Pada langkah ini, Anda akan mengonfigurasi Grup sesuai dengan struktur organisasi Anda dan menugaskan anggota. Ikuti urutan berikut:
- Memahami konsep Grup
- Membuat Grup (sesuai dengan hierarki organisasi)
- Menambah pengguna dan menugaskan ke Grup
- Mengonfigurasi alur persetujuan
Apa itu Grup?
Grup adalah unit organisasi Anda (departemen, bagian, proyek, dll.). Berdasarkan Grup mana yang dimiliki seorang pengguna, tiga hal berikut ditentukan:
- Folder (SOP) mana yang dapat diakses
- Alur persetujuan mana yang digunakan saat menerbitkan SOP
- Unit untuk mengelola Peta Keterampilan (konten dan definisi level keterampilan)
Pada langkah ini, konfigurasikan Grup sesuai dengan struktur organisasi dan proyek Anda.
Perbedaan antara Tim dan Grup
Tim adalah unit kontrak dan mewakili seluruh Keseluruhan perusahaan Anda (hanya ada satu di Dive). Pengguna dalam kontrak itu dikelompokkan berdasarkan departemen, bagian, proyek, dll., dan ini disebut Grup.
Bayangkan seperti ini: Tim = perusahaan, Grup = "departemen" atau "bagian" di dalamnya. Grup dapat memiliki hierarki (contoh: Departemen Produksi → Bagian Produksi 2), dan satu pengguna dapat menjadi anggota dari beberapa Grup sekaligus.
Batasan Akses dan Grup
Dalam batasan akses Folder, Anda menentukan Grup mana yang diizinkan mengakses. Orang-orang yang termasuk dalam Grup yang ditentukan dan Grup di level bawahnya dapat mengakses.
Dengan kata lain, jika Anda menentukan Grup di level atas, Grup di level bawahnya juga termasuk, dan jika Anda menentukan Grup di level bawah, akses terbatas hanya pada Grup tersebut.
|
Contoh 1) Ketika batasan akses ditetapkan ke "Departemen Produksi", pengguna di Bagian Produksi 2 yang termasuk dalam Departemen Produksi dapat mengakses. |
|
Contoh 2) Ketika batasan akses ditetapkan ke "Bagian Produksi 2", bahkan jika pengguna termasuk dalam Bagian Produksi 1 di Departemen Produksi yang sama, mereka tidak termasuk dalam Bagian Produksi 2, sehingga tidak dapat mengakses. |
Selain itu, akun dapat menjadi anggota dari beberapa Grup.
|
Contoh 3) "Grup Perbaikan" didirikan sebagai proyek lintas organisasi. Meskipun pengguna dalam grup berbeda, akses Folder dapat dikelola secara terpisah. |
Berdasarkan di atas,
① Pertama, tentukan berdasarkan hierarki organisasi saat ini
② Jika ada Grup lintas organisasi, tentukan tambahan
akan menjadi pendekatan yang baik.
Mencoba Mengkonfigurasi Grup
- Klik ikon orang di sidebar (Manajemen pengguna).
2. Klik "Manajemen grup".
3. Klik "[+ Buat grup pertama]".
4. Masukkan nama grup dan klik "[Tambah]".
5. Grup telah dikonfigurasi! (Dalam contoh ini, kami membuat grup "Departemen Produksi".) Selanjutnya, kami akan membuat subgrup untuk mendefinisikan hierarki. Arahkan ke grup yang telah dibuat dan klik "[...]" yang muncul di sebelah kanan.
6. Klik "[Tambah subgrup]".
7. Masukkan nama grup dan klik "[Tambah]".
8. Subgrup telah dibuat dan hierarki telah didefinisikan! (Dalam contoh ini, Departemen Produksi → Bagian Produksi 2)
Terakhir, klik "[Simpan]".
9. Pembuatan grup selesai!
Tambahkan Pengguna sebagai Anggota Grup
- Sekarang, mari tambahkan pengguna yang ada ke Grup. Klik Grup yang ingin Anda tambahkan (dalam contoh ini, Bagian Produksi 2). Layar di sebelah kanan akan berubah menjadi informasi Bagian Produksi 2. Saat ini belum ada siapa pun.
- Klik "[Tambah anggota]".
- Klik "[Pilih pengguna yang akan ditambahkan]", pilih pengguna target, dan klik "[Tambah]".
-
Pengguna telah ditambahkan sebagai anggota grup!
Tambahkan Pengguna Baru
Tambahkan anggota yang akan menggunakan platform sebagai pengguna untuk menyiapkan lingkungan penggunaan Anda. Ada dua cara untuk menambah: "Undang lewat email" dan "Terbitkan akun tanpa email". Jika Anda mendaftarkan banyak orang sekaligus, Anda juga dapat menggunakan impor massal dengan Excel.
Prosedur detail untuk penambahan (undangan email, penerbitan akun tanpa email, impor massal Excel) dikumpulkan dalam artikel berikut.
Setelah menambah pengguna, tugaskan mereka ke setiap Grup dengan cara yang sama seperti "Tambahkan Pengguna sebagai Anggota Grup" di atas.
Konfigurasi Alur Persetujuan
Terakhir, konfigurasikan alur persetujuan sesuai kebutuhan. Alur persetujuan dapat dikonfigurasi untuk setiap Grup, dan ketika dikonfigurasi, persetujuan dari penyetuju yang ditentukan diperlukan saat menerbitkan atau merevisi SOP.
Untuk detail prosedur pengaturan, lihat Alur persetujuan.
Kerja keras Anda! Konfigurasi grup sekarang selesai ◎
Ketika penggunaan Dive berkembang atau organisasi perusahaan berubah, lihat kembali dan sesuaikan pengaturannya! Ini adalah langkah terakhir.
Langkah berikutnya ＞ Step6 Kembangkan SOP dari Suara di Lapangan