Pada langkah ini, Anda akan mengonfigurasi Grup sesuai dengan struktur organisasi Anda dan menetapkan anggota. Ikuti langkah-langkah berikut secara berurutan:

1. Pahami cara kerja grup
2. Buat grup (sesuai dengan hierarki organisasi Anda)
3. Tambahkan pengguna dan tetapkan ke grup
4. Konfigurasi alur persetujuan

Apa itu Grup?

Grup adalah unit organisasi (departemen, tim, proyek, dll). Tergantung pada grup mana pengguna berada, tiga hal berikut akan ditentukan:

• Folder (SOP) mana yang dapat mereka akses
• Alur persetujuan mana yang digunakan saat menerbitkan SOP
• Unit untuk mengelola Peta Keterampilan (detail keterampilan dan definisi tingkat)

Pada langkah ini, Anda akan menyiapkan grup yang sesuai dengan struktur organisasi atau proyek Anda.

Perbedaan antara Tim dan Grup

Tim adalah unit kontrak dan mewakili seluruh perusahaan Anda (hanya ada satu per instans Dive). Grup adalah cara Anda mengorganisir pengguna dalam tim tersebut berdasarkan departemen, tim, proyek, dan sebagainya.

Pikirkan seperti ini: Tim = Perusahaan, Grup = Departemen atau tim di dalamnya. Grup dapat bersifat hierarki (misalnya Departemen Produksi → Divisi Produksi 2), dan satu pengguna dapat menjadi anggota dari beberapa grup.

Batasan Akses dan Grup

Dalam batasan akses folder, Anda menentukan grup mana yang diizinkan akses. Pengguna yang termasuk dalam grup yang ditentukan dan grup apa pun di bawahnya (tingkat hierarki lebih rendah) dapat mengakses folder.

Dengan kata lain, jika Anda menentukan grup tingkat lebih tinggi, semua grup di bawahnya disertakan. Jika Anda menentukan grup tingkat lebih rendah, hanya grup tertentu yang memiliki akses.

Contoh 1) Ketika batasan akses diatur ke "Departemen Produksi," pengguna di Divisi Produksi 2 (subgrup dari Departemen Produksi) dapat mengakses folder.

Contoh 2) Ketika batasan akses diatur ke "Divisi Produksi 2," pengguna di Divisi Produksi 1 (meskipun mereka berada di Departemen Produksi yang sama) tidak dapat mengakses, karena mereka tidak termasuk dalam Divisi Produksi 2.

Juga, akun pengguna dapat menjadi anggota dari beberapa grup.

Contoh 3) "Grup Perbaikan" didirikan sebagai proyek lintas organisasi. Meskipun pengguna dalam grup ini mungkin berbeda, akses folder dapat dikelola secara terpisah.

Berdasarkan hal di atas,

1. Pertama, tentukan grup berdasarkan hierarki organisasi Anda saat ini

2. Jika Anda memiliki grup lintas organisasi, tentukan juga

Pendekatan ini bekerja dengan baik.

Mari Coba Mengatur Grup

1. Klik ikon orang di bilah sisi (Manajemen pengguna).

2. Klik [Manajemen grup].

3. Klik [+ Buat grup pertama].

4. Masukkan nama grup dan klik [Tambah].

5. Grup telah dikonfigurasi! (Dalam contoh ini, grup "Departemen Produksi" telah dibuat.)
Selanjutnya, untuk menentukan hierarki, Anda akan membuat subgrup. Arahkan ke grup yang Anda buat dan klik tombol [...] yang muncul di sebelah kanan.

6. Klik [Tambah subgrup].

7. Masukkan nama grup dan klik [Tambah].

8. Subgrup telah dibuat dan sekarang Anda dapat menentukan hierarki! (Dalam contoh ini, Departemen Produksi → Divisi Produksi 2.)
Terakhir, klik [Simpan].

9. Pembuatan grup selesai!

Mari Tambahkan Pengguna ke Grup sebagai Anggota

1. Sekarang mari tambahkan pengguna yang ada ke grup. Klik grup tempat Anda ingin menambahkan pengguna (dalam contoh ini, Divisi Produksi 2). Layar di sebelah kanan akan berubah untuk menampilkan informasi tentang Divisi Produksi 2. Saat ini, tidak ada anggota.
   
2. Klik [Tambah anggota].
   
3. Klik [Pilih pengguna yang akan ditambahkan], pilih pengguna target, lalu klik [Tambah].
   
   
   

4. Pengguna telah ditambahkan sebagai anggota grup!

   

Tambahkan Pengguna Baru

Tambahkan anggota tim sebagai pengguna untuk mengatur lingkungan kerja Anda. Ada dua cara untuk menambahkan pengguna: "Undang lewat email" dan "Terbitkan akun tanpa email." Untuk mendaftarkan banyak pengguna sekaligus, Anda juga dapat menggunakan impor massal melalui Excel.

Langkah-langkah terperinci untuk menambahkan pengguna (dengan undangan email, penerbitan akun tanpa email, dan impor massal Excel) disediakan dalam artikel berikut.

• Tambah Pengguna (Undang Lewat Email / Akun Tanpa Email)

Setelah Anda menambahkan pengguna, tetapkan ke setiap grup mengikuti prosedur yang dijelaskan di atas di bagian "Mari Tambahkan Pengguna ke Grup sebagai Anggota."

Konfigurasi Alur Persetujuan

Terakhir, konfigurasi alur persetujuan sesuai kebutuhan. Ketika Anda mengonfigurasi alur persetujuan, persetujuan dari penyetuju yang ditunjuk diperlukan saat menerbitkan atau merevisi SOP.

Alur persetujuan dapat berupa Bersama seluruh perusahaan (tersedia untuk semua anggota tim) atau alur persetujuan spesifik grup (hanya tersedia untuk anggota grup tersebut). Anda dapat membuat beberapa alur untuk tujuan yang berbeda. Konfigurasikan dengan memilih "Seluruh perusahaan (tim)" atau grup tertentu dalam filter target di bagian atas layar ini (Manajemen pengguna), lalu klik [Alur persetujuan]. Tim tanpa grup masih dapat menggunakan alur persetujuan seluruh perusahaan.

Untuk petunjuk konfigurasi terperinci, lihat Alur persetujuan.

Kerja hebat! Konfigurasi grup sekarang selesai!

Jika penggunaan Dive Anda berkembang atau struktur organisasi perusahaan Anda berubah, silakan tinjau dan konfigurasi ulang grup Anda. Ini adalah langkah yang hampir terakhir.

Langkah Berikutnya > Langkah 6: Kembangkan SOP Anda Melalui Umpan Balik Lapangan