| チームを同じにする | チームをわける | |
| メリット |
•アカウントを追加で対応できるのでコストを抑えられる（特にEnterpriseだと割安かつボリュームディスカウントが効く） •全社用のマニュアル展開、ノウハウ共有などが容易。ならびに全社展開などがしやすい。 |
•ユーザー管理が容易になる •マニュアルの公開範囲の設定等がシンプルになる |
| デメリット | ユーザー管理が煩雑になる（様々な組織が利用する形になるので、特権がだれが持つとかちゃんと決めておく必要がある。特権は全てのデータにアクセスできる仕様のため）。 |
・共通マニュアルやノウハウを横展開できない（決められた組織内で閉じてしまう）。全社展開には向かない。 •全体でみたときに、チームを同じにしたときより高くなる |
上記より、組織が同じ会社であれば１つのチーム、会社が異なるのであればチームを分けるほうが無難です。
どちらにするかの判断
次の項目のうち、あてはまるものが多いほうをお選びください。作成済みの手順書は別のチームへ移せないため、運用を始める前にご確認ください。
1つのチームにまとめる場合の確認項目
- 各社・各拠点で同じ手順書を共同で作成・改訂したい
- 全社共通の手順書やノウハウを横展開したい
- 全社の閲覧状況・教育状況を1つのレポートで確認したい
- いずれか1社の担当者が他社の手順書もすべて閲覧できる状態で問題ない（オーナー／チーム管理者はチーム内の全フォルダにアクセスできます）
- 費用を1社でまとめて負担できる、または社内で按分できる
- ユーザーの追加・異動・退職の対応を、決まった管理部門が全社分まとめて行える
チームを分ける場合の確認項目
- 会社ごと・工場ごとに、手順書を他社に見せたくない
- 費用を各社の予算で個別に計上したい
- 各社の管理者が、自社の範囲だけを管理する状態にしたい
- 組織ごとに手順書の内容や運用ルールが大きく異なる
- 共通で使う手順書は少なく、見せ合うだけで足りる
- セキュリティ設定（IPアドレス制限やパスワードポリシーなど）を組織ごとに変えたい
決める前に知っておくこと
- 作成済みの手順書や動画素材を、別のチームへ移すことはできません。あとから分ける・まとめる場合も引き継げません。
- 1つのチームにまとめる場合、会社や拠点ごとに見せる範囲を分けるにはグループ機能が必要です。Free・Liteプランではグループを作成できないため、Coreプラン以上が前提となります。
- チームを分けた場合でも、相手のチームにゲストとして招待すれば、フォルダ単位で相互に閲覧できます（Coreプラン以上）。ただしゲストは閲覧のみで、共同編集はできません。
- 兼務の方や本社の管理者は、同じアカウントのまま複数のチームに所属し、切り替えて利用できます。