ユーザー管理のグループと手順書のフォルダを同じ階層で作り、次のような見え方にする設定の手順です。

• 自分の部署と、その下の部署のフォルダは、すべて見られる
• 自分より上の部署や、横に並ぶ部署のフォルダは見られない

設定はオーナーが行います。グループはCoreプラン以上で作成できます。サブグループ（グループの階層）はCore・Proプランでは1段まで、Enterpriseプランでは段数の制限がありません。

先に知っておきたい仕組み

フォルダのアクセス制限には、次の2つの決まりがあります。

• グループに所属している方は、その上位のグループにも所属しているものとして扱われます。たとえば第1課の方は、製造部で絞り込んだフォルダも開けます。逆に、製造部に所属しているだけでは、第1課で絞り込んだフォルダは開けません。
• 親フォルダの絞り込みは、その中のフォルダにもかかります。親フォルダを開けない方は、その中のフォルダも開けません。

そのため、各フォルダに同じ名前のグループを指定するだけでは、次のように「上の部署のフォルダは見えて、下の部署のフォルダは見えない」形になります。

この記事の手順では、手順3の設定で上位の部署から配下のフォルダを見られるようにし、手順4のフォルダの置き方で、上位の部署の手順書を下の部署から見えないようにします。

設定方法

以下では、製造部の下に第1課と第2課がある組織を例に説明します。

1. グループを部署の階層どおりに作る

1. サイドメニューの[ユーザー管理]から[グループ管理]を開き、製造部のグループを作ります
2. 製造部の[・・・]から[子グループを追加]を選び、第1課と第2課のグループを作ります
3. 各メンバーを、自分の部署のグループに所属させます。製造部の方は製造部に、第1課の方は第1課に所属させます

グループの作り方は Step5 グループを設定しよう（管理者向け）、所属の変え方は ユーザーの所属グループの編集 をご参照ください。

2. フォルダを同じ階層で作り、同じ名前のグループで絞り込む

1. 製造部のフォルダを作り、その中に第1課と第2課のフォルダを作ります
2. 各フォルダの[アクセス制限設定]で[絞り込みをする]を選び、同じ名前のグループを指定します。製造部フォルダには製造部グループ、第1課フォルダには第1課グループ、第2課フォルダには第2課グループを指定します

フォルダごとの設定方法は フォルダのアクセス制限設定 をご参照ください。

3. 上位の部署から配下のフォルダを見られるようにする

1. オーナー権限でログインし、サイドメニューの[オーナー向け機能]を開きます
2. 上部タブの[業務ルール]を選び、[フォルダの閲覧範囲]を開きます
3. [所属グループより下のグループ向けのフォルダも閲覧できるようにする]にチェックを入れ、確認のメッセージで[続ける]をクリックします
4. [対象の役割]で、配下のフォルダを見せる役割を選びます
5. [保存]をクリックします

[対象の役割]は、次のように選びます。

• 部長など、上位の部署の管理者だけに配下を見せる場合：[グループ管理者以上]を選び、その方の役割をグループ管理者にします
• 上位の部署に所属する方全員に配下を見せる場合：[閲覧ユーザー以上]を選びます

ゲストは対象になりません。初期状態では、この設定で見えるようになったフォルダは閲覧のみです。編集・改訂もさせる場合は、[閲覧だけでなく、編集・改訂もできるようにする]にもチェックを入れます。詳しくは 配下グループのフォルダも閲覧できるようにする（フォルダの閲覧範囲） をご参照ください。

4. 上位の部署のフォルダには、手順書を直接置かない

第1課の方は、自分のフォルダを開くために、その親の製造部フォルダも開けます。そのため、製造部フォルダに直接置いた手順書は、第1課・第2課の方にも見えます。製造部フォルダの中には、各課のフォルダだけを置いてください。

製造部の方だけに見せたい手順書は、次のように専用のフォルダに入れます。

1. [グループ管理]で、製造部の下に、第1課・第2課と並べて「製造部 部内」のようなグループを作ります
2. 製造部フォルダの中に「部内限定」のようなフォルダを作り、[アクセス制限設定]で「製造部 部内」グループを指定します

手順3の対象の役割に当たる製造部の方は、配下のグループ向けのフォルダとして、このフォルダも見られます。対象の役割に当たらない製造部の方に見せる場合は、その方を「製造部 部内」グループにも所属させます。第1課・第2課の方は「製造部 部内」の上位に当たらないため、このフォルダは見られません。

このフォルダを製造部グループで絞り込むと、第1課・第2課の方にも見えてしまうのでご注意ください。

設定後の見え方

オーナーとチーム管理者は、この設定にかかわらず、すべてのフォルダを見られます。

動作を確認する

[フォルダの閲覧範囲]の変更は、各メンバーの次回ログイン時から反映されます。確認するときは、製造部・第1課・第2課のアカウントでそれぞれログインし直し、フォルダの一覧と検索の結果が上の表のとおりになっているかを確かめます。

よくある質問

組織変更で部署の親子関係が変わったときは、どうすればよいですか。
[グループ管理]でグループの親子関係を変えたうえで、フォルダも同じ形に移動してください。親フォルダの絞り込みは中のフォルダにもかかるため、たとえば第1課を別の部署の下に移したのにフォルダが製造部の下に残っていると、第1課の方も、新しい上位の部署の方も、第1課フォルダを開けなくなります。フォルダの移動は フォルダの編集（移動・削除含む） をご参照ください。

特定の方にだけ配下のフォルダを見せたい場合は、どうすればよいですか。
[フォルダの閲覧範囲]は使わずに、その方を配下のグループにも所属させます（例：部長を製造部・第1課・第2課に所属させる）。ほかの方の見え方は変わりません。ただし、部署が増えたときは所属の追加も必要です。

ゲストにも同じ見せ方ができますか。
[フォルダの閲覧範囲]はゲストには適用されません。ゲストに見せるフォルダは、フォルダごとの[ゲストのアクセスを許可する]で指定します。詳しくは ゲストごとに見られるフォルダを分ける をご参照ください。

全社で共通の手順書は、どこに置けばよいですか。
一番上の階層に、絞り込みをしないフォルダを作って置きます。絞り込みをしないフォルダは、ゲストを除くチーム内の全員が見られます。

関連情報

• 配下グループのフォルダも閲覧できるようにする（フォルダの閲覧範囲）
• フォルダのアクセス制限設定
• 複数部署での運用における初期設定と補足
• 複数の会社・工場で運用する（管理者の定期業務と権限設計）
• ユーザーの所属グループの編集