Berbagi Draf adalah fitur untuk menampilkan SOP yang masih berstatus draf (belum diterbitkan) kepada pengguna atau grup tertentu, terpisah dari alur persetujuan, agar mereka dapat melihat dan memberi komentar. Gunakan fitur ini saat Anda ingin staf lapangan atau rekan berpengalaman memeriksa isinya sebelum diterbitkan.
Pihak yang dibagikan tidak mendapatkan hak edit. Mereka tidak dapat mengedit, menyimpan, menyetujui, atau menghapus langkah. Mereka hanya dapat meninggalkan komentar.
Apa Itu Berbagi Draf?
Secara default, SOP draf hanya dapat dibuka oleh Pengaju dan orang-orang dalam alur persetujuan. Karena itu, ketika Anda ingin staf lapangan yang bukan penyetuju memeriksa isinya sebelum diterbitkan, satu-satunya cara sebelumnya adalah menerbitkannya dulu atau duduk bersama dan melihat layar bersama-sama.
Dengan Berbagi Draf, Pengaju cukup memilih siapa yang akan dibagikan (pengguna atau grup), lalu mereka dapat membuka draf, memeriksa isinya, dan meninggalkan komentar. Anda juga dapat membagikan kepada orang yang tidak memiliki izin akses ke folder penyimpanan (Berbagi Draf adalah jalur terpisah dari batasan akses folder). Karena terpisah dari alur persetujuan, fitur ini tidak memengaruhi proses persetujuan.
●Layar: Tab "Berbagi Draf" pada layar pengeditan SOP (tampilan dari sisi Pengaju)
[Gambar: draftshare_tab_owner]
Yang Dibutuhkan
- Izin: Hanya Pengaju dari draf tersebut yang dapat mengatur target berbagi. Target berbagi terlihat oleh semua orang yang dapat membuka draf, tetapi tombol [Ubah target berbagi] hanya ditampilkan kepada Pengaju. Selain Pengaju (penyetuju dan pihak yang dibagikan drafnya), mereka hanya dapat menggunakan komentar.
- Yang dapat dipilih sebagai target berbagi: Pengguna dan grup dalam tim yang sama. Pengguna tamu dan pengguna yang berstatus Mengundang (belum bergabung) tidak dapat dipilih
- Target: Hanya SOP yang berstatus draf. SOP yang sudah terbit tidak menampilkan tab "Berbagi Draf".
- Paket: Tersedia pada paket Lite atau yang lebih tinggi.
- Lokasi: Atur dari tab [Berbagi Draf] di bagian atas layar pengeditan SOP.
Konfigurasi Target Berbagi (Pengaju)
- Dari menu kiri, buka [SOP] → [Draf / Persetujuan], lalu klik SOP target di tab [Draf].
- Buka tab [Berbagi Draf] di bagian atas layar pengeditan.
- Klik [Ubah target berbagi].
- Pilih individu di Pengguna tujuan berbagi, atau pilih grup di Grup penerima berbagi. (Keduanya dapat digunakan bersamaan.)
- Klik [Simpan pengaturan berbagi].
●Layar: Dialog pengaturan target berbagi yang terbuka dari [Ubah target berbagi]
Saat disimpan, hanya orang yang baru ditambahkan sebagai target berbagi yang menerima email pemberitahuan dengan tautan langsung ke SOP target. Orang yang sudah dibagikan sebelumnya tidak akan menerima email yang sama lagi.
Berbagi per Grup
Pada bagian Grup penerima berbagi, setiap kali nama grup diklik, status pilihannya berpindah sebagai berikut.
- Klik ke-1: Dibagikan kepada anggota grup tersebut dan seluruh sub-grup di bawahnya
- Klik ke-2: Dibagikan hanya kepada pengguna yang berada langsung di grup tersebut (sub-grup tidak disertakan)
- Klik ke-3: Batalkan pilihan
Target berbagi ditetapkan berdasarkan anggota yang tampak pada saat grup diperluas. Orang yang bergabung ke grup setelah disimpan tidak ditambahkan secara otomatis, jadi simpan ulang jika diperlukan.
Tidak Perlu Membagikan ke Penyetuju
Pengguna yang sedang diminta persetujuannya dapat melihat draf secara otomatis. Anda tidak perlu menambahkannya ke target berbagi.
Tampilan bagi Pihak yang Dibagikan
Pihak yang dibagikan dapat membuka draf dengan salah satu cara berikut.
- Buka dari tautan yang tercantum dalam email pemberitahuan
- Dari menu kiri, buka [SOP] → [Draf / Persetujuan], lalu buka tab [Draf yang dibagikan]. (Untuk pengguna hanya-lihat, nama menu ditampilkan sebagai [Draf yang dibagikan].)
●Layar: Tab [Draf yang dibagikan] pada halaman "Draf / Persetujuan"
Saat dibuka, label [Draf yang dibagikan (hanya lihat/komentar)] akan muncul di bagian atas layar, dan tab [Komentar pada draf] akan terbuka pertama kali. Detail langkah dapat dilihat di tab [Detail langkah].
Dalam kondisi ini, Anda tidak dapat mengedit, menyimpan, menerbitkan (minta persetujuan), menyetujui, merevisi, menduplikasi, menghapus, atau membagikan melalui Kode QR. Hanya komentar yang dapat ditinggalkan.
Bertukar Komentar
- Buka tab [Berbagi Draf] (pihak yang dibagikan membuka tab [Komentar pada draf]).
- Di kolom input di bagian bawah layar, masukkan komentar, lalu klik [Kirim komentar].
Saat Anda mengirim, email pemberitahuan yang berisi isi komentar akan dikirim kepada Pengaju dan orang-orang yang pernah berkomentar pada SOP tersebut (tidak termasuk Anda). Pihak yang dibagikan yang belum berkomentar tidak akan menerima pemberitahuan.
Komentar langsung ditampilkan begitu dikirim dan diperbarui di layar semua orang yang sedang membuka draf. Nama pengirim serta tanggal dan waktu pengiriman ditampilkan bersamaan.
●Layar: Daftar Komentar Draf dan kolom input
Menghapus Berbagi
Pengaju membuka [Berbagi Draf] → [Ubah target berbagi], membatalkan pilihan pengguna atau grup yang ingin dihapus, lalu mengklik [Simpan pengaturan berbagi]. SOP tersebut kemudian hilang dari tab [Draf yang dibagikan] milik pihak yang dicabut aksesnya.
Selain itu, begitu SOP diterbitkan, SOP akan otomatis hilang dari tab [Draf yang dibagikan]. Setelah diterbitkan, siapa yang dapat melihatnya mengikuti batasan akses folder penyimpanan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah pihak yang dibagikan dapat mengedit SOP?
Tidak. Di layar pihak yang dibagikan, tombol terkait pengeditan, penyimpanan, dan persetujuan tidak ditampilkan, dan draf bersifat hanya-baca.
Apakah saya dapat membagikan kepada orang yang tidak memiliki izin akses folder?
Bisa. Berbagi Draf memungkinkan untuk melihat secara terpisah dari batasan akses folder. Karena yang ditampilkan adalah SOP yang belum diterbitkan, harap periksa kembali target berbagi sebelum mengaturnya.
Apakah saya dapat membagikan kepada Pengguna tamu?
Tidak bisa. Pengguna tamu tidak ditampilkan sebagai kandidat target berbagi.
Bagaimana nasib komentar yang dibuat saat SOP masih dalam draf setelah SOP diterbitkan?
SOP yang sudah diterbitkan tidak menampilkan tab "Berbagi Draf", sehingga area komentar juga tidak lagi ditampilkan.
Bagaimana jika draf yang dibagikan juga ada di "Menunggu persetujuan Anda"?
Alur persetujuan diutamakan. Jika Anda membukanya sebagai penyetuju, draf tidak bersifat hanya-baca, dan Anda dapat menyetujui atau menolak seperti biasa.
Informasi Terkait
Batasan Akses, Termasuk SOP yang Sudah Diterbitkan dan Materi
Cara Mengedit Ulang SOP yang Ditolak (Dikembalikan) dalam Alur Persetujuan