Pembatasan akses folder mengikuti hierarki grup ke atas (menuju grup induk). Misalnya, folder yang dipublikasikan ke "Departemen Produksi 2" dapat dibuka oleh anggota Departemen Produksi 2 dan grup bawahannya. Sebaliknya, anggota yang hanya termasuk dalam "Departemen Produksi" tingkat atas tidak dapat membuka folder yang hanya dipublikasikan ke Departemen Produksi 2.

Oleh karena itu, untuk memungkinkan anggota grup tingkat atas melihat folder dari grup bawahan, Anda harus menambahkan anggota tersebut ke setiap grup bawahan secara individual. Mengaktifkan pengaturan ini akan memungkinkan anggota dengan peran yang dipilih untuk melihat folder yang dimaksudkan untuk grup di bawah grup mereka. Anda dapat memilih dari tiga peran target: Admin Grup ke atas, Pengguna pembuat ke atas, atau Pengguna hanya-lihat ke atas. Jika Anda mengubah hierarki grup selama penyusunan ulang organisasi, anggota secara otomatis akan melihat folder bawahan tanpa perlu menambahkan ulang afiliasi grup mereka.

Hanya Pemilik yang dapat mengonfigurasi pengaturan ini, dan itu berlaku untuk seluruh Tim. Status default adalah mati, jadi tampilan saat ini tidak akan berubah sampai Anda mengaktifkannya.

Bagian yang sama juga memiliki pengaturan untuk mencegah folder yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi agar tidak muncul dalam pencarian untuk anggota grup yang lebih rendah (dijelaskan di bawah).

Apa yang Dapat Dilakukan Pengaturan

Ada empat pengaturan yang tersedia:

Lihat: Izinkan melihat folder yang dimaksudkan untuk grup di bawah grup Anda
Peran sasaran: Jangkauan anggota yang akan mengaktifkan tampilan. Pilih dari "Admin Grup ke atas", "Pengguna pembuat ke atas", atau "Pengguna hanya-lihat ke atas" (default adalah "Admin Grup ke atas"). Tamu tidak dapat menjadi target
Edit: Izinkan mengedit dan merevisi, bukan hanya melihat, selain izin lihat di atas (default adalah mati)
Jangan tampilkan SOP yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi: Jangan tampilkan SOP dari folder yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi kepada anggota grup yang lebih rendah (default adalah mati). Ini dapat diaktifkan/dimatikan terpisah dari tiga pengaturan di atas

Jika Anda membiarkan pengeditan dalam status mati, folder yang terlihat oleh pengaturan ini adalah hanya-lihat. Tombol untuk mengubah pengaturan folder, membuat SOP baru, atau merevisi SOP yang ada tidak akan ditampilkan.

Pemilik dan Admin Tim dapat melihat semua folder terlepas dari pembatasan akses, jadi pengaturan ini tidak mempengaruhi mereka. Pengaturan tampilan dan edit tidak mengubah cara anggota yang tidak termasuk dalam peran target atau tamu melihat folder.

Cara Konfigurasi

Masuk sebagai Pemilik, dan buka "Fungsi Pemilik" dari menu samping
Pilih tab "Aturan kerja" di atas, dan buka "Cakupan tampilan folder"
Centang kotak untuk "Izinkan melihat folder yang dimaksudkan untuk grup di bawah grup Anda". Pesan konfirmasi akan muncul; tinjau dan klik "Lanjutkan"
Selanjutnya, pilih peran untuk mengaktifkan tampilan folder bawahan di "Peran sasaran". Default adalah "Admin Grup ke atas". Jika Anda memperluas ke "Pengguna pembuat ke atas" atau "Pengguna hanya-lihat ke atas", pesan konfirmasi akan muncul
Untuk mengizinkan pengeditan dan revisi, juga centang kotak untuk "Izinkan mengedit dan merevisi, bukan hanya melihat". Pesan konfirmasi juga akan muncul untuk opsi ini
Untuk tidak menampilkan SOP dari folder yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi kepada anggota grup yang lebih rendah, centang kotak untuk "Jangan tampilkan SOP yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi kepada anggota grup yang lebih rendah". Pesan konfirmasi akan muncul
Klik "Simpan"

Untuk kembali ke status default (semuanya mati, peran target diatur ke "Admin Grup ke atas"), klik "Kembalikan ke bawaan" lalu klik "Simpan". Perubahan pada pengaturan dicatat dalam log audit.

Kapan Perubahan Berlaku Efektif

Perubahan yang Anda buat (termasuk perubahan pada peran target) berlaku efektif pada login berikutnya setiap anggota. Layar anggota yang sudah masuk tidak akan berubah segera. Hasil pencarian diperbarui pada waktu yang sama.

Ketika Grup Edit Ditentukan di Tingkat Folder

Jika Anda telah menentukan "Grup yang juga dapat mengedit" dalam Pengaturan Pembatasan Akses folder, spesifikasi tersebut memiliki prioritas. Meskipun Anda mengizinkan pengeditan dengan pengaturan tingkat tim ini, anggota yang tidak termasuk dalam spesifikasi tingkat folder tidak dapat mengedit folder tersebut. Untuk informasi tentang cara mengonfigurasi pembatasan akses tingkat folder, lihat Pengaturan Pembatasan Akses.

Harap Konfirmasi Sebelum Mengaktifkan

SOP yang sebelumnya tersembunyi akan menjadi terlihat oleh anggota dengan peran target. Jika Anda memperluas peran target ke "Pengguna pembuat ke atas" atau "Pengguna hanya-lihat ke atas", sebagian besar anggota dalam grup tingkat atas akan dapat melihat folder bawahan. Berhati-hatilah jika grup tingkat rendah Anda berisi dokumen seperti dokumen SDM atau penilaian kinerja yang tidak ingin Anda lihat oleh anggota tingkat atas
Jika Anda mengizinkan pengeditan, anggota dengan peran target dapat merevisi, menghapus, dan menerbitkan SOP untuk grup bawahan dalam ruang lingkup izin mereka (pengguna hanya-lihat tidak dapat mengedit anyway). Kami merekomendasikan memulai dengan operasi hanya-lihat dan mengizinkan pengeditan hanya jika diperlukan
Pengaturan ini untuk tim yang menggunakan hierarki grup. Karena grup tidak dapat dibuat dalam paket Gratis atau Lite, mengaktifkan pengaturan ini tidak akan mengubah cara sesuatu muncul

Jangan Tampilkan SOP yang Disaring di Tingkat Grup yang Lebih Tinggi kepada Anggota Grup yang Lebih Rendah

Secara default, anggota grup bawahan dapat melihat SOP dari folder yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi (anggota grup dianggap juga termasuk dalam grup tingkat atas). Ketika Anda mengaktifkan "Jangan tampilkan SOP yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi kepada anggota grup yang lebih rendah", SOP dari folder yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi hanya akan ditampilkan kepada anggota yang secara langsung termasuk dalam grup tersebut. Untuk anggota yang dapat melihat folder bawahan melalui "Izinkan melihat folder dari grup di bawah grup Anda", mereka akan terus melihatnya seperti biasa.

Anggota grup bawahan masih dapat membuka folder tingkat atas untuk menavigasi ke folder grup mereka sendiri. Ketika dibuka, hanya folder tingkat bawah yang ditampilkan, dan SOP dari folder tersebut tidak ditampilkan. Jika tidak ada folder di bawah yang dapat dilihat anggota, folder tingkat atas itu sendiri tidak akan ditampilkan.

Sebelum mengaktifkan pengaturan ini, harap verifikasi poin berikut:

SOP dari folder dalam folder grup tingkat atas yang tidak memiliki filter juga hanya akan ditampilkan kepada anggota grup tingkat atas. Untuk folder yang ingin Anda tampilkan ke grup tingkat bawah, filter menurut grup tersebut
SOP dari folder yang dibuat dengan filter hanya di grup yang tidak memiliki anggota langsung (seperti grup perusahaan) hanya akan ditampilkan kepada Pemilik dan Admin Tim
SOP yang ditempatkan oleh anggota grup bawahan di folder tingkat atas juga tidak akan lagi terlihat oleh anggota tersebut
SOP yang tidak ditampilkan tidak akan muncul dalam hasil pencarian atau email pemberitahuan rilis. Anggota tidak dapat membuat atau mengedit SOP yang tersembunyi
Ini berlaku untuk tamu dengan cara yang sama

Pertanyaan Umum

Berapa cakupan "grup di bawah grup Anda"?
Semua grup di bawah grup yang Anda termasuk. Jika ada tiga atau lebih level dalam hierarki, ini juga mencakup grup yang lebih jauh di bawah.

Izin mana yang ditargetkan?
Izin yang dipilih di "Peran sasaran". Jika Anda memilih "Admin Grup ke atas", Admin Grup ditargetkan. Jika Anda memilih "Pengguna pembuat ke atas", Admin Grup dan Pengguna pembuat ditargetkan. Jika Anda memilih "Pengguna hanya-lihat ke atas", Pengguna hanya-lihat ditargetkan. Pemilik dan Admin Tim dapat melihat semua folder. Anggota dengan izin yang tidak termasuk dalam target mengikuti pembatasan akses tingkat folder seperti biasanya.

Dapatkah tamu ditargetkan?
Tidak. Untuk folder yang ingin Anda tampilkan ke tamu, tentukan dalam "Izinkan akses pengguna tamu" untuk setiap folder. Perhatikan bahwa "Jangan tampilkan SOP yang disaring di tingkat grup yang lebih tinggi kepada anggota grup yang lebih rendah" juga berlaku untuk tamu. Untuk rincian, lihat Pisahkan Folder yang Dapat Dilihat menurut Tamu.

Dapatkah Anda mengalihkan pengaturan ini untuk folder individual?
Tidak. Ini adalah pengaturan di seluruh tim. Untuk menyesuaikan cakupan visibilitas folder demi folder, gunakan Pengaturan Pembatasan Akses folder untuk menentukan "Grup yang dapat diakses" dan "Grup yang juga dapat mengedit".

Dapatkah itu diterapkan hanya untuk beberapa anggota?
Tidak. Semua anggota dengan peran target disertakan. Jika Anda ingin memberikan akses luas hanya kepada anggota tertentu, sesuaikan afiliasi grup mereka, atau tambahkan mereka ke "Grup yang dapat diakses" folder.

Informasi Terkait