Bạn có thể thiết lập ngưỡng vai trò người dùng cho từng tính năng, quyết định ai được sử dụng tính năng đó (ví dụ: xuất SOP, tải tư liệu, chia sẻ bên ngoài, v.v.). Người dùng thuộc vai trò không được phép sẽ thấy các nút và menu liên quan bị vô hiệu hóa (màu xám) và không thể thao tác.
Gói có thể sử dụng
Tính năng này có thể sử dụng với gói Enterprise.
Người có thể thiết lập
Chỉ người dùng có quyền Chủ sở hữu mới có thể thiết lập.
Các tính năng có thể kiểm soát
Trong thẻ [Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng] ở tab Bảo mật, bạn có thể thiết lập vai trò ngưỡng cho từng tính năng dưới đây.
- Xuất tệp SOP (PDF / Excel / Word / PowerPoint / MP4): Thao tác tạo tệp mới từ [Xuất] trên màn hình SOP. Bao gồm cả việc chuyển sang biểu mẫu riêng của công ty (Định dạng xuất), lưu hình ảnh và PDF gắn với các bước, và tải xuống từ liên kết trong email thông báo hoàn thành MP4. (Mặc định: Người dùng chỉ xem trở lên)
- Tải xuống SOP dạng tệp: Thao tác mở và lưu các SOP mà bản thân tệp chính là SOP (như Word, Excel, PowerPoint và PDF). Bao gồm cả việc tải xuống tệp đã dịch và [Tải xuống tệp của Rev này] trong lịch sử sửa đổi. Thiết lập này có hiệu lực bất kể mở từ thư mục, kết quả tìm kiếm, Yêu thích, Lịch sử, Trang chủ, Ngoại tuyến hay liên kết chia sẻ. Khi chưa thiết lập, nó sẽ theo thiết lập của [Xuất tệp SOP]; sau khi đã lưu, nó sẽ có hiệu lực độc lập.
- Xuất Excel danh sách SOP (theo thư mục): Thao tác xuất ra Excel danh sách các SOP trong thư mục đó, từ menu thao tác của thư mục. Không bao gồm nội dung SOP (văn bản các bước và video); chỉ xuất danh sách gồm tên, bản sửa đổi, vị trí lưu trữ, v.v. (Mặc định: Quản trị viên Nhóm trở lên)
- Chia sẻ bên ngoài: Phát hành URL chia sẻ bên ngoài có thời hạn và mã QR (nếu Cài đặt cấm chia sẻ bên ngoài được bật cho nhóm, thì không thể sử dụng bất kể thiết lập vai trò). (Mặc định: Người tạo trở lên)
- Tải tư liệu: Tải trực tiếp các tệp gốc trong thư viện tư liệu (video, hình ảnh, PDF, v.v.). Video gốc đã qua phân tích AI cũng nằm trong mục này. (Mặc định: Người tạo trở lên)
- Tải xuống tệp đính kèm: Tải xuống các tệp đã đính kèm hoặc liên kết với SOP (cả khi đang xem và khi đang chỉnh sửa). Đính kèm giấy chứng nhận đã đăng ký làm bằng chứng năng lực cũng được kiểm soát bởi thiết lập này. (Mặc định: Người dùng chỉ xem trở lên)
- Xuất Đào tạo, Chứng chỉ và Giáo dục: Xuất Excel của Bản đồ kỹ năng (đào tạo), sổ theo dõi chứng chỉ và giáo dục (tình hình hoàn thành khóa học). Bao gồm xuất từ màn hình danh sách cũng như xuất từ tab Đào tạo và Chứng chỉ trên Trang cá nhân, và có họ tên cùng tình hình đánh giá và cấp chứng chỉ. (Mặc định: Quản trị viên Nhóm trở lên)
- Xuất báo cáo sử dụng: Xuất Excel của Báo cáo sử dụng và xuất PowerPoint dùng cho tờ trình nội bộ (ringi). Việc xuất từ tab Bản ghi xem trên Trang cá nhân cũng thuộc đối tượng; tuy nhiên khi người dùng chỉ xuất phần dữ liệu của chính mình thì vẫn sử dụng được, trừ khi thiết lập này được đặt thành [Vô hiệu hóa cho mọi người]. (Mặc định: Quản trị viên Nhóm trở lên)
- Xuất Bản ghi xem và bảng kiểm tra: Xuất ra CSV bản ghi về việc ai đã xem SOP vào lúc nào và họ đã trả lời các câu hỏi như thế nào. Nếu SOP được dùng làm bảng kiểm tra, thì bản ghi thực hiện bảng kiểm tra cũng thuộc đối tượng xuất. Thiết lập này có hiệu lực bất kể mở từ Báo cáo sử dụng, Trang cá nhân hay bản ghi xem SOP. [Bản ghi kiểm tra lại] (Excel) trong bản ghi xem SOP cũng theo thiết lập này. (Mặc định: Người dùng chỉ xem trở lên)
- Xuất phân tích công việc (Phân tích nhanh, so sánh với SOP, phân tích thời gian): Xuất kết quả phân tích công việc ra Excel. Bao gồm họ tên người được phân tích, ngày giờ phân tích và kết quả so sánh với các thành viên khác. Việc tạo video chuẩn hóa (xuất vào thư viện tư liệu) không thuộc đối tượng này. (Mặc định: Người tạo trở lên)
- Xuất Kế hoạch tạo: Xuất kế hoạch tạo SOP ra Excel. Bao gồm kế hoạch tổng thể, kết quả lọc danh sách và [Việc tôi phụ trách], có tên người phụ trách, thời hạn và tiến độ. (Mặc định: Người tạo trở lên)
Khi di chuột vào biểu tượng ⓘ bên cạnh tên tính năng ở mỗi dòng, bạn sẽ thấy tính năng đó sẽ chặn những gì. Với một số tính năng, các vai trò cấp thấp hơn mà việc giới hạn không có ý nghĩa sẽ không hiển thị trong các lựa chọn.
●Lưu ý khi giới hạn tải xuống SOP dạng tệp
Nếu đăng ký các định dạng như zip, CAD (cần tải xuống mới mở được, bao gồm cả Word, Excel, PowerPoint không tạo được PDF hiển thị) làm SOP dạng tệp, thì khi giới hạn thiết lập này, người dùng thuộc vai trò bị ảnh hưởng sẽ không thể xem chính SOP đó nữa. Nếu muốn hiển thị trên màn hình, hãy chuyển sang PDF trước khi đăng ký (Word, Excel và PowerPoint sẽ tự tạo PDF hiển thị khi đăng ký).
Các bước thiết lập
- Mở [Chức năng dành cho chủ sở hữu] từ menu bên
- Chọn tab [Bảo mật] ở phía trên, rồi mở thẻ [Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng]
- Ở dòng của từng tính năng, chọn Vai trò được phép từ danh sách thả xuống
- Mọi người (bao gồm khách)
- Vai trò bất kỳ trở lên (Người dùng chỉ xem trở lên / Người tạo trở lên / Quản trị viên Nhóm trở lên / Quản trị viên Nhóm trở lên)
- Chỉ Chủ sở hữu
- Ở bên phải bảng, vai trò nào được đánh dấu (dấu tích màu xanh lá) sẽ được cập nhật ngay lập tức
- Với từng tính năng, nhấn [Lưu], hoặc nhấn [Mặc định] để trở về thiết lập ban đầu
Thay đổi hàng loạt (thay đổi nhiều tính năng cùng lúc)
Bạn có thể thay đổi tất cả tính năng cùng lúc bằng các nút sau ở phía trên bảng.
- [Vô hiệu hóa tất cả cho mọi người]: Thu hẹp tất cả tính năng xuống mức tương đương “Chỉ Chủ sở hữu”, để ngoài Chủ sở hữu không ai dùng được. Sau này vẫn có thể khôi phục từng tính năng riêng lẻ
- [Khôi phục tất cả về mặc định]: Đưa tất cả tính năng về ngưỡng vai trò tiêu chuẩn
Tiện khi bạn muốn tạm thời vô hiệu hóa cho mọi người, chẳng hạn trong các dự án có tính bảo mật cao.
Người dùng sẽ thấy gì
- Người dùng thuộc vai trò không được phép sẽ thấy các nút và menu liên quan bị vô hiệu hóa (màu xám)
- Vì không thể nhấn, họ biết tính năng đó có tồn tại nhưng không thể thao tác
- Khi di chuột vào nút đang bị vô hiệu hóa, lý do không thể sử dụng sẽ hiển thị
- Chia sẻ bên ngoài được ưu tiên theo Cài đặt cấm chia sẻ bên ngoài của toàn nhóm, nên nếu bị vô hiệu hóa ở đó thì không thể sử dụng bất kể thiết lập này
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Nhóm xử lý SOP có mức độ mật cao nên đặt ngưỡng cao hơn, chẳng hạn Quản trị viên Nhóm trở lên, cho các thao tác xuất PDF/Excel/Word/MP4/PowerPoint và tải xuống
- Nếu muốn hạn chế sử dụng lại tư liệu, hãy đặt Tải tư liệu và Tải xuống tệp đính kèm thành Chỉ Chủ sở hữu
- Kiểm soát theo giai đoạn vận hành: ví dụ, lúc mới triển khai thì nới lỏng, sau khi đã quen việc thì siết lại
- Thông báo cho người dùng thuộc các vai trò bị ảnh hưởng trước khi thay đổi sẽ giảm được các câu hỏi từ hiện trường