที่ถูกบันทึกไว้
การตรวจสอบและหลักฐาน
การออก ปิดใช้งาน เปิดใช้งานใหม่ เปลี่ยนวันหมดอายุ และเปลี่ยนรหัสผ่านของ URL แชร์ภายนอกจะถูกบันทึกทั้งหมดในบันทึกการตรวจสอบ ระบบจะเก็บข้อมูลว่าใคร ออกหรือดำเนินการกับ SOP ใด เมื่อไร และด้วยความคิดเห็นใด จึงนำไปใช้ตามกฎการดำเนินงานภายในองค์กรและข้อกำหนดการตรวจสอบได้
เคล็ดลับการใช้งานให้ได้ผล
- ตั้งระยะเวลาให้สั้น: ตั้งวันหมดอายุให้สั้นที่สุดเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์ (ค่าเริ่มต้นคือ 7 วันหลังจากนี้)
- การแชร์ที่มีความลับสูง ให้ใช้รหัสผ่านร่วมด้วย: หากป้องกันด้วยรหัสผ่านควบคู่กับวันหมดอายุ แม้ URL รั่วไหลเพียงอย่างเดียวก็จะไม่สามารถดู SOP ได้ เคล็ดลับคือส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางที่แยกจาก URL
- URL ที่ใช้ยาวนานต้องป้องกันด้วยรหัสผ่านเสมอ: URL ที่ไม่มีวันหมดอายุต้องป้องกันด้วยรหัสผ่านเท่านั้น หากเปลี่ยนเฉพาะรหัสผ่านเป็นประจำ คุณก็ยังแจกจ่าย URL เดิมต่อไปได้และยังคงปลอดภัย
- การใช้ความคิดเห็น: เมื่อออก หากใส่ “ชื่อคู่ค้า” และ “การใช้งาน” ไว้ในความคิดเห็น จะแยกแยะได้ง่ายในรายการประวัติ
- ปิดใช้งานเมื่อการใช้งานสิ้นสุด: ปิดใช้งานทันทีเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว เช่น หลังงานชี้แจงหรือเมื่อสัญญาสิ้นสุด เพื่อลดความเสี่ยงการรั่วไหล
- ระวัง SOP ที่มีความลับสูง: ใครก็ตามที่รู้ URL จะเข้าถึงได้ ตรวจสอบก่อนออกว่าเนื้อหานั้นสามารถแชร์ภายนอกได้จริงหรือไม่