เมื่อองค์กรหรือกลุ่มกำหนดวิธีการเขียนที่ระบุว่า “SOP ควรเขียนแบบนี้” การจัดระเบียบด้วย AI จะทำตามสำนวนและความละเอียดของวิธีการเขียนนั้น เพื่อปรับ SOP ให้เรียบร้อย ฟังก์ชันนี้ช่วยจัดแนว SOP ที่มักใช้ถ้อยคำต่างกันตามผู้เขียนหรือแผนก ให้เป็นไปตามมาตรฐานขององค์กร
วิธีการเขียนไม่ได้กำหนดครั้งเดียวแล้วจบ การตัดสินใจในสนาม เช่น การยอมรับหรือไม่ยอมรับข้อเสนอแนะในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ หรือการส่งคืนเพื่อแก้ไขระหว่างการอนุมัติ จะถูกบันทึกไว้ และวิธีการเขียนจะเติบโตขึ้นทุกวัน ดูวิธีการเติบโตได้ที่หัวข้อ “ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม” ด้านล่าง
“วิธีการเขียน” นี้อยู่ในแท็บ [กฎการสร้าง] ของ [พจนานุกรม / เทมเพลต] ควบคู่กับ ข้อกำหนด (ปฏิบัติตามอะไร) และ รูปแบบการส่งออก (ส่งออกในรูปแบบใด) ชื่อเดิมคือ “นโยบายการเขียน SOP”
ฟังก์ชันนี้ใช้ได้สำหรับลูกค้าที่ใช้แพ็กเกจ Enterprise
“วิธีการเขียน” คืออะไร?
นี่คือกฎที่เขียนเป็นถ้อยคำเกี่ยวกับวิธีการเขียน SOP ที่กำหนดแยกตามกลุ่ม ประกอบด้วย 3 ส่วนดังต่อไปนี้
- สำนวน / วิธีเขียน: กฎเรื่องรูปแบบการเขียนและความละเอียด เช่น ภาษาปกติหรือภาษาสุภาพ, หนึ่งการกระทำต่อหนึ่งขั้นตอน และชื่อเรียกภายในองค์กรของคำศัพท์เฉพาะทาง
- ข้อห้าม: ถ้อยคำและสำนวนที่ไม่ต้องการให้ใช้
- สำนวนทั่วไป: วลีที่ใช้บ่อยภายในองค์กร ดึงมาอัตโนมัติจาก SOP ตัวอย่าง และแก้ไขได้
วิธีการเขียนที่กำหนดไว้จะถูกใช้เป็นเกณฑ์สำหรับการจัดระเบียบด้วย AI และการตรวจสอบก่อนเผยแพร่
ตั้งค่า “วิธีการเขียน”
- จากหน้าจอการจัดการกลุ่ม ให้เปิดแผง “SOP วิธีการเขียน” ของกลุ่มที่ต้องการ (สามารถเปิดได้จากแท็บ [กฎการสร้าง] ใน [พจนานุกรม / เทมเพลต] → [วิธีการเขียน] ด้วย)
- กรอก “สำนวน / วิธีเขียน” “ข้อห้าม” และ “สำนวนทั่วไป” ตามลำดับ (สามารถใช้การสร้างอัตโนมัติจากตัวอย่างที่อธิบายด้านล่างได้ด้วย)
- คลิก [บันทึก]
สร้างวิธีการเขียนจากตัวอย่างโดยอัตโนมัติ
หากต้องเรียบเรียงเป็นข้อความด้วยตัวเองลำบาก คุณสามารถให้ AI สร้างวิธีการเขียนจาก SOP หรือไฟล์คู่มือที่ใช้เป็นตัวอย่าง ได้
- ในหัวข้อ “SOP ตัวอย่าง” ให้คลิก [เพิ่มตัวอย่าง]
- เลือกวิธีการเพิ่ม
- จากไฟล์: PDF หรือรูปภาพของคู่มือที่มีอยู่แล้ว
- จากขั้นตอนใน Dive: เลือก SOP ภายในองค์กรที่สร้างไว้แล้ว
- หลังลงทะเบียนตัวอย่างแล้ว ให้คลิก [สร้างวิธีการเขียนจากตัวอย่าง] AI จะร่าง “สำนวน / วิธีเขียน” “ข้อห้าม” และ “สำนวนทั่วไป” ให้
- ตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างขึ้น แก้ไขตามความจำเป็น แล้วจึงบันทึก
นำ “วิธีการเขียน” ไปใช้กับการจัดระเบียบด้วย AI
ในตัวเลือกการประมวลผล AI (วิดีโอ ไฟล์ รูปภาพ) และใน “สไตล์ข้อความ” ของ AI ระหว่างแก้ไข SOP คุณสามารถเลือก [วิธีการเขียน] ได้ สำหรับทีมที่ตั้งค่าวิธีการเขียนไว้ (เมื่อเลือกหลายขั้นตอนแล้วตรวจทานพร้อมกันด้วย [พิสูจน์อักษรด้วย AI สร้างเนื้อหา] จะแสดงเป็น [ปฏิบัติตามวิธีการเขียน]) เมื่อเลือกแล้ว การจัดระเบียบด้วย AI จะปรับแต่ละขั้นตอนให้เป็นไปตามสำนวนและความละเอียดที่กำหนดไว้ในวิธีการเขียน
การตรวจสอบก่อนเผยแพร่ (ดูทานขั้นตอนที่กำลังแก้ไข)
จากเมนู [อื่นๆ] ที่อยู่ด้านขวาของ [เผยแพร่] บนหน้าจอแก้ไข SOP ให้เปิด [การตรวจสอบก่อนเผยแพร่] คุณสามารถตรวจสอบ SOP ที่กำลังแก้ไขได้จาก 7 มุมมองต่อไปนี้ ระบบจะรันเฉพาะมุมมองที่คุณเปิดเท่านั้น ดังนั้นคุณจึงตรวจสอบเฉพาะส่วนที่ต้องการดูได้
- สิ่งที่ตัดสินใจแล้ว: แสดงวัตถุประสงค์ ผู้อ่าน ประเภท และขอบเขตที่กำหนดไว้ใน “ปรึกษา AI ก่อนสร้าง”
- ข้อกำหนด: ตรวจเทียบ SOP กับข้อความต้นฉบับของข้อกำหนดภายในที่ลงทะเบียนไว้ โดยอ่านทีละหน้า และชี้ประเด็นพร้อมแหล่งที่มา (ชื่อข้อกำหนดและหน้า) และคำอ้างอิงจากต้นฉบับ
- วิธีการเขียน: เทียบแต่ละขั้นตอนกับวิธีการเขียน
- รูปแบบการส่งออก: ตรวจว่ารูปแบบเหมาะกับเนื้อหาปัจจุบันหรือไม่ และการส่งออกด้วยรูปแบบนั้นจะทำให้เนื้อหาใดหายไปหรือไม่
- โฟลเดอร์จัดเก็บ: แสดงโฟลเดอร์ที่มี SOP ที่คล้ายกันจำนวนมาก
- เหตุผลในการเผยแพร่และสรุป: แสดงร่างเหตุผลและสรุปที่กรอกตอนขอเผยแพร่
- แท็ก: ชี้แท็กที่ควรเพิ่มแต่ยังขาดอยู่
หากคุณกำหนดเนื้อหาไว้แล้วใน “ปรึกษา AI ก่อนสร้าง” ก่อนเขียน SOP การตรวจจะตัดสินจากความแตกต่างกับสิ่งที่กำหนดไว้ หากไม่มีเนื้อหาที่กำหนดไว้ การตรวจจะคาดเดาจากเนื้อหาของ SOP หน้าจอจะแสดงให้เห็นว่าใช้วิธีใดในการตัดสิน
โปรดใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อทบทวน SOP ที่เขียนเสร็จแล้ว หรือเพื่อตรวจสอบคุณภาพของ SOP ที่ผู้เขียนคนอื่นจัดทำขึ้น
นำเข้าจากข้อกำหนดภายในองค์กร
หากมีไฟล์ข้อกำหนดภายในองค์กร คุณสามารถอ่านข้อมูลจากไฟล์นั้นได้ด้วย เปิด [พจนานุกรม / เทมเพลต] → [กฎการสร้าง] → [ข้อกำหนด] สามารถอ่านไฟล์ PDF, Word และ Excel ได้ คุณสามารถลงทะเบียนไม่เพียงแค่ข้อกำหนดที่กำหนดวิธีการเขียน SOP แต่ยังรวมถึงข้อกำหนดที่กำหนดตัวงานเอง เช่น คู่มือคุณภาพ หรือข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและอาชีวอนามัย
- ใช้ [เพิ่มไฟล์] เพื่อเพิ่มไฟล์ข้อกำหนดลงใน “ไฟล์ข้อกำหนด” สามารถเพิ่มไฟล์ที่เกี่ยวข้องหลายไฟล์พร้อมกันได้
- ในหัวข้อ “ประเภท SOP” ให้คลิก [ดึงจากไฟล์ข้อกำหนด N ไฟล์] สำหรับแต่ละประเภท SOP จะแสดงรูปแบบการส่งออก “ฟิลด์ที่ต้องเขียน” และความละเอียด
- ตรวจสอบเนื้อหาแล้วยืนยันด้วย [บันทึก] การเพิ่มหรือถอดไฟล์จะยังไม่ถูกยืนยันจนกว่าคุณจะกด [บันทึก]
หากพบถ้อยคำหรือข้อห้ามในข้อกำหนด ระบบจะถามก่อนบันทึกว่า “คุณต้องการทำอย่างไรกับข้อกำหนดด้านการแสดงออก?” การเลือก [นำเข้าไปยัง วิธีการเขียน] จะเพิ่มลงในวิธีการเขียนนี้ การนำเข้าจะเพิ่มเท่านั้น ไม่เขียนทับแถวที่มีอยู่ การเลือก [ยืนยันโดยไม่นำเข้า] หมายความว่าข้อกำหนดนั้นจะไม่ถูกบันทึก
หากมีข้อกำหนดหลายฉบับ คุณสามารถใช้ [วิเคราะห์] ในหัวข้อ “ความขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด” เพื่อดูรายการข้อกำหนดที่ขัดแย้งกันพร้อมแหล่งที่มาได้ สามารถตัดสินใจทีละรายการด้วย [ใช้รูปแบบนี้] ได้ แต่ก็สามารถเริ่มใช้งานโดยยังไม่ตัดสินใจได้เช่นกัน คุณยังสามารถเลือกได้ทันทีเมื่อสร้าง SOP
ข้อกำหนดที่อ่านมาแล้วจะถูกใช้เป็นฐานในการตัดสินใจสำหรับการจัดระเบียบก่อนสร้าง SOP และสำหรับการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ สำหรับขั้นตอนโดยละเอียด ดูที่ การอ่านข้อกำหนดภายในองค์กรที่เป็นฐานการตัดสินใจของ SOP (ข้อกำหนด)
ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม
จากบันทึกประจำวัน เช่น การแก้ไขประเด็นที่ชี้ไว้ในการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ หรือการตัดสินว่าไม่ต้องดำเนินการ และเหตุผลที่ถูกส่งคืนระหว่างการอนุมัติ สามารถสร้างข้อเสนอการอัปเดตได้ทั้งวิธีการเขียนและการอ่านข้อกำหนด การอัปเดตทำโดยอัตโนมัติบนเซิร์ฟเวอร์วันละหนึ่งครั้ง บันทึกจะถูกเก็บไว้เฉพาะภายในทีมนั้นเท่านั้น และตัวโมเดล AI เองจะไม่ถูกเรียนรู้หรือเรียนรู้ใหม่จากบันทึกเหล่านี้
เพียงแค่ดำเนินงานปกติต่อไป คือสร้าง ตรวจสอบ และเผยแพร่ SOP วิธีการเขียนจะค่อย ๆ ใกล้เคียงกับหน้างานมากขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องจัดเวลาทำงานแยกต่างหากเพื่อทบทวนวิธีการเขียน
ด้วยการตั้งค่าเดียวกัน อภิธานศัพท์เฉพาะทางก็จะเติบโตจากบันทึกในสนามด้วย (แพ็กเกจ Core ขึ้นไป อ้างอิง: การปลูกเพาะอภิธานศัพท์เฉพาะทางจากบันทึกในสนาม (คำศัพท์ที่เสนอและดึงจากเอกสาร) )
การตั้งค่านี้ทำได้ในการตั้งค่าการจัดการ ที่หัวข้อ “ปลูกเพาะจากบันทึกในสนาม” เจ้าของเลือกได้เพียงรายการเดียวจากรายการต่อไปนี้
- อัปเดตโดยอัตโนมัติ (ค่าเริ่มต้น): ข้อเสนอการอัปเดตที่สร้างขึ้นจะถูกนำไปใช้กับวิธีการเขียนและการอ่านข้อกำหนดตามที่เป็นอยู่
- ไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ (เสนอแนะเท่านั้น): ไม่มีการนำเข้าอัตโนมัติไปยังทั้งสองส่วน ข้อเสนอการอัปเดตจะสะสมไว้ คุณสามารถดูเนื้อหาและตัดสินใจว่าจะรับหรือไม่
มีเพียงการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้เนื้อหาเพิ่มขึ้นเท่านั้นที่จะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติ การเพิ่มแถวในวิธีการเขียน การเพิ่มฟิลด์ที่จำเป็นในข้อกำหนด และ “ตรวจสอบความละเอียด” ทำโดยอัตโนมัติ แต่ การลบฟิลด์ที่จำเป็นและการเขียนแถวที่มีอยู่ของวิธีการเขียนใหม่ จะตัดสินโดยคนเสมอ (การเปลี่ยนแปลงที่ทำให้การตรวจสอบหย่อนลง แม้จะผิดก็ไม่สามารถสังเกตเห็นได้ เพราะจำนวนคำเตือนเพียงแค่ลดลง) การเปลี่ยนแปลงที่ถูกนำไปใช้อัตโนมัติจะถูกบันทึกไว้ในประวัติการอัปเดตพร้อมเหตุผล และสามารถย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้ คุณสามารถสร้างข้อเสนอการอัปเดตทันทีได้จาก [สร้างข้อเสนอแนะ] ในแผน “วิธีการเขียน”
สำหรับกลุ่มที่ยังไม่มีวิธีการเขียน จะสร้างฉบับแรกจาก SOP ที่เผยแพร่แล้วและข้อกำหนดที่ลงทะเบียนไว้
ดูประวัติการอัปเดตและกลับไปยังเนื้อหาก่อนหน้า
เมื่อเปิด “ประวัติการอัปเดต” ในแผน “วิธีการเขียน” จะแสดงรายการการเปลี่ยนแปลงทีละบรรทัด ว่าเมื่อไร ใคร และเปลี่ยนอะไร คุณสามารถตรวจสอบเนื้อหา ณ จุดนั้นได้จาก [รายละเอียด] ในแต่ละบรรทัด และย้อนกลับไปยังเวอร์ชันนั้นได้จากตรงนั้น
- บันทึกด้วยตนเอง: บันทึกโดยคน แสดงชื่อของผู้ที่บันทึก
- สร้างอัตโนมัติ: จากการอัปเดตอัตโนมัติรายวัน ผู้อัปเดตจะแสดงเป็น “ระบบ”
- กู้คืน: ย้อนกลับไปยังเวอร์ชันในอดีตแล้ว
- จุดเริ่มต้น: เนื้อหาก่อนที่จะเริ่มบันทึกประวัติ หากต้องการย้อนกลับไปยังสถานะก่อนการอัปเดตอัตโนมัติ ให้เลือกรายการนี้
SOP ตัวอย่างก็เป็นเป้าหมายของประวัติและการกู้คืนด้วย เมื่อกู้คืน วิธีการเขียนและตัวอย่าง ณ เวลาที่บันทึกนั้นจะถูกย้อนกลับไปพร้อมกัน
ข้อกำหนดก็มีประวัติการอัปเดตเช่นเดียวกัน สำหรับข้อกำหนด ไฟล์ข้อกำหนดก็จะถูกย้อนกลับไปพร้อมกันด้วย
เคล็ดลับการใช้งานให้ได้ผลดี
- แนะนำให้เริ่มทดลองทีละน้อยในกลุ่มเดียวก่อน และขยายไปยังกลุ่มอื่นเมื่อการใช้งานเดินได้ดีแล้ว
- สำหรับ “SOP ตัวอย่าง” แนะนำให้เลือก SOP ที่องค์กรสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่า “นี่คือแบบในอุดมคติ”
- วิธีการเขียนที่สร้างขึ้นเป็นเพียงร่าง โปรดแก้ไขให้เหมาะกับสถานการณ์จริงแล้วจึงบันทึก
ที่เกี่ยวข้อง
- หากต้องการนำเนื้อหาจากคู่มือที่มีอยู่มาใช้ ดู ใช้ “สกัดด้วย AI” จากไฟล์ที่เกี่ยวข้อง แล้วนำผลไปใช้กับ SOP
- หากต้องการจัดให้การเขียนคำศัพท์เป็นมาตรฐานเดียวกัน ดู ทำให้การเขียนเป็นมาตรฐานเดียวกัน (ชื่ออื่น / รูปแบบการเขียนที่ต่างกัน ในอภิธานศัพท์เฉพาะทาง)