Jika organisasi atau grup menetapkan cara penulisan yang menyatakan “SOP harus ditulis seperti ini”, perapian AI akan mengikuti gaya bahasa dan granularitas dari cara penulisan tersebut untuk merapikan SOP. Fitur ini membantu menyelaraskan SOP yang ungkapannya cenderung berbeda-beda menurut penulis atau departemen, sesuai standar organisasi.

Cara penulisan tidak berhenti setelah ditulis sekali. Keputusan di lapangan, seperti diterima atau ditolaknya saran dalam pemeriksaan sebelum publikasi atau pengembalian saat persetujuan, dicatat, dan dari situ cara penulisan terus berkembang setiap hari. Untuk cara perkembangannya, lihat “Tumbuhkan dari catatan di lapangan” di bawah.

“Bagaimana menulisnya” ini ditempatkan di tab [Aturan penyusunan] pada [Kamus / Template], berdampingan dengan Peraturan (Mengikuti apa) dan Format ekspor (Dikeluarkan dalam formulir yang mana). Nama lamanya adalah “Kebijakan Penyusunan SOP”.

Fitur ini tersedia untuk pelanggan paket Enterprise.

Apa itu “Bagaimana menulisnya”?

Ini adalah aturan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis tentang cara penulisan SOP, yang diatur untuk setiap grup. Aturan ini terdiri dari tiga bagian berikut.

• Gaya bahasa / Cara penulisan: aturan gaya tulisan dan granularitas, seperti gaya biasa atau gaya sopan, satu tindakan per langkah, dan sebutan internal untuk istilah teknis
• Hal yang dilarang: ungkapan dan gaya bahasa yang tidak ingin digunakan
• Gaya bahasa umum: frasa yang sering dipakai di dalam organisasi. Diekstrak otomatis dari SOP contoh dan juga bisa diedit

Cara penulisan yang sudah ditetapkan dipakai sebagai standar untuk perapian AI dan pemeriksaan sebelum publikasi.

Atur “Bagaimana menulisnya”

1. Dari layar Manajemen grup, buka panel “Cara penulisan SOP” untuk grup yang dituju (Anda juga bisa membukanya dari tab [Aturan penyusunan] di [Kamus / Template] → [Bagaimana menulisnya])
2. Isi “Gaya bahasa / Cara penulisan”, “Hal yang dilarang”, dan “Gaya bahasa umum” masing-masing (Anda juga bisa menggunakan pembuatan otomatis dari contoh yang dijelaskan di bawah)
3. Klik [Simpan]

Buat cara penulisan dari contoh secara otomatis

Jika menuliskannya dengan kata-kata terasa sulit, Anda bisa meminta AI membuat cara penulisan dari SOP atau file panduan yang dijadikan contoh.

1. Di bagian “SOP contoh”, klik [Tambah contoh]
2. Pilih cara menambahkan
   • Dari file: PDF atau gambar dari panduan yang sudah ada, dan sebagainya
   • Dari SOP dalam Dive: pilih SOP internal yang sudah dibuat
3. Setelah contoh didaftarkan, klik [Buat cara penulisan dari contoh], dan AI akan membuat draf untuk “Gaya bahasa / Cara penulisan”, “Hal yang dilarang”, dan “Gaya bahasa umum”
4. Periksa hasil yang dibuat, edit jika perlu, lalu simpan

Terapkan “Bagaimana menulisnya” ke perapian AI

Pada opsi pemrosesan AI (video, file, foto), dan pada “Gaya teks” di AI saat mengedit SOP, Anda dapat memilih [Bagaimana menulisnya] untuk tim yang sudah mengatur cara penulisan. (Saat Anda memilih beberapa langkah dan memeriksanya sekaligus dengan [Koreksi dengan AI generatif], tampilannya menjadi [Ikuti cara penulisan].) Jika dipilih, perapian AI akan merapikan setiap langkah sesuai gaya bahasa dan granularitas yang ditetapkan dalam cara penulisan.

Pemeriksaan sebelum publikasi (periksa SOP yang sedang diedit)

Dari layar pengeditan SOP, buka menu [Lainnya] di sebelah kanan [Publikasikan], lalu buka [Pemeriksaan sebelum publikasi]. Anda dapat memeriksa SOP yang sedang diedit dari tujuh sudut pandang berikut. Karena hanya sudut pandang yang Anda buka yang dijalankan, Anda bisa memeriksa hanya bagian yang ingin dilihat.

• Hal yang sudah ditentukan: menampilkan tujuan, pembaca, jenis, dan cakupan yang ditentukan dalam “Konsultasi AI sebelum membuat”
• Peraturan: mencocokkan SOP dengan teks asli peraturan yang sudah didaftarkan sambil membacanya halaman demi halaman, dan memberikan catatan dengan sumber (nama peraturan dan halaman) serta kutipan teks asli
• Bagaimana menulisnya: mencocokkan setiap langkah dengan cara penulisan
• Format ekspor: memeriksa apakah bentuknya cocok dengan isi saat ini, dan apakah ada isi yang hilang jika diekspor dalam bentuk tersebut
• Folder penyimpanan: menunjukkan folder yang berisi banyak SOP yang mirip
• Alasan publikasi dan ringkasan: menampilkan draf alasan dan ringkasan yang diisi saat meminta publikasi
• Tag: menunjukkan tag yang seharusnya ditambahkan tetapi belum ada

Jika Anda sudah menentukan isinya di “Konsultasi AI sebelum membuat” sebelum membuat SOP, pemeriksaan dilakukan berdasarkan selisih dengan isi yang sudah ditentukan. Jika tidak ada isi yang ditentukan, pemeriksaan dilakukan dengan menebak dari isi SOP. Layar akan menampilkan metode pemeriksaan mana yang digunakan.

Silakan gunakan untuk meninjau SOP yang sudah selesai ditulis, atau untuk memeriksa kualitas SOP yang dibuat oleh penulis lain.

Impor dari peraturan

Jika ada berkas peraturan internal, Anda juga bisa membacanya dari sana. Buka [Kamus / Template] → [Aturan penyusunan] → [Peraturan]. Anda dapat membaca berkas PDF, Word, dan Excel. Anda dapat mendaftarkan tidak hanya peraturan yang menetapkan cara penulisan SOP, tetapi juga peraturan yang mengatur pekerjaan itu sendiri, seperti manual mutu atau peraturan keselamatan dan kesehatan kerja.

1. Gunakan [Tambah berkas] untuk menambahkan berkas peraturan ke “Berkas peraturan”. Anda boleh menambahkan beberapa berkas yang terkait sekaligus
2. Di “Jenis SOP”, klik [Ekstrak dari N berkas peraturan]. Untuk setiap jenis SOP, akan tampil format ekspor, Kolom yang wajib diisi, dan granularitas
3. Periksa isinya, lalu tetapkan dengan [Simpan]. Penambahan maupun pelepasan berkas belum ditetapkan sebelum Anda menekan [Simpan]

Jika ditemukan gaya bahasa atau hal yang dilarang dari peraturan, sebelum menyimpan akan ditanyakan “Bagaimana dengan aturan penulisannya?”. Memilih [Masukkan ke “Bagaimana menulisnya”] akan menambahkannya ke cara penulisan ini. Hanya menambahkan, baris yang sudah ada tidak ditulis ulang. Memilih [Tetapkan tanpa memasukkan] berarti aturan tersebut tidak akan disimpan.

Jika ada beberapa peraturan, pada [Analisis] di “Pertentangan antarperaturan” Anda dapat menampilkan daftar ketentuan yang saling bertentangan antar-peraturan, lengkap dengan sumbernya. Anda dapat memutuskannya satu per satu dengan [Pakai yang ini], tetapi juga bisa mulai digunakan tanpa memutuskan terlebih dahulu. Saat membuat SOP, Anda juga dapat memilih langsung di tempat.

Peraturan yang sudah dibaca digunakan sebagai dasar pertimbangan untuk penataan sebelum membuat SOP dan untuk pemeriksaan sebelum publikasi. Untuk langkah-langkah rinci, lihat Membaca peraturan internal yang menjadi dasar pertimbangan SOP (Peraturan).

Tumbuhkan dari catatan di lapangan

Dari catatan harian, seperti apakah temuan dalam pemeriksaan sebelum publikasi sudah diperbaiki atau diputuskan tidak perlu ditindaklanjuti, serta alasan pengembalian saat persetujuan, dapat dibuat usulan pembaruan untuk cara penulisan dan cara membaca peraturan. Pembaruan dilakukan secara otomatis di server sekali sehari. Catatan hanya disimpan di dalam tim tersebut, dan model AI itu sendiri tidak dilatih atau dilatih ulang dengan catatan tersebut.

Cukup dengan terus menjalankan rutinitas seperti biasa, yaitu membuat, memeriksa, dan mempublikasikan SOP, cara penulisan akan semakin dekat dengan kondisi lapangan. Anda tidak perlu menyediakan waktu kerja terpisah untuk meninjau cara penulisan.

Dengan pengaturan yang sama, Glosarium Istilah Teknis juga tumbuh dari catatan di lapangan (paket Core ke atas. Referensi: Menumbuhkan Glosarium Istilah Teknis dari catatan di lapangan (kandidat istilah dan Ambil dari dokumen) ).

Pengaturan ini dilakukan di pengaturan admin pada “Tumbuhkan dari catatan di lapangan”. Pemilik hanya perlu memilih salah satu dari berikut.

• Perbarui otomatis (default): usulan pembaruan yang dibuat langsung diterapkan ke cara penulisan dan cara membaca peraturan
• Jangan perbarui otomatis (hanya ajukan usulan): tidak ada yang masuk otomatis ke keduanya, dan usulan pembaruan akan menumpuk. Anda dapat melihat isinya dan memutuskan apakah akan menerimanya

Yang masuk otomatis hanya perubahan yang menambah isi. Penambahan baris ke cara penulisan, penambahan kolom wajib pada peraturan, dan “Tinjau granularitasnya” dilakukan secara otomatis, tetapi peninjauan yang menghapus kolom wajib, serta penulisan ulang baris yang sudah ada pada cara penulisan, selalu diputuskan oleh manusia. (Perubahan yang membuat pemeriksaan menjadi lebih longgar tidak akan disadari meski salah, karena hanya membuat temuan berkurang.) Bagian yang masuk otomatis juga tetap tercatat di riwayat pembaruan beserta alasannya, dan dapat dikembalikan ke versi sebelumnya. Anda juga dapat langsung membuat usulan pembaruan dari [Buat usulan] di panel “Bagaimana menulisnya”.

Untuk grup yang belum memiliki cara penulisan, versi awal dibuat dari SOP yang sudah dipublikasikan dan peraturan yang sudah didaftarkan.

Lihat riwayat pembaruan dan kembalikan ke isi sebelumnya

Jika Anda membuka “Riwayat pembaruan” pada panel “Bagaimana menulisnya”, akan tampil daftar satu baris per perubahan: kapan, siapa, dan apa yang diubah. Anda dapat memeriksa isi pada saat itu dari [Detail] di setiap baris, dan dari situ Anda dapat mengembalikan ke versi tersebut.

• Simpan manual: disimpan oleh seseorang. Nama orang yang menyimpan akan ditampilkan
• Dibuat otomatis: hasil pembaruan otomatis harian. Pembaru ditampilkan sebagai “Sistem”
• Dipulihkan: dikembalikan ke versi lama
• Titik awal: isi sebelum riwayat mulai dicatat. Pilih ini jika ingin kembali ke kondisi sebelum pembaruan otomatis diterapkan

SOP contoh juga menjadi objek riwayat dan pemulihan. Saat dikembalikan, cara penulisan dan contoh pada saat disimpan itu akan kembali sekaligus.

Peraturan juga memiliki riwayat pembaruan yang sama. Untuk peraturan, berkas peraturannya juga akan dikembalikan sekaligus.

Tips agar penggunaannya efektif

• Sebaiknya mulai dengan mencoba skala kecil di satu grup, lalu perluas ke grup lain setelah operasinya berjalan lancar.
• Untuk “SOP contoh”, disarankan untuk memilih SOP yang dapat dengan yakin disebut “ini yang ideal” di dalam organisasi.
• Cara penulisan yang dihasilkan hanyalah draf. Silakan edit sesuai kondisi sebenarnya, lalu simpan.

Terkait

• Untuk memasukkan isi dari panduan yang sudah ada, lihat Gunakan Ekstraksi AI pada File terkait dan terapkan hasilnya ke SOP
• Jika ingin menyeragamkan variasi penulisan istilah, lihat Menyeragamkan variasi penulisan (Nama lain / variasi penulisan di Glosarium Istilah Teknis)