ในขั้นตอนนี้ คุณจะตั้งค่ากลุ่มให้ตรงกับโครงสร้างองค์การและมอบหมายสมาชิก ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ตามลำดับ
- ทำความเข้าใจวิธีการทำงานของกลุ่ม
- สร้างกลุ่ม (ตามลำดับชั้นขององค์การของคุณ)
- เพิ่มผู้ใช้และมอบหมายให้กับกลุ่ม
- ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ
กลุ่มคืออะไร?
กลุ่มคือหน่วยขององค์การ (แผนก ทีม โครงการ เป็นต้น) โดยอิงตามกลุ่มที่ผู้ใช้อยู่ สิ่งต่อไปนี้สามอย่างจะถูกกำหนด:
- โฟลเดอร์ (SOP) ใดที่พวกเขาสามารถเข้าถึงได้
- ขั้นตอนการอนุมัติใดที่ใช้เมื่อเผยแพร่ SOP
- หน่วยสำหรับการจัดการ Skill Map (เนื้อหาทักษะและคำนิยาม)
ในขั้นตอนนี้ ให้ตั้งค่ากลุ่มของคุณตามโครงสร้างองค์การหรือโครงสร้างโครงการของคุณ
ความแตกต่างระหว่างทีมและกลุ่ม
ทีมคือหน่วยของสัญญาและแสดงถึงบริษัททั้งหมดของคุณ (มีเพียงหนึ่งในบัญชี Dive) กลุ่มคือวิธีที่คุณจัดระเบียบผู้ใช้ในนั้นตามแผนก ทีม โครงการ เป็นต้น
ลองนึกภาพ: ทีม = บริษัท กลุ่ม = แผนกหรือทีมในนั้น กลุ่มสามารถมีลำดับชั้น (เช่น แผนกผลิตการ → แผนกผลิตการ 2) และผู้ใช้หนึ่งคนสามารถอยู่ในหลายกลุ่มได้
การจำกัดการเข้าถึงและกลุ่ม
ผู้ที่สามารถดู SOP ขึ้นอยู่กับการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ที่มีไว้ ในการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ให้เลือก "ใช้ตัวกรอง" และระบุกลุ่มที่ควรมองเห็นโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ที่ไม่มีการกรองสามารถดูได้โดยสมาชิกทีมทั้งหมด (นอกเหนือจากผู้เยี่ยมชม)
ข้อมูลจำเพาะ Dive (สถานะเริ่มต้น)
- ผู้ใช้ในกลุ่มที่ต่ำกว่าถูกมองว่าเป็นสมาชิกของกลุ่มที่สูงกว่า ตัวอย่างเช่น สมาชิกของแผนกผลิตการ 2 สามารถดูโฟลเดอร์ที่กรองตามแผนกผลิตการได้เช่นกัน
- การอยู่ในกลุ่มบนเพียงอย่างเดียวไม่ได้ให้การเข้าถึงโฟลเดอร์ที่กรองให้กับกลุ่มที่ต่ำกว่า ตัวอย่างเช่น พนักงานแผนกผลิตการไม่สามารถดูโฟลเดอร์ที่กรองให้เป็นแผนกผลิตการ 2 ได้
- การกรองที่โฟลเดอร์ระดับบนยังใช้ได้กับโฟลเดอร์ภายในด้วย หากบางคนไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ระดับบน พวกเขาก็ไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ภายในได้เช่นกัน
- เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถดูโฟลเดอร์ทั้งหมดได้โดยไม่คำนึงถึงการกรอง
หากคุณต้องการ...
- แสดงโฟลเดอร์จากแผนกที่ต่ำกว่าให้กับเจ้าหน้าที่แผนกบนสุด: ในการตั้งค่า "ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ" → "กฎธุรกิจ" → "ขอบเขตการดูโฟลเดอร์" ให้เปิด "อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มที่อยู่ต่ำกว่ากลุ่มของผู้ใช้"
- ซ่อน SOP จากแผนกบนจากเจ้าหน้าที่แผนกล่าง: ในส่วนเดียวกัน ให้เปิด "อย่าแสดง SOP จากโฟลเดอร์ที่กรองตามกลุ่มบนให้กับผู้ใช้ในกลุ่มล่าง"
- แสดงตามแผนผังองค์การของคุณ: เปิดทั้งสองรายการด้านบน ดู แบ่งการมองเห็น SOP ตามลำดับชั้นแผนก เพื่อติดตามคำแนะนำ
- แสดงให้สมาชิกของโครงการข้ามแผนก: สร้างกลุ่มเช่น "โครงการปรับปรุง" มอบหมายสมาชิกให้กับกลุ่มนั้น และกรองโฟลเดอร์ตามกลุ่มนั้น บุคคลหนึ่งสามารถอยู่ในหลายกลุ่มได้
- แสดงให้บุคคลเฉพาะ: เพิ่มบุคคลนั้นลงในกลุ่มสำหรับโฟลเดอร์ที่กรอง
ง่ายต่อการจัดการหากคุณสร้างกลุ่มตามลำดับชั้นองค์การปัจจุบันของคุณก่อน จากนั้นเพิ่มกลุ่มข้ามแผนกเมื่อจำเป็น
มาตั้งค่ากลุ่มกันเถอะ
- คลิกที่ไอคอนคน (การจัดการผู้ใช้) ในแถบด้านข้าง
2. คลิกที่ "การจัดการกลุ่ม"
3. คลิกที่ "+ สร้างกลุ่มแรก"
4. กรอกชื่อกลุ่มและคลิก "เพิ่ม"
5. กลุ่มของคุณได้รับการตั้งค่าแล้ว! (ในตัวอย่างนี้ เราได้สร้างกลุ่ม "แผนกผลิตการ") ต่อไป เพื่อกำหนดลำดับชั้น ให้สร้างกลุ่มย่อย เลื่อนเมาส์ไปที่กลุ่มที่คุณสร้างและคลิกที่ "..." ทางด้านขวา
6. คลิก "เพิ่มกลุ่มย่อย"
7. กรอกชื่อกลุ่มและคลิก "เพิ่ม"
8. กลุ่มย่อยได้ถูกสร้างและลำดับชั้นได้ถูกกำหนดแล้ว! (ในตัวอย่างนี้ แผนกผลิตการ → แผนกผลิตการ 2)
สุดท้าย ให้คลิก "บันทึก"
9. การตั้งค่ากลุ่มเสร็จสิ้น!
เพิ่มผู้ใช้เป็นสมาชิกกลุ่ม
- ตอนนี้ให้เพิ่มผู้ใช้ที่มีอยู่ไปยังกลุ่ม คลิกที่กลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มสมาชิก (ในตัวอย่างนี้ แผนกผลิตการ 2) ด้านขวาของหน้าจอจะเปลี่ยนเพื่อแสดงข้อมูลสำหรับแผนกผลิตการ 2 ปัจจุบันไม่มีสมาชิก
- คลิก "เพิ่มสมาชิก"
- คลิก "เลือกผู้ใช้ที่จะเพิ่ม" เลือกผู้ใช้ที่ต้องการ และคลิก "เพิ่ม"
-
ผู้ใช้ได้ถูกเพิ่มเป็นสมาชิกกลุ่ม!
เพิ่มผู้ใช้ใหม่
เพิ่มผู้ใช้เพื่อตั้งค่าสภาพแวดล้อมการใช้งานของคุณ มี 2 วิธีในการเพิ่มผู้ใช้: "เชิญทางอีเมล" และ "ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล" สำหรับการลงทะเบียนผู้ใช้จำนวนมากในครั้งเดียว คุณยังสามารถใช้การนำเข้าเป็นกลุ่มผ่าน Excel ได้
คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับการเพิ่มผู้ใช้ (การเชิญทางอีเมล การออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล และการนำเข้าเป็นกลุ่ม Excel) มีให้ในบทความต่อไปนี้
หลังจากเพิ่มผู้ใช้แล้ว ให้มอบหมายพวกเขาให้กับแต่ละกลุ่มโดยใช้วิธีเดียวกับ "เพิ่มผู้ใช้เป็นสมาชิกกลุ่ม" ข้างต้น
ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ
สุดท้าย ให้ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติตามที่จำเป็น เมื่อกำหนดขั้นตอนการอนุมัติ การอนุมัติจากผู้อนุมัติที่ระบุจะจำเป็นเมื่อเผยแพร่หรือแก้ไข SOP
คุณสามารถเตรียมขั้นตอนการอนุมัติหลายรายการ: ขั้นตอนระดับบริษัทที่ทุกคนในทีมสามารถเลือก และขั้นตอนการอนุมัติเฉพาะกลุ่มที่เฉพาะสมาชิกของกลุ่มนั้นเท่านั้นที่สามารถเลือก การตั้งค่าจะทำผ่าน "ขั้นตอนการอนุมัติ" ในแถบกรองที่ด้านบนของหน้าจอนี้ (การจัดการผู้ใช้) โดยเลือก "ทั้งบริษัท (ทีม)" หรือกลุ่มที่ต้องการ แม้แต่ทีมที่ไม่มีกลุ่มย่อยก็สามารถใช้ขั้นตอนการอนุมัติระดับบริษัทได้
สำหรับคำแนะนำการตั้งค่าโดยละเอียด โปรดดู ขั้นตอนการอนุมัติ
ยอดเยี่ยม! คุณได้ตั้งค่ากลุ่มเสร็จสิ้นแล้ว
หากการใช้งาน Dive ของคุณขยายตัวหรือโครงสร้างองค์การของบริษัทเปลี่ยนแปลง ให้กลับมาดูและตรวจสอบการตั้งค่าเหล่านี้อีกครั้ง ขั้นตอนถัดไปคือขั้นตอนสุดท้าย
ขั้นตอนถัดไป >ขั้นตอนที่ 6: พัฒนา SOP ของคุณด้วยข้อเสนอแนะจากสนาม