ขั้นตอนแรก: มีวิธี 2 วิธีในการแชร์ SOP กับภายนอกองค์กร
Dive มีวิธี 2 วิธี ในการแสดง SOP ให้กับบุคคลภายนอก เช่น บริษัทอื่น บริษัทร่วมหรือคู่ค้า ที่ ไม่ต้องการผสมกับการใช้งาน Dive ตามปกติ โปรดเลือกใช้งานตามวัตถุประสงค์ของคุณ
- ① URL การแชร์ภายนอก (ไม่จำเป็นต้องล็อกอิน): URL สำหรับการดู ที่มีการป้องกันโดยใช้วันหมดอายุหรือรหัสผ่าน จะออก URL และคุณเพียงแต่ส่ง URL ให้ผู้ที่ต้องการดู ไม่จำเป็นต้องล็อกอินและผู้ชมไม่ต้องเตรียมตัวอะไร ออก URL สำหรับ SOP 1 ชิ้น ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับการแชร์แบบครั้งเดียวหรือแบบเฉพาะจุด
- ② การเชิญผู้เยี่ยมชม (กรอบการเชิญผู้เยี่ยมชม): ให้ผู้ใช้ ล็อกอินเข้า Dive ด้วยสิทธิ์ เฉพาะการแชร์ข้อมูล (ดูอย่างเดียว / ไม่นับรวมในการฝึกอบรม การพัฒนา และรายงานการใช้งาน) และดำเนินการภายใต้การจัดการที่เหมือนกับผู้ใช้รายอื่น (การจำกัด โฟลเดอร์ บันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP SSO) แสดง SOP เป็นหน่วยโฟลเดอร์ ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับผู้ชมระยะยาว
※ จากมุมมองด้านความปลอดภัย เราขอแนะนำให้ใช้งาน ② การเชิญผู้เยี่ยมชม ตามหลักการ หากต้องการแชร์เพียงครั้งเดียว โปรดใช้ ① URL การแชร์ภายนอก พร้อมการป้องกัน วันหมดอายุ + รหัสผ่าน
※ การเชิญผู้เยี่ยมชม สามารถเปลี่ยนเป็นสิทธิ์อื่น (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป) ได้ตลอดเวลา และในกรณีนี้ กรอบที่ใช้จะเปลี่ยนแปลงไปโดยอัตโนมัติระหว่างกรอบการเชิญผู้เยี่ยมชม ↔ กรอบสิทธิ์เจ้าของถึงการดู คุณไม่จำเป็นต้องเชิญใหม่
ควรเลือกแบบไหน (การตัดสินใจง่าย ๆ)
เพียงตอบ 3 คำถามต่อไปนี้ และคุณจะรู้ว่าควรใช้วิธีไหน
-
ผู้ชมจะดู SOP เดียวกันเป็นระยะยาวหรือซ้ำแล้วซ้ำเล่า (ต้องการแสดง SOP หลายชิ้นรวมกัน)
- ใช่ → การเชิญผู้เยี่ยมชม (สามารถแชร์เป็นหน่วยโฟลเดอร์)
- ไม่ (ครั้งเดียว/เพียงไม่กี่วัน/ต้องการส่ง 1 ชิ้นต่อครั้ง) → URL การแชร์ภายนอก
-
จำเป็นต้องควบคุมบันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP SSO หรือไม่
- ใช่ → การเชิญผู้เยี่ยมชม (มีการควบคุมเดียวกับผู้ใช้รายอื่น)
- ไม่ → ใช้วิธีใดก็ได้
-
ไม่ต้องการใช้กรอบสิทธิ์หรือ
- ใช่ → URL การแชร์ภายนอก
- ไม่ → การเชิญผู้เยี่ยมชม (กรอบจะถูกใช้ แต่ Core ขึ้นไปมีกรอบการเชิญผู้เยี่ยมชม 3 เท่าของจำนวนบัญชี = Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300)
ตารางเปรียบเทียบ (ต่างกันอย่างไร)
| ① URL การแชร์ภายนอก | ② การเชิญผู้เยี่ยมชม | |
|---|---|---|
| หน่วยของการแชร์ | ออก URL สำหรับ SOP 1 ชิ้น | อนุญาตเป็นหน่วยโฟลเดอร์ |
| การเตรียมตัวของผู้ชม | ไม่จำเป็น (เพียงแค่เปิด URL) | จำเป็นต้องล็อกอิน (ข้อมูลเข้าสู่ระบบ Dive) |
| กรอบสิทธิ์ | ไม่ใช้ | ใช้ 1 กรอบการเชิญผู้เยี่ยมชม (ไม่สามารถใช้ Free/Lite ได้ Core ขึ้นไปคือ 3 เท่าของจำนวนบัญชี = Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300) |
| แพ็กเกจที่ใช้ได้ | Lite ขึ้นไป (ไม่สามารถใช้ Free ได้) โดยค่าเริ่มต้นจะปิดใช้งาน เจ้าของจะเปิดใช้งาน | Core ขึ้นไป (ไม่สามารถใช้ Free/Lite ได้) |
| วันหมดอายุและรหัสผ่าน | ตั้งค่าต่อ URL (จำเป็นต้องมีวันหมดอายุหรือรหัสผ่านอย่างน้อยหนึ่งอย่าง) | เหมือนผู้ใช้รายอื่น (ไม่มีกำหนดหมดอายุ / ดำเนินการรหัสผ่าน) |
| ความละเอียดของการเข้าถึง | ต่อ URL ที่ออกสำหรับ SOP 1 ชิ้น | ตั้งค่าการอนุญาตต่อโฟลเดอร์และกลุ่ม |
| บันทึกการตรวจสอบ | บันทึกการออก เพิกถอน และการเข้าถึง URL | ล็อกอินและการดู ทั้งหมดจะบันทึกเหมือนผู้ใช้รายอื่น |
| การจำกัดที่อยู่ IP | ไม่ใช่เป้าหมาย | เป้าหมาย (การตั้งค่าความปลอดภัยของทีมนำไปใช้) |
| การควบคุม SSO | ไม่ใช่เป้าหมาย | เป้าหมาย |
| ลักษณะของรายการ SOP | เพียง SOP ของ URL ที่เกี่ยวข้อง | แสดง SOP ที่ผู้ใช้สามารถดูได้เท่านั้น รวมกันในหน้าหนึ่งโดยไม่มีโฟลเดอร์ (ไม่สามารถดูในโครงสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์) |
| วัตถุประสงค์การจัดการการฝึกอบรมและพัฒนา | ไม่ใช่เป้าหมาย | ไม่ใช่เป้าหมาย (ไม่นับรวมในการมอบหมายคอร์สหรือ Skill Map) |
| การรวบรวมรายงานการใช้งาน ฯลฯ | ไม่ใช่เป้าหมาย | ไม่นับรวม (ผู้เยี่ยมชมสามารถใช้ประวัติการดูของฉันและรายการโปรดตามปกติได้) |
| การสร้างและแก้ไข SOP | ไม่ได้ (ดูอย่างเดียว) | ไม่ได้ (ดูอย่างเดียว) |
| การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ | — | สามารถเปลี่ยนเป็นสิทธิ์อื่นได้ตลอดเวลา (กรอบจะเปลี่ยนแปลงไปโดยอัตโนมัติระหว่างกรอบการเชิญผู้เยี่ยมชม ↔ กรอบสิทธิ์เจ้าของถึงการดู) |
| เหมาะสำหรับการใช้งาน | งานอธิบายครั้งเดียว / ส่งใบเสนอราคาให้คู่ค้า / การแชร์เอกสารระยะสั้น / ต้องการแสดง SOP ชิ้นนี้เท่านั้น | บริษัทร่วมสัญญาระยะยาว / สถานที่ปฏิบัติงาน / ต้องการแสดง SOP หลายชิ้นอย่างต่อเนื่อง |
| หมายเหตุ | หากมี URL รั่ว อาจเกิดการเข้าถึงได้ (ขอแนะนำให้ป้องกันด้วยรหัสผ่าน) | จำเป็นต้องมีต้นทุนการจัดการเดียวกับผู้ใช้รายอื่น (การตั้งค่ากลุ่ม เป็นต้น) |
วิธีใช้งานแต่ละวิธีโดยละเอียด
- ① URL การแชร์ภายนอก: วิธีใช้ฟีเจอร์การแชร์ภายนอก (ขั้นตอนการออก การป้องกันด้วยรหัสผ่าน การจัดการประวัติ การเพิกถอน)
- ① การเปิดใช้งาน/ปิดใช้งาน URL การแชร์ภายนอก (สำหรับผู้ดูแล): การตั้งค่าห้ามแชร์ภายนอก (เปิดใช้งาน/ปิดใช้งานการแชร์ภายนอก)
- ② การเชิญผู้เยี่ยมชม: การเชิญผู้เยี่ยมชมคืออะไร (รายละเอียด การเชิญ การอนุญาตการเข้าถึง)