Alur persetujuan adalah mekanisme yang mencegah rilis atau revisi SOP agar tidak dilaksanakan kecuali disetujui oleh orang-orang yang ditunjuk. Saat Anda memilih alur persetujuan dan menerbitkan, SOP tidak akan diterbitkan sampai semua penyetuju telah menyetujuinya.

Fitur ini hanya tersedia untuk pelanggan paket Pro dan Enterprise. Pengaturan dikonfigurasi dari browser PC.

Jenis alur persetujuan

Ada dua jenis alur persetujuan: "Bersama seluruh perusahaan" yang dapat dipilih oleh semua orang di tim, dan "Alur persetujuan grup" yang hanya dapat dipilih oleh orang di grup tersebut. Keduanya dapat dibuat dalam jumlah berapa saja untuk tujuan yang berbeda, dan Anda memilih satu saat menerbitkan SOP.

Alur persetujuan seluruh perusahaan ... Dapat dibuat oleh pemilik dan administrator tim. Semua orang di tim dapat memilihnya. Dapat digunakan bahkan di tim yang belum membuat grup
Alur persetujuan grup ... Dapat dibuat oleh administrator grup atau lebih tinggi untuk grup tersebut. Orang yang berada di grup tersebut dapat memilihnya

Membuat alur persetujuan

Klik ikon orang (Manajemen pengguna) di bilah sisi.
Pada bilah target di bagian atas, pilih "Seluruh perusahaan (tim)" untuk membuat alur persetujuan seluruh perusahaan, atau pilih grup target untuk membuat alur persetujuan grup.
Klik [Alur persetujuan] pada bilah target.
Klik [Buat], dan masukkan nama (contoh: Alur pendaftaran ulasan) dan deskripsi.
Untuk setiap langkah, tetapkan label dan kondisi untuk penyetuju (lihat "Menunjuk penyetuju" di bawah).
Klik [Simpan].

Alur persetujuan yang dibuat dapat diedit, disalin, dinonaktifkan, atau dihapus dari daftar. Ketika dinonaktifkan, alur akan tetap dalam daftar tetapi tidak dapat dipilih saat penerbitan.

Menunjuk penyetuju

Dalam alur persetujuan, alih-alih menunjuk orang tertentu secara langsung, Anda menetapkan "posisi apa yang akan menyetujui." Penyetuju sebenarnya ditentukan berdasarkan siapa yang mengajukan dan afiliasi serta kualifikasi mereka pada saat itu.

Kondisi yang dapat Anda tentukan dalam satu langkah adalah lima kondisi berikut:

Tingkat di atas dilihat dari pengaju ... Berdasarkan afiliasi orang yang mengajukan, orang dengan izin target dari grup afiliasi / satu grup di atas / dua grup di atas / tiga grup di atas menjadi kandidat. Satu alur persetujuan dapat digunakan kembali di semua departemen
Admin grup ... Orang yang memiliki otoritas manajemen dalam grup tertentu menjadi kandidat. Gunakan ini saat menunjuk departemen lateral seperti manajer keselamatan dan jaminan kualitas
Admin di dalam tim ... Terlepas dari grup, orang dengan izin target di seluruh tim menjadi kandidat
Individu tertentu ... Tunjuk orang secara langsung. Ini cenderung berhenti karena transfer atau pensiun, jadi penunjukan kelompok disarankan
Pemegang kualifikasi ... Orang yang saat ini memiliki kualifikasi itu menjadi kandidat. Orang yang kualifikasinya telah kadaluarsa secara otomatis dikecualikan dari kandidat

Jika Anda membuat daftar beberapa kondisi dalam satu langkah, siapa pun yang cocok dengan salah satu dari mereka menjadi kandidat (contoh: atasan langsung ATAU pemegang kualifikasi). Langkah dapat memiliki label seperti "Atasan langsung" atau "Manajer keselamatan."

Opsi "Salah satu izin admin" yang tersedia melalui penyaringan izin berarti siapa pun yang memiliki izin pemilik, administrator tim, atau administrator grup menjadi kandidat.

Hanya orang dengan izin pemilik, administrator tim, atau administrator grup yang dapat menjadi penyetuju. Penunjukan langsung dengan "Individu tertentu" terbatas pada orang dengan tiga izin ini, dan pengguna yang dibuat, pengguna hanya-lihat, dan tamu tidak dapat ditunjuk. Pengecualiannya adalah "Pemegang kualifikasi," di mana siapa pun yang saat ini memiliki kualifikasi itu menjadi kandidat terlepas dari tingkat izin mereka (pengguna yang dibuat dan pengguna hanya-lihat juga dapat menjadi penyetuju). Perhatikan bahwa jika Anda mengubah izin orang yang ditunjuk menjadi di bawah administrator grup setelah penunjukan, mereka akan dikecualikan dari kandidat penyetuju.

Pengaturan lanjutan (tipe, kondisi kelulusan, tidak menunggu persetujuan)

Saat Anda membuka [Pengaturan lanjutan] untuk setiap langkah, Anda dapat mengonfigurasi tiga hal berikut. Jika Anda tidak membukanya, perilakunya adalah "mengatur langkah persetujuan secara berurutan."

Tipe ... "Setujui" adalah otorisasi, "Ulasan" adalah konfirmasi konten. Mereka dicatat secara terpisah dalam riwayat persetujuan
Kondisi kelulusan ... "Pilih satu saat mengajukan" berarti pengaju menunjuk dari kandidat. "Salah satu" berarti jika salah satu dari kandidat menyetujui, itu lolos. "Semua" memerlukan persetujuan dari semua kandidat, urutan tidak penting
Tidak menunggu persetujuan ... Saat diaktifkan, orang di langkah itu hanya menerima pemberitahuan dan melanjutkan ke langkah berikutnya tanpa menunggu persetujuan. Ini hanya dapat diatur ketika tipenya adalah "Ulasan"

Periksa ke siapa alurnya berjalan

Karena penyetuju ditunjuk berdasarkan posisi, penyetuju sebenarnya berbeda-beda tergantung siapa yang mengajukan. Pada [Periksa ke siapa alurnya berjalan] dalam layar edit, saat Anda memilih pengaju secara sementara, penyetuju pada saat itu ditampilkan. Pilihan Anda di sini tidak mempengaruhi konten yang disimpan.

Jika ada langkah yang tidak dapat diselesaikan, pengaju itu tidak dapat memulai permintaan. Misalnya, jika seseorang di grup level teratas melewati langkah untuk "administrator satu grup di atas," tidak ada grup level lebih tinggi, jadi penyetuju tidak dapat ditentukan.

Menetapkan alur persetujuan default

Di layar daftar alur persetujuan, Anda dapat memilih "Default seluruh perusahaan" atau "Default untuk grup ini" di bagian atas. Alur persetujuan yang ditetapkan sebagai default akan dipilih sebelumnya saat menerbitkan SOP. Pengaju masih dapat mengubah pilihan jika diinginkan.

Menghubungkan dengan alasan revisi

Anda dapat mendaftarkan "Alasan revisi" yang Anda pilih saat menerbitkan dan menghubungkan alur persetujuan untuk setiap alasan. Saat dihubungkan, memilih alasan itu akan secara otomatis memilih alur persetujuan yang sesuai.

Buka [Alasan revisi] di layar daftar alur persetujuan.
Tetapkan nama alasan (contoh: Perubahan terkait alergen, Koreksi kesalahan ketik) dan alur persetujuan yang sesuai.
Jika diperlukan, tetapkan alasan untuk dipilih sebelumnya "Saat menerbitkan untuk pertama kali" atau "Mulai dari kali kedua (revisi)."

Berhati-hatilah saat menetapkan alasan yang dihubungkan dengan alur persetujuan tanpa persetujuan (alur tanpa langkah) sebagai default; itu akan diterbitkan tanpa melalui persetujuan dengan pengaturan default. Harap berhati-hati saat mengonfigurasi.

Minta persetujuan

Saat Anda mengklik [Terbitkan] pada layar edit SOP, layar untuk memilih alur persetujuan ditampilkan.

Pilih alasan revisi (jika dikonfigurasi).
Pilih alur persetujuan. Alur persetujuan seluruh perusahaan dan grup terdaftar bersama.
Jika Anda memiliki banyak grup, pilih "Afiliasi mana yang dijadikan dasar?" Penyetuju, seperti "atasan langsung," ditentukan berdasarkan afiliasi yang Anda pilih di sini.
Untuk langkah yang ditandai "Pilih satu saat mengajukan," tunjuk penyetuju dari kandidat. Jika hanya ada satu kandidat, atau untuk langkah yang ditandai "Salah satu" atau "Semua," penunjukan tidak diperlukan.
Klik [Minta persetujuan].

Jika ada langkah di mana penyetuju tidak dapat ditentukan, Anda tidak dapat memulai permintaan apa adanya. Pilih alur persetujuan yang berbeda atau minta administrator untuk meninjau pengaturannya. Jika ada penyetuju yang tidak dapat melihat folder tujuan, itu akan ditampilkan. Permintaan akan dikirim dan Anda dapat memeriksa konten hari ini, tetapi setelah penerbitan Anda tidak dapat membuka SOP tersebut. Persetujuan itu sendiri dapat dilakukan bahkan oleh penyetuju yang tidak memiliki izin mengedit folder tujuan. Di sisi lain, jika Anda (pengaju) tidak dapat melihat folder yang Anda gunakan sebagai tujuan, Anda tidak dapat memulai permintaan. Pilih folder lain dan kemudian buat permintaan.

Saat Anda memulai permintaan, penyetuju pada saat itu dan konten langkah dicatat di sisi permintaan. Bahkan jika Anda mengedit alur persetujuan nanti, permintaan yang sudah dimulai tidak terpengaruh.

Setujui atau tolak

Penyetuju menerima pemberitahuan email. Buka SOP target dari "Draf / Persetujuan" dan tinjau konten untuk menyetujui atau menolak (mengembalikan untuk revisi).

Saat menolak, pilih di mana harus memulai ulang setelah pengaju melakukan koreksi. Default adalah "Ulangi dari awal." Jika Anda memilih "Saya dapat memulai ulang dari langkah saya," dimulai kembali dari langkah orang yang menolak. Gunakan ini ketika perubahan konten kecil, seperti memperbaiki kesalahan ketik. Pilihan ini dapat dinonaktifkan dalam pengaturan pemilik.

Menambahkan penyetuju berikutnya saat menyetujui

Selama proses persetujuan, jika Anda memutuskan "Saya ingin orang lain meninjau konten ini," Anda dapat menambahkan penyetuju berikutnya saat menyetujui. Anda dapat menggunakan ini jika pemilik telah mengaktifkan [Izinkan pengaju juga menjadi penyetuju] dalam "Pengaturan persetujuan" (lihat "Menetapkan aturan persetujuan (pemilik)" di bawah).

Di layar persetujuan, dari [Tambahkan penyetuju (opsional)], pilih [Pilih orang yang menyetujui setelah saya] untuk menambahkan orang yang Anda inginkan
Verifikasi konten dan setujui

Orang yang dipilih menjadi penyetuju untuk langkah setelah Anda.

Ketika beberapa orang dipilih, semua menerima permintaan, dan jika salah satunya menyetujui, itu bergerak ke langkah berikutnya
Hanya orang dengan izin pemilik, administrator tim, atau administrator grup yang dapat menambahkan penyetuju. Anda tidak dapat memilih diri sendiri atau orang yang sudah dalam langkah saat ini atau langkah berikutnya Anda
Ketika ditambahkan dalam langkah yang memerlukan persetujuan dari semua, permintaan pergi ke orang yang ditambahkan setelah semua orang dalam langkah itu telah menyetujui
Saat ditolak dan dikirim ulang, langkah yang ditambahkan tetap. Jika permintaan ditarik, itu tidak akan tetap
Jika Anda memilih orang yang tidak dapat melihat folder tujuan, itu akan ditampilkan. Permintaan akan dikirim, tetapi setelah penerbitan mereka tidak dapat membuka SOP tersebut
Untuk langkah di mana tipenya adalah "Ulasan," bagian ini tidak ditampilkan

Untuk informasi lebih lanjut tentang mengedit ulang SOP yang ditolak (dikembalikan untuk revisi) dalam alur persetujuan, lihat Cara mengedit ulang SOP yang ditolak dalam alur persetujuan.

Tarik permintaan

Pengaju dapat menarik permintaan selama proses persetujuan. Di bagian atas SOP, di sebelah indikator "Dalam alur persetujuan," klik [Tarik] untuk mengembalikan SOP ke status draf dan lanjutkan mengedit untuk mengirim ulang. Gunakan ini juga ketika penyetuju telah pensiun atau dinonaktifkan dan persetujuan tidak dapat dilanjutkan.

Hanya orang yang mengirimkan permintaan yang dapat menariknya. Catatan penarikan tetap dalam riwayat revisi.

Menetapkan aturan persetujuan (pemilik)

Konten alur persetujuan (siapa yang menyetujui) diatur dari Manajemen pengguna, dan pemilik menetapkan apa yang disetujui. Dalam "Pengaturan persetujuan" di tab "Aturan kerja" di bawah "Fungsi Pemilik," Anda dapat menetapkan tujuh item berikut:

Untuk penyetuju menggunakan kualifikasi sebagai kondisi, juga verifikasi tanggal kadaluarsa saat persetujuan (Default: Aktif)
Pilih satu saat mengajukan (Default: Nonaktif)
Izinkan penerbitan tanpa persetujuan (Default: Nonaktif)
Izinkan menyusun alur persetujuan di tempat saat menerbitkan (Default: Nonaktif)
Izinkan pengaju juga menjadi penyetuju (Default: Nonaktif)
Izinkan memulai ulang dari tahap orang yang menolak setelah penolakan (Default: Aktif)
Wajibkan pemilihan alasan revisi saat menerbitkan (Default: Nonaktif)