ในขั้นตอนนี้ คุณจะกำหนดค่า กลุ่ม ตามโครงสร้างองค์กรของคุณ และมอบหมายสมาชิก ปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้ตามลำดับ:

1. ทำความเข้าใจวิธีการทำงานของกลุ่ม
2. สร้างกลุ่ม (สอดคล้องกับลำดับชั้นขององค์กรของคุณ)
3. เพิ่มผู้ใช้ และมอบหมายให้กับกลุ่ม
4. ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ

กลุ่มคืออะไร?

กลุ่ม คือหน่วยองค์กร (แผนก ทีม โครงการ เป็นต้น) ตามกลุ่มที่ผู้ใช้สังกัดอยู่ สิ่งต่อไปนี้จะถูกกำหนด:

• สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ใด (SOP)
• ขั้นตอนการอนุมัติใดที่ใช้เมื่อเผยแพร่ SOP
• หน่วยสำหรับการจัดการ Skill Map (รายละเอียดทักษะ และคำจำกัดความระดับ)

ในขั้นตอนนี้ คุณจะตั้งค่ากลุ่มที่สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร หรือโครงการของคุณ

ความแตกต่างระหว่างทีม และกลุ่ม

ทีม คือหน่วยสัญญา และแทนบริษัทของคุณโดยรวม (มีเพียงหนึ่งในแต่ละอินสแตนซ์ของ Dive) กลุ่ม คือวิธีการจัดระบบผู้ใช้ในทีมนั้นตามแผนก ทีม โครงการ เป็นต้น

ลองคิดแบบนี้: ทีม = บริษัท กลุ่ม = แผนก หรือทีมภายใน กลุ่มสามารถจัดระบบแบบลำดับชั้น (เช่น แผนกผลิตการ → ส่วนผลิตการที่ 2) และผู้ใช้คนเดียวสามารถเป็นสมาชิกของหลายกลุ่มได้

การจำกัดการเข้าถึง และกลุ่ม

ในการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ คุณระบุกลุ่มใดที่ได้รับอนุญาต ผู้ใช้ที่สังกัดอยู่ในกลุ่มที่ระบุ และกลุ่มใด ๆ ที่อยู่ด้านล่าง (ระดับลำดับชั้นที่ต่ำกว่า) สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้

กล่าวอีกนัย หนึ่ง หากคุณระบุกลุ่มระดับที่สูงกว่า กลุ่มทั้งหมดด้านล่างจะถูกรวม หากคุณระบุกลุ่มระดับที่ต่ำกว่า เฉพาะกลุ่มเฉพาะนั้นเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึง

ตัวอย่างที่ 1) เมื่อการจำกัดการเข้าถึงถูกตั้งค่าเป็น "แผนกผลิตการ" ผู้ใช้ในส่วนผลิตการที่ 2 (กลุ่มย่อยของแผนกผลิตการ) สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้

ตัวอย่างที่ 2) เมื่อการจำกัดการเข้าถึงถูกตั้งค่าเป็น "ส่วนผลิตการที่ 2" ผู้ใช้ในส่วนผลิตการที่ 1 (แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ในแผนกผลิตการเดียวกัน) ก็ไม่สามารถเข้าถึงได้ เนื่องจากพวกเขาไม่ได้สังกัดในส่วนผลิตการที่ 2

นอกจากนี้ บัญชีผู้ใช้สามารถเป็นสมาชิกของหลายกลุ่มได้

ตัวอย่างที่ 3) กลุ่ม "การปรับปรุง" ถูกสถาปนาขึ้นเป็นโครงการข้ามองค์กร แม้ว่าผู้ใช้ในกลุ่มนี้อาจแตกต่างกัน แต่การเข้าถึงโฟลเดอร์สามารถจัดการได้แยกต่างหาก

จากข้างต้น

1. ก่อนอื่น ให้กำหนดกลุ่มตามลำดับชั้นขององค์กรปัจจุบันของคุณ

2. หากคุณมีกลุ่มข้ามองค์กร ให้กำหนดกลุ่มเพิ่มเติมด้วย

วิธีการนี้ใช้งานได้ดี

ลองตั้งค่ากลุ่ม

1. คลิกไอคอนบุคคลในแถบด้านข้าง (การจัดการผู้ใช้)

2. คลิก [การจัดการกลุ่ม]

3. คลิก [+ สร้างกลุ่มแรก]

4. กรอกชื่อกลุ่ม และคลิก [เพิ่ม]

5. กลุ่มได้รับการตั้งค่าแล้ว! (ในตัวอย่างนี้ ได้สร้างกลุ่ม "แผนกผลิตการ" ไว้)
ต่อไป เพื่อกำหนดลำดับชั้น คุณจะสร้างกลุ่มย่อย วางเมาส์เหนือกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น และคลิกปุ่ม [...] ที่ปรากฏทางด้านขวา

6. คลิก [เพิ่มกลุ่มย่อย]

7. กรอกชื่อกลุ่ม และคลิก [เพิ่ม]

8. กลุ่มย่อยได้รับการสร้างแล้ว และตอนนี้คุณสามารถกำหนดลำดับชั้น! (ในตัวอย่างนี้ แผนกผลิตการ → ส่วนผลิตการที่ 2)
สุดท้าย คลิก [บันทึก]

9. การสร้างกลุ่มเสร็จสิ้นแล้ว!

ลองเพิ่มผู้ใช้ให้กับกลุ่มเป็นสมาชิก

1. ตอนนี้ลองเพิ่มผู้ใช้ที่มีอยู่ลงในกลุ่ม คลิกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้ (ในตัวอย่างนี้ ส่วนผลิตการที่ 2) หน้าจอด้านขวาจะเปลี่ยนเป็นแสดงข้อมูลเกี่ยวกับส่วนผลิตการที่ 2 ปัจจุบัน ไม่มีสมาชิก
   
2. คลิก [เพิ่มสมาชิก]
   
3. คลิก [เลือกผู้ใช้ที่จะเพิ่ม] เลือกผู้ใช้เป้าหมาย แล้วคลิก [เพิ่ม]
   
   
   

4. ผู้ใช้ได้ถูกเพิ่มเป็นสมาชิกกลุ่มแล้ว!

   

เพิ่มผู้ใช้ใหม่

เพิ่มสมาชิกทีมเป็นผู้ใช้เพื่อตั้งค่าสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ มีสองวิธีในการเพิ่มผู้ใช้: "เชิญทางอีเมล" และ "ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล" ในการลงทะเบียนผู้ใช้จำนวนมากพร้อมกัน คุณยังสามารถใช้การนำเข้าจำนวนมากผ่าน Excel

ขั้นตอนโดยละเอียดในการเพิ่มผู้ใช้ (ลำเชิญทางอีเมล ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล และการนำเข้าจำนวนมากของ Excel) มีอยู่ในบทความต่อไปนี้

• เพิ่มผู้ใช้ (เชิญทางอีเมล / บัญชีที่ไม่ต้องใช้อีเมล)

หลังจากที่คุณได้เพิ่มผู้ใช้แล้ว ให้มอบหมายให้กับแต่ละกลุ่มตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้นในส่วน "ลองเพิ่มผู้ใช้ให้กับกลุ่มเป็นสมาชิก"

ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ

สุดท้าย ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติตามที่จำเป็น เมื่อคุณตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ การอนุมัติจากผู้อนุมัติที่ระบุจะจำเป็นเมื่อเผยแพร่ หรือแก้ไข SOP

ขั้นตอนการอนุมัติอาจเป็น ระดับบริษัท (พร้อมใช้งานสำหรับสมาชิกทีมทั้งหมด) หรือ ขั้นตอนการอนุมัติของกลุ่ม (พร้อมใช้งานเฉพาะสำหรับสมาชิกของกลุ่มนั้น) คุณสามารถสร้างขั้นตอนหลายขั้นตอนสำหรับวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ตั้งค่าโดยเลือก "ทั้งบริษัท (ทีม)" หรือกลุ่มเฉพาะในตัวกรองเป้าหมายที่ด้านบนของหน้าจอนี้ (การจัดการผู้ใช้) แล้วคลิก [ขั้นตอนการอนุมัติ] ทีมที่ไม่มีกลุ่มยังคงสามารถใช้ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัท

สำหรับคำแนะนำการตั้งค่าโดยละเอียด โปรดดู ขั้นตอนการอนุมัติ

ทำได้ดี! ตอนนี้การตั้งค่ากลุ่มเสร็จสิ้นแล้ว!

หากการใช้ Dive ของคุณขยายออก หรือโครงสร้างองค์กรของบริษัทเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจทานและกำหนดค่ากลุ่มของคุณอีกครั้ง นี่เป็นขั้นตอนเกือบสุดท้าย

ขั้นตอนถัดไป > ขั้นตอนที่ 6: ปรับปรุง SOP ของคุณผ่านข้อมูลป้อนกลับจากสนาม