自社で使っている作業標準書のExcelファイルを登録しておくと、Diveの手順書をその体裁のまま書き出せます。チームで使う様式は「辞書・テンプレート」に登録し、手順書詳細画面の「出力」から選んで使います。
Enterpriseプランでご利用いただけます。現在β版として提供しています。フォーマットの登録・削除はチーム管理者以上、出力は手順書を出力できる権限のある方が行います。PCブラウザから行います。
出力フォーマットとは
Diveの標準のExcel出力は、Diveが決めた並びで書き出します。出力フォーマットを使うと、罫線・列幅・ロゴ・印刷設定・数式・マクロをそのまま残したまま、自社の様式のセルに手順書の内容が転記されます。
登録できるのはExcelファイル（.xlsx / .xlsm）です。ファイルの中には、転記したい場所に「差し込みタグ」を書いておきます。タグを書いたセルに、そのタグに対応する内容が入ります。
行を増減させない作りにしているため、数式・条件付き書式・印刷タイトル行・マクロの参照はずれません。手順の数が様式の枠より少ない場合、余った枠は空欄のまま残ります（罫線は消えません）。
テンプレートを用意する
サンプルから作る
はじめて作るときは、サンプルを土台にすると早く作れます。
- サイドメニュー「辞書・テンプレート」を開きます
- 「テンプレート」タブ →「出力フォーマット」を開きます
- 「サンプルテンプレをダウンロード」をクリックします
- ダウンロードしたExcelを自社の様式に合わせて書き換えます
すでに使っている作業標準書のファイルがある場合は、そのファイルに差し込みタグを書き足すだけでも使えます。
差し込みタグ
転記したい内容のタグを、入れたいセルに直接入力します。タグは画面の一覧からクリックでコピーできます。手で入力すると打ち間違いでその枠だけ空欄になるため、コピーして貼り付けてください。
●表紙・共通
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{title}} | 手順書のタイトル |
| {{description}} | 手順書の説明 |
| {{rev}} | 改訂番号（最新のRev） |
| {{cover_photo}} | 手順書の表紙画像。セルに収まる大きさで貼り付きます |
●手順（1件ぶんを囲むタグ）
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{step_begin:1}} | 開始タグ。数字が、ここに転記される手順の番号 |
| {{step_end}} | 終了タグ。開始タグからここまでが手順1件ぶん |
●手順（開始タグと終了タグの間に置くタグ）
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{step_no}} | 手順番号（1からの連番） |
| {{step_title}} | 手順の見出し |
| {{step_detail}} | 作業内容 |
| {{step_tips}} | 作業のコツ |
| {{step_note}} | 品質注意 |
| {{step_safety}} | 安全上の重要事項 |
| {{step_question}} | 設問。種別（単一選択など）と設問文と選択肢 |
| {{step_subtitles}} | その手順の字幕（非表示にした字幕は除きます） |
| {{step_url}} | その手順を開くURL。セルがそのままリンクになります |
| {{step_photo}} | 手順の画像。セルに収まる大きさで貼り付きます |
| {{step_qr}} | その手順を開くQRコード。セルに収まる大きさで貼り付きます |
●改訂履歴（新しい順に1、2、3…）
| タグ | 入る内容 |
|---|---|
| {{rev_begin:1}} | 開始タグ。数字は新しい順の番号 |
| {{rev_end}} | 終了タグ。開始タグからここまでが履歴1件ぶん |
| {{rev_no}} | Rev番号（最新版・編集中の表示付き） |
| {{rev_comment}} | 改訂内容 |
| {{rev_drafter}} | 起案者 |
| {{rev_started}} | 起案日 |
| {{rev_approved}} | 承認日 |
| {{rev_approvers}} | 承認者 |
どこからどこまでが1手順かを決める
手順は「枠」を必要な数だけ並べる方式です。{{step_begin:1}} から {{step_end}} までが手順1件ぶんになります。開始タグの数字が、そこに転記される手順の番号です。1件ぶんが何行にわたっても構いません。
手順が15件ある手順書を出力するなら、{{step_begin:1}} 〜 {{step_end}} の枠を15組、番号を変えながら並べます。1件ぶんを作り込んでから、番号を変えてコピーしていくと早く作れます。
改訂履歴も同じ考え方で、{{rev_begin:1}} 〜 {{rev_end}} の枠を必要な数だけ並べます。
作るときのコツ
- 使わなかった枠は空欄の行として残ります。並べる数は紙面に合わせて決めてください
- 作業内容のように長くなる項目は、セルを縦に結合して高さを持たせてください。1行のままだと文字が見切れます
- 終了タグを置くために、枠の最後の行に1セル空けておくと迷いません
- ページの繰り返しはExcelの印刷タイトル行に、ページ番号は &P / &N に任せると、手順数が変わっても崩れません
- 開始タグと終了タグをまたぐ結合セルは、そのままでは複製できません。枠の境界に結合セルをまたがせないでください
出力フォーマットを登録する
- サイドメニュー「辞書・テンプレート」を開きます
- 「テンプレート」タブ →「出力フォーマット」を開きます
- 「出力フォーマットを登録」をクリックします
- テンプレ名を入力します（例: 自社 作業標準書フォーマット）。この名前が出力メニューに並びます
- 作成したExcelファイル（.xlsx / .xlsm）をドロップするか、クリックして選びます
- 「登録」をクリックします
登録したフォーマットはチーム全員から使えます。一覧では、登録日・登録者・ファイル名を確認でき、「開く」から元のファイルをダウンロードできます。
項目の見出し
一覧の「項目の見出し」で、作業のコツ・品質注意・安全上の重要事項を転記するときに「作業のコツ：」のような見出しを本文の前に付けるかどうかを切り替えられます。様式の列にすでに見出しがある場合は「付けない」にすると読みやすくなります。
手順書を出力する
- 出力したい手順書の詳細画面を開きます
- 「出力」→「Excel」を開きます
- 「標準」（Diveの標準の並び）と、登録した出力フォーマットの名前が並びます
- 使いたいフォーマットの名前を選びます
登録した出力フォーマットが1件も無い場合、「Excel」はこれまでどおり単独の項目として表示され、標準の並びで出力されます。
うまく転記されないとき
| 症状 | 確認すること |
|---|---|
| 「手順◯を入れる場所がテンプレートにありません」と出て出力できない | 手順の数に対して枠が足りていません。メッセージに表示された番号の枠を、テンプレートに追加してください |
| 「テンプレートに差し込みタグが見つかりません」と出る | タグがセルに直接入力されているか確認してください。テキストボックスや図形の中のタグは対象になりません |
| 特定の枠だけ空欄になる | タグの打ち間違いが考えられます。画面の一覧からコピーして貼り直してください |
| 改訂履歴が途中までしか入らない | 改訂履歴の枠が足りていません。入るぶんだけ新しい順に転記され、出力時にメッセージが表示されます |
| 写真が入らない | テンプレートの図の作りによって差し込めない場合があります。写真を入れるセルには他の図形を重ねないでください |
| 文字が見切れる | セルの高さが足りていません。長くなる項目はセルを縦に結合してください |