Berbagi Draf adalah fitur yang memungkinkan Anda membagikan SOP dalam status draf yang belum diterbitkan dengan pengguna atau grup yang ditentukan, terpisah dari alur persetujuan, memungkinkan mereka untuk melihat dan memberikan komentar. Gunakan ketika Anda ingin staf lapangan atau anggota tim berpengalaman untuk meninjau konten sebelum diterbitkan.
Penerima tidak dapat mengedit draf yang dibagikan. Mereka tidak dapat mengedit, menyimpan, menyetujui, atau menghapus langkah—hanya komentar yang dapat ditinggalkan.
Apa itu Berbagi Draf
Secara default, SOP dalam status draf hanya dapat dibuka oleh pengaju dan mereka yang ada dalam alur persetujuan. Oleh karena itu, ketika Anda ingin "staf lapangan yang bukan penyetuju untuk melihat draf sebelum diterbitkan", Anda harus menerbitkannya secara sementara atau menampilkan layar berdampingan.
Dengan Berbagi Draf, pengaju hanya perlu menentukan penerima berbagi (pengguna atau grup), dan penerima tersebut dapat membuka draf, meninjau, dan meninggalkan komentar. Anda dapat membagikan dengan orang-orang yang tidak memiliki izin akses folder (Berbagi Draf beroperasi terlepas dari batasan akses folder). Karena terpisah dari alur persetujuan, tidak mempengaruhi proses persetujuan.
●Layar: Tab "Berbagi Draf" di layar pengeditan SOP (tampilan dari pengaju)
[Gambar: draftshare_tab_owner]
Apa yang Anda butuhkan
- Izin: Hanya pengaju draf yang dapat menetapkan penerima berbagi. Penyetuju dan mereka yang telah dibagikan draftnya tidak melihat pengaturan berbagi—mereka hanya dapat menggunakan komentar.
- Siapa yang dapat menjadi penerima: Pengguna dan grup dari tim yang sama. Pengguna tamu dan pengguna yang sedang diundang tetapi belum bergabung tidak dapat menjadi penerima.
- Ruang lingkup: Hanya SOP dalam status draf. Tab "Berbagi Draf" tidak muncul pada SOP yang telah diterbitkan (dirilis).
- Paket: Tersedia pada paket Lite dan di atasnya.
- Lokasi: Konfigurasikan dari tab [Berbagi Draf] di bagian atas layar pengeditan SOP.
Atur target berbagi (pengaju)
- Di menu kiri, buka [SOP] → [Draf / Persetujuan], dan klik SOP target dari tab [Draf].
- Buka tab [Berbagi Draf] di bagian atas layar pengeditan.
- Klik [Ubah target berbagi].
- Pilih individu di Pengguna tujuan berbagi atau grup di Grup penerima berbagi (Anda dapat menggunakan keduanya bersama).
- Klik [Simpan pengaturan berbagi].
●Layar: Dialog pengaturan berbagi dibuka oleh [Ubah target berbagi]
Ketika Anda menyimpan, email notifikasi dengan tautan langsung ke SOP target dikirim hanya ke penerima yang baru ditambahkan ke daftar berbagi. Penerima yang sudah memiliki draf yang dibagikan tidak menerima email yang duplikat.
Berbagi menurut grup
Setiap kali Anda mengklik nama grup di "Grup penerima berbagi", status pemilihan berubah sebagai berikut:
- Klik pertama: Bagikan dengan grup dan anggota semua subgrup
- Klik kedua: Bagikan dengan hanya anggota langsung grup (subgrup tidak disertakan)
- Klik ketiga: Batalkan pilihan
Penerima berbagi dikonfirmasi ketika anggota diperluas. Pengguna yang ditambahkan ke grup setelah penyimpanan tidak secara otomatis ditambahkan; jika perlu, simpan pengaturan berbagi lagi.
Tidak perlu dibagikan dengan penyetuju
Pengguna dalam permintaan persetujuan dapat secara otomatis melihat draf. Anda tidak perlu menetapkan mereka sebagai penerima berbagi lagi.
Cara tampilannya di sisi penerima
Penerima dapat membuka draf dengan salah satu cara berikut:
- Melalui tautan di email notifikasi
- Di menu kiri, buka [SOP] → [Draf / Persetujuan], lalu buka dari tab [Draf yang dibagikan] (untuk pengguna hanya-lihat, item menu muncul sebagai [Draf yang dibagikan]).
●Layar: Tab [Draf yang dibagikan] di "Draf / Persetujuan"
Ketika dibuka, tag yang menunjukkan [Draf yang dibagikan (hanya lihat/komentar)] muncul di bagian atas layar, dan tab [Komentar pada draf] terbuka terlebih dahulu. Anda dapat meninjau detail langkah dari tab [Detail langkah].
Dalam status ini, Anda tidak dapat mengedit, menyimpan, menerbitkan (minta persetujuan), menyetujui, merevisi, menduplikasi, menghapus, atau berbagi melalui Kode QR. Hanya komentar yang dapat ditinggalkan.
Tukar komentar
- Buka tab [Berbagi Draf] (atau jika Anda penerima, tab [Komentar pada draf]).
- Masukkan komentar di bidang teks di bagian bawah layar dan klik [Kirim komentar].
Saat Anda mengirim, email notifikasi yang berisi komentar dikirim ke pengaju dan siapa pun yang telah berkomentar sebelumnya (termasuk diri sendiri). Penerima yang belum berkomentar tidak menerima notifikasi.
Komentar tercermin segera setelah dikirim dan diperbarui di semua layar yang melihat draf. Nama pengirim dan waktu pengiriman muncul bersama.
●Layar: Daftar komentar draf dan bidang input
Hentikan berbagi
Pengaju membuka [Berbagi Draf] → [Ubah target berbagi], batalkan pilihan pengguna atau grup untuk dihapus, dan klik [Simpan pengaturan berbagi]. SOP dihapus dari tab [Draf yang dibagikan] untuk penerima itu.
Ketika SOP diterbitkan, secara otomatis dihapus dari tab [Draf yang dibagikan]. Setelah penerbitan, siapa yang dapat melihatnya tergantung pada batasan akses folder.
Pertanyaan yang sering diajukan
Dapatkah penerima secara tidak sengaja mengedit SOP?
Tidak. Penerima tidak melihat tombol edit, simpan, atau persetujuan apa pun—layarnya hanya-baca.
Bisakah saya berbagi dengan orang-orang yang tidak memiliki izin akses folder?
Ya. Berbagi Draf beroperasi terlepas dari batasan akses folder untuk memungkinkan tampilan. Karena Anda membagikan SOP draf sebelum diterbitkan, silakan konfirmasikan penerima berbagi dengan hati-hati.
Bisakah saya berbagi dengan pengguna tamu?
Tidak. Pengguna tamu tidak muncul sebagai opsi untuk penerima berbagi.
Apa yang terjadi pada komentar di draf setelah diterbitkan?
Setelah penerbitan, tab "Berbagi Draf" tidak lagi muncul di SOP, jadi bagian komentar juga hilang.
Bagaimana jika draf yang dibagikan juga ada dalam "Menunggu persetujuan Anda"?
Alur persetujuan memiliki prioritas. Jika Anda membukanya sebagai penyetuju, layarnya bukan hanya-baca, dan Anda dapat menyetujui atau menolak secara normal.