ในขั้นตอนนี้ คุณจะตั้งค่ากลุ่มให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร และมอบหมายสมาชิก ดำเนินการตามลำดับต่อไปนี้

1. ทำความเข้าใจเกี่ยวกับกลุ่ม
2. สร้างกลุ่ม (ตามโครงสร้างลำดับชั้นขององค์กร)
3. เพิ่มผู้ใช้และมอบหมายไปยังกลุ่ม
4. ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ

กลุ่มคืออะไร

กลุ่มคือหน่วยขององค์กร (แผนก หรือส่วน หรือโครงการ เป็นต้น) ตามการเป็นสมาชิกของกลุ่มไหน จะมีสิ่งต่อไปนี้ 3 อย่างที่ถูกกำหนด

• สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ (SOP) ใดได้
• เมื่อออก SOP จะใช้ขั้นตอนการอนุมัติใด
• หน่วยที่จัดการ Skill Map (รายละเอียดทักษะและนิยามระดับ)

ในขั้นตอนนี้ ขอให้คุณตั้งค่ากลุ่มตามโครงสร้างองค์กรหรือโครงสร้างโครงการของคุณ

ความแตกต่างระหว่างทีมและกลุ่ม

ทีมคือหน่วยของสัญญา ซึ่งเป็นบริษัทของคุณโดยรวม (มี 1 รายใน Dive) ผู้ใช้ภายในจะถูกจัดกลุ่มตามหน่วย เช่น แผนก หรือส่วน หรือโครงการ ซึ่งเรียกว่ากลุ่ม

ในภาพรวม ทีม = บริษัท กลุ่ม = "แผนก" หรือ "ส่วน" ภายใน กลุ่มสามารถมีลำดับชั้น (เช่น แผนกผลิตการ → ส่วนผลิตการที่ 2) ได้ และผู้ใช้คนหนึ่งสามารถเป็นสมาชิกของหลายกลุ่มได้

การจำกัดการเข้าถึงและกลุ่ม

ในการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ คุณจะระบุกลุ่มที่อนุญาตให้เข้าถึง คนที่เป็นสมาชิกของกลุ่มที่ระบุนั้นและกลุ่มย่อยด้านล่าง (ลำดับชั้นต่ำกว่า) จะสามารถเข้าถึงได้

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้าคุณระบุกลุ่มที่อยู่ระดับสูง กลุ่มย่อยด้านล่างจะรวมอยู่ด้วย ถ้าคุณระบุกลุ่มที่อยู่ระดับต่ำ จะจำกัดเฉพาะกลุ่มนั้น

ตัวอย่าง 1) เมื่อการจำกัดการเข้าถึงถูกตั้งเป็น "แผนกผลิตการ" ผู้ใช้ของส่วนผลิตการที่ 2 ที่อยู่ภายใต้แผนกผลิตการสามารถเข้าถึงได้

ตัวอย่าง 2) เมื่อการจำกัดการเข้าถึงถูกตั้งเป็น "ส่วนผลิตการที่ 2" แม้แต่ผู้ใช้ของส่วนผลิตการที่ 1 ที่อยู่ในแผนกผลิตการเดียวกัน เนื่องจากไม่ได้เป็นสมาชิกของส่วนผลิตการที่ 2 จึงไม่สามารถเข้าถึงได้

นอกจากนี้ บัญชีสามารถเป็นสมาชิกของหลายกลุ่มได้

ตัวอย่าง 3) "กลุ่มปรับปรุง" ถูกสร้างขึ้นเป็นโครงการข้ามองค์กร แม้ว่าผู้ใช้ในกลุ่มจะแตกต่างกัน สำหรับการเข้าถึงโฟลเดอร์สามารถจัดการแยกต่างหากได้

โดยพิจารณาจากข้างต้น

① ก่อนอื่นให้กำหนดตามลำดับชั้นขององค์กรปัจจุบัน

② ถ้ามีกลุ่มข้ามองค์กร ให้เพิ่มเติมเพิ่มเติม

เป็นการที่ดี

ลองตั้งค่ากลุ่มกัน

1. คลิกไอคอนคน (การจัดการผู้ใช้) ในแถบด้านข้าง

2. คลิก "การจัดการกลุ่ม"

3. คลิก "+ สร้างกลุ่มแรก"

4. กรอกชื่อกลุ่มแล้วคลิก "เพิ่ม"

5. กลุ่มได้รับการตั้งค่าแล้ว! (ในตัวอย่างนี้ สร้างกลุ่ม "แผนกผลิตการ") ต่อไป เพื่อกำหนดลำดับชั้น ให้สร้างกลุ่มย่อย เมื่อคุณวางเมาส์เหนือกลุ่มที่สร้างไว้ จะเห็น [・・・] ทางด้านขวา คลิกที่นั่น

6. คลิก "เพิ่มกลุ่มย่อย"

7. กรอกชื่อกลุ่มแล้วคลิก "เพิ่ม"

8. กลุ่มย่อยได้รับการสร้าง และสามารถกำหนดลำดับชั้นได้แล้ว! (ในตัวอย่างนี้ แผนกผลิตการ → ส่วนผลิตการที่ 2) สุดท้าย คลิก "บันทึก"

9. การสร้างกลุ่มเสร็จสิ้นแล้ว!

เพิ่มผู้ใช้เป็นสมาชิกของกลุ่ม

1. เพื่อให้ดีขึ้น ให้เพิ่มผู้ใช้ที่มีอยู่ลงในกลุ่ม คลิกที่กลุ่มที่ต้องการเพิ่ม (ในตัวอย่างนี้ ส่วนผลิตการที่ 2) หลังจากนั้น หน้าจอด้านขวาจะเปลี่ยนเป็นข้อมูลส่วนผลิตการที่ 2 ปัจจุบันไม่มีใครอยู่
   
2. คลิก "เพิ่มสมาชิก"
   
3. คลิก "เลือกผู้ใช้ที่จะเพิ่ม" เลือกผู้ใช้ที่เป้าหมาย แล้วคลิก "เพิ่ม"
   
   
   

4. ผู้ใช้ได้ถูกเพิ่มเป็นสมาชิกของกลุ่มแล้ว!

   

เพิ่มผู้ใช้คนอื่นๆ

เพิ่มสมาชิกที่ใช้งานเป็นผู้ใช้ และเตรียมสภาพแวดล้อมการใช้งาน มีวิธีการเพิ่ม 2 วิธี ได้แก่ "เชิญทางอีเมล" และ "ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล" หากต้องการลงทะเบียนผู้ใช้จำนวนมากในครั้งเดียว คุณยังสามารถใช้การนำเข้าแบบ Excel ได้

สำหรับขั้นตอนรายละเอียดของการเพิ่ม (เชิญ ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล การนำเข้า Excel แบบหมู่รวม) ได้รวบรวมไว้ในบทความต่อไปนี้

• เพิ่มผู้ใช้ (เชิญทางอีเมล/ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล)

เมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้แล้ว ให้มอบหมายไปยังแต่ละกลุ่มตามวิธีเดียวกับ "เพิ่มผู้ใช้เป็นสมาชิกของกลุ่ม" ข้างต้น

ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ

สุดท้าย ตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติตามความจำเป็น ขั้นตอนการอนุมัติสามารถตั้งค่าต่อกลุ่มได้ เมื่อตั้งค่าแล้ว เมื่อออก/แก้ไข SOP จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติที่ระบุ

สำหรับรายละเอียดของขั้นตอนการตั้งค่า โปรดดู ขั้นตอนการอนุมัติ

ขอบคุณมาก! ตอนนี้การตั้งค่ากลุ่มเสร็จสิ้นแล้ว◎

เมื่อขอบเขตการใช้ Dive ขยายออกไป หรือโครงสร้างองค์กรของบริษัทเปลี่ยนแปลง ให้กลับมาดูหน้านี้และลองตั้งค่าใหม่! ขั้นตอนถัดไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย

ขั้นตอนถัดไป ＞ Step 6 ปรับปรุง SOP จากเสียงของสนามงาน