จากหน้า [แชร์] ของ SOP คุณสามารถออก URL แชร์ภายนอกที่สามารถเข้าถึงได้ โดยไม่ต้องล็อกอิน ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการแชร์ SOP กับบุคคลที่ไม่มีบัญชี Dive เช่น ผู้รับเหมา บริษัทที่เกี่ยวข้อง หรือผู้เข้าร่วมสัมมนา
💡 หากสับสนว่า "URL แชร์ภายนอก กับสิทธิ์ผู้เยี่ยมชม มีความแตกต่างอย่างไร" โปรดอ่าน แชร์ SOP ไปยังภายนอก: มัตฐานการใช้งาน ก่อน คุณจะพบแผนภูมิการตัดสินใจและตารางเปรียบเทียบในเพียงหนึ่งหน้า
URL ที่ออกจะได้รับการป้องกันด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง (หรือทั้งสองวิธี) ต่อไปนี้
- ระยะเวลาที่ใช้ได้ (วัน): คุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้หลังจากวันที่ที่ระบุ
- รหัสผ่าน: จำเป็นต้องป้อนรหัสผ่านเมื่อดู
URL ที่ออกไปสามารถ เปลี่ยนระยะเวลา เปลี่ยนรหัสผ่าน (โรเตชัน) ปิดใช้งาน และเปิดใช้งานอีกครั้ง ได้ภายหลัง และจะมีบันทึกว่าใครออก เมื่อไร และ SOP ใดที่ถูกออก
ก่อนใช้: จำเป็นต้องเปิดใช้งานในทีม
ฟีเจอร์แชร์ภายนอกปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นเพื่อความปลอดภัย ในการใช้งาน จำเป็นต้องตั้งค่าทีมโดยเจ้าของ
- สำหรับขั้นตอนการเปิดใช้งาน โปรดดู ฉันต้องการตั้งค่าและใช้งาน "แชร์ภายนอก"
หลังจากเปิดใช้งาน ผู้ใช้ที่มีบทบาทที่เกี่ยวข้องจะสามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้
ออก URL แชร์ภายนอก
- เปิด SOP ที่คุณต้องการแชร์ไปยังภายนอก
- คลิกปุ่ม [แชร์] ที่ด้านบน
- ในหน้าต่างแสดง ให้เปิดแท็บ [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)]
- เปิดสวิตช์ [ตั้งวันหมดอายุ] และเลือกวันที่หมดอายุ (23:59 ของวันที่ระบุจะเป็นเวลาหมดอายุ)
- หากจำเป็น ให้เปิดสวิตช์ [ป้องกันด้วยรหัสผ่าน] และป้อนรหัสผ่าน (ดูรายละเอียดด้านล่าง)
- หากจำเป็น ให้เปิด [เปิดจากขั้นตอนที่ระบุ] และเลือกขั้นตอน (ผู้รับจะเริ่มดูจากขั้นตอนที่เลือก ไม่ใช่จากต้น)
- หากจำเป็น ให้ป้อนความคิดเห็น (เช่น "สำหรับ ○○ Inc." หรือ "สำหรับสัมมนา" เป็นต้น บันทึกจะอยู่ในประวัติการออกและบันทึกการตรวจสอบ)
- คลิก [ออก URL] URL จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด และจะแสดง QR Code
คุณสามารถพิมพ์ QR Code จากเลย์เอาต์สำหรับพิมพ์ได้โดยคลิก [แสดงหน้าจอสำหรับพิมพ์] ที่อยู่ด้านล่าง QR Code
กฎที่จำเป็นสำหรับการออก (ระยะเวลาที่ใช้ได้ หรือ รหัสผ่าน)
ในการออก ต้องตรงตามเงื่อนไขใดเงื่อนไขหนึ่งต่อไปนี้
- ระยะเวลาที่ใช้ได้เปิดใช้งาน และมีการระบุวันที่วันนี้หรือหลังจากนี้
- ป้องกันด้วยรหัสผ่านเปิดใช้งาน และป้อนรหัสผ่านแล้ว
ไม่สามารถออก URL ถาวรโดยไม่มีการป้องกัน หากคุณต้องการปิดใช้งานระยะเวลาที่ใช้ได้ (เพื่อสร้าง URL ไม่มีกำหนดหมดอายุ) การป้องกันด้วยรหัสผ่านจะจำเป็น
ป้องกันด้วยรหัสผ่าน
- พิมพ์ด้วยตนเอง: คุณสามารถตั้งรหัสผ่านใดก็ได้ (สูงสุด 64 อักขระ)
- สร้างอัตโนมัติ: คลิกปุ่ม [สร้างอัตโนมัติ] ข้างช่องป้อนข้อมูลเพื่อสร้างรหัสผ่านแบบสุ่ม 8 อักขระในคลิกเดียว ซึ่งประกอบด้วยอักขระที่ไม่อาจสับสน (ไม่รวม 0/O, 1/l/I เป็นต้น)
- แจ้งให้ผู้รับทราบแยกจาก URL: เพื่อความปลอดภัย ขอแนะนำว่าอย่าส่งรหัสผ่านผ่านเส้นทางเดียวกับ URL (เช่น อีเมลเดียวกัน) รหัสผ่านจะถูกเก็บโดยใช้ hash PBKDF2 และไม่ได้เก็บเป็นข้อความธรรมชาติในตำแหน่งที่ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) สามารถอ่านได้โดยตรง
- หลังจากการออก URL นั้น จะแสดง "URL นี้ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน รหัสผ่าน: XXXX" ด้านล่าง URL และคุณสามารถคัดลอกเฉพาะรหัสผ่านจากปุ่มคัดลอกได้
พฤติกรรมทันทีหลังการออก
- URL จะคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดโดยอัตโนมัติ วางเข้าอีเมลหรือแชทเพื่อแชร์
- QR Code จะแสดงขึ้นมาทันที คุณสามารถใช้สำหรับสรุปแบบมาสก์บอกใจ เช่น ในสัมมนาที่ผู้เข้าร่วมสามารถสแกนได้ที่นั่น
- หากเปิดใช้งานการป้องกันด้วยรหัสผ่าน อย่าลืมแจ้งรหัสผ่านผ่านช่องทางแยก
ประสบการณ์ของผู้รับ
- ผู้รับสามารถดู SOP ได้โดยไม่ต้องใช้บัญชี Dive หรือล็อกอิน เพียงแค่เปิด URL
- สำหรับ URL ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน หน้าจอป้อนข้อมูล [ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน] จะปรากฏขึ้นทันทีหลังจากเปิด เมื่อป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้อง SOP จะแสดงขึ้น ไม่สามารถเปิดด้วยรหัสผ่านที่ผิด
- เมื่อเข้าถึง URL หลังจากหมดอายุ (23:59 ของวันที่ระบุ) จะไม่สามารถดูได้
- เมื่อเข้าถึง URL ที่ปิดใช้งาน จะไม่สามารถดูได้
ดูและจัดการประวัติการออก
ในแท็บ [แชร์] → [แชร์ภายนอก (ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ)] ของ SOP เดียวกัน จะมีประวัติ (รายการย่อ) ของ URL ที่ออกสำหรับ SOP นั้นแสดงในส่วนล่าง
- คัดลอก URL: คัดลอก URL เดียวกันอีกครั้งจากแต่ละแถวในประวัติ
- แสดงปิดใช้งานและหมดอายุ: สลับด้วยสวิตช์ (ค่าเริ่มต้นแสดงเฉพาะสิ่งที่ใช้งานอยู่)
- สลับ เฉพาะฉัน / ทั้งทีม: เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถตรวจสอบ URL ที่สมาชิกทีมทั้งหมดออกได้
- [แก้ไข / รายละเอียด]: เปิดรายการ "URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว" เต็มฟีเจอร์จากมุมบนขวาของรายการย่อ
รายการ URL แชร์ภายนอกที่ออกแล้ว (เต็มฟีเจอร์)
ในรายการแบบเต็ม คุณสามารถ:
- คัดลอก URL: คัดลอก URL ที่มีอยู่เพื่อแชร์ซ้ำ
- เปลี่ยนระยะเวลา: เลือกวันที่ใหม่เพื่อขยาย/ย่อระยะเวลาที่ใช้ได้ (หากต้องการสร้างไม่มีกำหนดหมดอายุ จะต้องมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน)
- เปลี่ยนรหัสผ่าน (โรเตชัน): แทนที่เฉพาะรหัสผ่านด้วยค่าใหม่โดยไม่เปลี่ยน URL มีประโยชน์เมื่อผู้รับเปลี่ยนหรือมีความเสี่ยงต่อการรั่วไหล
- ถอดการป้องกันด้วยรหัสผ่าน: คุณสามารถถอดการป้องกันด้วยรหัสผ่านจาก URL ที่มีกำหนดหมดอายุเท่านั้น (ไม่สามารถถอดจาก URL ไม่มีกำหนดหมดอายุได้ เนื่องจากรหัสผ่านเป็นวิธีป้องกันเพียงวิธีเดียว)
- ปิดใช้งาน: ป้องกันการเข้าถึงจาก URL นั้นต่อไป (สำหรับการจัดการการออกข้อมูลผิดพลาดหรือคู่ค้าที่ออกไป)
- เปิดใช้งานอีกครั้ง: เปิดใช้งาน URL ที่ปิดใช้งานอีกครั้ง (หากหมดอายุแล้ว ให้ใช้ร่วมกับการเปลี่ยนระยะเวลา)
- กรอง: ค้นหาตามชื่อ SOP, ผู้ออก, ความคิดเห็น ตัวกรองสถานะ สลับสโคป เฉพาะฉัน / ทั้งทีม
※ ผู้ออก เจ้าของ และผู้ดูแลทีมสามารถตรวจสอบรหัสผ่านที่ตั้งค่าแล้ว (ข้อความธรรมชาติ) จากรายการแบบเต็มได้ (เพื่อการแชร์ซ้ำภายในสำนักงานและการจัดการข้อมูลที่หลุดรอด) ผู้เยี่ยมชม (ผู้รับ) ไม่สามารถอ่านข้อความธรรมชาติได้โดยตรง เฉพาะ hash PBKDF2 เท่านั้นที่ถูกเก็บไว้ในโทเค็นที่พวกเขาอ่าน
การตรวจสอบและบันทึกการศึกษา
การออก ปิดใช้งาน เปิดใช้งานอีกครั้ง เปลี่ยนระยะเวลา และเปลี่ยนรหัสผ่าน URL แชร์ภายนอกทั้งหมดจะถูกบันทึกลงในบันทึกการตรวจสอบ บันทึกจะแสดงว่าใครออก เมื่อไร SOP ใด และด้วยความคิดเห็นใด ซึ่งมีประโยชน์สำหรับกฎระเบียบการทำงานภายในและข้อกำหนดการตรวจสอบ
เคล็ดลับในการใช้ให้มีประสิทธิผล
- ตั้งระยะเวลาให้สั้น: ตั้งระยะเวลาที่น้อยที่สุดตามวัตถุประสงค์ (ค่าเริ่มต้นคือ 7 วันข้างหน้า)
- สำหรับการแชร์ที่มีความลับสูง ใช้รหัสผ่านร่วมกัน: หากป้องกันด้วยระยะเวลาและรหัสผ่าน แม้ว่า URL จะรั่วไหล ก็ไม่สามารถดูได้ โปรดแจ้งรหัสผ่านผ่านช่องทางแยก
- สำหรับ URL ที่ใช้งานระยะยาว ต้องป้องกันด้วยรหัสผ่าน: URL ไม่มีกำหนดหมดอายุจำเป็นต้องป้องกันด้วยรหัสผ่าน โดยการหมุนเฉพาะรหัสผ่านเป็นระยะ คุณสามารถรักษาความปลอดภัยได้ในขณะที่ URL ยังคงแจกจ่าย
- การจัดการความคิดเห็น: การเพิ่ม "ชื่อคู่ค้า" และ "วัตถุประสงค์" ในความคิดเห็นเมื่อออก จะทำให้ง่ายต่อการแยกแยะในประวัติการออก
- ปิดใช้งานเมื่อสิ้นสุดวัตถุประสงค์: ปิดใช้งาน URL เมื่อไม่ต้องการใช้งาน เช่น หลังสัมมนาหรือสิ้นสุดสัญญา จะลดความเสี่ยงต่อการรั่วไหล
- ให้ความสนใจกับ SOP ที่มีความลับสูง: เนื่องจากใครก็ได้ที่รู้ URL สามารถเข้าถึงได้ กรุณาตรวจสอบว่าแชร์ภายนอกได้อย่างแท้จริงหรือไม่ก่อนออก