Fitur ini secara otomatis membuat, memperbarui, dan menonaktifkan akun Dive mengikuti karyawan baru, mutasi, dan karyawan yang keluar, berdasarkan sistem HR Anda atau penyedia identitas (IdP) seperti Microsoft Entra ID atau Okta. Departemen, jabatan, dan nomor karyawan juga dikirim ke daftar karyawan Dive. Fitur ini mendukung SCIM 2.0, standar industri.

Fitur ini tersedia di paket Enterprise. Pemilik mengatur fitur ini dari peramban di PC. Fitur ini umumnya dipakai bersama Single Sign-On (SSO), tetapi tim yang tidak memakai SSO juga dapat menggunakannya.

Hal yang dapat dilakukan dengan Sinkronisasi daftar karyawan HR

• Orang yang ditambahkan di sistem HR atau IdP dibuat sebagai pengguna Dive. Orang yang memiliki alamat email dibuat dengan status "Mengundang", sedangkan orang yang tidak memiliki alamat email dibuat sebagai akun tanpa email
• Perubahan nama, departemen, departemen rangkap, jabatan, pelafalan (kana), nomor karyawan, tanggal masuk, jenis kepegawaian, dan tanggal keluar dicerminkan ke daftar karyawan Dive
• Orang yang dinonaktifkan atau dihapus di sistem HR atau IdP akan dinonaktifkan di Dive. Catatan penayangan dan pelatihannya tetap disimpan
• Grup afiliasi dapat ditentukan berdasarkan departemen HR, dan izin berdasarkan jabatan (lihat "Tetapkan grup dan izin dari departemen dan jabatan (pemetaan)" di bawah)

Orang yang dibuat oleh sinkronisasi dihitung dalam jumlah akun. Mereka dibuat dengan izin Pengguna hanya-lihat (dapat diubah dengan pemetaan). Izin Pemilik tidak diberikan oleh sinkronisasi.

Untuk departemen dan jabatan itu sendiri, lihat Mendaftarkan departemen dan jabatan (departemen, jabatan, pelafalan, dan kolom HR pada daftar karyawan).

Pengaturan

Terbitkan kunci di Dive

1. Buka [Fungsi Pemilik] di menu samping
2. Pilih tab [Keamanan] di bagian atas, lalu buka [Sinkronisasi daftar karyawan HR (SCIM)]
3. Aktifkan [Gunakan sinkronisasi daftar karyawan HR]
4. Di kolom [Kunci (secret token)], masukkan catatan kegunaan (mis. Entra ID), lalu klik [Terbitkan kunci]
5. Salin kunci yang ditampilkan. Kunci hanya ditampilkan di layar ini. Tempelkan ke pengaturan sistem HR atau IdP sebelum menutup layar ini

Di sistem HR atau IdP, atur URL yang ditampilkan di [URL penerima (URL tenant)] pada kartu (https://app.divedx.com/api/scim/v2) dan kunci yang sudah diterbitkan.

Kunci aktif maksimal 5 buah. Untuk kunci yang tidak dipakai lagi, klik [Cabut] di daftar untuk menghentikannya. Kunci yang sudah dicabut ditampilkan sebagai "Dicabut" di daftar, dan sinkronisasi dari sistem HR atau IdP yang memakai kunci tersebut akan berhenti. Di daftar, [Terakhir digunakan] menampilkan kapan setiap kunci terakhir dipakai.

Untuk Microsoft Entra ID

1. Di Microsoft Entra admin center, buka [Enterprise applications], klik [New application], lalu pilih [Create your own application]
2. Masukkan nama aplikasi (mis. Dive) lalu pilih [Integrate any other application you don't find in the gallery (Non-gallery)] untuk membuat aplikasi. Meskipun aplikasi galeri dengan nama serupa muncul sebagai saran, jangan pilih aplikasi tersebut
3. Buka [Provisioning] untuk aplikasi yang Anda buat, lalu buat konfigurasi baru
4. Atur [Authentication Mode] ke [Bearer Authentication], masukkan URL penerima Dive di [Tenant URL] dan kunci yang diterbitkan di Dive di [Secret Token], klik [Test Connection] untuk memastikan koneksi berhasil, lalu simpan. Setelah konfigurasi dibuat, Anda dapat memeriksa dan mengubah pengaturan ini di [Connectivity] pada menu kiri
5. Di [Users and groups], tetapkan orang yang ingin disinkronkan ke Dive
6. Di [Provisioning], buka [Mappings] (di layar baru, [Attribute mapping] pada menu kiri), atur [Provision Microsoft Entra ID Groups] ke nonaktif ([No]), lalu simpan. Dive tidak mendukung sinkronisasi grup, sehingga jika tetap aktif, Entra ID akan menampilkan galat saat Anda menetapkan grup. Meskipun grup sudah ditetapkan, orang di dalam grup tetap disinkronkan
7. Klik [Start provisioning] (provisioning juga dimulai jika Anda mengatur [Provisioning Status] di [Provisioning] ke [On] dan menyimpannya)

Pemetaan atribut pengguna ([Provision Microsoft Entra ID Users]) dapat dibiarkan dengan pengaturan default Entra ID, dan nama, departemen, jabatan, serta nomor karyawan akan sampai ke Dive. Untuk menyinkronkan dengan menetapkan grup, diperlukan lisensi Microsoft Entra ID P1 atau yang lebih tinggi di sisi Entra ID (pada tenant gratis, tetapkan pengguna satu per satu).

Sinkronisasi berjalan sekitar setiap 40 menit setelah Anda klik [Start provisioning]. Untuk memeriksa segera, Anda dapat mengirim orang satu per satu dengan [Provision on demand] di Entra ID. Untuk cara mengoperasikan layar Entra ID, lihat bantuan Microsoft.

Untuk Okta atau sistem HR lainnya

IdP dan sistem HR lain yang mendukung SCIM 2.0, seperti Okta, diatur dengan URL penerima dan kunci yang sama. Untuk metode autentikasi, pilih metode yang memakai kunci (Bearer token). Untuk langkah pengaturannya, lihat bantuan masing-masing layanan. Jika Anda mengirim data dari sistem sendiri, Anda juga dapat melakukan sinkronisasi dengan mengikuti standar SCIM 2.0.

Kolom yang diterima

Jika departemen atau jabatan yang tidak ada dalam daftar dikirim, maka akan dibuat dalam daftar Departemen / Jabatan di Dive. Grup (SCIM Groups) tidak diterima. Untuk menetapkan grup dan izin dari departemen dan jabatan, gunakan pemetaan.

Di kartu, buka [Kolom yang diterima dan cara kerja sinkronisasi] untuk melihat kolom yang diterima dan cara kerja sinkronisasi dalam satu daftar. Anda dapat mengklik URN Ekstensi Dive untuk menyalinnya.

Penanganan nilai HR

• Untuk departemen, departemen rangkap, jabatan, dan kolom HR, hanya item yang dikirim yang menjadi nilai HR. Kolom bernilai HR diberi tanda [Sinkronisasi HR] di [Rincian pengguna] dan tidak dapat lagi diubah dari layar daftar atau Excel
• Kolom yang tidak dikirim tetap menggunakan nilai yang dimasukkan di Dive dan dapat diubah di layar daftar atau di Excel
• Jika kolom yang sebelumnya dikirim tidak dikirim lagi, nilainya akan dihapus
• Nama dan pelafalan juga dapat diubah dari layar. Jika HR mengirim nilai yang berbeda, nilai tersebut akan ditimpa
• Alamat email login tidak diubah oleh sinkronisasi (hanya alamat email undangan milik orang dengan status "Mengundang" yang diubah)

Login untuk orang yang dibuat oleh sinkronisasi

Orang yang memiliki alamat email dibuat dengan status "Mengundang". Email undangan tidak dikirim secara otomatis.

• Tim yang memakai SAML SSO: akun otomatis terhubung saat orang tersebut pertama kali login dengan SSO
• Tim yang memakai SSO Microsoft Entra ID (OIDC), atau tim yang tidak memakai SSO: buka [Manajemen pengguna], buka [Rincian pengguna] orang tersebut, lalu klik [Kirim ulang email undangan] dari menu [...] di kanan atas. Orang tersebut mendaftar dari email undangan
• Orang dengan akun tanpa email: kata sandi awal tidak dibagikan melalui sinkronisasi. Dari menu [...] di kanan atas [Rincian pengguna], terbitkan kata sandi dengan [Terbitkan ulang kata sandi] lalu berikan kepada orang tersebut

Selama sinkronisasi digunakan, pendaftaran otomatis untuk orang yang pertama kali login dengan SSO tidak dilakukan (langkah 4 pada Mengatur Single Sign-On (SSO)). Ini untuk mencegah orang yang tidak ada di sistem HR masuk lewat SSO dan memakai akun. Orang yang sudah terdaftar tetap dapat login dengan SSO.

Karyawan keluar dan penonaktifan

• Orang yang dinonaktifkan atau dihapus di sistem HR atau IdP akan dinonaktifkan di Dive. Catatan daftar karyawan serta catatan penayangan, pelatihan, dan kompetensi tidak dihapus
• Jika diaktifkan kembali di sistem HR atau IdP, orang tersebut akan diaktifkan kembali di Dive pada sinkronisasi berikutnya
• Pemilik dapat dinonaktifkan melalui sinkronisasi, tetapi untuk mengaktifkannya kembali gunakan layar [Manajemen pengguna] (Memulihkan pengguna yang dinonaktifkan)
• Pemilik terakhir sebuah tim tidak dinonaktifkan oleh sinkronisasi

Tetapkan grup dan izin dari departemen dan jabatan (pemetaan)

Berdasarkan departemen dan jabatan yang dikirim dari HR, grup afiliasi dan izin dapat ditentukan secara otomatis. Pengaturan ini dilakukan oleh Pemilik dan Admin Tim.

1. Buka [Manajemen pengguna] di sidebar, lalu klik [Departemen / Jabatan] di bagian atas layar
2. Buka tab [Pemetaan] dan aktifkan [Gunakan pemetaan]
3. Di [Departemen → Grup], pilih grup Dive untuk setiap departemen. Jika Anda mencentang [Departemen tanpa pemetaan mewarisi pemetaan departemen induknya], departemen yang belum memilih grup akan memakai grup dari departemen induknya
4. Di [Jabatan → Izin], pilih izin untuk setiap jabatan. Orang pada jabatan dengan [Tanpa pemetaan (tidak diubah)] akan mempertahankan izinnya
5. Klik [Periksa yang akan berubah], lalu periksa [Yang akan berubah saat diterapkan] (orang yang terdampak, orang yang izinnya berubah, ditambahkan ke grup, dikeluarkan dari grup)
6. Klik [Simpan dan terapkan], lalu klik [Simpan dan terapkan] pada layar konfirmasi

• Setelah disimpan, izin dan grup afiliasi orang yang ditambahkan lewat sinkronisasi HR langsung ditulis ulang. Setelah itu, pemetaan diterapkan setiap kali ada perubahan dari HR
• Pemetaan hanya diterapkan pada departemen dan jabatan yang dikirim dari HR. Pemetaan tidak menentukan apa pun dari departemen atau jabatan yang dimasukkan di layar atau Excel
• Izin dapat dipilih dari Pengguna hanya-lihat, Pengguna pembuat, Admin Grup, dan Admin Tim. Anda hanya dapat memberikan izin sampai batas izin yang boleh diberikan oleh orang yang melakukan pengaturan
• Pemetaan tidak diterapkan kepada Pemilik dan Tamu
• Keanggotaan grup yang tidak muncul di tabel pemetaan (misalnya grup lintas departemen yang hanya dibuat di Dive) tidak diubah
• Izin dan grup afiliasi yang ditentukan oleh pemetaan tidak dapat lagi diubah dari layar daftar atau Excel

Saat batas jumlah akun tercapai

• Pembuatan atau pengaktifan tidak dilakukan jika melebihi batas jumlah akun. Galat tetap tercatat di sisi sistem HR atau IdP dan akan dicoba ulang pada sinkronisasi berikutnya
• Pada kartu [Sinkronisasi daftar karyawan HR (SCIM)], orang yang gagal dibuat atau diaktifkan ditampilkan per hari (30 hari terakhir)
• Sekitar pukul 08.00 pagi hari setelah ada hari ketika ada orang yang gagal dibuat, Pemilik diberi tahu lewat email (hanya memuat jumlah orang dan tanggal)
• Jika Anda menambah jumlah akun, orang tersebut akan dibuat pada sinkronisasi berikutnya dari sistem HR atau IdP
• Perubahan nama, departemen, dan kolom lainnya, serta penonaktifan, tetap diterapkan terlepas dari batas

Menghentikan sinkronisasi

Jika [Gunakan sinkronisasi daftar karyawan HR] dinonaktifkan, sinkronisasi berhenti. Kolom yang sebelumnya tidak dapat diubah karena memiliki nilai HR kembali dapat diubah dari layar daftar atau Excel. Perubahan yang diterima dari sistem HR atau IdP selama sinkronisasi dihentikan tidak akan diterapkan.

Jika paket langganan Anda tidak lagi Enterprise, sinkronisasi juga berhenti. Pada kartu, Anda hanya dapat menghentikan sinkronisasi dan mencabut kunci.

Mengaktifkan atau menonaktifkan sinkronisasi, menerbitkan atau mencabut kunci, dan perubahan daftar karyawan oleh sinkronisasi dicatat di log audit (Ekspor log audit ke CSV).

Pertanyaan yang sering diajukan

Q. Apakah grup juga bisa disinkronkan?
A. Sinkronisasi grup (SCIM Groups) tidak didukung. Untuk menetapkan grup afiliasi dan izin dari departemen dan jabatan HR, gunakan pemetaan.

Q. Apakah tim yang tidak memakai SSO juga bisa menggunakan ini?
A. Bisa. Untuk orang yang memiliki alamat email, kirim ulang email undangan dari layar daftar agar mereka dapat mendaftar. Orang yang tidak memiliki alamat email dibuat sebagai akun tanpa email.

Q. Izin apa yang didapat orang yang dibuat oleh sinkronisasi?
A. Pengguna hanya-lihat. Jika memakai pemetaan, izin dapat ditentukan dari jabatan. Anda juga dapat mengubah izin satu per satu dari layar daftar (kecuali orang yang izinnya ditentukan oleh pemetaan).

Q. Apakah orang yang sudah ada di Dive akan dibuat dua kali?
A. Orang yang sudah ada di daftar dicocokkan dengan alamat email lalu dihubungkan. Orang yang sama tidak akan dibuat dua kali.

Informasi terkait

Mengatur Single Sign-On (SSO) (Microsoft Entra ID / SAML 2.0)

Mendaftarkan departemen dan jabatan (departemen, jabatan, pelafalan, dan kolom HR pada daftar karyawan)

Gambaran umum Pengaturan Keamanan (Fungsi Pemilik)

Tambah pengguna (undangan email / Terbitkan akun tanpa email)