自社で使っている作業標準書のファイルを登録しておくと、Diveの手順書をその体裁のまま書き出せます。チームで使う様式は「辞書・テンプレート」に登録し、手順書詳細画面の「出力」から選んで使います。
登録できるのはExcel（.xlsx / .xlsm）・Word（.docx / .docm）・PowerPoint（.pptx / .pptm）です。
Enterpriseプランでご利用いただけます。フォーマットの登録・削除はチーム管理者以上、出力は手順書を出力できる権限のある方が行います。PCブラウザから行います。
出力フォーマットとは
Diveの標準の出力は、Diveが決めた並びで書き出します。出力フォーマットを使うと、罫線・列幅・ロゴ・見出し・フォント・印刷設定・数式・マクロをそのまま残したまま、自社の様式に手順書の内容が転記されます。
ファイルの中には、転記したい場所に「差し込みタグ」を書いておきます。タグを書いた場所に、そのタグに対応する内容が入ります。マクロを含むファイル（.xlsm / .docm / .pptm）は、マクロを保ったまま書き出します。
形式によって違うのは「枠の増え方」だけ
手順は {{step_begin}} から {{step_end}} までを1件ぶんの「枠」として囲みます。書き方は3つの形式とも同じで、手順が増えたときの振る舞いだけが違います。
| 形式 | 枠の置き方 | 手順が増えたとき |
|---|---|---|
| Word | 枠を1つだけ置きます | 手順の数だけ枠が増えます |
| PowerPoint | 1手順を1枚に置くなら、そのスライドに枠を1つだけ置きます。1枚に一覧表を置くなら、表の1行を枠にします | スライド、または表の行が増えます |
| Excel | 枠を必要な数だけ並べ、開始タグに {{step_begin:1}} のように番号を書きます | 増えません。余った枠は空欄のまま残り、手順が枠の数を超えるとエラーでお知らせします |
Excelだけ増えないのは、行を増減させると数式・条件付き書式・印刷タイトル行・マクロが参照しているセル番地がずれるためです。行を1行も動かさない作りにしています。
テンプレートを用意する
サンプルから作る
はじめて作るときは、Diveが用意しているサンプルを土台にすると早く作れます。
- サイドメニュー「辞書・テンプレート」を開きます
- 「テンプレート」タブ →「出力フォーマット」を開きます
- 「Excel のサンプルテンプレ」「Word のサンプルテンプレ」「PowerPoint のサンプルテンプレ」から、作りたい形式をクリックします
- ダウンロードしたファイルを自社の様式に合わせて書き換えます
すでに使っている作業標準書のファイルがある場合は、そのファイルに差し込みタグを書き足すだけでも使えます。
差し込みタグ
転記したい内容のタグを、入れたい場所に直接入力します。タグは画面の一覧からクリックでコピーできます。手で入力すると打ち間違いでその枠だけ空欄になるため、コピーして貼り付けてください。
●表紙・共通
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{title}} | 手順書のタイトル |
| {{description}} | 手順書の説明 |
| {{rev}} | 改訂番号（最新のRev） |
| {{cover_photo}} | 手順書の表紙画像。タグを置いた場所に収まる大きさで貼り付きます |
●手順の始まりと終わり
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{step_begin}} | 開始タグ。ここから手順1件ぶんが始まります（Word・PowerPointはこちら） |
| {{step_begin:1}} | 枠を並べるときの開始タグ。数字が、そこに転記される手順の番号です（Excelはこちら） |
| {{step_end}} | 終了タグ。開始タグからここまでが手順1件ぶん |
●手順（開始タグと終了タグの間に置くタグ）
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{step_no}} | 手順番号（1からの連番） |
| {{step_title}} | 手順の見出し |
| {{step_detail}} | 作業内容 |
| {{step_tips}} | 作業のコツ |
| {{step_note}} | 品質注意 |
| {{step_safety}} | 安全上の重要事項 |
| {{step_question}} | 設問。種別（単一選択など）と設問文と選択肢 |
| {{step_subtitles}} | その手順の字幕（非表示にした字幕は除きます） |
| {{step_url}} | その手順を開くURL。そのままクリックできるリンクになります |
| {{step_photo}} | 手順の画像。タグを置いた場所に収まる大きさで貼り付きます |
| {{step_qr}} | その手順を開くQRコード。タグを置いた場所に収まる大きさで貼り付きます |
●改訂履歴（新しい順に1、2、3…）
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{rev_begin}} | 開始タグ。手順と同じ書き方です |
| {{rev_begin:1}} | 枠を並べるときの開始タグ。数字は新しい順の番号（Excelはこちら） |
| {{rev_end}} | 終了タグ。開始タグからここまでが履歴1件ぶん |
| {{rev_no}} | Rev番号（最新版・編集中の表示付き） |
| {{rev_comment}} | 改訂内容 |
| {{rev_drafter}} | 起案者 |
| {{rev_started}} | 起案日 |
| {{rev_approved}} | 承認日 |
| {{rev_approvers}} | 承認者 |
どこからどこまでが1手順かを決める
{{step_begin}} から {{step_end}} までが手順1件ぶんです。1件ぶんが何行・何段落にわたっても構いません。終了タグは、他のタグと同じセル・同じ段落に続けて書けます。終了タグ専用の行や列は要りません。
Wordは、枠を1つだけ置きます。手順の数だけ枠が増えるので、番号は要りません。
PowerPointは、1手順を1枚に置くなら、そのスライドに枠を1つだけ置きます。1枚に一覧表を置くなら、表の1行を枠にすると行が増えます。1枚に2件以上を並べたいときだけ、Excelと同じように番号を書いて枠を並べます。
Excelは、枠を必要な数だけ並べ、開始タグに番号を書きます。手順が15件ある手順書を出力するなら、{{step_begin:1}} 〜 {{step_end}} の枠を15組、番号を変えながら並べます。
改訂履歴も同じ考え方で、{{rev_begin}} から {{rev_end}} までを1件ぶんとして置きます。
テンプレートを作るときのコツ
3つの形式に共通
- 列の並び・幅・罫線・見出し・フォント・色はそのまま残ります。自社の様式に合わせて自由に書き換えてください
- 手順のタグは1か所にまとめてください。本文とヘッダーの両方に置くと、ヘッダー側は空欄になります
- テンプレートの中の説明書きに差し込みタグを書き写さないでください。文書のどこにあっても本物のタグとして扱われ、その説明書きが2つ目の枠になってしまいます
- ページの繰り返しとページ番号は、Wordの表の見出し行・ページ番号、Excelの印刷タイトル行・&P / &N に任せると、手順数が変わっても崩れません
Excel
- 1件ぶんの枠を作り込んでから、番号を変えながらコピーして並べると早く作れます
- 使わなかった枠は空欄の行として残ります（罫線は消えません）。並べる数は紙面に合わせて決めてください
- 1つのタグは1つのセルに入り、次の行へは流れません。作業内容のように長くなる項目は、セルを縦に結合するか行を高くして高さを持たせてください
- 画像とQRコードは、タグを置いたセル（結合していればその範囲）に収まる大きさで貼り付きます。写真を入れるセルには他の図形を重ねないでください
- タグはセルに直接入力してください。テキストボックスや図形の中のタグは対象になりません
Word
- 枠は1つだけ置いてください。手順の数だけ行が増えます
- 長い文章は自動で折り返すため、高さの調整は要りません
- ヘッダー・フッターの中にもタグを書けます。ただし改訂履歴のように件数で伸びるものをフッターに置くと、全ページの下が伸びます。改訂履歴は本文の末尾に置くことをおすすめします
PowerPoint
- 手順の枠は、1つの作りに揃えてください。「1手順を1枚」と「一覧表の行」を1つのテンプレートに混ぜると、2件目以降がどちらに入るか決められません
- 写真のタグは、写真専用のテキストボックスに単独で置いてください。その図形の位置と大きさに合わせて貼るので、本文と同じ箱に書くと文字の上に重なります
- 文書名・説明・改訂・表紙写真のように文書に1つしか値がないタグは、スライドマスターやレイアウトにも置けます。全ページに刷る帳票ヘッダーに使えます。手順と改訂履歴のタグは、1つのマスターを全スライドが共有していて何件目を入れるか決められないため置けません
- スライドマスターに書くときは、プレースホルダー（「クリックして入力」の枠）ではなくテキストボックスを描いてください。プレースホルダーの中の文字はスライドに表示されません
- 一覧表の行を枠にする場合、手順が多いと表がスライドの下にはみ出すことがあります。件数の多い手順書には「1手順を1枚」の作りが向いています
出力フォーマットを登録する
- サイドメニュー「辞書・テンプレート」を開きます
- 「テンプレート」タブ →「出力フォーマット」を開きます
- 「出力フォーマットを登録」をクリックします
- テンプレ名を入力します（例: 自社 作業標準書フォーマット）。この名前が出力メニューに並びます
- 作成したファイルをドロップするか、クリックして選びます
- 「登録」をクリックします
登録したフォーマットはチーム全員から使えます。一覧では、テンプレ名・ファイル名・形式・登録日・登録者を確認でき、「開く」から元のファイルをダウンロードできます。
項目の見出し
一覧の「項目の見出し」で、作業のコツ・品質注意・安全上の重要事項を転記するときに「作業のコツ：」のような見出しを本文の前に付けるかどうかを切り替えられます。様式の列にすでに見出しがある場合は「付けない」にすると読みやすくなります。
手順書を出力する
- 出力したい手順書の詳細画面を開きます
- 「出力」→ 使うフォーマットの形式（「Excel」「Word」「PowerPoint」）を開きます
- 「標準」（Diveの標準の並び）と、登録した出力フォーマットの名前が並びます
- 使いたいフォーマットの名前を選びます
その形式の出力フォーマットが1件も登録されていない場合、「Excel」「Word」「PowerPoint」はこれまでどおり単独の項目として表示され、Diveの標準の並びで出力されます。
うまく転記されないとき
| 症状 | 確認すること |
|---|---|
| 「手順◯を入れる場所がテンプレートにありません」と出て出力できない | 手順の数に対して枠が足りていません。メッセージに表示された番号の枠をテンプレートに追加してください。PowerPointで1枚に枠を並べている場合は、枠を1つだけにすると手順の数だけスライドが増えます |
| 「テンプレートに差し込みタグが見つかりません」と出る | タグがセル・本文・スライドに直接入力されているか確認してください。Excelでは、テキストボックスや図形の中のタグは対象になりません |
| 特定の枠だけ空欄になる | タグの打ち間違いが考えられます。画面の一覧からコピーして貼り直してください |
| 「開始タグ・終了タグの組み合わせに誤りがある箇所があります」と出る | 開始タグだけ、または終了タグだけになっている箇所があります。1件ぶんの枠は必ず両方で囲んでください |
| 「同じ番号の枠が2つ以上あるため、同じ内容が複数の場所に転記されています」と出る | 枠を並べたときに番号が重複しています。番号を振り直してください |
| 「ヘッダー・フッターにも手順のタグがあるため、そちらは空欄にしました」と出る | 手順のタグが本文とヘッダー・フッターに分かれています。手順は1か所にまとめてください |
| 「手順・改訂履歴のタグはスライドマスター・レイアウトには置けない」と出る | PowerPointでは、手順と改訂履歴のタグはスライドの上に置いてください。マスターやレイアウトに置けるのは、文書名・説明・改訂・表紙写真だけです |
| 「プレースホルダーの中に書いたタグは、スライドには表示されません」と出る | スライドマスターのプレースホルダー（「クリックして入力」の枠）ではなく、テキストボックスを描いてその中にタグを書いてください |
| 写真が入らない・位置がずれる | PowerPointでは、写真のタグを写真専用のテキストボックスに単独で置いてください。Excelでは、写真を入れるセルに他の図形を重ねないでください |
| 改訂履歴が途中までしか入らない | 改訂履歴の枠が足りていません。入るぶんだけ新しい順に転記され、出力時にメッセージが表示されます |
| 文字が見切れる | Excelでセルの高さが足りていません。長くなる項目はセルを縦に結合するか、行を高くしてください |