- Ketika "Terapkan filter" diatur dalam pengaturan pembatasan akses, hanya pengguna yang termasuk dalam grup yang terdaftar sebagai "Grup yang dapat diakses" yang dapat mengakses folder. Jika pengaturan ini tidak dikonfigurasi, semua pengguna di tim kecuali pengguna tamu dapat mengakses folder (jika Anda ingin mengizinkan akses tamu juga, aktifkan "Izinkan akses pengguna tamu" yang dijelaskan di bawah).
- Namun, pengguna Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder terlepas dari pengaturan di atas. Admin Grup, Pengguna pembuat, dan Pengguna hanya-lihat harus mengikuti pengaturan di atas. Namun, jika "Cakupan tampilan folder" di bawah "Aturan kerja" dalam "Fungsi Pemilik" diaktifkan, mereka yang memiliki peran sasaran juga dapat membuka folder untuk grup subordinat mereka (status awal dinonaktifkan). Untuk detail lebih lanjut, silakan lihat Izinkan melihat folder dalam grup subordinat (Cakupan tampilan folder).
Juga, jika "Cakupan tampilan folder" memiliki "Jangan tampilkan SOP di folder yang disaring oleh grup induk kepada anggota grup subordinat" diaktifkan, anggota grup subordinat dapat membuka folder, tetapi SOP di folder yang disaring oleh grup induk tidak akan ditampilkan (status awal dinonaktifkan).
Cara mengonfigurasi
- Klik folder target
- Klik [...] di sudut kanan atas
- Klik "Pengaturan Pembatasan Akses"
- Klik "Sunting"
- Klik "Terapkan filter"
- Atur grup yang dapat diakses
- Klik "Simpan" untuk menyelesaikan pengaturan
Izinkan akses pengguna tamu
Jika Anda ingin membuat folder ini (dan isinya) tersedia untuk undangan tamu, aktifkan "Izinkan akses pengguna tamu" di layar pengeditan pembatasan akses.
- Filter dinonaktifkan: Ketika diaktifkan, semua anggota tim termasuk tamu dapat mengakses folder
- Filter diaktifkan: Ketika diaktifkan, tamu masih harus menjadi anggota "Grup yang dapat diakses" (tamu yang tidak menjadi anggota tidak dapat mengakses)
Perhatikan bahwa di layar pengguna tamu, folder yang dapat diakses di posisi tertinggi muncul di atas daftar, dan hierarki folder di atasnya tidak ditampilkan. Ketika Anda membuka folder, SOP di dalamnya dan subfolder yang dapat diakses ditampilkan.
Perhatian saat menerbitkan SOP
Setelah dipublikasikan, visibilitas SOP ditentukan semata-mata oleh batasan akses folder penyimpanannya. Oleh karena itu, Anda tidak dapat menerbitkan SOP saat folder penyimpanannya diatur ke folder yang tidak dapat Anda akses. Jika Anda menerbitkan begitu saja, SOP akan hilang dari daftar dan pencarian Anda sendiri.
- Jika Anda mencoba melanjutkan penerbitan dari folder yang tidak dapat Anda akses, proses berhenti dan bidang folder penyimpanan di tab sampul disorot. Pilih folder berbeda dan kemudian terbitkan
- Selama berstatus draf, pembuat selalu dapat membuka dan mengedit draft mereka terlepas dari batasan akses folder. Hal yang sama berlaku jika pengaturan folder penyimpanan berubah kemudian. Namun, permintaan penerbitan hanya harus dilakukan ketika folder berada dalam status tempat SOP dapat ditambahkan
- Penyetuju dapat menyetujui bahkan jika mereka tidak memiliki izin untuk mengedit folder penyimpanan. Persetujuan adalah operasi di mana orang yang ditunjuk dalam alur kerja mengembalikan keputusan. Perhatikan bahwa penyetuju yang tidak dapat melihat folder tidak dapat membuka SOP setelah publikasi (ini ditunjukkan pada saat permintaan)
Untuk detail lebih lanjut, silakan lihat Alur persetujuan.