Khi bạn xác định cách viết cho tổ chức hoặc nhóm của mình—"đây là cách chúng ta viết SOP"—tổ chức AI sẽ sắp xếp các SOP theo cách diễn đạt và độ chi tiết của cách viết đó. Tính năng này giúp bạn căn chỉnh các SOP có xu hướng khác nhau giữa các tác giả hoặc bộ phận theo tiêu chuẩn của tổ chức.
Cách viết không phải là thứ bạn đặt một lần rồi quên đi. Các quyết định trong các kiểm tra trước khi công bố và các lý do từ chối trong phê duyệt được ghi lại, và từ đó, cách viết của bạn phát triển mỗi ngày. Xem "Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường" dưới đây để biết cách nó phát triển.
"Cách viết" này xuất hiện trong tab [Quy tắc biên soạn] của Từ điển / Mẫu, cùng với tệp quy định (Theo cái gì) và định dạng xuất (Xuất theo biểu mẫu nào). Trước đây được gọi là "Phương châm biên soạn SOP".
Có sẵn cho khách hàng gói Enterprise.
Cách viết là gì?
Một quy tắc được ghi lại về cách viết SOP, được đặt ở cấp độ nhóm. Nó gồm ba phần:
- Cách diễn đạt / Cách viết: Quy tắc về văn bản và độ chi tiết, chẳng hạn như lời nói chính thức vs. thân mật, một hành động trên mỗi bước, hoặc thuật ngữ nội bộ
- Điều cấm: Các biểu hiện hoặc cách diễn đạt bạn muốn tránh
- Cách diễn đạt thông thường: Các cụm từ thường được sử dụng nội bộ. Được trích xuất tự động từ các SOP mẫu và có thể chỉnh sửa
Cách viết được xác định của bạn được sử dụng làm tiêu chuẩn cho tổ chức AI và kiểm tra trước khi công bố.
Thiết lập cách viết của bạn
- Từ màn hình quản lý nhóm, mở bảng "Cách viết SOP" cho nhóm mục tiêu (bạn cũng có thể mở nó từ Từ điển / Mẫu > [Quy tắc biên soạn] > [Viết như thế nào])
- Nhập "Cách diễn đạt / Cách viết", "Điều cấm" và "Cách diễn đạt thông thường" tương ứng (bạn cũng có thể sử dụng tự động tạo từ mẫu được mô tả dưới đây)
- Nhấp [Lưu]
Tự động tạo cách viết từ mẫu
Nếu việc viết ra tất cả dường như là một công việc lớn, bạn có thể yêu cầu AI tạo cách viết của bạn từ các SOP mẫu hoặc tệp hướng dẫn.
- Trong phần "SOP mẫu", nhấp [Thêm mẫu]
- Chọn cách thêm:
- Từ tệp: PDF, hình ảnh của các hướng dẫn hiện có, v.v.
- Từ SOP trong Dive: Chọn một SOP nội bộ đã được tạo
- Sau khi đăng ký mẫu, nhấp [Tạo cách viết từ mẫu], và AI tạo các bản nháp cho "Cách diễn đạt / Cách viết", "Điều cấm" và "Cách diễn đạt thông thường"
- Xem lại các kết quả được tạo và chỉnh sửa khi cần trước khi lưu
Phản ánh cách viết trong tổ chức AI
Trong các tùy chọn xử lý AI (video, tệp, ảnh) hoặc trong tùy chọn "Kiểu văn bản" có sẵn khi chỉnh sửa SOP, các nhóm có cách viết được đặt có thể chọn [Viết như thế nào] (khi sắp xếp nhiều bước cùng một lúc và thực hiện "Hiệu đính bằng AI tạo sinh", nó hiển thị [Theo cách viết]). Chọn cách này làm cho tổ chức AI sắp xếp từng bước theo cách diễn đạt và độ chi tiết được xác định trong cách viết của bạn.
Kiểm tra trước khi công bố (kiểm tra SOP đang được chỉnh sửa)
Từ menu [Tùy chọn] bên phải [Công bố] trong màn hình chỉnh sửa SOP, mở [Kiểm tra trước khi công bố]. Bạn có thể kiểm tra SOP đang được chỉnh sửa theo bảy chiều. Vì chỉ các chiều bạn mở được kiểm tra, bạn có thể xem lại chính xác những gì bạn muốn thấy:
- Những điều đã quyết định: Hiển thị mục đích, độc giả, loại và phạm vi được quyết định trong "Tư vấn AI trước khi làm"
- Quy định: So sánh với các quy định đã đăng ký bằng cách đọc văn bản gốc từng trang, chỉ ra sự không nhất quán với nguồn (tên quy định và trang) và trích dẫn
- Viết như thế nào: So sánh từng bước với cách viết của bạn
- Định dạng xuất: Kiểm tra xem định dạng có phù hợp với nội dung hiện tại và liệu có gì sẽ bị mất khi xuất theo định dạng đó
- Thư mục chứa: Hiển thị các thư mục có nhiều SOP tương tự
- Lý do công bố và bản tóm tắt: Tạo bản nháp của lý do và bản tóm tắt bạn nhập khi yêu cầu xuất bản
- Thẻ: Chỉ ra các thẻ bị thiếu
Nếu bạn đã quyết định nội dung trong "Tư vấn AI trước khi làm" trước khi tạo SOP, kiểm tra xác định việc tuân thủ dựa trên sự khác biệt so với những gì bạn quyết định. Nếu bạn không tạo bản ghi đó, nó sẽ đoán dựa trên nội dung của SOP. Màn hình hiển thị phương pháp nào đang được sử dụng.
Sử dụng cái này để xem lại các SOP hoàn thành hoặc kiểm tra chất lượng các SOP do các tác giả khác tạo.
Nhập từ quy định
Nếu tổ chức của bạn có tệp quy định, bạn có thể đọc từ đó. Mở [Từ điển / Mẫu] > [Quy tắc biên soạn] > [Tệp quy định]. Bạn có thể đọc tệp PDF, Word và Excel. Bạn có thể đăng ký không chỉ các quy định xác định cách viết SOP mà còn các quy định xác định công việc chính nó, chẳng hạn như hướng dẫn chất lượng hoặc các quy định an toàn và sức khỏe.
- Thêm tệp quy định của bạn vào "Tệp quy định" bằng [Thêm tệp]. Bạn có thể thêm các tệp liên quan cùng nhau
- Trong "Loại SOP", nhấp [Trích xuất từ N tệp quy định]. Định dạng xuất, các trường bắt buộc và độ chi tiết cho mỗi loại SOP được liệt kê
- Kiểm tra nội dung và nhấp [Lưu] để xác nhận. Việc thêm và xóa tệp không có hiệu lực cho đến khi bạn nhấp [Lưu]
Nếu tìm thấy cách diễn đạt hoặc điều cấm trong quy định, trước khi lưu, hệ thống hỏi "Bạn muốn xử lý quy ước diễn đạt thế nào?" Nếu bạn chọn [Nạp vào "Viết như thế nào"], nó sẽ được thêm vào cách viết của bạn. Nó chỉ thêm; các mục nhập hiện có không bị ghi đè. Nếu bạn chọn [Xác nhận mà không nạp vào], các quy định đó sẽ không được lưu.
Khi bạn có nhiều tệp quy định, bạn có thể sử dụng [Phân tích] trong "Mâu thuẫn giữa các quy định" để liệt kê các mâu thuẫn theo cách làm cho các quy định không tương thích lẫn nhau, với các nguồn. Bạn có thể quyết định từng cái bằng [Chọn cái này], nhưng bạn cũng có thể bắt đầu sử dụng chúng mà không quyết định. Khi viết SOP, bạn có thể chọn ngay tại chỗ.
Các quy định bạn đọc được sử dụng làm cơ sở cho tổ chức trước khi tạo SOP và để đưa ra quyết định kiểm tra trước khi công bố. Để biết các thủ tục chi tiết, hãy xem Đọc quy định nội bộ làm cơ sở cho quyết định SOP (Quy định).
Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường
Từ các ghi nhận hàng ngày—liệu các sửa chữa trong kiểm tra trước khi công bố được đánh dấu là hoàn thành hoặc không áp dụng, hoặc lý do từ chối trong phê duyệt—bạn có thể tạo các đề xuất cập nhật cho cả cách viết và đọc quy định của bạn. Cập nhật xảy ra một lần một ngày tự động trên máy chủ. Các bản ghi được lưu giữ chỉ trong nhóm đó; mô hình AI chính nó không được đào tạo hoặc tái đào tạo.
Bằng cách tiếp tục quy trình làm việc bình thường của bạn về tạo, xem lại và xuất bản SOP, cách viết của bạn phát triển gần hơn với hiện trường. Bạn không cần phải dành riêng thời gian để xem lại cách viết của bạn.
Bạn đặt cài đặt này trong cài đặt quản lý trong "Nuôi lớn từ ghi nhận tại hiện trường". Chủ sở hữu chỉ chọn một:
- Cập nhật tự động (mặc định): Các đề xuất cập nhật được tạo sẽ đi trực tiếp vào cách viết và đọc quy định của bạn
- Không cập nhật tự động (chỉ nêu đề xuất): Cái nào cũng không được cập nhật tự động; các đề xuất tích lũy. Bạn có thể xem nội dung và quyết định có chấp nhận chúng hay không
Chỉ các cập nhật "thêm" được tự động. Thêm dòng vào cách viết của bạn, thêm các trường bắt buộc từ quy định, hoặc xem lại độ chi tiết được tự động, nhưng xóa các trường bắt buộc và viết lại các dòng cách viết hiện có luôn cần phán xét của con người (nếu các thay đổi làm cho kiểm tra ít nghiêm ngặt hơn, chúng có thể không được nhận thấy ngay cả khi sai). Các bổ sung tự động được ghi lại trong lịch sử cập nhật kèm theo lý do của chúng và có thể được khôi phục. Bạn cũng có thể tạo các đề xuất cập nhật ngay lập tức từ [Tạo đề xuất] trong bảng cách viết.
Đối với các nhóm chưa có cách viết, một phiên bản ban đầu được tạo từ các SOP đã xuất bản và các quy định đã đăng ký.
Xem lịch sử cập nhật và khôi phục nội dung trước đó
Mở "Lịch sử cập nhật" trong bảng cách viết để xem một dòng cho mỗi thay đổi: khi nó được thực hiện, ai đã thực hiện nó và những gì đã thay đổi. Từ [Chi tiết] trên mỗi dòng, bạn có thể xem nội dung tại thời điểm đó và khôi phục phiên bản đó.
- Lưu thủ công: Được lưu bởi một người. Tên của người lưu được hiển thị
- Tự động tạo: Từ các cập nhật tự động hàng ngày. Người cập nhật được hiển thị là "Hệ thống"
- Khôi phục: Khôi phục để phiên bản trước đó
- Điểm bắt đầu: Nội dung trước khi lịch sử được ghi lại. Chọn cái này nếu bạn muốn khôi phục lại trước khi các cập nhật tự động bắt đầu
Các SOP mẫu cũng có thể được khôi phục lịch sử. Khôi phục sẽ khôi phục cách viết và mẫu từ thời điểm lưu đó cùng nhau.
Các quy định có cùng lịch sử cập nhật. Đối với quy định, tệp quy định cũng được khôi phục cùng nhau.
Mẹo thành công
- Hãy thử bắt đầu nhỏ với một nhóm, và khi quy trình làm việc của bạn đang chạy, hãy triển khai cho các nhóm khác
- Đối với "SOP mẫu", hãy chọn các SOP mà tổ chức của bạn coi là lý tưởng
- Cách viết được tạo chỉ là một bản nháp. Chỉnh sửa nó để phù hợp với tình hình thực tế của bạn trước khi lưu
Liên quan
- Để nhập nội dung từ các hướng dẫn hiện có, hãy xem Trích xuất AI từ các tệp liên quan và phản ánh trong SOP của bạn
- Để căn chỉnh các biến thể ký hiệu trong thuật ngữ, hãy xem Thống nhất các biến thể ký hiệu (Từ điển thống nhất cách viết)