Anda dapat membuka file Word, Excel, dan PowerPoint dari SOP berbasis file dengan Office di komputer Anda, mengeditnya langsung, dan menyimpannya apa adanya ke draf di Dive. Anda tidak perlu mengunduh file, mengeditnya, lalu mengunggahnya kembali. File yang disimpan akan menjadi file dari draf revisi, dan alur persetujuan serta penerbitannya sama seperti SOP lainnya.
Fitur ini hanya tersedia untuk pelanggan paket Pro dan Enterprise. Fitur ini digunakan dari browser di PC Windows. Office (Word, Excel, dan PowerPoint) harus terpasang di komputer.
Jika Anda hanya ingin melihat SOP berbasis file yang sudah terbit di Office, Anda dapat membukanya dalam mode baca saja dengan [Buka di desktop] di penampil (Referensi: Buka dan lihat SOP berbasis file yang sudah terbit di Office (Buka di desktop)).
Persyaratan
- File SOP berbasis file harus berupa Word, Excel, atau PowerPoint (PDF, URL, dan lainnya ditampilkan sebagai Bukan target)
- Harus berupa komputer Windows. [Edit di desktop] tidak ditampilkan di Mac, smartphone, atau tablet
- Draf revisi harus dibuka oleh Pengguna pembuatnya. Versi yang sudah terbit dan draf milik pengguna lain tidak dapat diedit
- Draf tidak boleh sedang diajukan untuk persetujuan
- Peran Anda harus Pengguna pembuat atau lebih
Untuk paket Free, Lite, dan Core, saat [Edit di desktop] diklik, akan muncul panduan paket.
Cara mengedit
- Di layar pengeditan SOP, buka tab [Detail langkah], lalu klik [Edit di desktop] di bagian [Pengaturan SOP berbasis file]. Untuk SOP yang sudah terbit, buat revisi terlebih dahulu untuk membuat draf.
- Jika browser menampilkan konfirmasi apakah akan membuka Office, pilih Buka. File akan terbuka di Word, Excel, atau PowerPoint.
- Jika bagian atas Office menampilkan "Tampilan Terproteksi" dan [Aktifkan Pengeditan], klik [Aktifkan Pengeditan].
- Edit file dan simpan (Ctrl+S). Setiap kali disimpan, file di draf Dive akan diperbarui.
- Setelah selesai mengedit, tutup Office. Saat ditutup, PDF untuk ditampilkan akan dibuat ulang, yaitu PDF yang digunakan untuk menampilkan SOP di layar.
- Periksa detail di layar pengeditan Dive, lalu ajukan persetujuan atau terbitkan SOP seperti pada SOP lainnya.
Jika ada perubahan yang belum disimpan di layar pengeditan, simpan terlebih dahulu sebelum membuka Office.
Tampilan saat mengedit
Saat sedang mengedit, [Pengaturan SOP berbasis file] menampilkan "Sedang diedit di desktop (sejak [waktu])". Di layar pengguna lain yang dapat mengedit SOP ini, akan ditampilkan "[Nama] sedang mengedit di desktop".
Saat sedang mengedit dan saat PDF untuk ditampilkan sedang dibuat, Anda tidak dapat mengganti file, mengubah metode konversi, meminta persetujuan, atau memulihkan dari riwayat revisi. Akan muncul pesan "Sedang diedit di desktop. Silakan tutup Office, lalu lakukan tindakan tersebut." Tutup Office, dan lakukan tindakan ini setelah PDF untuk ditampilkan siap.
Setelah Office ditutup, saat PDF untuk ditampilkan sedang dibuat, akan muncul "Sedang membuat PDF untuk ditampilkan". Jika gagal dibuat, alasannya akan ditampilkan, maka klik [Buat lagi].
Jika Office berhenti di tengah jalan (Selesai mengedit)
Jika Office berhenti di tengah jalan, pesan "Sedang diedit di desktop" mungkin masih tertinggal. Di layar pengguna yang sedang mengedit, akan ditampilkan [Selesai mengedit]. Sebelum mengkliknya, pastikan file tidak masih terbuka di Office. Jika PDF untuk ditampilkan belum dibuat, Anda dapat membuatnya dengan [Buat PDF untuk ditampilkan].
Tanpa melakukan apa pun, pesan sedang mengedit akan hilang paling lama 10 menit setelah Office ditutup.
Pertanyaan yang sering diajukan
T. [Edit di desktop] tidak ditampilkan.
J. Tombol ini ditampilkan di komputer Windows saat draf file Word, Excel, atau PowerPoint sedang dibuka oleh orang yang membuat draf tersebut. Tombol ini tidak ditampilkan di Mac atau smartphone, untuk file PDF, untuk versi yang sudah terbit, atau untuk draf milik pengguna lain.
T. Saya tidak bisa membuka file dari "Terbaru" di Office.
J. Tautan untuk membuka file di Office memiliki tanggal kedaluwarsa: 1 jam setelah Office ditutup, atau 12 jam setelah pertama kali dibuka. Silakan coba lagi dari [Edit di desktop] di Dive.
T. Saya sudah menyimpan, tetapi layar tampilan masih menunjukkan konten lama.
J. PDF untuk ditampilkan dibuat ulang saat Anda menutup Office. Tunggu sebentar setelah menutup Office, lalu muat ulang layar. Konten draf tidak akan muncul di layar tampilan pengguna lain sampai diterbitkan.
T. Saya ingin kembali ke file versi yang sudah terbit.
J. Di layar pengeditan, buka [Lihat riwayat revisi], lalu gunakan [Unduh file untuk Rev ini] pada Rev yang ingin dikembalikan untuk mendapatkan file-nya. Kemudian unggah ulang dengan [Ganti] → [Unggah dari komputer] di bagian [Pengaturan SOP berbasis file].