まず知っておく：社外への手順書共有は2つの方法があります
Diveでは、社外・協力会社・取引先など Diveの通常の運用に混ぜたくない相手に手順書を見せる方法として、次の 2つ をご用意しています。目的に応じて使い分けてください。
- ① 外部共有URL（ログイン不要）：期限またはパスワードで保護した 閲覧URLを発行し、URLを渡すだけで見てもらう方法。ログイン不要で相手側の準備は不要です。手順書1本ごとにURLを発行する仕組みなので、単発・ピンポイントの共有に向いています。
- ② ゲスト権限（ゲスト権限枠）：Diveに ログインしてもらう 情報共有専用（閲覧のみ／教育・育成・活用レポートの対象外）の権限を発行し、他のユーザーと同じ管理下（フォルダ制限・監査ログ・IP制限・SSO）で運用する方法。フォルダ単位でまとめて見せる仕組みなので、長期的・恒常的な閲覧者に向いています。
※ セキュリティの観点からは、原則 ② ゲスト権限での運用を推奨します。単発の共有だけであれば ① 外部共有URL を 期限＋パスワードで保護してお使いください。
※ ゲスト権限は いつでも他の権限（閲覧ユーザー以上）に変更可能で、その際は消費する枠も自動でゲスト権限枠 ↔ オーナー～閲覧の権限枠へ切り替わります。招待し直しは不要です。
どちらを選ぶ？（かんたん意思決定）
次の3つの問いに答えるだけで、選ぶべき方法が決まります。
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相手は同じ手順書を長期的・繰り返し見に来る？（複数の手順書をまとめて見せたい？）
- はい → ゲスト権限（フォルダ単位でまとめて共有できます）
- いいえ（一度きり・数日間だけ／1本ずつ渡したい） → 外部共有URL
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監査ログ・IPアドレス制限・SSO 統制が必要？
- はい → ゲスト権限（他のユーザーと同じ統制がかかります）
- いいえ → どちらでも可
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権限枠を消費したくない？
- はい → 外部共有URL
- いいえ → ゲスト権限（枠は消費しますが、Core以上はゲスト権限枠が別枠で用意されています）
比較表（どこが違う？）
| ① 外部共有URL | ② ゲスト権限 | |
|---|---|---|
| 共有の単位 | 手順書1本ごとにURLを発行 | フォルダ単位でまとめて許可 |
| 相手側の準備 | 不要（URLを開くだけ） | ログインが必要（Diveへのログイン情報） |
| 権限枠 | 消費しない | ゲスト権限枠を1つ消費（Free/Liteはゲスト権限不可、Core=75／Pro=150／Enterprise=300が既定枠） |
| ご利用可能なプラン | すべてのプラン（既定は無効。オーナーが有効化） | Core以上（Free/Liteは不可） |
| 期限・パスワード | URL単位で設定（期限・パスワードのどちらかは必須） | 他のユーザーと同様（無期限・パスワード運用） |
| アクセス粒度 | 手順書1本ごとに発行するURL単位 | フォルダ・グループ単位で許可設定 |
| 監査ログ | URLの発行・失効・アクセスは記録 | ログイン・閲覧すべてが他のユーザーと同様に記録 |
| IPアドレス制限 | 対象外 | 対象（チームのセキュリティ設定が適用） |
| SSO統制 | 対象外 | 対象 |
| 手順書一覧の見え方 | 該当URLの手順書のみ | その人が見られる手順書だけを、フォルダなしで1枚の画面にまとめて表示（フォルダの階層構造では見られません） |
| 教育・育成の管理対象 | 対象外 | 対象外（コース割り当て・スキルマップの対象にはなりません） |
| 活用レポート等の集計 | 対象外 | 集計対象外（ゲスト本人はマイ閲覧履歴・お気に入りを通常どおり使えます） |
| 手順書の作成・編集 | 不可（閲覧のみ） | 不可（閲覧のみ） |
| 権限の変更 | — | いつでも他の権限へ変更可能（枠はゲスト権限枠 ↔ オーナー～閲覧の権限枠で自動的に行き来） |
| 向いている用途 | 一度きりの説明会／取引先への見積送付／短期の資料共有／この1本だけ見せたい | 長期契約の協力会社／常駐先／複数の手順書を継続的に見せたい |
| 注意点 | URLが漏れると閲覧される可能性あり（パスワード保護推奨） | 他のユーザーと同じ管理コスト（グループ設定等）が必要 |
それぞれの詳しい使い方
- ① 外部共有URL：外部共有機能の使い方（発行手順・パスワード保護・履歴管理・失効）
- ① 外部共有URL の有効化／無効化（管理者向け）：外部共有禁止設定（外部共有の有効化／無効化）
- ② ゲスト権限：ゲスト権限（ゲスト権限枠）とはなんですか（詳細・招待・アクセス許可）