Alur persetujuan adalah mekanisme yang mencegah penerbitan atau revisi SOP kecuali disetujui oleh orang-orang yang ditunjuk. Ketika Anda memilih alur persetujuan dan menerbitkan, SOP tidak akan diterbitkan hingga semua penyetuju telah memberikan persetujuan.

Hanya tersedia untuk pelanggan paket Pro dan Enterprise. Pengaturan dilakukan dari peramban web Anda.

Jenis-jenis alur persetujuan

Ada dua jenis alur persetujuan: "Bersama seluruh perusahaan" yang dapat dipilih oleh semua anggota tim, dan "Alur persetujuan grup" yang hanya dapat dipilih oleh orang-orang yang tergabung dalam grup tersebut. Keduanya dapat dibuat beberapa kali tergantung kasus penggunaan, dan Anda memilih satu saat menerbitkan SOP.

Alur persetujuan bersama seluruh perusahaan … Dapat dibuat oleh Pemilik atau Admin Tim. Semua anggota tim dapat memilih. Dapat digunakan bahkan di tim yang belum membuat grup.
Alur persetujuan grup … Dapat dibuat oleh Admin Grup atau lebih tinggi untuk grup tersebut. Dapat dipilih oleh orang-orang yang tergabung dalam grup tersebut.

Membuat alur persetujuan

Klik ikon orang (Manajemen pengguna) di bilah samping.
Di bilah target di bagian atas, pilih "Seluruh perusahaan (tim)" jika membuat alur persetujuan bersama seluruh perusahaan, atau pilih grup target jika membuat alur persetujuan grup.
Klik "Alur persetujuan" di bilah target.
Klik "Buat", lalu masukkan nama (contoh: Alur Persetujuan Pendaftaran) dan deskripsi.
Untuk setiap langkah, tetapkan label dan kondisi penyetuju (lihat "Menentukan penyetuju" di bawah).
Klik "Simpan".

Anda dapat mengedit, menduplikasi, menonaktifkan, atau menghapus alur persetujuan yang telah dibuat dari daftar. Saat dinonaktifkan, alur tetap dalam daftar tetapi tidak dapat dipilih saat menerbitkan.

Menentukan penyetuju

Daripada secara langsung memutuskan siapa yang akan menyetujui, Anda menetapkan "posisi apa yang harus dimiliki orang untuk menyetujui". Penyetuju sebenarnya ditentukan berdasarkan siapa yang menginisiasi permintaan dan status afiliasi/kualifikasi mereka saat itu.

Ada 5 kondisi yang dapat ditentukan untuk setiap langkah:

Tingkat di atas dilihat dari pengaju … Berdasarkan afiliasi pengaju, kandidat mencakup orang dengan izin target dari grup afiliasi / satu tingkat di atas / dua tingkat di atas / tiga tingkat di atas. Satu alur persetujuan dapat digunakan kembali di semua departemen.
Admin grup … Orang-orang dengan izin administratif dalam grup yang ditentukan menjadi kandidat. Gunakan saat menunjuk departemen lintas fungsi seperti manajer keselamatan atau jaminan kualitas.
Admin di dalam tim … Terlepas dari grup, orang-orang dengan izin target di seluruh tim menjadi kandidat.
Individu tertentu … Anda menunjuk orang secara langsung. Ini cenderung berhenti bekerja karena mutasi atau pengunduran diri, jadi penunjukan grup disarankan.
Pemegang kualifikasi … Orang-orang yang secara sah memiliki kualifikasi tersebut menjadi kandidat. Orang-orang yang kualifikasinya telah kedaluwarsa secara otomatis dihapus dari kandidat.

Ketika beberapa kondisi dicantumkan untuk satu langkah, siapa pun yang cocok dengan salah satu kondisi tersebut menjadi kandidat (contoh: atasan langsung atau pemegang kualifikasi). Langkah dapat diberi label seperti "Atasan langsung" atau "Manajer keselamatan".

Opsi "Salah satu izin admin" untuk penyaringan berdasarkan izin berarti siapa pun yang memiliki salah satu izin Pemilik, Admin Tim, atau Admin Grup menjadi kandidat.

Pengaturan lanjutan (Tipe, Kondisi lulus, Tidak menunggu persetujuan)

Ketika Anda membuka "Pengaturan lanjutan" untuk setiap langkah, Anda dapat menetapkan 3 opsi berikut. Jika tidak dibuka, perilakunya akan "langkah persetujuan diatur dalam urutan".

Tipe … "Setujui" adalah keputusan, "Ulasan" adalah verifikasi konten. Mereka dicatat secara terpisah dalam riwayat persetujuan.
Kondisi lulus … "Pilih satu saat mengajukan" berarti pengaju menunjuk satu dari kandidat. "Salah satu" berarti alur berlalu jika salah satu kandidat menyetujui. "Semua" memerlukan persetujuan dari semua kandidat, urutan tidak penting.
Tidak menunggu persetujuan … Saat diaktifkan, orang di langkah itu hanya menerima pemberitahuan dan melanjutkan ke langkah berikutnya tanpa menunggu persetujuan. Hanya dapat diatur saat tipenya adalah "Ulasan".

Periksa ke siapa alurnya berjalan

Karena penyetuju ditunjuk menurut posisi, penyetuju sebenarnya berubah tergantung siapa yang memulai. Di layar edit, klik "Periksa ke siapa alurnya berjalan" dan pilih pengaju secara sementara akan menampilkan penyetuju untuk kasus itu. Pilihan Anda di sini tidak memengaruhi konten yang disimpan.

Jika ada langkah yang tidak dapat diselesaikan, pengaju tersebut tidak dapat memulai permintaan. Misalnya, jika seseorang yang tergabung dalam grup tingkat teratas melewati langkah untuk "admin grup satu tingkat di atas", tidak ada grup yang lebih tinggi, jadi tidak ada penyetuju yang ditentukan.

Menetapkan alur persetujuan default

Di bagian atas layar daftar alur persetujuan, Anda dapat memilih "Default seluruh perusahaan" atau "Default untuk grup ini". Alur persetujuan yang ditetapkan sebagai default akan dipilih terlebih dahulu saat menerbitkan SOP. Pengaju juga dapat mengubahnya.

Menghubungkan dengan alasan revisi

Anda dapat mendaftarkan "alasan revisi" untuk dipilih saat menerbitkan dan menghubungkan alur persetujuan ke setiap alasan. Saat dihubungkan, alur persetujuan yang sesuai akan dipilih secara otomatis saat alasan itu dipilih.

Di layar daftar alur persetujuan, buka "Alasan revisi".
Tetapkan nama alasan (contoh: Perubahan terkait alergen, Koreksi kesalahan ketik) dan alur persetujuan yang sesuai.
Sesuai kebutuhan, tetapkan alasan mana yang dipilih sebelumnya "Saat menerbitkan untuk pertama kali" dan "Mulai dari kali kedua (revisi)".

Jika Anda menetapkan alasan yang dikaitkan dengan alur persetujuan tanpa persetujuan (alur tanpa langkah) sebagai default, itu akan diterbitkan tanpa melewati persetujuan dengan pengaturan default. Mohon berhati-hati saat mengonfigurasi.

Meminta persetujuan

Di layar edit SOP, ketika Anda mengklik "Terbitkan", layar untuk memilih alur persetujuan ditampilkan.

Pilih alasan revisi (jika dikonfigurasi).
Pilih alur persetujuan. Alur persetujuan seluruh perusahaan dan grup muncul dalam satu daftar.
Jika Anda tergabung dalam beberapa grup, pilih "Afiliasi mana yang dijadikan dasar?". Penyetuju seperti "atasan langsung" ditentukan berdasarkan afiliasi yang Anda pilih di sini.
Untuk langkah dengan "Pilih satu saat mengajukan", tunjuk penyetuju dari antara kandidat. Jika hanya ada satu kandidat, atau untuk langkah dengan "Salah satu" atau "Semua", penunjukan tidak diperlukan.
Klik "Minta persetujuan".

Jika ada langkah di mana tidak ada penyetuju yang dapat ditentukan, Anda tidak dapat memulai permintaan seperti ini. Pilih alur persetujuan yang berbeda atau minta administrator meninjau pengaturan. Jika penyetuju tidak dapat mengakses folder tempat SOP disimpan, ini akan ditunjukkan. Permintaan akan dikirimkan dan konten saat ini dapat ditinjau, tetapi SOP tidak dapat dibuka setelah diterbitkan.

Setelah permintaan dimulai, penyetuju saat ini dan detail langkah disimpan di sisi permintaan. Bahkan jika Anda mengedit alur persetujuan kemudian, permintaan yang sudah dimulai tidak akan terpengaruh.

Menyetujui atau menolak

Penyetuju menerima pemberitahuan email. Dari "Draf / Persetujuan", buka SOP target, tinjau konten, dan setujui atau tolak (kembalikan).

Saat menolak, pilih tempat pengaju harus memulai kembali setelah melakukan koreksi. Default adalah "Ulangi dari awal". Jika Anda memilih "Mulai dari langkah saya", itu dimulai kembali dari langkah di mana Anda mengirimkannya kembali. Gunakan saat perubahan konten kecil, seperti memperbaiki kesalahan ketik. Pengaturan Pemilik dapat melarang pilihan ini.

Untuk mengedit kembali SOP yang ditolak, silakan lihat Cara mengedit kembali SOP yang ditolak oleh alur persetujuan.

Menarik permintaan

Orang yang memulai permintaan dapat menariknya selama proses persetujuan. Di bagian atas SOP, klik "Tarik" di samping indikator "Dalam alur persetujuan", dan SOP kembali ke draf di mana Anda dapat mengedit dan mengirim kembali seperti biasa. Gunakan saat penyetuju telah mengundurkan diri atau dinonaktifkan dan persetujuan tidak maju.

Hanya orang yang memulai permintaan yang dapat menariknya. Catatan tentang penarikan tetap ada dalam riwayat revisi.

Menetapkan aturan persetujuan (Pemilik)

Konten alur persetujuan (siapa yang menyetujui) diatur dari Manajemen pengguna, dan Pemilik menetapkan apa yang akan disetujui. Di tab "Keamanan" di bawah Pengaturan Keamanan, Anda dapat mengonfigurasi 6 opsi berikut:

Penyetuju yang kualifikasinya adalah kondisi periksa tanggal kedaluwarsa saat menyetujui juga (default: aktif)
Izinkan pengaju juga menjadi penyetuju (default: nonaktif)
Izinkan penerbitan tanpa persetujuan (default: nonaktif)
Izinkan menyusun alur persetujuan di tempat saat menerbitkan (default: nonaktif)
Izinkan memulai kembali dari langkah orang yang menolak setelah ditolak (default: aktif)
Wajibkan pemilihan alasan revisi saat menerbitkan (default: nonaktif)