Kể từ khi bắt đầu làm SOP video, ngày càng có nhiều khách hàng yêu cầu quản lý tập trung các SOP và tài liệu hiện có trong công ty ngay trên Dive, và giải phóng khỏi gánh nặng quản lý năng lực dựa trên những tài liệu đó. Trong bản phát hành này, chúng tôi đã tăng cường ba điểm để đáp ứng các yêu cầu này.

Trước hết, chúng tôi đã mở rộng đáng kể "SOP dạng tệp", cho phép đăng ký nguyên dạng các SOP đã có sẵn làm bằng Word, Excel, PowerPoint hoặc PDF, rồi sửa đổi và dịch. Chúng tôi cũng làm lại tìm kiếm để có thể tìm theo cách đọc, theo từ điển của nhóm và theo nghĩa. Nội dung bên trong SOP dạng tệp cũng có thể tìm được. Trên Bản đồ kỹ năng, chúng tôi đã thêm việc nhập cấp độ từ bảng năng lực Excel đang dùng, xuất chi tiết ngày đánh giá và người đánh giá, và quản lý việc kiểm tra lại sau khi sửa đổi SOP có hạn chót.

①Bạn có thể đăng ký, sửa đổi và dịch các SOP hiện có dưới dạng tệp (SOP dạng tệp)

Chúng tôi đã đổi tên các SOP hiển thị tệp Word, Excel, PowerPoint và PDF giữ nguyên bố cục gốc, không chia thành các bước, thành "SOP dạng tệp". Bạn có thể dùng thư mục, quyền xem, phê duyệt và sửa đổi, cũng như bản ghi xem giống như các SOP khác. Trong bản phát hành này, bạn có thể thực hiện mọi việc từ đăng ký, sửa đổi đến dịch trong khi vẫn giữ nguyên tệp.

●Bạn có thể đăng ký tệp nguyên dạng từ "Đăng ký SOP hiện có" khi tạo SOP mới

Mục "Tạo từ tệp" được chọn bằng nút "+" trên thanh bên đã được đổi thành "Đăng ký SOP hiện có". Trên màn hình mở ra, hãy kéo tệp vào hoặc nhấp để chọn, và một bản nháp sẽ được tạo cho từng tệp.

• Bạn có thể chọn nhiều tệp cùng lúc. Nếu chỉ chọn 1 tệp, bản nháp của tệp đó sẽ mở ngay. Nếu chọn từ 2 tệp trở lên, bạn sẽ thấy danh sách các bản nháp đã tạo, cùng các tệp không tạo được và lý do
• Bạn cũng có thể đăng ký các tệp nằm trong "Teams / SharePoint" hoặc "Google Drive"
• Vì tệp được đăng ký mà không qua tư liệu, nên chúng không hiển thị trong danh sách tư liệu. AI không được dùng, nên không tính vào số lần xử lý AI
• Với Word, Excel và PowerPoint, một PDF để hiển thị sẽ được tạo khi đăng ký và được hiển thị trên màn hình nguyên dạng. Tiêu đề là tên tệp, và trang bìa là trang 1
• Khi dùng tệp có trong tư liệu, hoặc khi dùng AI để chia tệp thành các bước cho SOP Dive, hãy chọn "Chọn từ tư liệu" trên cùng màn hình. Cũng có thể chọn các tệp PDF và Office chưa qua xử lý AI. Chọn "Giữ nguyên tệp" (tùy chọn đầu tiên trong cách nhập) để tạo SOP dạng tệp. ("Toàn bộ thành 1 bước", "1 bước 1 slide" và "Chọn slide" chỉ dùng được với các tệp đã xử lý AI xong.)

●Bạn có thể thay tệp trực tiếp trên màn hình chỉnh sửa SOP

Chúng tôi đã làm lại "Cài đặt SOP dạng tệp" trong tab “Thông tin cơ bản” của màn hình chỉnh sửa SOP. Trước đây, mỗi lần sửa tệp, bạn phải tải lại tệp lên dưới dạng tư liệu rồi chọn lại. Giờ đây, bạn có thể thay trực tiếp tệp của bản nháp bằng “Thay thế”. Tệp mới có thể lấy từ "Tải lên từ máy tính", "Teams / SharePoint", "Google Drive" hoặc "Chọn từ tư liệu".

• Ngay cả sau khi thay tệp, tệp của Rev trước vẫn được giữ nguyên. Trên màn hình chỉnh sửa, mở "Xem lịch sử sửa đổi", rồi dùng "Tải xuống tệp của Rev này" ở dòng của từng Rev để lấy tệp gốc của Rev đó (theo cài đặt quyền tải xuống)
• Với Excel (xlsx và xlsm), bạn có thể chọn cách tạo PDF hiển thị trong "Phương thức chuyển đổi": "Cài đặt in", "Vừa chiều rộng 1 trang" hoặc "1 trang tính = 1 trang". Hãy dùng khi một bảng rộng bị chia thành nhiều trang trên màn hình

●Bạn có thể chỉnh sửa và lưu trực tiếp trong Office trên Windows (Chỉnh sửa trên máy tính)

Nhấn "Chỉnh sửa trên máy tính" trong "Cài đặt SOP dạng tệp", tệp sẽ mở trong Word, Excel hoặc PowerPoint trên máy tính của bạn. Khi lưu trong Office (Ctrl+S), tệp của bản nháp Dive sẽ được cập nhật ngay. Bạn không cần tải tệp về, sửa rồi tải lên lại.

• Điều này áp dụng cho các SOP dùng tệp Word, Excel hoặc PowerPoint trên máy tính Windows
• Chỉ người tạo bản nháp đó mới có thể chỉnh sửa. Không thể chỉnh sửa khi bản nháp đang được phê duyệt
• Nếu "Bật chỉnh sửa" xuất hiện ở phía trên Office, hãy nhấn vào đó
• Trong lúc chỉnh sửa, màn hình chỉnh sửa SOP hiển thị "Đang chỉnh sửa trên máy tính". Trên màn hình của những người khác có thể chỉnh sửa SOP này, sẽ hiển thị tên người đang chỉnh sửa
• Khi đóng Office, PDF hiển thị sẽ được tạo lại

●Bạn có thể dịch và xem SOP dạng tệp cùng các PDF của bước

Khi mở SOP dạng tệp và chọn ngôn ngữ từ nút dịch ở phía trên màn hình, các tệp Word, Excel, PowerPoint và PDF sẽ được dịch máy nhưng vẫn giữ nguyên bố cục, và tệp đã dịch sẽ được hiển thị. Màn hình chọn ngôn ngữ giống "Cài đặt ngôn ngữ" của trình phát SOP khác.

• Tệp gốc không bị thay đổi. Khi đang xem bản dịch, "Bản dịch máy (ngôn ngữ)" sẽ hiển thị, và bạn có thể quay lại bản gốc bằng "Quay lại bản gốc"
• Bản dịch bạn đã tạo cũng có thể được những người khác xem SOP này sử dụng. Ngôn ngữ bạn đã chọn sẽ được lưu trên thiết bị, và lần mở tiếp theo sẽ hiển thị bằng ngôn ngữ đó
• Nếu bạn đã đăng ký bảng thuật ngữ, các thuật ngữ đó sẽ được dùng khi dịch. Khi xem bản dịch, tên SOP cũng hiển thị bằng ngôn ngữ đã chọn, và khi tải xuống sẽ nhận được tệp đã dịch
• Những người xem trên kính thông minh hoặc qua URL chia sẻ bên ngoài cũng có thể chọn ngôn ngữ. Nếu chọn ngôn ngữ trước bằng tải trước (preload), tệp đã dịch cũng có thể xem khi ngoại tuyến
• Có thể dịch tối đa 20 MB mỗi tệp, PDF có chữ tối đa 300 trang, và PDF quét tối đa 20 trang

Chúng tôi cũng đã làm để các PDF hiển thị trong các bước của SOP Dive được dịch và hiển thị theo cách tương tự. Khi chọn ngôn ngữ trong trình phát, các PDF sẽ hiển thị bản dịch bằng ngôn ngữ đã chọn, cùng với văn bản bước, phụ đề và đọc to.

• Các PDF được dịch theo thứ tự, bắt đầu từ bước đang xem và hai bước tiếp theo. Trong khi đang tạo bản dịch, bản gốc được hiển thị kèm dòng "Đang dịch sang (ngôn ngữ)". Khi xong, nội dung sẽ chuyển sang bản dịch
• Ở góc dưới bên trái của PDF, "Quay lại bản gốc" để chuyển sang bản gốc, và "Xem bản dịch máy" để chuyển sang bản dịch
• Nếu bạn chọn ngôn ngữ dịch trước bằng tải trước (preload), bản dịch của các PDF trong bước cũng được tạo và tải sẵn, để bạn xem được khi ngoại tuyến

●Các thay đổi khác

• Bạn có thể tìm kiếm nội dung của SOP dạng tệp (xem mục ② bên dưới)
• SOP dạng tệp giờ cũng xuất hiện trong "Lịch sử xem" ở trang chủ và thanh bên (bao gồm các SOP đã mở từ ngày 25 tháng 4 năm 2026 trở đi)
• Trên điện thoại thông minh, thanh phía trên khi mở tệp giờ dùng chữ lớn hơn để dễ đọc hơn. Áp dụng cho mọi màn hình hiển thị tệp, như SOP dạng tệp và tệp đính kèm
• Các SOP dạng tệp đã mở một lần được giữ trên thiết bị, để bạn có thể mở khi ngoại tuyến. (Không áp dụng cho các nhóm không lưu dữ liệu xem trên thiết bị, cũng như các PDF lớn hơn 50 MB.)
• Trong danh sách thư mục, biểu tượng thẻ của SOP dạng tệp giờ hiển thị loại tệp gốc (Word, Excel, PowerPoint hoặc PDF)

●Điều kiện sử dụng

Đăng ký và thay thế SOP dạng tệp có trên mọi gói. Việc đăng ký từ "Teams / SharePoint" và "Google Drive" tuân theo gói và cài đặt nhóm cho phép từng liên kết. "Chỉnh sửa trên máy tính" và dịch tệp (bao gồm dịch các PDF trong bước) có trên gói Pro và Enterprise. Xem chi tiết tại: Đăng ký SOP hiện có dưới dạng tệp (SOP dạng tệp), Chỉnh sửa trực tiếp SOP dạng tệp trong Office trên Windows (Chỉnh sửa trên máy tính) và Xem SOP dạng tệp và PDF của bước đã dịch (dịch máy).

②Đã làm lại tìm kiếm để bạn tìm được SOP theo cách đọc, từ điển của nhóm và nghĩa. Nội dung trong tệp cũng tìm được

Chúng tôi đã làm lại tìm kiếm trong ô tìm kiếm và tăng cường "tìm kiếm mờ", giúp tìm được cả khi từ không khớp chính xác từng chữ.

●Những điểm đã tăng cường trong tìm kiếm mờ

• Có thể tìm theo cách đọc. Ví dụ, "tenken" sẽ ra SOP "Kiểm tra", và "shimetsuke" sẽ ra SOP "Siết chặt". Các từ có cùng cách đọc nhưng nghĩa khác (ví dụ, hai từ tiếng Nhật có cùng cách đọc là "Bất thường" và "trở lên") sẽ không được khớp
• Sử dụng từ điển của nhóm. Cũng khớp với cách đọc trong từ điển đọc to, cách viết thay thế trong "Từ điển thống nhất cách viết", và thuật ngữ bằng từng ngôn ngữ trong bảng thuật ngữ (ví dụ, tìm "bu lông" sẽ ra SOP có từ "bolt")
• Việc cho phép sai chính tả khi khớp chỉ được áp dụng khi các ký tự nằm trong khoảng gần với độ dài của từ. Điều này giảm các kết quả khớp từ những ký tự rải rác ở những chỗ xa nhau trong văn bản dài (ví dụ, tìm "cờ lê lực" sẽ không khớp với văn bản mà "lực", "cẩu" và "cờ lê" nằm cách xa nhau)
• Từ khớp với ít SOP hơn sẽ được tính trọng số cao hơn khi xếp hạng (ví dụ, tìm "công việc hiệu chuẩn" thì các SOP có chữ "hiệu chuẩn" sẽ lên đầu)
• Gợi ý "Có phải bạn muốn tìm" hiển thị khi không có kết quả nào giờ được tạo từ tên SOP, tên bước, vật dụng sử dụng và thẻ, đồng thời có dùng mức độ gần nhau của cách đọc
• Khi có ít hơn 20 SOP khớp theo từ, các SOP có nghĩa gần nhau sẽ được thêm vào bên dưới với nhãn "Gần nghĩa"

●Có thể tìm trong nội dung SOP dạng tệp

Nội dung bên trong SOP dạng tệp (PDF, Word, Excel, PowerPoint) giờ cũng được đưa vào tìm kiếm. Các trang khớp sẽ được hiển thị, và chạm vào sẽ mở SOP tại trang đó. Trong bộ lọc, "Vị trí khớp" có "Nội dung tệp", và "Đặc điểm" có "SOP dạng tệp". "Tìm kiếm bằng AI" cũng dùng các vị trí khớp trong nội dung tệp làm manh mối khi tìm.

PDF quét không có chữ thì không thể tìm bằng nội dung (vẫn có thể tìm theo tên SOP và các thông tin khác).

●Điều kiện sử dụng

Có trên mọi gói. Xem chi tiết tại Tính năng tìm kiếm toàn văn.

③Mở rộng việc nhập bảng năng lực, thêm xuất chi tiết đánh giá, và thêm quản lý kiểm tra lại sau khi sửa đổi SOP

Trên Bản đồ kỹ năng, bạn giờ có thể nhập cấp độ từ bảng năng lực (Excel) đang dùng, và đã thêm một trang chi tiết ngày đánh giá và người đánh giá vào tệp Excel bảng năng lực. Chúng tôi cũng đã thêm hạn chót cho việc kiểm tra lại sau khi các SOP liên quan đến kỹ năng được sửa đổi, để bạn có thể ghi nhận khi nào đã xong.

●Bạn có thể nhập cấp độ từ bảng năng lực (Excel) đang dùng

Chúng tôi đã mở rộng các bảng mà "Khác" → "Nhập cấp độ" trên Bản đồ kỹ năng có thể đọc. Trước đây, chỉ có thể đọc các tệp được xuất bằng "Xuất ra Excel" với các số 1 đến 4 (nửa chiều rộng) đã được điền.

• Có thể đọc bảng có người ở hàng và kỹ năng ở cột. Hàng tiêu đề có cột "Họ tên" hoặc "Email" và các cột tên kỹ năng. Cũng đọc được tiêu đề hai tầng (phía trên là công đoạn và phân loại, phía dưới là tên kỹ năng). Các cột như phiên âm họ tên (furigana), mã nhân viên, No., phòng ban, chức vụ và tổng sẽ bị bỏ qua. Nếu sổ có trang bìa hoặc trang hướng dẫn ở trước, công cụ sẽ tìm trang có bảng và đọc trang đó
• Với các ký hiệu như ○, △, ×, sau khi đọc tệp, bạn có thể chọn mỗi giá trị sẽ thành cấp độ nào, hoặc chọn "Không nhập". Với bảng có số nằm ngoài khoảng 1 đến 4, như bảng 5 cấp, hãy chọn cách quy đổi giá trị, kể cả các số
• Nếu nhập "Ngày đánh giá và người đánh giá của bảng này" (không bắt buộc), chúng sẽ được lưu làm ngày đánh giá và người đánh giá của các cấp độ được nhập. Nếu để trống, sẽ dùng ngày nhập và người thực hiện nhập
• Các dòng có địa chỉ email không phải là thành viên, và các dòng khớp với cùng một người từ 2 lần trở lên (ví dụ, những người trùng tên), sẽ không được nhập, để không ghi nhầm cho người khác. Bạn có thể kiểm tra các dòng không nhập được trên màn hình sau khi đọc tệp
• "Nhập cấp độ" giờ có trên gói Core (trước đây chỉ có gói Pro và Enterprise). Chỉ Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm và Quản trị viên Nhóm mới có thể thao tác

●Đã thêm trang "Chi tiết đánh giá" vào bảng năng lực Excel

Chúng tôi đã thêm trang "Chi tiết đánh giá" vào tệp Excel được xuất từ "Khác" → "Xuất ra Excel" trên Bản đồ kỹ năng, và vào tệp Excel lấy ra từ bảng năng lực đã "Lưu trữ". Với mỗi thành viên × kỹ năng, một dòng liệt kê cấp độ, ngày đánh giá, người đánh giá, nguồn (nhập tay, đánh giá tự động, Nhập Excel hoặc Thay đổi hàng loạt) và căn cứ (nhận xét). Tên của người xuất tệp cũng hiển thị ở đầu bảng. Có trên gói Pro và Enterprise.

●Có thể quản lý kiểm tra lại sau khi sửa đổi SOP, có hạn chót

Khi sửa đổi một SOP liên quan đến kỹ năng, những người đã hoàn thành phiên bản trước đến cuối nhưng chưa thực hiện phiên bản mới sẽ được đánh dấu "Chưa thực hiện sau sửa đổi". Trong bản phát hành này, chúng tôi đã thêm hạn chót cho các lần kiểm tra lại này, và giờ bạn có thể ghi nhận khi nào đã xong.

• Hạn: Trên Bản đồ kỹ năng, hãy đặt số ngày, tính từ ngày sau ngày xuất bản, tại "Hạn kiểm tra lại sau sửa đổi" ở tab "Đánh giá tự động" trong "Cài đặt chung". (Ban đầu chưa có hạn.) Khi quá hạn, dấu sẽ chuyển sang màu đỏ và hiển thị "Đã hết hạn". Số ngày được cố định theo cài đặt tại thời điểm xuất bản từng lần sửa đổi. Thay đổi về sau không làm thay đổi hạn của các sửa đổi đã xuất bản
• Xử lý theo từng người: Khi đào tạo lại qua buổi đọc đối chiếu hoặc OJT, người phụ trách đào tạo hoặc quản trị viên có thể ghi "Đã xong". Khi không cần kiểm tra lại, ví dụ vì người đó không còn phụ trách nữa, họ có thể ghi "Ngoài phạm vi kiểm tra lại" kèm nhận xét. Điểm vào là "Xử lý kiểm tra lại", có trong danh sách học viên, chi tiết kỹ năng và bản ghi xem SOP. Nếu người đó hoàn thành phiên bản mới đến cuối, dấu sẽ biến mất ngay cả khi không ghi nhận
• Sửa đổi không cần kiểm tra lại: Với sửa đổi không thay đổi nội dung, như sửa lỗi chính tả, bạn có thể chọn “Không yêu cầu kiểm tra lại cho bản sửa đổi này (sửa lỗi chính tả, v.v.)” trên màn hình gửi yêu cầu phê duyệt hoặc xuất bản. Ngay cả sau khi đã xuất bản, quản trị viên vẫn có thể đặt “Không cần kiểm tra lại” từ "Xem lịch sử sửa đổi"
• Bản ghi kiểm tra lại: Từ "Bản ghi kiểm tra lại" trong bản ghi xem SOP, bạn có thể xuất ra Excel theo từng người đã thực hiện phiên bản trước, cho biết đã xong hay chưa (đã thực hiện phiên bản mới, hoặc đã ghi nhận xử lý) và đã hết hạn hay chưa (có trên gói Pro và Enterprise)
• Trong danh sách học viên, con số của "Cần kiểm tra lại" sẽ kèm theo số đã quá hạn dưới dạng "trong đó đã hết hạn"
• Email thông báo hạn: Nếu bật "Gửi thông báo hạn qua email" ở tab "Đánh giá tự động", thì khoảng 8 giờ sáng mỗi ngày, những người chưa thực hiện sẽ được thông báo trước hạn 3 ngày, trước 1 ngày và vào ngày sau hạn. Vào ngày sau hạn, người phụ trách đào tạo cho kỹ năng đó cũng sẽ nhận một email tổng hợp. (Ban đầu được tắt.)

●Điều kiện sử dụng

Bản đồ kỹ năng (bao gồm Nhập cấp độ và kiểm tra lại sau sửa đổi) có trên gói Core, Pro và Enterprise. Xuất ra Excel, Lưu trữ và xuất bản ghi kiểm tra lại có trên gói Pro và Enterprise. Xem chi tiết tại Chuyển bảng năng lực (Excel) hiện có sang Dive, Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng theo việc hoàn thành khóa học, chứng chỉ và kết quả SOP và Quản lý kiểm tra lại sau khi sửa đổi SOP (hạn, bản ghi xử lý, không cần kiểm tra lại, xuất bản ghi).

●Các thay đổi khác

• Chúng tôi đã sửa lỗi khiến dấu "Cần kiểm tra lại" và nút "Bản ghi xem" không hiển thị trong chi tiết kỹ năng mở từ trang cá nhân (từ ngày 9 tháng 10 trở đi)

④Các cải tiến khác và sửa lỗi

●Tạo SOP

• Chúng tôi đã sửa lỗi: khi tạo SOP từ tư liệu mà các đoạn video đã được gộp thành một bằng tay và có thêm văn bản, AI sẽ chia lại các đoạn theo cách của AI và đoạn đã gộp có thể bị ghi đè

●Xóa SOP và thùng rác

• SOP trong thùng rác có thể mở để kiểm tra nội dung, nhưng không còn có thể sửa đổi, gửi yêu cầu phê duyệt hoặc xuất bản. Khi muốn dùng lại, hãy khôi phục từ thùng rác. Thay đổi này được thực hiện vì số SOP hiển thị trong một thư mục đôi khi không khớp với nội dung
• Khi khôi phục từ thùng rác, nếu còn bản nháp đang làm của bạn, bản nháp đó sẽ được giữ lại trong lúc khôi phục
• Không thể xóa thư mục có chứa SOP đang có bản nháp đang tạo hoặc phiên bản đang trong luồng phê duyệt. Danh sách sẽ hiển thị phiên bản nào của SOP nào

●Bản ghi xem SOP

• Trong "Bản ghi thực hiện", câu trả lời cho cùng một câu hỏi giờ được hiển thị ở cùng một cột, ngay cả sau khi bạn sửa trực tiếp phiên bản đã xuất bản (đã áp dụng cùng một quy tắc cho mọi phiên bản và cho phiên bản cụ thể)

Ảnh hưởng đối với khách hàng hiện tại

Không có thay đổi nào đối với dữ liệu và cài đặt đã lưu. Vui lòng kiểm tra các điểm sau.

• Tên của các SOP này đã được đổi thành "SOP dạng tệp". Các SOP đã đăng ký vẫn dùng được như cũ. Cài đặt nhóm "Tải xuống SOP dạng tệp" cũng đã được đổi tên, và cài đặt được giữ nguyên
• Cho đến nay, bạn dùng "Tạo từ tệp" để chia một tệp thành các bước bằng AI và tạo SOP. Việc này giờ được thực hiện từ "Chọn từ tư liệu" trong "Đăng ký SOP hiện có"
• Hạn kiểm tra lại sau sửa đổi sẽ không được đặt cho đến khi bạn quyết định số ngày. Khi lần đầu đặt số ngày, các hạn tính từ ngày xuất bản của từng lần sửa đổi cũng sẽ được áp dụng cho các sửa đổi đã xuất bản trước đó (những cái đã quá hạn sẽ được đánh dấu "Đã hết hạn")
• Thứ tự kết quả tìm kiếm và các SOP khớp có thể khác trước đây do việc tăng cường tìm kiếm mờ
• Ứng dụng trên điện thoại và máy tính bảng (iOS và Android 5.0.8 trở lên) và ứng dụng cho kính thông minh (DynaEdge, Vuzix, MiRZA, XREAL và RealWear 2.1.4 trở lên) phải được cập nhật từ ngày 14 tháng 10. Chi tiết xem tại Thông báo về bản cập nhật ứng dụng bắt buộc dự kiến vào ngày 14 tháng 10 năm 2026

Mong bạn tiếp tục ủng hộ Dive◎