Jika Anda mengunggah manual Excel, standar kerja, dan lembar periksa yang sudah ada, SOP Word, atau slide PowerPoint ke Dive, AI akan otomatis membuat bahkan judul, ringkasan, dan langkah (termasuk pertanyaan serta penilaian baik/buruk). Anda kemudian dapat mengedit dan membagikannya di layar yang sama dengan SOP video.
Saat ini banyak pelanggan mengelola SOP mereka dengan Excel. Dengan fitur ini, Anda dapat memindahkan aset SOP yang sudah ada ke Dive apa adanya, tanpa perlu merekam ulang video atau menulis ulang naskahnya.
Format file yang didukung
- PDF (sudah didukung sebelumnya)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
Saat diunggah, file akan dikonversi menjadi PDF di cloud, lalu AI menyusun langkah dari PDF tersebut. (File Excel, Word, atau PPT asli juga tetap disimpan sebagai materi.)
Anda juga dapat membuat SOP dari foto dan gambar lain (JPEG / PNG / WebP / HEIC) dengan langkah yang sama, yaitu dengan memilihnya di tab [Gambar] pada bagian [Pilih dari materi]. Setiap gambar menjadi satu langkah. Jika Anda memilih beberapa gambar, gambar tersebut akan menjadi satu SOP sesuai urutan yang Anda atur. Untuk gambar, “Cara memilih metode impor” dan “Metode pembagian langkah” yang dijelaskan dalam artikel ini tidak digunakan.
Cara membuat SOP
- Klik tombol [+] di sidebar, lalu klik [Daftarkan SOP yang sudah ada]
- Di layar yang terbuka, klik [Pilih dari materi] di bagian bawah. Jika Anda hanya ingin mendaftarkan file apa adanya tanpa membaginya menjadi langkah, seret file ke layar ini (Daftarkan SOP yang sudah ada sebagai file (SOP berbasis file)).
- Layar pemilihan file akan terbuka. Untuk file baru, seret dan lepas file, atau unggah melalui [Pilih file].
- Setelah diunggah, opsi pemrosesan AI akan terbuka. Sesuaikan jika diperlukan (lihat bagian berikutnya untuk detailnya), lalu klik [Jalankan].
- Setelah pemrosesan AI selesai, pilih file tersebut. File di [Materi] yang sudah diproses AI juga dapat langsung dipilih.
- [Bagaimana Anda ingin mengimpor file?] akan terbuka, lalu pilih metode impor (lihat “Cara memilih metode impor” di bawah).
- Di [Pengaturan konversi langkah], periksa narasi, pertanyaan, dan pengaturan lainnya, lalu klik [Tetapkan dengan konten ini].
- Layar pengeditan SOP akan terbuka. Periksa dan edit kontennya, lalu terbitkan.
Jika Anda ingin mengulang pemrosesan, buka modal detail materi, klik [Jalankan ulang AI], ubah opsinya, dan analisis ulang. (Anda dapat mencoba berkali-kali dengan file yang sama.)
Cara memilih metode impor
Setelah memilih file, Anda dapat memilih metode impor di [Bagaimana Anda ingin mengimpor file?]. Ada opsi paling atas, [File apa adanya], dan tiga opsi di bawah judul “Lihat sebagai SOP Dive”. Tiga opsi di bawah “Lihat sebagai SOP Dive” dapat dipilih untuk file yang pemrosesan AI-nya sudah selesai. Arahkan kursor ke setiap tombol untuk melihat penjelasannya.
- File apa adanya: Tanpa dibagi menjadi langkah, file dijadikan satu SOP apa adanya (SOP berbasis file). Saat dibuka, file ditampilkan apa adanya. Opsi ini juga dapat dipilih untuk file yang belum diproses AI. Untuk detailnya, lihat Daftarkan SOP yang sudah ada sebagai file (SOP berbasis file).
- Seluruhnya jadi 1 langkah: Seluruh file menjadi satu langkah. Judul dan ringkasan diisi dengan isi yang dibaca AI.
- 1 langkah per slide: Mengimpor semua langkah yang dibagi oleh AI. Saat tombol diarahkan kursor, jumlah langkah yang akan dibuat ditampilkan, misalnya “10 halaman → 12 langkah”. Karena langkah mengikuti [Metode pembagian langkah] dalam opsi pemrosesan AI, jumlah halaman dan jumlah langkah mungkin tidak sama.
- Pilih slide: Pilih halaman yang ingin dipakai, dan hanya langkah dari halaman tersebut yang diimpor. Jika Anda memilih halaman yang tidak dibuatkan langkah oleh AI (misalnya sampul, atau isi yang meluap dari halaman sebelumnya), halaman itu akan menjadi langkah yang hanya menampilkan halaman tersebut.
Untuk langkah yang dibuat dari Excel, Word, atau PowerPoint, halaman yang ditampilkan dalam langkah adalah halaman yang sudah dikonversi ke PDF.
Menambahkan langkah ke SOP yang sudah dibuat
Saat menambahkan langkah di layar pengeditan SOP, jika Anda memilih [File] di [Jenis konten langkah apa yang ingin Anda tambahkan?], Anda dapat memilih Excel, Word, dan PowerPoint selain PDF. Setelah memilih, pilih metode impor dari [Seluruhnya jadi 1 langkah] / [1 langkah per slide] / [Pilih slide], sama seperti di atas. [File apa adanya] hanya dapat dipilih saat membuat baru.
File Excel, Word, dan PowerPoint hanya dapat dipilih jika pemrosesan AI-nya sudah selesai. File PDF dapat ditambahkan dengan [Seluruhnya jadi 1 langkah] meskipun belum diproses AI ([1 langkah per slide] dan [Pilih slide]: Perlu pemrosesan AI).
Rincian opsi pemrosesan AI
Anda dapat menyesuaikan opsi berikut agar sesuai dengan isi file dan gambaran SOP yang ingin dibuat.
Mode isi (cara konten diimpor)
- Rapikan (ringkas) (default): AI membaca isi dan merapikannya menjadi kalimat yang mudah dibaca sebagai langkah. Penjelasan yang bertele-tele diringkas, dan subjek serta objek setiap tindakan dibuat jelas.
- Salin (sesuai asli): Memindahkan teks dalam file ke isi langkah dengan kalimat aslinya. Gunakan ini saat ingin menjaga secara ketat ungkapan dan akhiran kalimat perusahaan.
Metode pembagian langkah
- Per konten (default): AI membagi langkah pada jeda yang bermakna dalam teks isi. Meskipun satu langkah Excel tersebar di beberapa sel, langkah tetap dikelompokkan per konten.
- Per halaman: Membagi sehingga satu halaman PDF = satu langkah. Cocok dengan file Excel dan slide PowerPoint yang sudah diatur 1 lembar = 1 halaman.
Gaya kalimat
- Perintah (contoh: “Nyalakan perangkat.”)
- Sopan (contoh: “Silakan nyalakan perangkat.”)
- Ajakan (contoh: “Mari nyalakan perangkat.”)
- Cara penulisan: Jika tim Anda sudah mengatur Cara penulisan SOP, hasilnya mengikuti cara penulisan tersebut.
Mode konversi (tata letak saat dikonversi ke PDF)
Untuk Excel, ini adalah pengaturan tata letak saat lembar kerja dikonversi ke PDF.
- Ikuti pengaturan cetak (default): Mengonversi sesuai pengaturan cetak di file Excel (pemisah halaman dan area cetak).
- Sesuaikan lebar ke 1 halaman: Mengecilkan lembar secara horizontal agar lebarnya muat dalam satu halaman saat dikonversi. Ini menghindari masalah lembar yang lebar terpotong di tengah.
- 1 lembar = 1 halaman: Memaksa setiap lembar muat dalam satu halaman.
Buat pertanyaan
Jika Anda mencentang [Buat pertanyaan] pada opsi pemrosesan AI, AI akan membuat pertanyaan untuk pekerja berdasarkan isi materi. Defaultnya ON. Jika dinonaktifkan (OFF), hanya pertanyaan yang tertulis sebagai pertanyaan dalam materi asli yang akan diimpor (perilaku sebelumnya). Halaman tanpa isi pekerjaan, seperti sampul, daftar isi, atau riwayat revisi, tidak akan dibuatkan pertanyaan.
Saat dicentang, Anda dapat memilih [Jenis pertanyaan] (Pemeriksaan di lokasi / Tes pemahaman). Defaultnya adalah [Pemeriksaan di lokasi]. Untuk detailnya, lihat Opsi pemrosesan AI: item dan cara memilih.
Jika [Gaya penulisan isi] diatur ke [Salin], karena mode ini menyalin teks asli apa adanya, [Buat pertanyaan] tidak dapat dipilih. Hanya pertanyaan yang ada dalam materi asli yang diimpor.
Pengaturan saat membuat SOP
Setelah pemrosesan AI selesai, tentukan hal berikut di [Pengaturan konversi langkah] saat membuat SOP.
- Terapkan pertanyaan ke langkah: Menentukan apakah pertanyaan yang dibuat akan dilampirkan pada langkah. Jika dimatikan, SOP hanya berisi teks langkah.
- Lanjut meski tak sesuai harapan: Menilai pertanyaan sebagai normal / tidak normal, bukan benar / salah. Cocok untuk operasi yang memakai lembar pemeriksaan atau lembar periksa. Untuk materi yang memilih [Pemeriksaan di lokasi] pada opsi pemrosesan AI, opsi ini langsung AKTIF sejak awal.
- Target narasi: Menentukan apakah isi dibacakan dengan suara saat SOP yang dibuat diputar.
Untuk detailnya, lihat Pengaturan konversi langkah (narasi, subtitle, pertanyaan, file terkait).
Menentukan SOP referensi (beta, fitur terkait)
Saat membuat SOP dari video, Anda juga dapat menentukan SOP atau file yang sudah ada (seperti Excel) sebagai materi referensi dan menerapkannya pada analisis video. Jika Anda ingin membuat manual video berdasarkan SOP Excel yang sudah Anda siapkan, silakan dicoba (sedang dalam beta). Untuk detailnya, lihat Menentukan SOP referensi dalam analisis video (beta).
Pertanyaan yang sering diajukan
Q. Apakah grafik dan gambar di Excel juga akan ikut masuk ke SOP?
A. Setelah dikonversi ke PDF, grafik dan gambar diimpor sebagai gambar halaman. AI terutama membaca teks dalam isi, dan gambar dilampirkan pada langkah sebagai thumbnail serta materi referensi. Jika Anda ingin memanfaatkan gambar halaman, pembagian “Per halaman” lebih cocok.
Q. Apakah file .xlsm yang berisi makro juga dapat diimpor?
A. Ya. .xlsm juga merupakan format yang didukung. Makronya sendiri tidak dijalankan; isi lembar kerja sebagaimana tampak dikonversi ke PDF dan diimpor.
Q. AI tidak membagi langkah seperti yang saya harapkan.
A. Anda dapat membuka modal detail materi, klik [Jalankan ulang AI], ubah opsinya, lalu analisis ulang. Hanya dengan mengganti “Metode pembagian langkah” antara [Per konten] dan [Per halaman], hasilnya bisa berubah cukup banyak. Jika masih belum sesuai, cara yang paling pasti adalah mengedit secara manual di editor SOP.
Q. Apakah saya bisa membuat SOP dari file yang sama berkali-kali?
A. Ya. File yang disimpan di [Materi] dapat dianalisis ulang sesuai kebutuhan dengan [Jalankan ulang AI], dan Anda juga dapat membuat SOP baru setiap kali.
Q. Berapa batas ukuran file yang didukung?
A. Batas unggahan yang sama dengan materi video berlaku. Jika file Excel atau PowerPoint terlalu besar (setara ratusan halaman), file dapat dibagi dan diunggah bagian per bagian agar pemrosesan lebih stabil.