Apa itu Rencana Pembuatan
Rencana Pembuatan adalah fitur untuk mengidentifikasi SOP yang direncanakan untuk disusun per folder dan mengelola penugasan, kedaluwarsa, dan kemajuan secara terpusat. Fitur ini membuat daftar "SOP apa, di folder mana, oleh siapa, dan sampai kapan yang akan dibuat" dan memungkinkan Anda mengelola rencana (rencana) dengan membandingkannya dengan SOP yang benar-benar dipublikasikan (hasil aktual).
Sementara 「Prosedur yang diinginkan」(Ide Notebook) yang dikumpulkan dari lapangan adalah pengumpulan kebutuhan bottom-up, Rencana Pembuatan adalah papan untuk menempatkan "rencana penyusunan" terlebih dahulu secara top-down.
● Layar: Ketika "Rencana Pembuatan" dibuka dari menu sebelah kiri dasbor (Peta Rencana)
Yang Diperlukan
- Izin: Peran Pengguna pembuat atau lebih tinggi (Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat). Menu tidak ditampilkan kepada Pengguna hanya-lihat dan Tamu
- Paket: Tampilan "Penugasan saya" dan penampilan Peta Rencana tersedia di semua paket. Operasi pengelolaan Peta Rencana (menambah/menautkan SOP yang direncanakan/impor ekspor Excel, dll.) tersedia di paket Pro atau lebih tinggi
- Lokasi: Buka dari [Manajemen] → [Rencana Pembuatan] di menu sebelah kiri dasbor
Dua Tampilan
Rencana Pembuatan memiliki dua tampilan: 「Peta Rencana」 dan 「Penugasan saya」, dan Anda dapat berpindah dengan tombol saklar di bagian atas layar. Tampilan default berbeda tergantung peran; admin melihat "Peta Rencana" sementara pembuat melihat "Penugasan saya". Bagian atas menampilkan jumlah Rencana, Selesai, Sedang dibuat, Belum dimulai, Terlambat sebagai kemajuan dan tingkat penyelesaian.
Peta Rencana
Tampilan kanvas peta yang berpusat pada folder untuk melihat keseluruhan status penyusunan tim. Dibawah setiap folder ditampilkan SOP yang direncanakan untuk disusun (rencana) dan, jika perlu, SOP yang ada (hasil aktual) secara bertumpuk.
- Pindahkan dengan menyeret: Anda dapat memindahkan kartu rencana di bawah folder lain
- Zoom dan pan: Gunakan kontrol di kanan bawah kanvas untuk memperbesar/memperkecil dan memusatkan
- Lipat kepala: Klik ▼ di kiri atas untuk melipat judul, KPI, dan menu atas untuk memaksimalkan area kerja
Penugasan saya
Tampilan yang menampilkan hanya SOP yang direncanakan yang ditetapkan sebagai penugasan Anda dalam daftar. Anda dapat mengonfirmasi status, nama SOP, status pembuatan, folder penyimpanan, kedaluwarsa, catatan dalam kolom, dan pembuat dapat membuat SOP dan memperbarui status dari layar ini.
● Layar: Tombol saklar "Peta Rencana / Penugasan saya" di bagian atas layar
Prosedur
1. Buat folder
Dari menu operasi (⋮) di sebelah kanan "Beranda" di kiri atas Peta Rencana, pilih 「Buat folder」, masukkan nama folder, dan buat. Folder yang dibuat sama dengan folder di Daftar SOP. Dari menu operasi (⋮) folder yang ada, Anda juga dapat membuat subfolder, mengubah nama folder, memindahkan, mengatur pembatasan akses, dan menghapus.
2. Rencanakan SOP
Dari menu operasi (⋮) folder tempat Anda ingin menambah rencana, pilih 「Rencanakan SOP」, masukkan nama SOP yang akan dibuat, dan 「Tambah」. SOP yang direncanakan yang ditambahkan ditampilkan dalam status "Belum dimulai". Saat mendaftar beberapa sekaligus, gunakan 「Dari Excel」 di bilah alat atas Peta Rencana (lihat di bawah).
● Layar: Dialog input "Rencanakan SOP"
3. Tetapkan penugasan dan kedaluwarsa
Klik kartu SOP yang direncanakan (Peta Rencana) atau baris dalam daftar (Penugasan saya) untuk membuka panel, dan tetapkan penugasan dan kedaluwarsa. Mereka yang dapat ditetapkan sebagai penugasan adalah anggota dengan peran Pengguna pembuat atau lebih tinggi (Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat). Ketika penugasan diberikan dan ketika kedaluwarsa ditetapkan atau diubah, pembuat penugasan diberitahu melalui email. Item yang tidak selesai setelah kedaluwarsa dihitung sebagai "Terlambat".
● Layar: Panel pengaturan penugasan dan kedaluwarsa
4. Buat SOP dan tautkan
Pembuat dapat memilih 「Buat SOP」 dari baris target dalam tampilan Penugasan saya dan membuat SOP baru. Jika folder penyimpanan tidak diatur, pilih folder terlebih dahulu. Draft yang dibuat secara otomatis ditautkan ke SOP yang direncanakan, dan statusnya menjadi "Sedang dibuat". Dari kolom "SOP" dalam daftar, Anda dapat berpindah ke edit draft, konfirmasi status ulasan, tampilkan SOP yang dipublikasikan.
Pembuat dapat meninggalkan catatan pribadi mereka di SOP yang direncanakan (tujuan pembuatan, informasi referensi, catatan penyelidikan, dll.).
5. Kelola kemajuan (status)
Status SOP yang direncanakan adalah tiga tahap: 「Belum dimulai」→「Sedang dibuat」→「Selesai」. Yang dapat memajukan status adalah admin dan pembuat item tersebut. Ketika SOP dipublikasikan, SOP yang direncanakan yang terkait secara otomatis menjadi "Selesai". Ketika secara manual mengatur status menjadi "Selesai", tautkan SOP aktual yang sesuai dengan SOP yang direncanakan.
6. Tautkan ke SOP yang sudah ada (opsional)
Anda juga dapat memperlakukan SOP yang sudah dipublikasikan sebagai hasil aktual dari SOP yang direncanakan. Ketika Anda menghidupkan 「Tampilkan SOP yang ada」 di bagian atas Peta Rencana, SOP yang dipublikasikan ditampilkan di bawah folder. Dari tombol tautan SOP yang ada, pilih SOP yang direncanakan yang belum ditautkan di folder tersebut untuk ditautkan, dan SOP yang direncanakan menjadi "Selesai".
Tambah dan perbarui secara massal dari Excel
Dari tombol [Dari Excel] di bilah alat atas Peta Rencana, dalam format yang sama dengan ekspor Excel daftar SOP yang ada (Tipe / Jalur folder / Judul, opsional dengan Penugasan / Kedaluwarsa) Daftarkan beberapa SOP yang direncanakan sekaligus.
- Klik [Dari Excel] di bilah alat
- Klik [Template Excel] di kanan atas untuk mengunduh contoh, atau tempel langsung dengan pemisah tab di bidang tempel
- Seret dan lepas file, atau tempel konten
- Konfirmasi konten dengan Pratinjau perbedaan (tambah/perbarui/lewati/kesalahan)
- Jika tidak ada masalah, klik [Daftar N item] untuk mengonfirmasi
-
Jalur folder adalah pemisah garis miring dalam bentuk
root/induk/anak. Folder yang tidak ada akan dibuat secara otomatis - Penugasan dicocokkan berdasarkan alamat email (nama juga dapat digunakan, tetapi email disarankan dalam kasus duplikat karena dapat tidak stabil)
- Jika folder dan judul yang sama sudah ada, hanya perbedaan dalam penugasan dan kedaluwarsa yang diperbarui (tanpa perbedaan dilewati)
- Baris tipe "Folder" membuat folder hingga jalur itu (yang ada dilewati)
Ekspor status penyusunan ke Excel
- Ekspor Excel keseluruhan (Pro+): Dari [Ekspor ke Excel] di ujung kanan kepala kemajuan Peta Rencana, Anda dapat mengekspor daftar keseluruhan sesuai struktur folder
- Ekspor Excel Penugasan saya (semua paket): Dari [Ekspor ke Excel] di kanan atas tampilan Penugasan saya, Anda dapat mengekspor daftar penugasan Anda secara flat
Naikkan "Prosedur yang diinginkan" ke Rencana Pembuatan
Dari permintaan yang dikumpulkan di 「Prosedur yang diinginkan」(Ide Notebook), yang telah diputuskan untuk dibuat, naikkan ke Rencana Pembuatan dan terapkan penugasan dan kedaluwarsa untuk melacaknya. SOP yang direncanakan yang dinaikkan ditampilkan dengan "Dari keinginan", dan ketika status dimajukan di sisi rencana pembuatan, status juga tercermin di sisi papan prosedur yang diinginkan. Ketika selesai, pemberitahuan dikirim ke pembuat posting asli dan mereka yang "+1".
Pengingat kedaluwarsa (email otomatis)
Ketika kedaluwarsa SOP yang direncanakan dekat atau terlewat, email otomatis dikirim ke pembuat.
- 3 hari sebelumnya / Kemarin / Terlambat (hanya sekali saat terlambat)
- Dikirim setiap hari pada 08:00 (JST)
- Ketika kedaluwarsa diubah, pengiriman ulang dengan kedaluwarsa baru (penjaga duplikat direset)
- SOP yang direncanakan dengan status "Selesai" dikeluarkan dari target pengingat
Pertanyaan yang Sering Diajukan
T. Dapakah SOP yang direncanakan ditambahkan di paket apa pun?
A. Tampilan Penugasan saya dan penampilan Peta Rencana dapat diakses di semua paket, tetapi operasi menambah SOP ke rencana, menautkan, dan impor ekspor Excel tersedia di paket Pro atau lebih tinggi.
T. Dapakah saya menggabungkan "Prosedur yang diinginkan" yang dikumpulkan dari lapangan ke dalam rencana?
A. Anda bisa. Item yang digabungkan ditampilkan dengan "Dari keinginan", dan ketika status dimajukan di sisi rencana pembuatan, status juga tercermin di sisi papan prosedur yang diinginkan.
T. Dapakah orang lain selain pembuat mengubah status?
A. Status dapat dimajukan oleh admin dan pembuat item tersebut.