PDFやURLなどの既存ファイルを、手順に分解せずそのままの体裁でDiveの手順書として登録できます。フォルダでの整理・閲覧権限の設定・検索・閲覧の記録といった手順書の管理機能はそのまま使えるため、いま運用しているファイルの見た目を変えずに現場へ配布したいときに使います。
設定は手順書の編集画面から行います。手順書を編集できるユーザーが、PCブラウザから行います。
ファイルベース手順書とは
通常の手順書は、手順（ステップ）に動画・画像・文章を割り当てて作ります。ファイルベース手順書は手順を持たず、登録した1つのファイルを開いて見せる形式の手順書です。
ファイルの中身をAIで手順に分解したい場合は、ファイルから手順書を作成する（Excel／Word／PowerPoint 対応） をご利用ください。使い分けは本記事の「ファイルから作成との使い分け」をご参照ください。
登録できるファイル
［ファイルを選択］を押すと、［PDF］［URL］［Excel等、その他］の3つのタブが開きます。素材としてアップロード済みのものから選ぶか、その場でアップロードします。ファイル形式そのものの制限はほとんどありませんが、形式によって閲覧時の見え方が変わります。
Diveの画面内でそのまま表示されます。現場で見せる用途にはPDFが最も適しています。
URL
社内ポータルなどのページを登録できます。相手のページが埋め込みを許可していれば画面内に表示され、許可していない場合は［別ウィンドウで開く］での表示になります。
Excel等、その他
Excel・Word・PowerPointのほか、zipなどの圧縮ファイル、CADのファイル、テキスト系のファイル（txt／csv／md など）も登録できます。
ただし動画・画像・PDF・3Dモデル（fbx）は、それぞれ専用のタブで扱う決まりのため［その他］にはアップロードできません（「このファイル種別は「その他」としてアップロードできません」と表示されます）。動画や画像を手順書にしたい場合は、通常の手順書としてお作りください。
［その他］のファイルはブラウザ上で表示できないため、閲覧時は「ダウンロード」のボタンが表示され、ダウンロードして開く形になります（txt・csvなどのテキスト系は画面内に表示される場合があります）。現場の画面でそのまま見せたい場合は、PDFに変換してから登録してください。
ダウンロードの可否はロールごとの権限設定に従います。詳しくは 機能ごとの利用許可するユーザー権限（ダウンロード・出力・共有のロール制限） をご参照ください。
登録方法
- 手順書を新規作成します。作成方法の選択で [空の状態から作成] を選びます
- 手順書の編集画面が開いたら、[基本情報] タブを開きます
- [ファイルベース手順書設定] を開き、[有効] に切り替えます
- [ファイルを選択] をクリックします
- [PDF] [URL] [Excel等、その他] のタブから対象を選びます。素材が無い場合は、この画面からアップロードできます
- タイトル・概要・サムネイルなどを入力し、保存して公開します
[有効] にすると [手順内容] タブは編集できなくなり、「この手順書は「ファイルベースの手順書」として設定されています」と表示されます。手順を作る形式に戻したいときは、同じ [ファイルベース手順書設定] を [無効] に戻します。
登録したファイルを差し替える・解除する
[基本情報] タブの [ファイルベース手順書設定] にある [ファイルを変更] から、別のファイルに差し替えられます。右側のゴミ箱アイコンで、登録したファイルを外せます。
現場での見え方
フォルダや検索から手順書を開くと、登録したファイルが全画面で表示されます。画面上部には次の操作があります。
- 添付ファイル：この手順書に紐づけた関連ファイルの一覧を開きます（関連ファイルがあるときだけ表示されます）
- ダウンロード／別ウィンドウで開く：ファイルを取得します。URLを登録した場合は別ウィンドウで開きます
- 完了報告：作業が終わったことを、コメントを添えて記録します
開いた記録は通常の手順書と同じように残るため、誰がいつ開いたかを確認できます。スマートグラスやモバイルからも閲覧できます（スマートグラスでは添付ファイルとダウンロードのボタンは表示されません）。
フォルダ・検索での見分け方
ファイルベース手順書には、フォルダの一覧で「ファイルベース」のラベルが付きます。検索画面では絞り込み条件に「ファイルベース」があり、ファイルベース手順書だけを抜き出して一覧できます。
通常の手順書と使える機能の違い
手順を持たないため、次の機能は利用できません。
- 手順書の出力（PDF・Excel・Word・PowerPoint・MP4）
- 手順ごとの設問・チェック
- 字幕・読み上げ・自動翻訳（登録したファイルの中身はそのまま表示されます）
- 手順書内の検索、手順単位のジャンプURL
次の機能は通常の手順書と同じように使えます。
- フォルダによる整理とアクセス制限
- 共有URL・ゲスト招待による社外への共有
- 閲覧の記録と完了報告
- 関連ファイルの添付
ファイルから作成との使い分け
- 今のファイルを、体裁を変えずにそのまま配布・管理したい → ファイルベース手順書として登録
- ファイルの内容を手順に分け、あとから動画や設問を足していきたい → ファイルから手順書を作成する
- 今のファイルを手元に残したまま、その中からDiveの手順に飛ばしたい → 既存のExcel・Word・PowerPoint・PDFに手順へのリンク自動追加
よくある質問
Q. Excelファイルを登録しましたが、画面に表示されずダウンロードになります。
A. Excel・Word・PowerPointはブラウザ上で表示できないため、ダウンロードでの提供になります。画面上で見せたい場合は、各アプリの「PDFとして書き出す／保存する」でPDFに変換してから登録してください。
Q. あとから通常の手順書に作り替えられますか。
A. [ファイルベース手順書設定] を [無効] に戻せば、[手順内容] タブが編集できるようになります。ただし手順の中身は自動では作られないため、手順はご自身で作成いただくか、ファイルから手順書を作成する で作り直してください。
Q. 登録したファイルを新しい版に入れ替えられますか。
A. [基本情報] タブの [ファイルを変更] から差し替えられます。手順書のURLは変わりません。
Q. zipファイルは登録できますか。
A. 登録できます。［ファイルを選択］の［Excel等、その他］タブからアップロードしてください。閲覧時は画面内には表示されず、ダウンロードして開く形になります。なお ファイルから手順書を作成する ではzipは対象外です。
Q. 社内ポータルのページを登録できますか。
A. [ファイルを選択] の [URL] タブから登録できます。ページ側の設定によっては画面内に埋め込めない場合があり、そのときは [別ウィンドウで開く] での表示になります。