เราได้ตรวจสอบคุณสมบัติการส่งออก SOP ทั้งหมดอีกครั้ง เราได้เพิ่มการส่งออก Word และออกแบบ PDF มาตรฐานใหม่ให้คล้ายกับแบบฟอร์มกระดาษ คุณลักษณะรูปแบบการส่งออกที่เผยแพร่เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม (ซึ่งส่งออก SOP ในรูปแบบของบริษัทของคุณ) ตอนนี้รองรับรูปแบบ Word และ PowerPoint นอกเหนือจาก Excel

① รูปแบบการส่งออกรองรับ Word และ PowerPoint แล้ว

รูปแบบการส่งออกที่เผยแพร่เมื่อวันที่ 21 สิงหาคม สามารถลงทะเบียนรูปแบบ Excel เท่านั้น (.xlsx / .xlsm) ในการเผยแพร่ครั้งนี้ คุณสามารถลงทะเบียนรูปแบบ Word (.docx / .docm) และ PowerPoint (.pptx / .pptm) ได้แล้ว วิธีการเขียนแท็กเพิ่มเติมนั้นเหมือนกันสำหรับรูปแบบทั้งหมด

รูปแบบที่ลงทะเบียนปรากฏเป็นชื่อภายใต้ "ส่งออก" → "Excel" "Word" และ "PowerPoint" บนหน้าจอรายละเอียด SOP เมื่อคุณลงทะเบียนรูปแบบ รูปแบบที่กำหนดเองและ "มาตรฐาน" ปรากฏในระดับเดียวกัน

● วิธีการขยายบริเวณบันทึกขั้นตอนแตกต่างกันไปตามรูปแบบ

Word … วางกรอบขั้นตอนเพียงอันเดียว จำนวนแถวจะเพิ่มตามจำนวนขั้นตอน คุณไม่จำเป็นต้องเขียนตัวเลข
PowerPoint … หากขั้นตอนเดียววางอยู่บนสไลด์เดียว การวางกรอบเดียวบนสไลด์นั้นจะสร้างสไลด์มากมายเท่ากับจำนวนขั้นตอน หากขั้นตอนเดียวครอบคลุมสไลด์สองรายการขึ้นไป ให้วาง แท็กเริ่มต้นบนสไลด์แรกและแท็กสิ้นสุดบนสไลด์สุดท้าย และกรอบจะขยายไปพร้อมกัน หากคุณใช้สไลด์เดียวสำหรับตารางบทสรุป การวางกรอบในแถวตารางจะขยายตามจำนวนแถว
Excel … เช่นเดิม จัดเรียงกรอบตามจำนวนที่คุณต้องการ ซึ่งแตกต่างจากรูปแบบอื่นๆ วิธีนี้จึงรักษาการอ้างอิงสูตร การตั้งค่าการพิมพ์ และมหามา โดยไม่เปลี่ยนแปลงจำนวนแถว

● หมายเหตุเมื่อสร้างรูปแบบ PowerPoint

วางแท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขบนสไลด์เอง ไม่ใช่บนแม่นแบบสไลด์หรือโครงร่าง
แท็กที่เขียนภายในตัวยึด "คลิกเพื่อเพิ่มข้อความ" จะไม่สะท้อนให้เห็น วาดกล่องข้อความและเขียนแท็กไว้ในนั้น
วางแท็กรูปภาพเพียงรูปเดียวในกล่องข้อความขนาดให้พอดีกับรูปภาพ การเขียนในรูปร่างเดียวกับเนื้อหาจะทำให้ขัดแย้งกับอักขระ

● เราได้เตรียมรูปแบบตัวอย่างสำหรับ Excel, Word และ PowerPoint

จากส่วน "วิธีสร้างเทมเพลต" บนหน้าจอการตั้งค่า คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างสำหรับแต่ละรูปแบบ คุณยังสามารถใช้งานได้โดยเพิ่มแท็กเพิ่มเติมลงในรูปแบบที่มีอยู่ของคุณโดยไม่ต้องเริ่มต้นตั้งแต่ต้น

● เงื่อนไขการใช้งาน

สามารถใช้ได้กับแพ็กเกจ Enterprise
รูปแบบไฟล์ที่รองรับคือ .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm สูงสุด 50MB ต่อไฟล์
การลงทะเบียนและการลบรูปแบบทำโดยผู้ดูแลทีมขึ้นไป การส่งออกทำโดยผู้ที่มีสิทธิ์ส่งออก SOP
ตำแหน่งการตั้งค่า: แถบด้านข้าง "พจนานุกรม / เทมเพลต" → "เทมเพลต" → "รูปแบบการส่งออก"

สำหรับคำแนะนำ วิธีการลงทะเบียน และรายการแท็ก โปรดดู ส่งออก SOP ในรูปแบบของบริษัทของคุณ (รูปแบบการส่งออก)

② PDF มาตรฐานถูกออกแบบใหม่เป็นแบบฟอร์มกระดาษ

PDF มาตรฐานก่อนหน้านี้มีปกชื่อหนึ่งบนหน้าแรก และขั้นตอนหนึ่งต่อหน้าหลังจากนั้น ซึ่งหมายความว่าหน้าต่างๆจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน ดังนั้น SOP 20 ขั้นตอนจึงกลายเป็น 21 หน้า ซึ่งมีความหนาเกินไปที่จะแจกจ่ายในสนาม และยากที่จะดูเป็นรายการ เราได้ออกแบบใหม่ให้คล้ายกับแบบฟอร์มมาตรฐานการทำงานจริงด้วยรูปแบบรายการ

● ไม่มีหน้าปก เนื้อหาเริ่มต้นจากหน้าหนึ่ง

ภาพรวมปรากฏที่ด้านบนของหน้าหนึ่ง (คำอธิบายทางซ้าย รูปภาพปกทางขวา) และรายการขั้นตอนเริ่มต้นต่อด้านล่างทันที เราได้ขจัดความจำเป็นในการพลิกผ่านหน้าปกก่อนที่งานจะเริ่มต้น

● ชื่อเอกสาร Rev และหมายเลขหน้าปรากฏในกล่องขอบด้านบนของทุกหน้า

หน้าใดก็ตามที่ดึงออกมาจะแสดงว่าเป็น SOP และเวอร์ชันใด เราได้ลบเชิงอรรถที่แสดงด้านล่างก่อนหน้านี้และตัวแทนแบบอักษรแดง "ความเป็นส่วนตัว" การจำแนกประเภทการจัดการถูกกำหนดโดยแต่ละลูกค้า และจะไม่สอดคล้องกับความเป็นจริงหาก Dive พิมพ์ "ความเป็นส่วนตัว" ในลักษณะสม่ำเสมอบนทั้งหมด SOP หากคุณต้องการการทำเครื่องหมาย "ความเป็นส่วนตัว" ให้รวมไว้ในรูปแบบการส่งออก (รูปแบบของบริษัทของคุณ) และใช้งาน

● ขั้นตอนแสดงอยู่ในตารางสามคอลัมน์ที่มีขั้นตอนเดียวต่อแถว

จากซ้าย: "ภาพขนาดย่อ" "ขั้นตอนการทำงาน" และ "ข้อมูลความปลอดภัยที่สำคัญ/หมายเหตุ" — สามคอลัมน์
URL ข้ามและ QR Code สำหรับแต่ละขั้นตอนจะถูกซ้อนกันแนวตั้งในคอลัมน์ภาพขนาดย่อ (หรือในคอลัมน์ขั้นตอนการทำงานหากไม่แสดงภาพขนาดย่อ)
ส่วนหัวของคอลัมน์จะповторяется ที่ด้านบนของแต่ละหน้า
ความสูงของแถวจะปรับตามเนื้อหาขั้นตอน และจะมีเส้นแนวนอนคั่นขั้นตอน
ขนาดรูปภาพได้รับการปรับปรุงให้พอดีกับประมาณสี่ขั้นตอนต่อหน้า

● ประวัติการแก้ไขถูกรวมบนหน้าสุดท้าย

● ตอนนี้คุณสามารถเลือกรายการใดที่จะส่งออก

ก่อนหน้านี้เฉพาะ Excel เท่านั้นที่อนุญาตให้คุณเลือกรายการส่งออก แต่ตอนนี้ PDF และ Word ก็เช่นกัน คุณสามารถเลือกรายการใดที่จะรวมไว้: ภาพขนาดย่อ ส่วนหัวขั้นตอน รายละเอียดขั้นตอน เคล็ดลับการทำงาน / คำเตือนคุณภาพ / ข้อมูลความปลอดภัยที่สำคัญ คำถาม เสียง (คำบรรยาย) และประวัติการแก้ไข (หน้าสุดท้าย) เมื่อคุณยกเลิกการเลือกรายการ คอลัมน์นั้นจะหายไปจากหน้า

● ข้อความใช้ฟอนต์ Noto Sans JP ที่ฝัง

เนื่องจาก PDF ฝังฟอนต์ จึงแสดงผลแบบเดียวกันแม้ในอุปกรณ์ที่ไม่มีฟอนต์นั้นติดตั้ง

③ เพิ่มการส่งออก Word

ก่อนหน้านี้ รูปแบบการส่งออกเพียงอย่างเดียวที่มีอยู่จาก Dive คือ PDF, Excel, PowerPoint และ MP4 — Word ไม่มี ลูกค้าที่จัดการมาตรฐานการทำงานใน Word ไม่มีตัวเลือกอื่นนอกจากการโอนเนื้อหาด้วยตนเองจาก PDF หรือ Excel

ในการเผยแพร่ครั้งนี้ "Word" ได้ถูกเพิ่มเข้าไปในเมนู "ส่งออก" บนหน้าจอรายละเอียด SOP เลือกมันและมันส่งออกเป็น .docx โดยตรง เนื่องจากคุณสามารถแก้ไขไฟล์ที่ส่งออกใน Word ได้ในภายหลัง คุณสามารถปรับให้เข้ากับรูปแบบของบริษัทของคุณหรือวางลงในเอกสารอื่นๆ

● การจัดรูปแบบจะเหมือนกับ PDF มาตรฐาน

บรรณาธิการเหมือนกัน: ภาพรวมบนหน้าแรก รายการขั้นตอนต่อไป และประวัติการแก้ไขบนหน้าสุดท้าย PDF และ Word มีรูปลักษณ์เหมือนกัน ดังนั้นจึงสามารถแจกจ่ายแบบทดแทนกันได้

● เงื่อนไขการใช้งาน

สามารถใช้ได้กับแพ็กเกจ Core, Pro และ Enterprise (เงื่อนไขเดียวกับการส่งออก PDF และการส่งออก Excel)
เรียกใช้จากหน้าจอรายละเอียด SOP "ส่งออก" → "Word"
คุณสามารถเลือกรายการใดที่จะส่งออกและรวม URL ข้ามและ QR Code สำหรับแต่ละขั้นตอนเมื่อส่งออก

ผลกระทบต่อการใช้งานที่มีอยู่

เราไม่ได้เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของ SOP ที่มีอยู่ ไฟล์ที่ส่งออกก่อนหน้านี้ไม่ได้รับผลกระทบ

การจัดรูปแบบ PDF มาตรฐานจะเปลี่ยนแปลงด้วยการส่งออกนี้ มันจะไม่เป็นขั้นตอนเดียวต่อหน้า และจะไม่มีหน้าปกหรือการแสดงผล "ความเป็นส่วนตัว" และหมายเลขหน้าที่ด้านล่าง หากคุณต้องการการจัดรูปแบบก่อนหน้า ให้ลงทะเบียนรูปแบบของบริษัทของคุณในรูปแบบการส่งออก (แพ็กเกจ Enterprise) และใช้งาน การจัดรูปแบบ Excel และ PowerPoint มาตรฐานไม่มีการเปลี่ยนแปลง

บทความที่เกี่ยวข้อง

ขอบคุณที่ใช้ Dive ต่อไป