Sebelum menerbitkan SOP yang selesai, Anda dapat membiarkan AI memverifikasi bahwa itu selaras dengan apa yang telah diputuskan organisasi Anda. Anda tidak hanya dapat memeriksa penyusunan teks tetapi juga keselarasan dengan peraturan internal, format ekspor, folder penyimpanan, alasan publikasi dan ringkasan, serta tag—semuanya pada satu layar. Ini menggantikan fitur "Pemeriksaan Konsistensi" sebelumnya.
Ini muncul untuk pengguna yang dapat mengedit SOP. Anda mengaksesnya dari peramban PC Anda.
Cara membukanya
- Buka layar penyuntingan SOP
- Klik "Lainnya" di sebelah kanan "Terbitkan" di sudut kanan atas
- Pilih "Pemeriksaan sebelum publikasi"
7 sumbu
Layar dibagi sehingga Anda memilih sumbu di sisi kiri. Hanya sumbu yang Anda buka yang akan berjalan, sehingga Anda dapat dengan cepat memeriksa hanya sumbu yang ingin Anda lihat. Di sisi kiri, setiap sumbu menampilkan status seperti "Belum dijalankan", "Sedang memeriksa", "Tidak ada masalah", "Tidak ada", dan sebagainya. Fitur dalam paket tingkat lebih tinggi ditandai dengan ikon kunci. Sebelum membuka, Anda dapat melihat apa yang dapat diperiksa untuk SOP ini sekarang.
Hal yang sudah ditentukan
Menampilkan tujuan, pembaca, jenis, dan cakupan yang ditentukan dalam "Konsultasi AI sebelum membuat". Sumbu berikutnya, jika ada hal yang telah ditentukan di sini, akan menilai berdasarkan mereka sebagai kriteria.
Peraturan
Sementara AI membaca teks asli peraturan internal yang terdaftar halaman demi halaman, ia memeriksa apakah SOP bertentangan dengan peraturan. Temuan selalu disertai dengan sumber (nama peraturan dan nomor halaman) dan kutipan dari teks asli yang menjadi dasar. Dari "Peraturan Target" Anda dapat membuka peraturan itu sendiri di tempat dan memverifikasi teks asli.
Temuan menunjukkan bidang mana dari langkah itu (nama langkah / konten pekerjaan / tips / peringatan / keselamatan) yang perlu diperbaiki dan proposal untuk teks yang diperbaiki. Untuk setiap bidang, Anda dapat menerapkan temuan secara massal dengan mencentang "Masukkan ke kolom ini". Jika tidak ada proposal untuk suatu bidang, Anda dapat menulisnya sendiri dari "Perbaiki di sini". Tidak ada batas jumlah temuan.
Cara penulisan
Teks setiap langkah dibandingkan dengan gaya bahasa (gaya bahasa / cara penulisan, item yang dilarang, gaya bahasa umum). Tempat yang harus ditingkatkan muncul langkah demi langkah, dan Anda dapat segera menerapkannya ke isi dengan "Terapkan".
Format ekspor
Ini memeriksa apakah isi saat ini sesuai dengan format. Jika ada kecocokan yang lebih baik di antara format ekspor yang terdaftar, itu menunjukkannya sebagai "Formulir yang lebih cocok". Jika format yang dipilih tidak memiliki wadah untuk item tertentu, itu menampilkan "Jika diekspor dengan formulir ini, isi yang ditulis akan hilang". Jika tidak ada masalah, itu menampilkan "Semua isi yang ditulis akan masuk ke keluaran".
Folder penyimpanan
Ini menunjukkan folder yang berisi banyak SOP dengan konten serupa. Dengan membandingkan dengan "Folder saat ini", Anda dapat memutuskan apakah akan pindah. Anda dapat pindah segera dari baris kandidat. Untuk SOP di mana Anda menentukan tujuan pembuatan sebelum pembuatan, jika itu berada di lokasi yang berbeda, itu menampilkan "Berada di tempat yang berbeda dari tujuan pembuatan yang ditentukan saat dibuat".
Alasan publikasi dan ringkasan
Ini menghasilkan draf "Alasan penerbitan" dan "Ringkasan" yang dimasukkan dalam permintaan publikasi. Alasan dipilih dari alasan penerbitan yang terdaftar di tim Anda, dan dari sana alur persetujuan ditarik. Ringkasan menjadi "Ringkasan versi pertama" untuk edisi pertama atau "Ringkasan perubahan" untuk revisi. Ringkasan tidak diisi secara otomatis; Anda menyalin dan menggunakannya. Jika apa yang ditentukan mencakup alasan publikasi, itu juga menampilkan apakah ada konflik dengannya.
Tag
Ini memeriksa apakah tag yang harus ditambahkan berdasarkan konten SOP tidak hilang. Anda dapat memasangnya di tempat dengan "Pasang tag ini". Untuk tim yang belum mendaftarkan kosakata tag, itu menampilkan "Kosakata tag belum terdaftar".
2 cara penilaian
Kriteria penilaian berubah tergantung pada apakah SOP memiliki "konten yang ditentukan sebelum pembuatan". Cara penilaiannya ditampilkan di layar.
- Sedang diperiksa terhadap hal yang ditentukan saat dibuat: SOP di mana Anda menentukan tujuan, jenis, tujuan pembuatan, dan format dalam "Konsultasi AI sebelum membuat" sebelum pembuatan. Ini menilai berdasarkan perbedaan dari apa yang ditentukan
- Saat ini penilaian dilakukan dengan menduga dari isi SOP.: SOP yang tidak memiliki konten yang ditentukan. Ini menilai dari konten SOP
Sumbu yang dapat digunakan
Untuk setiap sumbu, penilaian dilakukan ketika Anda menggunakan fitur itu.
- Peraturan, cara penulisan: Paket Enterprise
- Format ekspor: Paket Enterprise
- Alasan publikasi dan ringkasan: Paket Pro dan Enterprise
- Tag: Paket Core, Pro dan Enterprise (memasang tag itu sendiri dimungkinkan di semua paket. Yang berbeda di sini adalah bagian di mana AI memberikan saran)
- Hal yang sudah ditentukan, folder penyimpanan: Semua paket
Mengadopsi atau menolak temuan
Anda dapat mengadopsi atau menolak temuan yang muncul. Pilih "Sudah diperbaiki" atau "Tidak perlu ditindaklanjuti" satu per satu. Apa pun yang Anda pilih dicatat dan menjadi dasar untuk pembaruan saran gaya bahasa dan pembacaan peraturan. Jika ada temuan yang berulang kali ditolak di lapangan, mereka menjadi bahan untuk mempertimbangkan kembali kebijakan yang ditentukan.
Semakin banyak Anda menggunakan pemeriksaan sebelum publikasi, semakin dekat gaya bahasa dan pembacaan peraturan dengan lapangan. Ini adalah hubungan di mana Anda dapat menyempurnakan kriteria itu sendiri sambil memeriksa.
Menanggapi temuan dan menyelesaikan item demi item
Untuk setiap temuan yang muncul, pilih "Sudah diperbaiki" atau "Tidak perlu ditindaklanjuti". Anda juga dapat memilih mereka secara massal. Ketika Anda mengisinya semua, "Tandai pemeriksaan selesai" di bagian bawah layar menjadi tersedia. Saat menandai selesai, Anda dapat meninggalkan catatan singkat tentang alasan keputusan (opsional).
Daftar di sisi kiri menunjukkan hasil, tanggal waktu eksekusi, dan waktu penyelesaian untuk setiap item. Anda selalu dapat kembali dengan "Batalkan status selesai". Jika Anda ingin mengerjakan ulang suatu item, Anda juga dapat mengembalikannya ke "Belum dijalankan" bersama dengan hasilnya.
Item yang konfirmasi gagal tidak dapat ditandai selesai. Gunakan "Periksa lagi" untuk mencoba lagi.
Bagaimana hasil dipertahankan
Hasil konfirmasi disimpan. Bahkan jika Anda menutup layar, itu tidak akan hilang, jadi Anda dapat membacanya apa adanya saat membukanya kembali. Anda tidak perlu menjalankan konfirmasi beberapa kali dengan konten yang sama.
- Jika Anda memperbaiki SOP setelah memverifikasi, "SOP telah diedit setelahnya" akan ditampilkan, dan penilaian penyelesaian dihapus
- Ketika Anda merevisi hasilnya dibawa maju. Ketika Anda menyalin sebagai SOP Terpisah hasilnya tidak dibawa maju (sehingga SOP yang tidak pernah diperiksa tidak terlihat seolah-olah telah diperiksa)
- Ketika peraturan direvisi, hasilnya tidak dapat diandalkan bahkan jika Anda tidak memperbaiki SOP. Pesan tentang hal itu akan ditampilkan di layar, jadi silakan periksa lagi
Apa yang dilihat pengguna persetujuan
Pengguna yang tidak dapat mengedit SOP juga dapat membaca hasil pemeriksaan pembuat dalam daftar yang sama. Konten hanya dapat dibuka untuk item di mana pembuat telah menandai "Pemeriksaan selesai". Eksekusi konfirmasi memerlukan izin edit, sehingga tidak dapat dijalankan pada tahap persetujuan.
Wawasan selama penyuntingan
Layar penyuntingan SOP memiliki panel untuk mengumpulkan wawasan. Tidak ada yang muncul selama menulis, tetapi ketika Anda selesai menulis satu langkah, hanya hitungannya yang ditampilkan sebagai lencana.
Yang muncul di sini hanyalah apa yang dapat dipahami tanpa memanggil AI (bidang yang diperlukan kosong, jenis belum ditentukan, peraturan telah diperbarui, poin yang belum diselesaikan dalam peraturan, teks asli peraturan belum diperiksa terhadap, hasil pemeriksaan sebelumnya sudah usang). Pemeriksaan terhadap teks asli peraturan dijalankan dari pemeriksaan sebelum publikasi ini.
Terkait
Tentukan cara penulisan SOP (mencerminkan gaya bahasa dan standar organisasi Anda ke AI)
Ekspor SOP dalam format Anda sendiri (format ekspor)