まず知っておく:社外への手順書共有は2つの方法があります
Diveでは、社外・協力会社・取引先など Diveの通常の運用に混ぜたくない相手に手順書を見せる方法として、次の 2つ をご用意しています。目的に応じて使い分けてください。
- ① 外部共有URL(ログイン不要):期限またはパスワードで保護した 閲覧URLを発行し、URLを渡すだけで見てもらう方法。ログイン不要で相手側の準備は不要です。手順書1本ごとにURLを発行する仕組みなので、単発・ピンポイントの共有に向いています。
- ② ゲスト権限(ゲスト権限枠):Diveに ログインしてもらう 情報共有専用(閲覧のみ/教育・育成・活用レポートの対象外)の権限を発行し、他のユーザーと同じ管理下(フォルダ制限・監査ログ・IP制限・SSO)で運用する方法。フォルダ単位でまとめて見せる仕組みなので、長期的・恒常的な閲覧者に向いています。
※ セキュリティの観点からは、原則 ② ゲスト権限での運用を推奨します。単発の共有だけであれば ① 外部共有URL を 期限+パスワードで保護してお使いください。
※ ゲスト権限は いつでも他の権限(閲覧ユーザー以上)に変更可能で、その際は消費する枠も自動でゲスト権限枠 ↔ オーナー~閲覧の権限枠へ切り替わります。招待し直しは不要です。
どちらを選ぶ?(かんたん意思決定)
次の3つの問いに答えるだけで、選ぶべき方法が決まります。
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相手は同じ手順書を長期的・繰り返し見に来る?(複数の手順書をまとめて見せたい?)
- はい → ゲスト権限(フォルダ単位でまとめて共有できます)
- いいえ(一度きり・数日間だけ/1本ずつ渡したい) → 外部共有URL
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監査ログ・IPアドレス制限・SSO 統制が必要?
- はい → ゲスト権限(他のユーザーと同じ統制がかかります)
- いいえ → どちらでも可
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権限枠を消費したくない?
- はい → 外部共有URL
- いいえ → ゲスト権限(枠は消費しますが、Core以上はゲスト権限枠が別枠で用意されています)
比較表(どこが違う?)
| ① 外部共有URL | ② ゲスト権限 | |
|---|---|---|
| 共有の単位 | 手順書1本ごとにURLを発行 | フォルダ単位でまとめて許可 |
| 相手側の準備 | 不要(URLを開くだけ) | ログインが必要(Diveへのログイン情報) |
| 権限枠 | 消費しない | ゲスト権限枠を1つ消費(Free/Liteはゲスト権限不可、Core=75/Pro=150/Enterprise=300が既定枠) |
| ご利用可能なプラン | すべてのプラン(既定は無効。オーナーが有効化) | Core以上(Free/Liteは不可) |
| 期限・パスワード | URL単位で設定(期限・パスワードのどちらかは必須) | 他のユーザーと同様(無期限・パスワード運用) |
| アクセス粒度 | 手順書1本ごとに発行するURL単位 | フォルダ・グループ単位で許可設定 |
| 監査ログ | URLの発行・失効・アクセスは記録 | ログイン・閲覧すべてが他のユーザーと同様に記録 |
| IPアドレス制限 | 対象外 | 対象(チームのセキュリティ設定が適用) |
| SSO統制 | 対象外 | 対象 |
| 手順書一覧の見え方 | 該当URLの手順書のみ | その人が見られる手順書だけを、フォルダなしで1枚の画面にまとめて表示(フォルダの階層構造では見られません) |
| 教育・育成の管理対象 | 対象外 | 対象外(コース割り当て・スキルマップの対象にはなりません) |
| 活用レポート等の集計 | 対象外 | 集計対象外(ゲスト本人はマイ閲覧履歴・お気に入りを通常どおり使えます) |
| 手順書の作成・編集 | 不可(閲覧のみ) | 不可(閲覧のみ) |
| 権限の変更 | — | いつでも他の権限へ変更可能(枠はゲスト権限枠 ↔ オーナー~閲覧の権限枠で自動的に行き来) |
| 向いている用途 | 一度きりの説明会/取引先への見積送付/短期の資料共有/この1本だけ見せたい | 長期契約の協力会社/常駐先/複数の手順書を継続的に見せたい |
| 注意点 | URLが漏れると閲覧される可能性あり(パスワード保護推奨) | 他のユーザーと同じ管理コスト(グループ設定等)が必要 |
それぞれの詳しい使い方
- ① 外部共有URL:外部共有機能の使い方(発行手順・パスワード保護・履歴管理・失効)
- ① 外部共有URL の有効化/無効化(管理者向け):外部共有禁止設定(外部共有の有効化/無効化)
- ② ゲスト権限:ゲスト権限(ゲスト権限枠)とはなんですか(詳細・招待・アクセス許可)