เราได้ทำการตรวจสอบอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับฟีเจอร์การส่งออก SOP เราได้เพิ่มการส่งออก Word และออกแบบ PDF มาตรฐานใหม่ให้ดูเหมือนแบบฟอร์มที่พิมพ์ได้ ฟีเจอร์รูปแบบการส่งออก (ซึ่งเราปล่อยออกมาเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม อนุญาตให้คุณส่งออกในรูปแบบของบริษัท) ตอนนี้รองรับเทมเพลต Word และ PowerPoint นอกเหนือจาก Excel
การส่งออกรูปแบบแบบกำหนดเองตอนนี้รองรับ Word และ PowerPoint
ฟีเจอร์รูปแบบการส่งออกที่ปล่อยออกมาเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม รองรับเทมเพลต Excel (.xlsx / .xlsm) เท่านั้น ในรุ่นนี้ คุณสามารถจดทะเบียนเทมเพลต Word (.docx / .docm) และ PowerPoint (.pptx / .pptm) ได้ วิธีการเขียนแท็กการรวมจะเหมือนกันในทุกรูปแบบ
เทมเพลตที่จดทะเบียนของคุณปรากฏด้วยชื่อในหน้าจอรายละเอียด SOP "ส่งออก" → "Excel" "Word" และ "PowerPoint" เมื่อคุณจดทะเบียนเทมเพลต จะปรากฏในระดับเดียวกับ "มาตรฐาน"
●วิธีที่เฟรมขั้นตอนขยายแตกต่างกันตามรูปแบบ
- Word: วางเฟรมขั้นตอนเพียงแต่หนึ่งเฟรม แถวเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน คุณไม่ต้องเขียนตัวเลข
- PowerPoint: หากรูปแบบของคุณวางขั้นตอนหนึ่งบนสไลด์เดียว การวางเฟรมหนึ่งบนสไลด์จะเพิ่มสไลด์ตามจำนวนขั้นตอน หากรูปแบบของคุณใช้สไลด์ตั้งแต่สองขึ้นไปต่อขั้นตอน วางแท็กเริ่มต้นบนสไลด์แรกและแท็กสิ้นสุดบนสไลด์สุดท้าย และลำดับจะขยาย หากรูปแบบของคุณวางตารางรายการบนสไลด์เดียว วางเฟรมไว้ในหนึ่งแถวของตารางและแถวจะขยาย
- Excel: เหมือนเดิม คุณจัดเรียงเฟรมตามที่คุณต้องการ สิ่งนี้แตกต่างจากรูปแบบอื่นๆ สองแบบเพราะเรารักษาจำนวนแถวให้เหมือนเดิมเพื่อรักษาสูตร การตั้งค่าการพิมพ์ และการอ้างอิง macro
●ข้อสำคัญเมื่อสร้างเทมเพลต PowerPoint
- วางแท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขปรับปรุงบนสไลด์เอง ไม่ใช่ในสไลด์มาสเตอร์หรือเลย์เอาต์
- แท็กที่เขียนในตัวยึด "คลิกเพื่อเพิ่ม" จะไม่มีผล วาดกล่องข้อความและเขียนแท็กภายในกล่อง
- วางแท็กรูปภาพในกล่องข้อความที่มีขนาดเหมาะสมสำหรับรูปภาพ หากคุณวางในรูปร่างเดียวกับข้อความเนื้อหา ข้อความจะทับซ้อนกัน
●เราได้เตรียมเทมเพลตตัวอย่างใน Excel Word และ PowerPoint
จากหน้าจอการตั้งค่า "วิธีสร้างเทมเพลต" คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างในทุกรูปแบบสามแบบ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างตั้งแต่ต้น คุณเพียงแค่เพิ่มแท็กการรวมให้กับเทมเพลตที่คุณใช้อยู่แล้ว
●เงื่อนไขการใช้งาน
- ใช้ได้กับแพ็กเกจ Enterprise
- รูปแบบไฟล์ที่รองรับคือ .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm สูงสุด 50 MB ต่อไฟล์
- ผู้ดูแลทีมและเหนือขึ้นไปสามารถจดทะเบียนและลบเทมเพลต ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในการส่งออก SOP สามารถส่งออก
- นำทางไปที่ "พจนานุกรม / เทมเพลต" ในเมนูด้านข้าง จากนั้น "เทมเพลต" จากนั้น "รูปแบบการส่งออก"
หากต้องการทราบวิธีสร้างเทมเพลต ขั้นตอนการจดทะเบียน และรายการแท็ก โปรดดู ส่งออก SOP ในรูปแบบบริษัท (รูปแบบการส่งออก)
PDF มาตรฐานตอนนี้มีเลย์เอาต์เหมือนแบบฟอร์ม
ก่อนหน้านี้ PDF มาตรฐานมีหน้าปกก่อนเป็นอย่างแรก ตามด้วยขั้นตอนหนึ่งต่อหน้า เนื่องจากหน้าเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน SOP 20 ขั้นตอนจึงกลายเป็น 21 หน้า ซึ่งหนาเกินไปในการแจกจ่ายในสนาม และยากต่อการสแกน เราได้ยินข้อเสนอแนะนี้และออกแบบใหม่เพื่อให้ดูเหมือนเอกสารมาตรฐานการทำงานจริง
เราได้ออกแบบ PDF มาตรฐานใหม่เพื่อใช้รูปแบบที่ใกล้เคียงกับเอกสารมาตรฐานการทำงานจริง
●เนื้อหาเริ่มต้นที่หน้า 1 โดยไม่มีหน้าปกแยกต่างหาก
หน้า 1 เริ่มต้นด้วยภาพรวม (คำอธิบายทางด้านซ้าย ภาพปกทางด้านขวา) ตามด้วยรายการขั้นตอนทันที เราได้เอาความจำเป็นในการเปิดหน้าออก ก่อนเริ่มงาน
●แต่ละหน้าจะแสดงชื่อเอกสาร Rev และหมายเลขหน้าในกล่องที่ด้านบน
ตอนนี้ หน้าใดก็ตามที่คุณดึงออกมาจะชัดเจนว่า SOP ใด และเป็นเวอร์ชันใด เราได้เอาเชิงท้ายและเครื่องหมาย "ลับ" ที่ปรากฏที่ด้านล่างออกแล้ว การจำแนกความลับเป็นเฉพาะของแต่ละลูกค้า เราไม่สามารถใช้มันได้อย่างสม่ำเสมอในทุก SOP หากคุณต้องการทำเครื่องหมายการส่งออกว่าเป็นความลับ ให้เพิ่มในเทมเพลตรูปแบบการส่งออกแบบกำหนดเองของคุณ
●ขั้นตอนปรากฏในตารางสัก 3 คอลัมน์พร้อมขั้นตอนหนึ่งต่อแถว
- จากซ้ายไปขวา คอลัมน์คือ "ภาพขนาดย่อ" "ขั้นตอนการทำงาน" และ "ข้อมูลด้านความปลอดภัยที่สำคัญ / หมายเหตุ"
- URL ข้ามและ QR Code สำหรับแต่ละขั้นตอนจะซ้อนกันในแนวตั้งในคอลัมน์ภาพขนาดย่อ (หรือในคอลัมน์ขั้นตอนการทำงาน หากไม่แสดงภาพขนาดย่อ)
- ส่วนหัวคอลัมน์ซ้ำที่จุดเริ่มต้นของแต่ละหน้า
- ความสูงแถวปรับตามปริมาณเนื้อหาต่อขั้นตอน และเส้นแนวนอนแยกแต่ละขั้นตอน
- ขนาดรูปภาพออกแบบมาให้ประมาณ 4 ขั้นตอนพอดีบนหน้าเดียว
●ประวัติการแก้ไขปรับปรุงรวบรวมบนหน้าสุดท้าย
●ตอนนี้คุณสามารถเลือกว่าจะส่งออกรายการใด
ก่อนหน้านี้ Excel เท่านั้นที่ให้คุณเลือกรายการส่งออก ตอนนี้ PDF และ Word ก็เช่นกัน คุณสามารถเลือกรายการที่จะรวม: ภาพขนาดย่อ / หัวข้อขั้นตอน / รายละเอียดขั้นตอน / เคล็ดลับการทำงาน / ข้อควรระวังคุณภาพ / ข้อมูลด้านความปลอดภัยที่สำคัญ / คำถาม / เสียง (คำบรรยาย) / ประวัติการแก้ไขปรับปรุง (หน้าสุดท้าย) เมื่อคุณแยกรายการ คอลัมน์ทั้งหมดจะหายไปจากการพิมพ์
●ฟอนต์ Noto Sans JP ถูกฝัง
ฟอนต์ถูกฝังใน PDF ดังนั้นจึงแสดงเหมือนกันบนอุปกรณ์ใดก็ตาม แม้ว่าอุปกรณ์นั้นไม่ได้ติดตั้งฟอนต์
เพิ่มการส่งออก Word
ก่อนหน้านี้ Dive สามารถส่งออกไปยัง PDF Excel PowerPoint และ MP4 Word ไม่ได้รับการสนับสนุน ลูกค้าที่ใช้ Word ในการจัดการเอกสารมาตรฐานการทำงานต้องคัดลอกเนื้อหาจากการส่งออก PDF หรือ Excel ด้วยตนเอง
ในรุ่นนี้ "Word" ได้ถูกเพิ่มไปยังเมนู "ส่งออก" ในหน้าจอรายละเอียด SOP เลือกมันและส่งออกเป็น .docx ทันที เนื่องจากไฟล์ที่ส่งออกสามารถแก้ไขได้ใน Word คุณจึงสามารถทำการปรับปรุงให้สอดคล้องกับรูปแบบบริษัทของคุณหรือวางลงในเอกสารอื่นๆได
●เลย์เอาต์เหมือน PDF มาตรฐาน
โครงสร้างเหมือนกัน: ภาพรวมบนหน้า 1 ตามด้วยรายการขั้นตอน และประวัติการแก้ไขปรับปรุงบนหน้าสุดท้าย การส่งออก PDF และ Word ดูเหมือนกันเพื่อให้คุณได้รับการพิมพ์เหมือนกัน
●เงื่อนไขการใช้งาน
- ใช้ได้กับแพ็กเกจ Core Pro และ Enterprise (เงื่อนไขเดียวกับ ส่งออกเป็น PDF และ ส่งออกเป็น Excel)
- เรียกใช้จาก "ส่งออก" → "Word" ในหน้าจอรายละเอียด SOP
- คุณสามารถเลือกรายการที่จะส่งออกและว่าควรรวมตัวอักษรอ้างอิง URL และ QR Code เมื่อคุณส่งออก
ผลกระทบต่อการใช้งานที่มีอยู่
เนื้อหา SOP ที่สร้างขึ้นแล้วไม่มีการเปลี่ยนแปลง ไฟล์ที่คุณส่งออกแล้วไม่ได้รับผลกระทบ
เลย์เอาต์ PDF มาตรฐานได้เปลี่ยนแปลงจากการส่งออกนี้เป็นต้นไป ไม่ใช่หนึ่งขั้นตอนต่อหน้าอีกต่อไป และไม่มีหน้าปก เชิงท้าย หรือเครื่องหมายลับ หากคุณต้องการเลย์เอาต์เก่า ให้จดทะเบียนรูปแบบบริษัทของคุณในฟีเจอร์รูปแบบการส่งออก (แพ็กเกจ Enterprise) และใช้นั่น เลย์เอาต์ของการส่งออก Excel และ PowerPoint มาตรฐานไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- ส่งออก SOP ในรูปแบบบริษัท (รูปแบบการส่งออก)
- ส่งออก PDF / Excel / Word / PowerPoint / เพิ่ม URL ข้ามไปยังแต่ละขั้นตอน
- ขั้นตอนการอนุมัติ
ขอบคุณที่ใช้ Dive