Saat Anda mengimpor PDF, AI akan membaca isinya dan secara otomatis menyusun SOP. Anda dapat menggunakan kembali manual dan dokumen standar kerja yang sudah ada sebagai SOP Dive. AI juga membuat judul, isi, tips, catatan perhatian, dan poin keselamatan untuk setiap langkah dari dokumen.

Tentang membuat SOP dari PDF

Ini adalah metode pembuatan di mana AI menyusun SOP dari PDF yang diimpor. Konten yang dihasilkan adalah sebagai berikut:

• Judul dan ringkasan keseluruhan PDF
• Pembagian langkah (secara default, baris tabel dan poin-poin dalam satu halaman juga dibagi menjadi langkah per konten)
• Judul, isi, tips, catatan perhatian, dan poin keselamatan untuk setiap langkah
• Pertanyaan (jika [Buat pertanyaan] dipilih pada opsi AI)
• Setiap langkah menampilkan halaman PDF asli yang bersangkutan apa adanya

Secara default, isi akan disusun menjadi kalimat yang mudah dibaca. Jika ingin mempertahankan kalimat asli, pilih [Transkripsi] pada [Gaya penulisan isi] di opsi AI. Satu langkah tidak akan pernah terbagi ke beberapa halaman.

Persiapan (format file yang didukung)

Selain PDF, Anda juga dapat langsung mengimpor file Excel, Word, dan PowerPoint (tidak perlu diekspor ke PDF terlebih dahulu). Untuk impor file Office, lihat Membuat SOP dari file (mendukung Excel/Word/PowerPoint).

Catatan: PDF yang teksnya dapat dipilih (PDF yang berisi informasi teks) menghasilkan akurasi yang lebih tinggi dibandingkan PDF yang hanya berupa hasil pindai gambar.

Cara membuat

Saat membuat SOP baru

1. Dari bilah sisi, pilih [+] → [Daftarkan SOP yang sudah ada], lalu klik [Pilih dari materi] di bagian bawah layar yang terbuka.
2. Unggah file PDF, atau pilih PDF yang sudah diproses AI dari [Materi] (jika mengunggah, atur opsi AI dan jalankan pemrosesan. Lihat "Pengaturan opsi AI" di bawah).
3. Di [Bagaimana Anda ingin mengimpor file?], di bawah judul "Lihat sebagai SOP Dive", pilih metode impor dari [Seluruhnya jadi 1 langkah] / [1 langkah per slide] / [Pilih slide]. (Memilih [File apa adanya] di bagian paling atas akan membuat SOP yang menampilkan PDF apa adanya tanpa dibagi menjadi langkah. Untuk perbedaan setiap pilihan, lihat "Cara memilih metode impor" di Membuat SOP dari file (mendukung Excel/Word/PowerPoint).)
4. Periksa [Pengaturan konversi langkah], lalu klik [Tetapkan dengan konten ini].
5. Draf akan dibuat, jadi periksa isinya, edit sesuai kebutuhan, lalu terbitkan.

Saat menambahkan langkah ke draf yang sudah ada

Anda juga dapat mengimpor PDF dan menambahkan langkah dari layar pengeditan SOP. Gunakan ini saat ingin menyisipkan isi PDF ke dalam SOP yang sudah ada. Saat menambahkan langkah, pilih [File], lalu pilih PDF. Anda kemudian dapat memilih metode impor dari [Seluruhnya jadi 1 langkah] / [1 langkah per slide] / [Pilih slide]. Untuk PDF yang belum diproses AI, hanya [Seluruhnya jadi 1 langkah] yang dapat dipilih.

Pengaturan opsi AI

Saat Anda mengunggah PDF, opsi pemrosesan AI akan terbuka. Arahkan kursor ke ikon penjelasan di samping setiap item, atau ke tombol pilihan, untuk melihat penjelasannya. Pengaturan yang Anda pilih terakhir kali sudah terisi sejak awal.

Instruksi analisis

Memberi tahu AI secara singkat jenis PDF ini akan meningkatkan akurasi judul dan isi. Cukup berikan penjelasan yang khusus untuk file ini. Premis umum, seperti istilah internal perusahaan atau detail industri, dapat didaftarkan sekali di Glosarium Istilah Teknis (istilah dan terjemahan multibahasa), dan akan diterapkan pada analisis tanpa perlu dimasukkan setiap kali.

Metode pembagian langkah

• Per konten (default): Membagi baris tabel, poin-poin, dan beberapa langkah dalam satu halaman, lalu menjadikan masing-masing sebagai langkah. Cocok untuk dokumen yang menuliskan beberapa langkah dalam satu halaman
• Per halaman: Menjadikan satu halaman sebagai satu langkah. Cocok untuk PDF bergaya slide yang berisi terutama diagram atau foto

Gaya teks

• Perintah (contoh: "Periksa katup."): merupakan standar SOP
• Sopan (contoh: "Silakan periksa katup."): untuk pelatihan karyawan baru, atau SOP yang diserahkan kepada mitra usaha atau auditor
• Ajakan (contoh: "Mari periksa katup."): untuk pendidikan dan pelatihan
• Cara penulisan tim: Jika tim Anda telah menetapkan cara penulisan SOP, ungkapannya mengikuti aturan tersebut

Pengaturan lanjutan

• Gaya penulisan isi: [Susun ulang] (default) membaca isi dan menatanya menjadi isi pekerjaan, tips, perhatian, dan keselamatan. [Transkripsi] mempertahankan kalimat asli apa adanya dan menyalin baris tabel serta poin-poin dengan setia. Cocok untuk dokumen yang mengutamakan teks asli, seperti peraturan, daftar periksa, dan lembar penilaian
• Bahasa Pengenalan: Memilih bahasa teks dalam PDF akan meningkatkan akurasi penataan dan pembuatan konten tambahan
• Buat pertanyaan: AI membuat pertanyaan untuk pekerja dari isi dokumen. Jika diaktifkan, Anda dapat memilih [Jenis pertanyaan] (Pemeriksaan di tempat / Tes pemahaman). Jika [Transkripsi] dipilih, opsi ini tidak dapat dipilih, dan hanya pertanyaan yang tertulis di dokumen asli yang akan diimpor

Untuk penjelasan rinci tiap item, lihat "Detail opsi pemrosesan AI" di Membuat SOP dari file (mendukung Excel/Word/PowerPoint).

Periksa dan edit SOP yang dihasilkan

Setelah pemrosesan selesai, draf akan dibuat. Setiap langkah yang dihasilkan dapat diedit dengan cara yang sama seperti SOP biasa.

• Memperbaiki judul, isi, tips, catatan perhatian, dan poin keselamatan
• Menghapus langkah yang tidak diperlukan dan mengubah urutannya
• Menambahkan video, gambar, atau AR ke langkah

Periksa isinya, edit sesuai kebutuhan, lalu terbitkan. Saat mengedit lagi, Anda dapat mengakses SOP yang dituju dari [Daftar Draf / Persetujuan].

Tips agar berhasil membuat SOP

• Masukkan instruksi analisis: Cukup tambahkan satu kalimat singkat seperti "SOP inspeksi peralatan XX" untuk meningkatkan akurasi
• Pilih metode pembagian yang sesuai dengan dokumen: Untuk dokumen dengan beberapa langkah dalam satu halaman, [Per konten] lebih cocok. Untuk dokumen seperti slide yang merangkum satu pekerjaan per halaman, [Per halaman] lebih cocok. Jika langkah tidak terbagi seperti yang Anda harapkan, Anda dapat mengubah metode pembagian dan menganalisis ulang dengan [Jalankan ulang AI] dari detail materi
• Gunakan PDF yang berisi informasi teks: PDF yang teksnya dapat dipilih memberikan akurasi lebih tinggi dibandingkan PDF yang hanya berupa hasil pindai gambar

Catatan dan batasan

• Artikel ini menjelaskan impor PDF. File Excel, Word, dan PowerPoint juga dapat diimpor dari layar yang sama
• Jika ingin memakai PDF di [Materi] dengan membaginya menjadi langkah, [Seluruhnya jadi 1 langkah] / [1 langkah per slide] / [Pilih slide] tidak dapat dipilih sebelum pemrosesan AI selesai. Dalam hal ini, klik [Jalankan pemrosesan AI] di [Materi], lalu coba lagi. ([File apa adanya] dapat dipilih meskipun belum diproses AI.)
• PDF yang dibatasi pencetakan, pengeditan, atau penyalinannya (yang tidak memerlukan kata sandi saat dibuka) tetap dapat diproses AI apa adanya. PDF yang memerlukan kata sandi saat dibuka tidak dapat diproses AI, jadi siapkan file yang kata sandinya sudah dihapus