Anda dapat mengatur ambang peran pengguna untuk setiap fitur, yaitu siapa saja yang boleh menggunakan fitur tersebut (misalnya ekspor SOP, unduh media, dan berbagi eksternal). Pengguna dengan peran yang tidak diizinkan akan melihat tombol dan menu terkait dinonaktifkan (tampil abu-abu) dan tidak dapat menggunakannya.
Paket yang Tersedia
Fitur ini dapat digunakan pada paket Enterprise.
Siapa yang Dapat Mengatur
Hanya pengguna yang memiliki hak pemilik yang dapat mengatur.
Fitur yang Dapat Dikendalikan
Pada kartu [Peran pengguna yang diizinkan per fitur] di tab Keamanan, Anda dapat mengatur peran ambang untuk setiap fitur berikut.
- Ekspor file SOP (PDF / Excel / Word / PowerPoint / MP4): Membuat file baru dari [Ekspor] di layar SOP. Juga mencakup penyalinan ke format perusahaan Anda sendiri (Format ekspor), penyimpanan gambar dan PDF yang terkait dengan langkah, serta unduhan dari tautan di email penyelesaian MP4. (Default: Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi)
- Unduh SOP berbasis berkas: Membuka dan menyimpan SOP yang isinya berupa file itu sendiri (misalnya Word, Excel, PowerPoint, dan PDF). Juga mencakup unduhan file terjemahan dan [Unduh file untuk Rev ini] di riwayat revisi. Pengaturan ini berlaku di mana pun file dibuka: folder, hasil pencarian, Favorit, Riwayat, Beranda, Offline, atau tautan berbagi. Selama belum diatur, pengaturan ini mengikuti pengaturan [Ekspor file SOP]; setelah disimpan, pengaturan ini berlaku secara terpisah.
- Ekspor Excel daftar SOP (per folder): Mengekspor daftar SOP di dalam folder tersebut ke Excel, dari menu aksi folder. Isi SOP (teks langkah dan video) tidak disertakan; hanya daftar berisi nama, revisi, lokasi penyimpanan, dan sebagainya yang diekspor. (Default: Admin Grup atau lebih tinggi)
- Berbagi eksternal: Menerbitkan URL dan Kode QR berbagi eksternal yang berbatas waktu (jika pengaturan larangan berbagi eksternal aktif untuk tim, fitur ini tidak dapat digunakan terlepas dari pengaturan peran). (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
- Unduh media: Unduhan langsung dari file asli di pustaka media (video, gambar, PDF, dan sebagainya). Video asli yang sudah dianalisis AI juga termasuk di sini. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
- Unduh lampiran: Unduhan file yang dilampirkan atau dikaitkan dengan SOP (baik saat dilihat maupun saat diedit). Lampiran sertifikat yang didaftarkan sebagai bukti kualifikasi juga dikendalikan oleh pengaturan ini. (Default: Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi)
- Ekspor Pengembangan, Kualifikasi dan Pelatihan: Ekspor Excel untuk Peta Keterampilan (pengembangan), daftar kualifikasi, dan pelatihan (status penyelesaian kursus). Mencakup ekspor dari layar daftar serta ekspor dari tab Pengembangan dan Kualifikasi di halaman pribadi, dan menyertakan nama serta status evaluasi dan perolehan. (Default: Admin Grup atau lebih tinggi)
- Ekspor laporan pemanfaatan: Ekspor Excel dari Laporan Pemanfaatan, dan ekspor PowerPoint untuk persetujuan internal (ringi). Ekspor dari tab Catatan lihat di halaman pribadi juga termasuk. Namun, saat pengguna hanya mengekspor catatannya sendiri, fitur ini tetap dapat digunakan kecuali pengaturan ini diatur ke [Nonaktifkan untuk semua orang]. (Default: Admin Grup atau lebih tinggi)
- Ekspor Catatan lihat dan lembar periksa: Mengekspor catatan siapa yang melihat SOP dan kapan, serta bagaimana mereka menjawab pertanyaan, dalam format CSV. Jika SOP digunakan sebagai lembar periksa, catatan pelaksanaannya juga termasuk. Pengaturan ini berlaku di mana pun dibuka: Laporan Pemanfaatan, halaman pribadi, atau catatan lihat SOP. [Catatan pemeriksaan ulang] (Excel) pada catatan lihat SOP juga mengikuti pengaturan ini. (Default: Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi)
- Ekspor analisis kerja (Analisis Cepat, perbandingan dengan SOP, analisis waktu): Mengekspor hasil analisis kerja ke Excel. Mencakup nama orang yang dianalisis, tanggal dan waktu analisis, serta hasil perbandingan dengan anggota lain. Pembuatan video terstandar (ekspor ke pustaka media) tidak termasuk. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
- Ekspor Rencana Pembuatan: Mengekspor rencana pembuatan SOP ke Excel. Mencakup rencana keseluruhan, hasil penyaringan daftar, dan [Tanggung jawab saya], serta menyertakan nama penanggung jawab, tenggat waktu, dan progres. (Default: Pengguna pembuat atau lebih tinggi)
Arahkan kursor ke ⓘ di samping nama fitur di setiap baris untuk melihat apa yang dihentikan oleh fitur tersebut. Untuk beberapa fitur, peran bawahan yang pembatasannya tidak berarti tidak akan muncul sebagai pilihan.
●Catatan saat membatasi unduhan SOP berbasis berkas
Jika Anda mendaftarkan file zip, CAD, dan format lain yang tidak dapat dibuka tanpa diunduh (termasuk file Word, Excel, dan PowerPoint yang tidak dapat dibuatkan PDF tampilannya) sebagai SOP berbasis file, maka saat pengaturan ini dibatasi, pengguna dengan peran yang terdampak tidak dapat lagi melihat SOP itu sendiri. Jika ingin menampilkannya di layar, ubah ke PDF terlebih dahulu sebelum didaftarkan (file Word, Excel, dan PowerPoint akan otomatis membuat PDF tampilan saat didaftarkan).
Langkah Pengaturan
- Buka [Fungsi Pemilik] dari menu samping
- Pilih tab [Keamanan] di bagian atas, lalu buka kartu [Peran pengguna yang diizinkan per fitur]
- Pada baris setiap fitur, pilih Peran yang diizinkan dari menu tarik-turun
- Semua orang (termasuk tamu)
- Peran apa pun atau lebih tinggi (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi / Pengguna pembuat atau lebih tinggi / Admin Grup atau lebih tinggi / Admin Tim atau lebih tinggi)
- Hanya pemilik
- Di sisi kanan tabel, apakah setiap peran dicentang (tanda centang hijau) akan langsung diperbarui
- Untuk setiap fitur, klik [Simpan], atau klik [Default] untuk mengembalikan ke pengaturan awal
Ubah Massal (mengubah beberapa fitur sekaligus)
Anda dapat mengubah semua fitur sekaligus dengan tombol berikut di bagian atas tabel.
- [Nonaktifkan semua untuk semua orang]: Membatasi semua fitur setara dengan “Hanya pemilik”, sehingga selain pemilik tidak dapat menggunakannya. Anda dapat mengembalikan fitur satu per satu nanti
- [Kembalikan semua ke default]: Mengembalikan semua fitur ke ambang peran standar
Berguna saat Anda ingin menonaktifkan sementara untuk semua orang, misalnya pada proyek yang sangat rahasia.
Tampilan Saat Digunakan
- Pengguna dengan peran yang tidak diizinkan akan melihat tombol dan menu terkait dinonaktifkan (tampil abu-abu)
- Karena tidak dapat diklik, mereka tahu bahwa fitur itu ada, tetapi tidak dapat mengoperasikannya
- Saat kursor diarahkan ke tombol yang dinonaktifkan, alasan mengapa tombol tersebut tidak dapat digunakan akan ditampilkan
- Berbagi eksternal didahulukan oleh pengaturan larangan berbagi eksternal untuk seluruh tim, sehingga jika dinonaktifkan di sana, fitur ini tidak dapat digunakan terlepas dari pengaturan ini
Tips Penggunaan yang Efektif
- Tim yang menangani SOP berkategori sangat rahasia sebaiknya menetapkan ambang yang lebih tinggi, misalnya Admin Grup atau lebih tinggi, untuk ekspor PDF/Excel/Word/MP4/PowerPoint dan fitur unduhan
- Jika ingin membatasi penggunaan ulang media, atur Unduh media dan Unduh lampiran menjadi Hanya pemilik
- Pengendalian bertahap sesuai fase operasional: misalnya, longgar pada awal penerapan dan diperketat setelah sudah mapan
- Memberi tahu pengguna dengan peran yang terdampak sebelum perubahan dilakukan dapat mengurangi pertanyaan dari lapangan