Dari [Bagikan] pada SOP, Anda dapat menerbitkan URL berbagi eksternal yang dapat dibuka tanpa login. Fitur ini berguna saat Anda ingin membagikan SOP kepada pihak yang tidak memiliki akun Dive, misalnya vendor, mitra usaha, atau peserta sesi penjelasan.
💡 Jika Anda ragu tentang “Apa perbedaan antara URL berbagi eksternal dan undangan tamu?”, silakan baca dulu Berbagi SOP ke Pihak Luar: Memilih Metode yang Tepat. Di satu halaman tersedia bagan pengambilan keputusan dan tabel perbandingan.
URL yang Anda terbitkan dilindungi dengan salah satu atau kedua cara berikut.
- Tanggal kedaluwarsa: Akses tidak dapat dilakukan setelah tanggal yang ditentukan.
- Kata sandi: Saat dibuka, pengguna wajib memasukkan kata sandi.
Setelah diterbitkan, Anda masih dapat mengubah tanggal kedaluwarsa, mengganti kata sandi (rotasi), menonaktifkan, atau mengaktifkan kembali URL tersebut. Riwayat akan mencatat siapa yang menerbitkan SOP mana dan kapan.
Sebelum Digunakan: Aktivasi di Tim Diperlukan
Fitur berbagi eksternal dinonaktifkan secara default demi keamanan. Untuk menggunakannya, Pemilik perlu melakukan pengaturan tim.
- Untuk langkah mengaktifkannya, lihat Pengaturan Larangan Berbagi Eksternal (Mengaktifkan dan Menonaktifkan Berbagi Eksternal)
Setelah diaktifkan, pengguna dengan peran yang sesuai dapat menggunakan fitur ini.
Terbitkan URL Berbagi Eksternal
- Buka SOP yang ingin Anda bagikan ke pihak luar
- Klik tombol [Bagikan] di bagian atas
- Pada jendela yang muncul, buka tab [Berbagi eksternal (tanpa login)]
- Nyalakan sakelar [Atur masa berlaku], lalu pilih tanggal berakhir (URL akan berakhir pukul 23:59 pada tanggal yang dipilih)
- Jika perlu, nyalakan sakelar [Lindungi dengan kata sandi] dan masukkan kata sandi (lihat rincian di bawah)
- Jika perlu, buka [Opsi cara membuka], nyalakan [Buka dari langkah yang ditentukan], lalu pilih langkah (penerima mulai melihat dari langkah yang Anda pilih, bukan dari awal SOP)
- Jika perlu, nyalakan [Buka dengan transisi otomatis aktif] (saat penerima membuka, pemutaran dimulai dengan Ulang dalam langkah dalam keadaan nonaktif, dan otomatis lanjut ke langkah berikutnya setelah pemutaran setiap langkah selesai)
- Jika perlu, nyalakan [Buka dengan putar berkelanjutan] (saat penerima membuka tautan, pemutaran dimulai dalam mode putar berkelanjutan, dari Langkah 1 secara berurutan seperti video. Pertanyaan dilewati. Untuk detailnya, lihat Memutar SOP secara berurutan seperti video (Putar berkelanjutan))
- Jika perlu, isi Komentar (contoh: “Untuk PT XX” atau “Untuk sesi penjelasan”. Komentar ini tercatat di riwayat penerbitan dan log audit)
- Klik [Terbitkan URL]. URL akan disalin ke clipboard dan kode QR akan ditampilkan
Anda juga dapat mencetak dengan tata letak cetak QR dari [Tampilkan layar cetak] di bawah Kode QR.
Aturan Wajib Saat Menerbitkan (Tanggal Kedaluwarsa atau Kata Sandi)
Untuk menerbitkan URL, Anda harus memenuhi salah satu syarat berikut.
- [Atur masa berlaku] dinyalakan, dan tanggal hari ini atau setelahnya ditentukan
- [Lindungi dengan kata sandi] dinyalakan, dan kata sandi sudah dimasukkan
URL dengan kedua opsi dimatikan (“URL permanen tanpa perlindungan”) tidak dapat diterbitkan. Jika Anda mematikan tanggal kedaluwarsa (agar URL tidak memiliki batas waktu), perlindungan kata sandi wajib diaktifkan.
Lindungi dengan Kata Sandi
- Input manual: Anda dapat mengatur kata sandi sesuai keinginan (maksimal 64 karakter).
- Buat otomatis: Dengan tombol [Buat otomatis] di samping kolom input, Anda dapat membuat kata sandi acak 8 karakter hanya dengan satu klik. Karakter yang mudah tertukar (0/O, 1/l/I, dll.) tidak digunakan.
- Sampaikan kata sandi kepada penerima secara terpisah dari URL: Demi keamanan, kami menyarankan agar kata sandi tidak dikirim melalui jalur yang sama dengan URL (misalnya dalam email yang sama). Kata sandi disimpan dalam bentuk hash PBKDF2, dan teks biasa (plaintext) tidak disimpan di tempat yang bisa dibaca langsung oleh tamu (penerima).
- Setelah diterbitkan, di bawah URL akan ditampilkan “URL ini dilindungi kata sandi. Kata sandi: XXXX”, dan Anda dapat menyalin kata sandi saja dengan tombol salin.
Perilaku Tepat Setelah Penerbitan
- URL akan otomatis disalin ke clipboard. Tempel langsung ke email atau chat untuk membagikannya.
- Kode QR langsung ditampilkan di tempat. Kode ini juga bisa digunakan untuk sesi penjelasan atau saat orang perlu memindainya langsung di lokasi.
- Jika perlindungan kata sandi aktif, jangan lupa memberi tahu kata sandi melalui jalur terpisah.
Buka dengan bahasa yang ditentukan
Buka [Opsi cara membuka] di jendela berbagi, lalu nyalakan kotak centang [Buka dengan bahasa yang ditentukan]. Anda kemudian dapat menentukan bahasa tampilan layar (29 bahasa) dan bahasa tujuan terjemahan SOP untuk URL dan kode QR yang Anda terbitkan. Anda bisa membagikan URL yang sejak awal terbuka dalam bahasa tersebut kepada kantor di luar negeri dan staf asing.
Pengaturan ini hanya berlaku saat URL tersebut dibuka. Penerima dapat memilih ulang bahasa setelah membuka, dan pengaturan bahasa biasa mereka tidak akan pernah berubah. Untuk detailnya, lihat Mencetak Kode QR atau Menyalin URL Berbagi.
Buka dengan transisi otomatis aktif
Buka [Opsi cara membuka] di jendela berbagi, lalu nyalakan kotak centang [Buka dengan transisi otomatis aktif]. Ketika URL tersebut dibuka, pemutaran dimulai dengan Ulang dalam langkah dalam keadaan nonaktif (keadaan ketika pemutaran otomatis lanjut ke langkah berikutnya). Setelah pemutaran sebuah langkah selesai, sistem otomatis lanjut ke langkah berikutnya. Gunakan fitur ini untuk situasi seperti melihat dari kode QR yang dipasang di tempat umum, atau saat tangan sedang sibuk bekerja.
Pengaturan ini hanya berlaku saat URL tersebut dibuka. Penerima dapat mengubah Ulang dalam langkah setelah membuka, dan pengaturan biasa yang tersimpan di perangkat mereka tidak akan berubah. Untuk syarat pindah ke langkah berikutnya secara otomatis, lihat Cara Memutar Secara Berkelanjutan dan Transisi Langkah Otomatis.
Pengalaman Penerima
- Penerima dapat melihat SOP cukup dengan membuka URL, tanpa perlu akun Dive atau login.
- Untuk URL yang dilindungi kata sandi, layar masukan bertuliskan [Dilindungi kata sandi] muncul segera setelah dibuka. Masukkan kata sandi yang benar untuk melihat SOP. Kata sandi yang salah tidak dapat membuka SOP.
- Jika URL diakses setelah masa berlakunya habis (pukul 23:59 pada tanggal yang ditentukan), URL tidak dapat dilihat lagi.
- Meskipun URL yang dinonaktifkan diakses, SOP tidak dapat dilihat.
- URL yang penerbitnya telah keluar dari tim (misalnya dinonaktifkan) tidak dapat dilihat sampai diambil alih.
Lihat dan Kelola Riwayat Penerbitan
Di bagian bawah tab [Bagikan] → [Berbagi eksternal (tanpa login)] pada SOP yang sama, ditampilkan riwayat URL yang telah diterbitkan untuk SOP tersebut (daftar mini).
- Salin URL: Anda dapat menyalin ulang URL yang sama dari setiap baris riwayat.
- Tampilkan juga URL yang dinonaktifkan dan kedaluwarsa: Beralih dengan sakelar (secara default hanya URL yang aktif yang ditampilkan).
- Hanya saya / Seluruh tim beralih: Pemilik dan Admin Tim juga dapat melihat URL yang diterbitkan oleh seluruh anggota tim.
- [Edit / Detail]: Dari pojok kanan atas daftar mini, daftar lengkap “URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan” akan terbuka.
Daftar URL Berbagi Eksternal yang Telah Diterbitkan (Fitur Lengkap)
Dalam daftar lengkap, Anda dapat melakukan hal berikut.
- Salin URL: Salin URL yang sudah ada untuk dibagikan ulang.
- Ubah tanggal kedaluwarsa: Pilih ulang tanggal dan waktu untuk memperpanjang atau memperpendek masa berlaku (untuk menjadikannya tanpa batas waktu, perlindungan kata sandi diperlukan).
- Ganti kata sandi (rotasi): Anda dapat mengganti hanya kata sandinya dengan yang baru tanpa mengubah URL. Berguna saat penerima berganti atau saat ada kemungkinan kebocoran.
- Hapus perlindungan kata sandi: Perlindungan kata sandi hanya dapat dihapus dari URL yang memiliki batas waktu. URL tanpa batas waktu tidak dapat dihapus perlindungannya, karena kata sandi adalah satu-satunya penghalang.
- Nonaktifkan: Mencegah akses ke URL tersebut mulai saat ini. Gunakan untuk URL yang diterbitkan secara keliru atau untuk mitra usaha yang sudah berhenti.
- Aktifkan kembali: Aktifkan kembali URL yang dinonaktifkan. (Jika URL sudah kedaluwarsa, gunakan bersamaan dengan mengubah tanggal kedaluwarsa.)
- Ambil alih: Jika orang yang menerbitkan URL keluar dari tim (misalnya dinonaktifkan), URL tersebut akan berubah menjadi “Ditangguhkan” dan tidak dapat dibuka. Pemilik dan Admin Tim dapat mengatur daftar ke [Seluruh tim] dan mengklik [Ambil alih] untuk melanjutkan URL tersebut seolah-olah Anda yang menerbitkannya, dengan URL dan kode QR yang sama. Jika orang tersebut dikembalikan ke tim, URL juga dapat dibuka kembali.
- Periksa transisi otomatis: Di kolom [Transisi otomatis] pada daftar, Anda dapat memeriksa pengaturan (aktif atau nonaktif) yang berlaku saat URL tersebut diterbitkan.
- Saring: Cari berdasarkan Nama SOP, penerbit, atau komentar, saring berdasarkan status, dan beralih cakupan antara Hanya saya dan Seluruh tim.
※ Penerbit, Pemilik, dan Admin Tim dapat memeriksa kata sandi yang sudah diatur (teks biasa) dari daftar lengkap (untuk berbagi ulang di internal dan untuk menangani kasus kata sandi tidak tersampaikan). Token yang dibaca langsung oleh tamu (penerima) tidak berisi teks biasa; hanya hash PBKDF2 yang disimpan.
Audit dan Jejak
Penerbitan, penonaktifan, pengaktifan kembali, perubahan tanggal kedaluwarsa, dan perubahan kata sandi pada URL berbagi eksternal semuanya dicatat di Log audit. Log menyimpan siapa yang menerbitkan atau mengoperasikan SOP mana, kapan, dan dengan komentar apa. Karena itu, Anda dapat memanfaatkannya untuk aturan operasional internal dan persyaratan audit.
Tips Menggunakan dengan Baik
- Buat masa berlaku singkat: Atur masa berlaku sesingkat yang diperlukan sesuai kebutuhan (defaultnya 7 hari dari sekarang).
- Gabungkan kata sandi untuk berbagi yang sensitif: Jika dilindungi kata sandi selain masa berlaku, SOP tidak dapat dilihat meskipun URL saja bocor. Kuncinya adalah menyampaikan kata sandi melalui jalur yang berbeda dari URL.
- URL yang dipakai lama wajib dilindungi kata sandi: URL tanpa batas waktu wajib dilindungi kata sandi. Jika Anda rutin merotasi hanya kata sandinya, URL tetap bisa dibagikan seperti biasa dan tetap aman.
- Kebiasaan menulis komentar: Jika Anda mencantumkan “nama mitra” dan “kegunaan” di komentar saat menerbitkan, keduanya akan lebih mudah dibedakan di daftar riwayat.
- Nonaktifkan saat kegunaan sudah selesai: Nonaktifkan URL segera saat tidak lagi diperlukan, misalnya setelah sesi penjelasan atau saat kontrak berakhir, untuk mengurangi risiko kebocoran.
- Hati-hati dengan SOP yang sangat rahasia: Siapa pun yang mengetahui URL dapat mengaksesnya. Sebelum menerbitkan, pastikan isinya memang boleh dibagikan ke pihak luar.