Dari [Berbagi] pada SOP, Anda dapat menerbitkan URL berbagi eksternal yang dapat diakses tanpa login. Fitur ini berguna ketika ingin berbagi SOP dengan pihak luar seperti mitra bisnis, vendor, atau peserta acara penjelasan yang tidak memiliki akun Dive.

💡 Jika Anda bingung dengan perbedaan antara "URL berbagi eksternal dan izin tamu", silakan baca terlebih dahulu Panduan Penggunaan Berbagi SOP Eksternal. Anda dapat melihat bagan pengambilan keputusan dan tabel perbandingan dalam satu halaman.

URL yang diterbitkan dilindungi dengan salah satu atau kedua cara berikut:

• Tanggal kedaluwarsa: Tidak dapat diakses setelah tanggal yang ditentukan
• Kata sandi: Memerlukan input kata sandi saat melihat

URL yang diterbitkan dapat diubah kemudian melalui perubahan batas waktu, perubahan kata sandi (rotasi), penonaktifan, dan reaktivasi, dan riwayat siapa, kapan, dan SOP mana yang diterbitkan tetap tersimpan.

Sebelum Menggunakan: Aktivasi Tim Diperlukan

Fitur berbagi eksternal dinonaktifkan secara default untuk pertimbangan keamanan. Untuk menggunakannya, diperlukan konfigurasi tim oleh Pemilik.

• Untuk langkah aktivasi, lihat Ingin mengatur dan menggunakan "Berbagi Eksternal"

Setelah diaktifkan, pengguna yang sesuai dengan peran yang ditentukan dapat menggunakan fitur ini.

Menerbitkan URL Berbagi Eksternal

1. Buka SOP yang ingin dibagikan secara eksternal
2. Klik tombol [Berbagi] di bagian atas
3. Buka tab [Berbagi eksternal (tanpa login)] pada modal yang ditampilkan
4. Aktifkan switch [Atur masa berlaku] dan pilih tanggal kedaluwarsa (tanggal yang ditentukan berakhir pada pukul 23:59)
5. Jika perlu, aktifkan switch [Lindungi dengan kata sandi] dan masukkan kata sandi (lihat detail di bawah)
6. Jika perlu, aktifkan [Buka dari langkah yang ditentukan] dan pilih langkah (penerima akan mulai melihat dari langkah yang dipilih, bukan dari awal SOP)
7. Jika perlu, masukkan Komentar (contoh: "Untuk PT. XXX", "Untuk acara penjelasan", dll. Akan dicatat dalam riwayat penerbitan dan log audit)
8. Klik [Terbitkan URL]. URL akan disalin ke clipboard dan kode QR akan ditampilkan

Dari [Tampilkan layar cetak] di bawah kode QR, Anda juga dapat mencetak dalam tata letak untuk cetak kode QR.

Aturan Penerbitan Wajib (Tanggal kedaluwarsa atau Kata sandi)

Saat penerbitan, Anda tidak dapat menerbitkan kecuali memenuhi salah satu dari berikut:

• Tanggal kedaluwarsa aktif dan tanggal hari ini atau setelahnya ditentukan
• Lindungi dengan kata sandi aktif dan kata sandi telah dimasukkan

URL permanen "tanpa perlindungan" dengan keduanya tidak aktif tidak dapat diterbitkan. Jika ingin menonaktifkan batas waktu (membuat URL tanpa kedaluwarsa), perlindungan kata sandi menjadi wajib.

Lindungi dengan Kata Sandi

• Input manual: Anda dapat mengatur kata sandi pilihan Anda (hingga 64 karakter)
• Buat otomatis: Gunakan tombol [Buat otomatis] di samping kolom input untuk membuat kata sandi acak 8 karakter dalam satu klik, yang terdiri dari karakter yang sulit tertukar (tidak termasuk 0/O, 1/l/I, dll)
• Beritahu penerima melalui jalur terpisah dari URL: Untuk keamanan, disarankan tidak mengirim kata sandi melalui jalur yang sama dengan URL (email yang sama, dll). Kata sandi disimpan dengan hash PBKDF2, dan teks biasa tidak disimpan di tempat yang dapat dibaca langsung oleh tamu (penerima)
• Setelah penerbitan, "URL ini dilindungi kata sandi. Kata sandi: XXXX" akan ditampilkan di bawah URL, dan Anda dapat menyalin hanya kata sandi dari tombol salin

Perilaku Segera Setelah Penerbitan

• URL secara otomatis disalin ke clipboard. Tempel langsung di email atau obrolan untuk berbagi
• Kode QR ditampilkan seketika. Anda juga dapat menggunakannya untuk pemindaian di tempat dalam acara penjelasan
• Jika perlindungan kata sandi aktif, jangan lupa untuk memberitahu kata sandi melalui jalur yang berbeda

Pengalaman Penerima

• Penerima dapat melihat SOP tanpa akun Dive atau login, hanya dengan membuka URL
• Untuk URL yang dilindungi kata sandi, layar input [Dilindungi kata sandi] akan ditampilkan segera setelah dibuka. SOP akan ditampilkan setelah memasukkan kata sandi yang benar. Kata sandi yang salah tidak dapat membuka URL
• Jika mengakses URL setelah masa berlaku (tanggal yang ditentukan pada pukul 23:59), tidak dapat dilihat
• Jika mengakses URL yang telah dinonaktifkan, tidak dapat dilihat

Memeriksa dan Mengelola Riwayat Penerbitan

Di bawah tab [Berbagi] → [Berbagi eksternal (tanpa login)] SOP yang sama, riwayat URL yang diterbitkan untuk SOP tersebut (daftar mini) ditampilkan.

• Salin URL: Salin ulang URL yang sama dari setiap baris dalam riwayat
• Nonaktifkan / Kedaluwarsa juga ditampilkan: Beralih dengan switch (default hanya menampilkan yang aktif)
• Hanya saya / Seluruh tim: Pemilik dan admin tim dapat memeriksa URL yang diterbitkan oleh semua anggota tim
• [Edit / Detail]: Dari kanan atas daftar mini, buka daftar "URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan" dengan fitur lengkap

Daftar URL Berbagi Eksternal yang Telah Diterbitkan (Fitur Lengkap)

Dalam daftar lengkap, Anda dapat melakukan hal berikut:

• Salin URL: Salin URL yang ada untuk dibagikan kembali
• Ubah masa berlaku: Pilih ulang tanggal dan waktu untuk memperpanjang / mempersingkat masa berlaku (jika ingin membuat tanpa kedaluwarsa, perlindungan kata sandi diperlukan)
• Ubah kata sandi (rotasi): Ubah hanya kata sandi ke nilai baru tanpa mengubah URL. Berguna ketika pihak lain berubah atau ada risiko kebocoran
• Lepas perlindungan kata sandi: Hanya untuk URL dengan batas waktu, perlindungan kata sandi dapat dihapus (URL tanpa kedaluwarsa tidak dapat dihapus karena kata sandi adalah satu-satunya penghalang)
• Nonaktifkan: Cegah akses melalui URL tersebut setelahnya (untuk mengatasi penerbitan yang salah atau mitra yang telah keluar)
• Reaktifkan: Aktifkan kembali URL yang telah dinonaktifkan (jika kedaluwarsa, gunakan bersama dengan perubahan masa berlaku)
• Saring: Cari berdasarkan nama SOP, penerbit, atau komentar, filter status, beralih antara hanya saya / seluruh tim

※ Penerbit, pemilik, dan admin tim dapat memeriksa kata sandi yang telah diatur (teks biasa) dari daftar lengkap (untuk pembagian ulang internal dan mengatasi keterlaluan pemberitahuan). Token yang dibaca langsung oleh tamu (penerima) tidak berisi teks biasa dan hanya menyimpan hash PBKDF2.

Audit dan Jejak

Penerbitan, penonaktifan, reaktivasi, perubahan masa berlaku, dan perubahan kata sandi URL berbagi eksternal semuanya dicatat dalam log audit. Siapa, kapan, SOP mana, dan dengan komentar apa yang diterbitkan atau dioperasikan tetap tercatat, sehingga dapat digunakan untuk aturan operasi internal dan persyaratan audit.

Tips untuk Penggunaan yang Lebih Baik

• Tetapkan masa berlaku yang singkat: Atur masa berlaku minimum yang diperlukan sesuai dengan tujuan (default adalah 7 hari setelah)
• Gunakan kata sandi bersama untuk berbagi tingkat kerahasiaan tinggi: Dengan melindungi dengan kata sandi selain batas waktu, bahkan jika URL bocor, tidak akan dilihat. Tipsnya adalah memberitahu kata sandi melalui jalur yang berbeda dari URL
• URL yang digunakan dalam jangka panjang harus selalu dilindungi kata sandi: URL tanpa kedaluwarsa memerlukan perlindungan kata sandi. Dengan merotasi hanya kata sandi secara berkala, Anda dapat mempertahankan keamanan sambil tetap mendistribusikan URL
• Operasi komentar: Jika Anda memasukkan "nama pihak lain" dan "tujuan" dalam komentar saat penerbitan, akan lebih mudah dibedakan dalam daftar riwayat
• Nonaktifkan ketika tujuan berakhir: Nonaktifkan pada saat acara penjelasan berakhir, kontrak berakhir, atau tidak lagi diperlukan, sehingga mengurangi risiko kebocoran
• Hati-hati dengan SOP tingkat kerahasiaan tinggi: Siapa pun yang mengetahui URL dapat mengaksesnya. Pastikan untuk mengkonfirmasi sebelum penerbitan bahwa konten benar-benar boleh dibagikan secara eksternal

Terkait

• Ingin mengatur dan menggunakan "Berbagi Eksternal" (untuk Admin)