Ini adalah panduan untuk menyiapkan grup dalam Manajemen pengguna dan folder di SOP pada tingkat hierarki yang sama untuk membuat tampilan bagan organisasi seperti ini:
- Anda dapat melihat semua folder di departemen Anda sendiri dan departemen di bawahnya
- Anda tidak dapat melihat SOP di departemen di atas Anda atau di departemen paralel (Anda dapat membuka folder di atas departemen Anda untuk menavigasi ke folder departemen Anda sendiri)
Pengaturan dikonfigurasi oleh Pemilik. Grup dapat dibuat dalam paket Core atau lebih tinggi. Subgrup (hierarki grup) dibatasi hingga satu tingkat di paket Core dan Pro, dan tidak ada batasan jumlah tingkat di paket Enterprise.
Cara kerjanya
Pembatasan akses folder memiliki dua aturan berikut:
- Pengguna yang termasuk dalam grup juga dianggap termasuk dalam grup induk di atasnya. Misalnya, pengguna di Divisi 1 juga dapat membuka folder yang disaring berdasarkan Departemen Manufaktur. Namun, pengguna yang hanya termasuk dalam Departemen Manufaktur tidak dapat membuka folder yang disaring berdasarkan Divisi 1.
- Penyaringan pada folder induk juga berlaku untuk folder di dalamnya. Jika Anda tidak dapat membuka folder induk, Anda juga tidak dapat membuka folder di dalamnya.
Karena itu, hanya menentukan grup dengan nama yang sama untuk setiap folder menghasilkan situasi di mana "folder di departemen yang lebih tinggi terlihat, tetapi folder di departemen yang lebih rendah tidak terlihat" seperti ini:
| Folder Departemen Manufaktur | Folder Divisi 1 | Folder Divisi 2 | |
|---|---|---|---|
| Pengguna Departemen Manufaktur | Terlihat | Tidak terlihat | Tidak terlihat |
| Pengguna Divisi 1 | Terlihat | Terlihat | Tidak terlihat |
Dalam panduan prosedur ini, pengaturan Langkah 3 memungkinkan departemen yang lebih tinggi untuk melihat folder di departemen yang lebih rendah, dan pengaturan Langkah 4 mencegah departemen yang lebih rendah dari melihat SOP di departemen yang lebih tinggi.
Langkah 3 dan 4 sesuai dengan dua bagian pertama dalam diagram di bawah. Ketika keduanya diaktifkan, folder muncul sesuai dengan bagan organisasi Anda.
Langkah-langkah konfigurasi
Di bawah, kami menjelaskan menggunakan organisasi di mana Divisi 1 dan Divisi 2 berada di bawah Departemen Manufaktur.
1. Buat grup sesuai hierarki departemen Anda
- Buka "Manajemen grup" dari "Manajemen pengguna" di menu samping dan buat grup untuk Departemen Manufaktur
- Pilih "Tambah subgrup" dari menu [...] Departemen Manufaktur dan buat grup untuk Divisi 1 dan Divisi 2
- Tetapkan setiap anggota ke grup departemen mereka sendiri. Tetapkan pengguna Departemen Manufaktur ke Departemen Manufaktur, dan pengguna Divisi 1 ke Divisi 1
Untuk cara membuat grup, lihat Langkah 5 Atur grup (untuk administrator), dan untuk cara mengubah afiliasi, lihat Edit afiliasi grup pengguna.
2. Buat folder pada tingkat hierarki yang sama dan saring berdasarkan grup dengan nama yang sama
- Buat folder Departemen Manufaktur dan buat folder Divisi 1 dan Divisi 2 di dalamnya
- Di "Pengaturan Pembatasan Akses" setiap folder, pilih "Terapkan filter" dan tentukan grup dengan nama yang sama. Tentukan grup Departemen Manufaktur untuk folder Departemen Manufaktur, grup Divisi 1 untuk folder Divisi 1, dan grup Divisi 2 untuk folder Divisi 2
Untuk cara mengonfigurasi setiap folder, lihat Pengaturan pembatasan akses folder.
3. Izinkan departemen yang lebih tinggi untuk melihat folder di departemen yang lebih rendah
- Login dengan izin Pemilik dan buka "Fungsi Pemilik" dari menu samping
- Pilih tab "Aturan kerja" di bagian atas dan buka "Cakupan tampilan folder"
- Centang "Izinkan melihat folder untuk grup di bawah grup afiliasi" dan klik "Lanjutkan" pada pesan konfirmasi
- Di "Peran sasaran", pilih peran untuk menampilkan folder di bawahnya
- Klik "Simpan"
Pilih "Peran sasaran" sebagai berikut:
- Ketika Anda hanya ingin administrator departemen yang lebih tinggi (seperti kepala departemen) melihat folder yang lebih rendah: Pilih "Admin Grup atau lebih tinggi" dan atur peran mereka ke Admin Grup
- Ketika Anda ingin semua pengguna di departemen yang lebih tinggi melihat folder yang lebih rendah: Pilih "Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi"
Tamu tidak berlaku. Awalnya, folder yang menjadi terlihat melalui pengaturan ini adalah tampilan saja. Jika Anda ingin memungkinkan pengeditan dan revisi, juga centang "Izinkan mengedit dan merevisi, bukan hanya melihat". Untuk detail, lihat Izinkan melihat folder untuk grup di bawah (Cakupan tampilan folder).
4. Cegah departemen yang lebih rendah dari melihat SOP di departemen yang lebih tinggi
Pengguna Divisi 1 dapat membuka folder induk Departemen Manufaktur untuk mengakses folder mereka sendiri. Awalnya, SOP yang ditempatkan di folder Departemen Manufaktur terlihat oleh pengguna Divisi 1 dan Divisi 2. Pengaturan berikut menampilkan SOP folder Departemen Manufaktur hanya untuk pengguna Departemen Manufaktur.
- Di "Cakupan tampilan folder" yang sama seperti Langkah 3, centang "Jangan tampilkan SOP di folder yang disaring oleh grup yang lebih tinggi kepada pengguna di grup yang lebih rendah", dan klik "Lanjutkan" pada pesan konfirmasi
- Klik "Simpan"
Ketika diaktifkan, ketika pengguna Divisi 1 membuka folder Departemen Manufaktur, hanya folder Divisi 1 yang ditampilkan. Jika Anda membuat folder tanpa filter di folder Departemen Manufaktur, SOP di folder tersebut juga hanya ditampilkan kepada pengguna Departemen Manufaktur. Untuk folder yang ingin Anda tampilkan kepada pengguna Divisi 1 dan Divisi 2, filter berdasarkan grup setiap divisi. Untuk detail, lihat Izinkan melihat folder untuk grup di bawah (Cakupan tampilan folder).
Jika Anda tidak menggunakan pengaturan ini, hanya tempatkan folder dari setiap divisi di folder Departemen Manufaktur. SOP yang ditempatkan langsung di folder Departemen Manufaktur terlihat oleh pengguna Divisi 1 dan Divisi 2.
Selain itu, SOP yang ingin Anda tampilkan hanya kepada pengguna Departemen Manufaktur harus ditempatkan di folder khusus sebagai berikut:
- Di "Manajemen grup", buat grup seperti "Departemen Manufaktur Internal" di bawah Departemen Manufaktur, selaras dengan Divisi 1 dan Divisi 2
- Buat folder seperti "Hanya Internal" di folder Departemen Manufaktur dan tentukan grup "Departemen Manufaktur Internal" di "Pengaturan Pembatasan Akses"
Pengguna Departemen Manufaktur yang cocok dengan peran sasaran di Langkah 3 juga dapat melihat folder ini sebagai folder untuk grup yang lebih rendah. Untuk menampilkan folder ini kepada pengguna Departemen Manufaktur yang tidak cocok dengan peran sasaran, tambahkan mereka juga ke grup "Departemen Manufaktur Internal". Pengguna Divisi 1 dan Divisi 2 tidak dapat melihat folder ini karena mereka tidak lebih tinggi dari "Departemen Manufaktur Internal".
Hati-hati jangan saring folder ini berdasarkan grup Departemen Manufaktur, karena pengguna Divisi 1 dan Divisi 2 akan dapat melihatnya.
Cara folder muncul setelah setup
Ini adalah cara folder muncul ketika pengaturan Langkah 4 diaktifkan.
| SOP Folder Departemen Manufaktur | Folder Divisi 1 | Folder Divisi 2 | |
|---|---|---|---|
| Pengguna Departemen Manufaktur (peran sasaran) | Terlihat | Terlihat | Terlihat |
| Pengguna Divisi 1 | Tidak terlihat (folder Departemen Manufaktur terbuka, tetapi hanya folder Divisi 1 yang ditampilkan di dalamnya) | Terlihat | Tidak terlihat |
| Pengguna Divisi 2 | Tidak terlihat (folder Departemen Manufaktur terbuka, tetapi hanya folder Divisi 2 yang ditampilkan di dalamnya) | Tidak terlihat | Terlihat |
Pemilik dan Admin Tim dapat melihat semua folder terlepas dari pengaturan ini.
Verifikasi pengaturan
Perubahan pada "Cakupan tampilan folder" berlaku saat login berikutnya setiap anggota. Untuk memverifikasi, login kembali dengan akun dari Departemen Manufaktur, Divisi 1, dan Divisi 2 dan konfirmasi bahwa daftar folder dan hasil pencarian cocok dengan tabel di atas.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang harus saya lakukan ketika perubahan organisasi mempengaruhi hubungan induk-anak departemen?
Ubah hubungan induk-anak dari grup di "Manajemen grup" dan kemudian pindahkan folder ke struktur yang sama. Penyaringan folder induk juga berlaku untuk folder di dalamnya. Misalnya, jika Anda memindahkan Divisi 1 di bawah departemen lain tetapi folder tetap berada di bawah Departemen Manufaktur, pengguna Divisi 1 dan pengguna di departemen yang lebih tinggi baru tidak akan dapat membuka folder Divisi 1. Lihat Edit folder (termasuk memindahkan dan menghapus).
Apa yang harus saya lakukan ketika saya ingin menampilkan folder yang lebih rendah hanya kepada orang tertentu?
Jangan gunakan "Cakupan tampilan folder"; sebagai gantinya, tambahkan orang itu ke grup yang lebih rendah juga (misalnya, tetapkan kepala departemen ke Departemen Manufaktur, Divisi 1, dan Divisi 2). Ini tidak mengubah visibilitas untuk pengguna lain. Namun, ketika departemen baru ditambahkan, Anda juga perlu menambahkan afiliasi.
Dapatkah saya menerapkan pengaturan visibilitas yang sama kepada tamu?
Pengaturan di Langkah 3 tidak berlaku untuk tamu (pengaturan di Langkah 4 berlaku untuk tamu). Untuk folder yang terlihat oleh tamu, tentukan menggunakan "Izinkan akses pengguna tamu" untuk setiap folder. Untuk detail, lihat Pisahkan folder mana yang dapat dilihat oleh setiap tamu.
Di mana saya harus menempatkan SOP yang sama di seluruh perusahaan?
Buat folder tanpa filter pada hierarki teratas. Folder tanpa filter terlihat oleh semua anggota tim kecuali tamu. Ketika pengaturan Langkah 4 diaktifkan, SOP yang ditempatkan di folder Departemen Manufaktur hanya ditampilkan kepada pengguna Departemen Manufaktur. Selain itu, SOP di folder yang disaring hanya oleh grup yang tidak memiliki anggota langsung (seperti seluruh perusahaan) hanya ditampilkan kepada Pemilik dan Admin Tim.