Anda dapat mengatur ambang batas peran pengguna untuk setiap fitur (ekspor SOP, unduh media, berbagi eksternal, dan lainnya) yang dapat digunakan. Pengguna yang tidak memiliki izin akan melihat tombol atau menu sebagai tidak tersedia (warna abu-abu), mencegah mereka melakukan operasi.
Paket yang tersedia
Fitur ini tersedia dengan paket Enterprise.
Siapa yang dapat mengonfigurasi ini
Hanya pengguna dengan izin Pemilik yang dapat melakukan ini.
Fitur yang dapat Anda kontrol
Pada tab Keamanan, gunakan kartu Peran pengguna yang diizinkan per fitur untuk menetapkan peran ambang batas untuk setiap fitur berikut:
- Ekspor SOP sebagai file (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4): Operasi yang membuat file baru dari tombol Ekspor pada layar SOP. Ini termasuk transkripsi ke format perusahaan Anda (format ekspor), menyimpan gambar dan PDF yang terkait dengan SOP, dan unduhan dari tautan email penyelesaian MP4. (Default: Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi)
- Unduh SOP berbasis berkas: Operasi yang membuka dan menyimpan SOP di mana file itu sendiri adalah badan utama (Word, Excel, PowerPoint, PDF, dan seterusnya). Pengaturan ini berlaku terlepas dari tempat Anda membuka file: folder, hasil pencarian, Favorit, riwayat, Beranda, Offline, atau tautan bersama. Sementara belum diatur, ini mewarisi pengaturan "Ekspor SOP sebagai file". Setelah disimpan, menjadi independen dan diterapkan secara terpisah.
- Ekspor Excel daftar SOP (per folder): Dari menu aksi folder, ekspor daftar SOP di folder itu ke Excel. Ekspor hanya mencakup daftar (nama, revisi, lokasi, dll), bukan konten SOP (teks prosedur atau video). (Default: Admin Grup atau lebih tinggi)
- Berbagi eksternal: Penerbitan URL berbagi eksternal batas waktu dan kode QR. Jika tim memiliki berbagi eksternal dinonaktifkan, ini tidak dapat digunakan terlepas dari pengaturan peran. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
- Unduh media: Unduhan langsung file asli (video, gambar, PDF, dan lainnya) dari perpustakaan media. Ini juga termasuk video asli yang telah diproses oleh analisis AI. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
- Unduh lampiran: Unduh file yang dilampirkan atau ditautkan dengan SOP (saat melihat atau mengedit). Pengaturan ini juga mengontrol unduhan file sertifikat yang terdaftar sebagai bukti kualifikasi. (Default: Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi)
- Ekspor Pengembangan, Kualifikasi dan Pelatihan: Ekspor Excel dari Peta Keterampilan (pengembangan), buku besar kualifikasi, dan pelatihan (status penyelesaian kursus). Ini berlaku untuk ekspor dari layar daftar dan ekspor dari tab Pengembangan dan Kualifikasi halaman Pribadi. Ekspor mencakup nama dan status evaluasi/perolehan. (Default: Admin Grup atau lebih tinggi)
- Ekspor laporan pemanfaatan: Ekspor Excel dari Laporan Pemanfaatan dan ekspor PowerPoint untuk proposal bisnis. Ini juga mencakup ekspor dari tab catatan tampilan halaman Pribadi. Namun, jika individu mengekspor catatan mereka sendiri, pengaturan ini dapat digunakan kecuali diatur ke "Nonaktifkan semua untuk semua orang." (Default: Admin Grup atau lebih tinggi)
- Ekspor Catatan lihat dan lembar periksa: Operasi yang mengekspor ke CSV siapa yang melihat SOP dan kapan, serta bagaimana mereka menjawab pertanyaan. Ketika digunakan sebagai lembar periksa, ini termasuk catatan implementasi. Pengaturan ini berlaku terlepas dari layar mana yang Anda buka: Laporan Pemanfaatan, halaman Pribadi, atau catatan tampilan SOP. (Default: Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi)
- Ekspor analisis kerja (Analisis Cepat, perbandingan dengan SOP, analisis waktu): Operasi yang mengekspor hasil analisis kerja ke Excel. Ekspor mencakup nama subjek, tanggal/waktu analisis, dan hasil perbandingan dengan anggota tim lainnya. Membuat video standar (mengekspor ke perpustakaan media) tidak disertakan. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
- Ekspor Rencana Pembuatan: Operasi yang mengekspor rencana pembuatan SOP ke Excel. Ini berlaku untuk rencana keseluruhan, hasil daftar yang disaring, dan "Tanggung jawab saya", dan mencakup nama yang ditugaskan, tenggat waktu, dan kemajuan. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
Arahkan ke ikon ⓘ di sebelah nama setiap fitur untuk melihat apa yang dibatasi oleh fitur tersebut. Untuk beberapa fitur, peran yang lebih rendah yang tidak akan berpengaruh tidak ditampilkan sebagai opsi.
●Catatan penting saat membatasi unduhan SOP berbasis berkas
Jika Anda telah mendaftarkan format yang tidak dapat dibuka tanpa mengunduh (Word, Excel, PowerPoint, dan seterusnya) sebagai SOP berbasis berkas, membatasi pengaturan ini akan mencegah pengguna peran yang ditentukan dari melihat SOP itu sendiri. Jika Anda ingin menampilkannya di layar, konversikan ke PDF sebelum mendaftar.
Langkah-langkah konfigurasi
- Buka Fungsi Pemilik di menu samping
- Pilih tab Keamanan di bagian atas dan buka kartu Peran pengguna yang diizinkan per fitur
- Untuk setiap baris fitur, pilih Peran yang diizinkan dari menu tarik turun
- Semua orang (termasuk tamu)
- Setiap peran atau lebih tinggi (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi, Pengguna pembuat atau lebih tinggi, Admin Grup atau lebih tinggi, Admin Tim atau lebih tinggi)
- Hanya pemilik
- Sisi kanan tabel langsung mencerminkan peran mana yang dicentang (tanda centang hijau)
- Untuk setiap fitur, klik Simpan atau gunakan Kembalikan ke bawaan untuk kembali ke pengaturan default
Operasi massal (ubah beberapa fitur sekaligus)
Gunakan tombol berikut di bagian atas tabel untuk mengubah semua fitur sekaligus:
- Nonaktifkan semua untuk semua orang: Batasi semua fitur ke "Hanya pemilik" sehingga tidak ada yang dapat menggunakannya kecuali Pemilik. Anda dapat mengembalikan pengaturan individual nanti
- Kembalikan semua ke default: Kembalikan semua fitur ke ambang batas peran standar
Ini berguna ketika Anda ingin sementara membatasi semua pengguna untuk proyek rahasia.
Bagaimana tampilannya dan cara kerjanya
- Untuk pengguna yang tidak memiliki izin, tombol atau menu yang terkait akan muncul sebagai tidak tersedia (warna abu-abu)
- Karena tidak dapat diklik, pengguna dapat melihat fitur ada tetapi tidak dapat mengoperasikannya
- Ketika Anda mengarahkan ke tombol yang dinonaktifkan, pesan muncul menjelaskan mengapa tidak tersedia
- Berbagi eksternal dikendalikan oleh pengaturan berbagi eksternal dinonaktifkan di seluruh tim, jadi jika dinonaktifkan, tidak dapat digunakan terlepas dari pengaturan ini
Tips penggunaan yang efektif
- Untuk tim menangani SOP yang sangat rahasia, atur ambang batas yang lebih tinggi (seperti Admin Grup atau lebih tinggi) untuk PDF, Excel, Word, MP4, dan PowerPoint ekspor dan unduhan
- Untuk mencegah penggunaan kembali media, batasi unduh media dan unduh lampiran ke Hanya pemilik
- Kontrol bertahap berdasarkan fase operasional: Pengaturan longgar di awal pengenalan, dikencangkan setelah stabilisasi
- Memberitahu pengguna peran yang terpengaruh sebelum melakukan perubahan akan mengurangi pertanyaan dari lapangan