組織やグループで「手順書はこう書く」という方針を定めておくと、AI整理がその方針の言い回し・粒度に従って手順書を整えるようになります。書き手や部署で表現がバラつきがちな手順書を、組織の基準で揃えるための機能です。
手順書作成方針とは
グループ単位で設定する、手順書の書き方の言語化されたルールです。次の3つで構成されます。
- 言い回し・書き方：常体／敬体、1手順1動作、専門用語の社内呼称など、文体や粒度のルール
- べからず集（禁止事項）：使ってほしくない表現や言い回し
- 一般的な言い回し：社内でよく使うフレーズ。見本手順書から自動抽出され、編集も可能
定めた方針は、AI整理や方針チェックの基準として使われます。
方針を設定する
- グループ管理画面から、対象のグループの 「手順書作成方針」 パネルを開きます
- 「言い回し・書き方」「べからず集」「一般的な言い回し」をそれぞれ入力します（後述の「見本から自動生成」も使えます）
- [保存] をクリックします
見本から方針を自動生成する
「文章で書き起こすのが大変」という場合は、見本となる手順書やマニュアルファイルからAIに方針を生成させることができます。
- 「見本手順書」セクションで [見本を追加] をクリックします
- 追加方法を選びます
- ファイルから：既存マニュアルのPDFや画像など
- Dive内手順書から：すでに作成済みの社内手順書を選択
- 見本を登録後、[見本から方針を生成] をクリックすると、AIが「言い回し・書き方」「べからず集」「一般的な言い回し」の下書きを作成します
- 生成結果を確認し、必要に応じて編集してから保存します
方針をAI整理に反映する
手順書編集中や動画のAI整理の実行オプションにおける文章スタイル・口調にて、手順書方針が設定されいてるユーザーが実行する際、 [方針に従う] が選択できます。これを選ぶと、AI整理は方針で定めた言い回し・書き方に沿って各手順を整えます。
方針チェック（編集中の手順書を方針と照合）
手順書編集画面の上部メニューにある [方針チェック] から、現在編集中の手順書が方針に沿っているかをAIに確認させることができます。書き終えた手順書のレビューや、他の作成者がつくった手順書の品質確認にご利用ください。
うまく使うコツ
- まずは1つのグループで小さく試し、運用がまわってから他のグループへ展開すると良いでしょう
- 「見本手順書」は社内で『これが理想』と言える手順書を選ぶのがおすすめです
- 生成された方針はあくまで下書きです。実情に合わせて編集してから保存してください
関連
- 既存マニュアルから内容を取り込むには 関連ファイルからAI抽出して手順書に反映する
- 用語の表記揺れを揃えたい場合は 表記ゆれを統一する（表記統一辞書）