ゲスト権限は、社内の オーナー / チーム管理者 / グループ管理者 / 作成ユーザー / 閲覧ユーザー のいずれとも別枠で運用できる、情報共有専用(閲覧のみ/教育・育成・活用レポート等の集計の対象外)のユーザー権限です。
Diveでは 2種類の権限枠を別々に持ちます。
- オーナー~閲覧の権限枠:通常の運用者向け(作成・編集・教育・活用レポート等が使える)
- ゲスト権限枠:協力会社・取引先・常駐先など、Diveの通常の運用に混ぜたくない相手向け(閲覧のみ)
ユーザーの権限は いつでも自由に変更可能で、権限を変えるとその人が占有する枠も自動で入れ替わります(例:閲覧ユーザーをゲストに変更すると、閲覧枠が1つ空いてゲスト権限枠を1つ消費します)。「一度ゲストにしたら戻せない」ということはありません。
ゲスト権限で使える/使えないこと
- 手順書の 閲覧のみ(作成・編集はできません)
- 教育(コース)・育成(スキルマップ)の対象外
- 手順書一覧は フォルダの階層構造では表示されず、その人が見られる手順書だけが1枚の画面にまとめて並びます(社内の組織構造が外に漏れません)
- ゲストの閲覧は 活用レポート等の集計対象外(ゲスト本人はマイ閲覧履歴・お気に入りを通常どおり使えます)
外部共有URLと、どちらを使うべき?
社外に手順書を見せる方法は、①外部共有URL(ログイン不要の閲覧URL)と ②ゲスト権限(本記事)の2つがあります。ざっくりの使い分けは次のとおりです。
- 外部共有URL:手順書1本ごとにURLを発行する仕組み。「この1本だけをこの相手に見せたい」といった 単発・ピンポイント共有に向いています。相手側の準備は不要(URLを開くだけ)。
- ゲスト権限:フォルダ単位でまとめて見せる仕組み。長期契約の協力会社・常駐先など 複数の手順書を継続的に見せたい相手に向いています。監査ログ・IP制限・SSOで統制したいときも。
詳しい比較・意思決定チャートは 外部への手順書共有:使い分けガイド をご参照ください。
ご利用可能なプラン・権限枠
「オーナー~閲覧の権限枠」と「ゲスト権限枠」は別々にカウントされ、プランごとに次の上限が設定されています。
- Free / Lite プラン:ゲスト権限枠は ご利用いただけません
- Core プラン:オーナー~閲覧の権限枠 25/ゲスト権限枠 75
- Pro プラン:オーナー~閲覧の権限枠 50/ゲスト権限枠 150
- Enterprise プラン:オーナー~閲覧の権限枠 100/ゲスト権限枠 300
オーナー~閲覧の権限枠を1つ追加購入すると、ゲスト権限枠は自動的に3つ増える設計です。ユーザーの権限を変更すると、その人が占有する枠は自動で行き来(オーナー~閲覧枠 ↔ ゲスト権限枠)します。
ゲスト権限のユーザーにアクセスさせるフォルダを指定する
ゲスト権限のユーザーは、そのフォルダで [ゲストユーザーのアクセスを許可する] がONになっている手順書のみ閲覧できます。
- 対象のフォルダを開き、[フォルダ設定] をクリック
- アクセス制限設定モーダルの [ゲストユーザーのアクセスを許可する] をONにする
- 保存すると、そのフォルダの中にある手順書が、ゲストの画面(1枚にまとめて並ぶ一覧)に表示されるようになります
詳細は フォルダのアクセス制限設定 をご参照ください。
ゲスト権限で招待する/既存ユーザーを変更する
新規招待は、ユーザー招待画面から通常のメール招待と同じ手順で、ロールを [ゲスト] にして発行します。招待手順は ユーザーの追加(メール招待・メール不要アカウント発行) をご参照ください。
すでに登録済みのユーザーを ゲスト権限に変更する(またはゲストから閲覧ユーザー以上に戻す)ことも、ユーザー管理画面から いつでも自由に可能です。招待し直しや再登録は不要です。
ゲスト権限が向かないケース(オーナー~閲覧の権限を推奨)
ゲスト権限は 情報共有専用のため、次のようなケースでは オーナー~閲覧の権限のご利用を推奨します。
- 相手にも手順書を作成・編集してもらいたい:ゲスト権限では作成・編集・アップロードはできません。共同編集が必要なら 作成ユーザー以上を発行してください。
- 教育(コース)を割り当てたい/履修状況を追いたい:ゲスト権限はコース割り当ての対象外です。教育対象なら 閲覧ユーザー以上で招待してください。
- スキルマップで力量を評価・記録したい:ゲスト権限は育成(スキルマップ)の対象外です。育成対象なら 閲覧ユーザー以上で招待してください。
- 活用レポートでその人の閲覧状況を追いたい:ゲスト権限の閲覧は 集計対象外です。閲覧状況の可視化が必要な社内メンバーは 閲覧ユーザー以上を推奨します。
- その人にフォルダ階層で手順書を探させたい:ゲストの画面は1枚にまとめた一覧のみで、フォルダのツリー表示ができません。階層構造が業務上重要な社内向け利用は 閲覧ユーザー以上が向いています。
逆に、次の1つでも当てはまるなら、ゲスト権限のご利用を強くおすすめします。
- 相手が 社外の方(協力会社・取引先・常駐先など)で、社内の組織構造を見せたくない
- 教育・スキル管理の対象にはしたくないが、監査ログ・IP制限・SSOの統制下に置きたい
- 閲覧を 社内向けレポートの集計対象外にしたい
よくある質問
Q. 外部共有URLと、どちらを使えばいい?
A. 相手が長期・継続的に見るなら ゲスト権限、単発なら 外部共有URL です。使い分けガイド の意思決定チャートで簡単に判断できます。
Q. ゲスト権限にした人を、あとから通常のユーザー(閲覧ユーザー以上)に戻せますか?
A. いつでも戻せます。 ユーザー管理画面からロールを変更するだけで、占有する権限枠も自動的にゲスト権限枠 → オーナー~閲覧の権限枠へ切り替わります(もちろん逆も可能)。招待し直しや再登録は不要です。
Q. ゲスト権限は権限枠を消費しますか?
A. はい、ゲスト権限枠を1つ消費します。ただしオーナー~閲覧の権限枠とは 別枠で、Core以上のプランでは通常枠の3倍が自動的に用意されます(Core=75/Pro=150/Enterprise=300)。
Q. 教育・育成の管理が不要な社外の人なら、閲覧ユーザーでも代用できる?
A. 社外の方には、原則としてゲスト権限を推奨します。 閲覧ユーザーは 社内メンバーと同じ画面を使うため、他部署のフォルダ名や社内の並び方が見えてしまいます(中身は見えなくても、フォルダの名前は見えます)。ゲストは 階層構造では見られず、その人が見られる手順書だけをフォルダなしで1枚の画面に並べて表示するので、社内の組織情報が外に漏れません。
逆に、社内メンバーに閲覧のみをさせたい/教育対象にしたい/活用レポートで追いたい場合は、オーナー~閲覧の権限(閲覧ユーザー以上)のご利用が向いています。
Q. ゲスト権限で手順書を作らせることはできますか?
A. できません。ゲスト権限は 情報共有専用で、作成・編集・アップロードはできません。作成が必要な相手には、作成ユーザー以上での招待をご利用ください。
Q. ゲスト権限のユーザーにIPアドレス制限やSSOを効かせられますか?
A. はい。ゲスト権限のユーザーは通常のユーザーと同じチームのセキュリティ設定下にあるため、IPアドレス制限・SSO統制・監査ログの対象になります。
Q. 社内メンバーをゲスト権限で招待してもいいですか?
A. 可能です。閲覧のみをさせたい相手なら社内・社外を問わずゲスト権限で運用できます。ただし、教育(コース)・育成(スキルマップ)の対象にはなりません。
Q. ゲストは手順書一覧でフォルダの階層構造を見られますか?
A. 見られません。 ゲストの画面には、その人が見られる手順書だけが フォルダなしで1枚の画面にまとめて表示されます。階層構造では見られないため、フォルダの名前や社内の並び方も出ません(社内の組織構造を外に漏らさないための設計です)。
逆に、階層構造で手順書を探させたい社内メンバーなどには、オーナー~閲覧の権限(閲覧ユーザー以上)が向いています。
Q. ゲスト権限の閲覧履歴は活用レポートで見られますか?
A. 集計対象外のため出ません。ゲストの閲覧は活用レポート・閲覧記録モーダル・つまずきタブ等の集計に含まれません(ゲスト本人は、自分の閲覧履歴やお気に入りは通常どおり使えます)。管理側から閲覧状況を追いたい相手には、オーナー~閲覧の権限(閲覧ユーザー以上)をご利用ください。