Kami sekarang mencapai langkah terakhir dari panduan memulai. SOP tidak hanya berakhir setelah dibuat—mereka benar-benar berfungsi di lapangan hanya ketika digunakan dalam praktik dan ditingkatkan dengan umpan balik dari staf lapangan.
Di sini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengembangkan SOP Anda, dimulai dengan apa yang diinginkan oleh staf lapangan dan tantangan yang mereka hadapi.
Tanyakan kepada staf lapangan SOP mana yang akan dibuat terlebih dahulu
Sangat umum untuk terjebak bertanya 'SOP mana yang harus kami buat?' Memulai dengan inventaris sistematis dari awal cenderung berat dan lambat.
Dive merekomendasikan agar anggota staf lapangan itu sendiri memposting "Prosedur yang diinginkan." Semua orang—termasuk karyawan baru, pengguna hanya-lihat, dan anggota dengan izin tamu—dapat dengan mudah memposting apa yang mereka inginkan: "Saya ingin SOP seperti ini" atau "Saya kesulitan di sini." Siapa pun yang menginginkan hal yang sama dapat menunjukkan dukungan dengan mengklik "Ingin."
Dengan membuat SOP dalam urutan suara masuk—yang merupakan urutan mereka benar-benar dibutuhkan—Anda mengurangi prosedur yang tidak terpakai atau tidak terbaca.
Siklus mengembangkan prosedur yang diinginkan
- Kumpulkan: Dari "Prosedur yang diinginkan" di bilah sisi, semua orang di lapangan memposting apa yang mereka inginkan dan tantangan apa yang mereka hadapi. Klik "Ingin" menunjukkan kekuatan permintaan.
- Buat: Mulai dengan apa yang paling diinginkan (= paling dibutuhkan). Ikuti alur Step 1–Step 4 untuk membuat dan menerbitkan SOP Anda.
- Respons: Ketika Anda menautkan SOP yang Selesai ke permintaan, siapa pun yang mempostingnya atau mengklik "Ingin" mendapat pemberitahuan: "Menanggapi permintaan Anda."
Semakin banyak Anda menjalankan siklus ini, semakin banyak SOP dunia nyata yang menumpuk di lapangan. Untuk detail selengkapnya, lihat Cara Pakai Prosedur yang Diinginkan (Buku catatan ide).
Jangan biarkan satu orang membuat semuanya
Tidak apa-apa jika pemimpin implementasi Anda membuat mereka di awal, tetapi jika satu orang menangani semuanya sendiri, Anda akan terhenti. Papan "Prosedur yang diinginkan" adalah tempat orang yang menginginkan SOP bertemu dengan orang yang dapat membuatnya. Setelah staf operasional Anda mulai merekam dan membuat sendiri, SOP tumbuh dengan sendirinya.
Langkah berikutnya yang opsional: Membuat keterampilan organisasi Anda terlihat
Ketika SOP mulai digunakan di lapangan, akumulasi penggunaan menjadi jendela ke dalam visibilitas keterampilan: "Siapa yang dapat melakukan apa dan sejauh mana?" Jika Anda ingin mengelola Status Keterampilan organisasi Anda secara sistematis, gunakan fitur Peta Keterampilan. Ini adalah langkah opsional berikutnya—Anda tidak perlu melakukannya dari awal.
- Apa itu Peta Keterampilan? / Cara membaca tanda keterampilan
- Membuat Peta Keterampilan dari templat industri
- Cara menggunakan Peta Keterampilan selama operasi