Saat Anda mengunggah manual Excel yang sudah ada, standar kerja, atau lembar periksa, serta SOP Word atau slide PowerPoint ke Dive, AI secara otomatis menghasilkan judul, ringkasan, dan langkah-langkah (termasuk pertanyaan dan penilaian lulus/gagal), sehingga Anda dapat mengedit dan membagikannya di layar yang sama seperti video SOP.
Banyak pelanggan saat ini menjalankan SOP menggunakan Excel. Ini adalah cara untuk memindahkan aset SOP yang sudah ada langsung ke Dive tanpa perlu merekam ulang video atau menulis ulang naskah.
Format file yang didukung
- PDF (dukungan sebelumnya)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
Saat diunggah, file akan dikonversi menjadi PDF di sisi Cloud, dan kemudian AI menyusun langkah-langkahnya (file Excel/Word/PowerPoint asli juga disimpan sebagai materi).
Langkah-langkah pembuatan
- Klik tombol [+] di bilah samping → [Buat dari file]
- Seret dan lepaskan file target, atau pilih dari [Pilih file]
- Opsi pemrosesan AI akan terbuka. Sesuaikan seperlunya (lihat bagian berikutnya untuk detail)
- Klik [Jalankan]
- Setelah pemrosesan selesai, hasil yang dihasilkan AI (judul/ringkasan/daftar langkah) ditampilkan dalam pratinjau. Periksa konten dan klik [Buat SOP] untuk menyimpannya sebagai SOP baru
Jika Anda ingin mengulang pemrosesan di tengah jalan, Anda dapat mengubah opsi dan menganalisis ulang dari [Jalankan ulang AI] di modal detail materi (Anda dapat mencoba berkali-kali dari file yang sama).
Detail opsi pemrosesan AI
Anda dapat menyesuaikan opsi berikut sesuai dengan konten file dan gambar SOP yang ingin dibuat.
Mode teks isi (cara mengimpor konten)
- Format (ringkasan) (default): AI membaca teks dan memformatnya menjadi kalimat yang mudah dibaca sebagai langkah. Penjelasan yang berlebihan akan diringkas, dan subjek serta objek tindakan akan dijelaskan dengan jelas.
- Transkripsi (teks asli): Teks dalam file diterapkan ke isi langkah dalam ekspresi aslinya. Gunakan ini ketika Anda ingin mempertahankan ungkapan atau akhir kalimat internal dengan ketat.
Metode pembagian langkah
- Per konten (default): AI membagi langkah-langkah pada batas semantik teks. Bahkan jika satu langkah dalam Excel tersebar di beberapa sel, langkah-langkah tersebut dapat digabungkan per konten.
- Per halaman: Dibagi sebagai 1 halaman PDF = 1 langkah. Ini cocok dengan Excel dan slide PowerPoint yang telah diatur menjadi 1 lembar = 1 halaman.
Gaya penulisan
- Perintah (contoh: "Nyalakan daya")
- Formal (contoh: "Nyalakan daya")
- Ajakan (contoh: "Mari nyalakan daya")
- Ikuti kebijakan: Jika tim Anda telah menetapkan kebijakan penyusunan SOP, ikuti kebijakan tersebut
Mode konversi (tata letak saat dikonversi ke PDF)
Untuk Excel, ini adalah spesifikasi tata letak saat mengonversi lembar ke PDF.
- Ikuti pengaturan cetak (default): Konversi sesuai dengan pengaturan cetak pada file Excel (pemisah halaman, rentang cetak)
- Sesuaikan lebar ke 1 halaman: Perkecil arah horizontal agar pas dalam 1 lebar halaman. Menghindari masalah potongan di tengah pada lembar yang lebar
- 1 lembar = 1 halaman: Paksakan setiap lembar untuk pas dalam 1 halaman
Penanganan pertanyaan dan pembacaan
- Buat pertanyaan / Jangan buat: Impor item tabel pemeriksaan atau daftar periksa dalam file sebagai pertanyaan (kuis). Bahkan jika tidak dibuat, isi langkah tetap dibuat
- Buat pertanyaan dengan penilaian lulus/gagal: Otomatis mengonversi pertanyaan yang dibuat ke mode penilaian lulus/gagal (normal/abnormal). Untuk operasi tabel pemeriksaan atau lembar periksa
- Putar isi pembacaan / Jangan putar: Saat memutar SOP yang dibuat, apakah teks harus dibacakan dengan suara
Menentukan SOP referensi (β, fitur terkait)
Saat membuat SOP dari video, Anda juga dapat menentukan SOP atau file yang sudah ada (seperti Excel) sebagai referensi dan mencerminkannya dalam analisis video. Jika Anda ingin membuat manual video berdasarkan SOP Excel yang sudah disusun, silakan manfaatkan fitur ini (sedang dalam versi beta). Lihat Tentukan SOP referensi dalam analisis video (β) untuk detail.
Pertanyaan yang sering diajukan
T: Apakah grafik dan gambar Excel juga tercermin dalam SOP?
J: Pada tahap konversi PDF, gambar dan grafik diambil sebagai gambar halaman. AI terutama membaca teks dalam konten, dan gambar dilampirkan ke langkah-langkah sebagai materi thumbnail dan referensi. Jika Anda ingin memanfaatkan gambar halaman, metode pembagian "Per halaman" lebih cocok.
T: Apakah file .xlsm dengan makro juga dapat diimpor?
J: Ya. .xlsm juga merupakan format yang didukung. Makro itu sendiri tidak dieksekusi, tetapi konten lembar yang ditampilkan dikonversi ke PDF dan diimpor.
T: AI tidak membagi langkah-langkah seperti yang saya harapkan.
J: Anda dapat mengubah opsi dan menganalisis ulang melalui [Jalankan ulang AI] dari modal detail materi. Hanya dengan beralih metode pembagian "Per konten" ↔ "Per halaman" saja hasil dapat berubah besar. Jika masih tidak sesuai, pengeditan manual di editor SOP adalah cara yang paling pasti.
T: Bisakah saya membuat beberapa SOP dari file yang sama?
J: Ya. File yang disimpan di perpustakaan materi dapat dianalisis ulang berkali-kali melalui [Jalankan ulang AI] sesuai kebutuhan, dan Anda juga dapat membuat SOP baru setiap kalinya.
T: Apa batas ukuran file yang didukung?
J: Batas unggahan yang sama seperti materi video berlaku. File Excel atau PowerPoint yang terlalu besar (setara dengan ratusan halaman) dapat diproses dengan stabil jika Anda mengunggahnya secara terpisah.