「Kualifikasi」 adalah fitur untuk mengelola kepemilikan dan tanggal kedaluwarsa kualifikasi yang diterbitkan secara eksternal atau internal, seperti lisensi, sertifikasi internal, dan pemeriksaan kesehatan, per individu. Fitur ini mengumpulkan informasi siapa yang memiliki apa dan kapan kadaluarsa di satu tempat, memberitahu individu dan administrator sebelum kualifikasi kedaluwarsa, dan menghubungkan mereka dengan pelatihan pembaruan.

Fitur kualifikasi tersedia di paket Core atau lebih tinggi (Core / Pro / Enterprise). Buka dari [Manajemen Pelatihan] → [Kualifikasi] di bilah sisi. Hanya pemilik / admin tim / admin grup yang dapat membuka layar ini. Tamu tidak termasuk dalam kelompok yang dikelola.

● Halaman kualifikasi (Peringatan kedaluwarsa)

Perbedaan antara「Pelatihan」「Pengembangan」

Manajemen pelatihan membagi peran menjadi 3 lapisan.

Pelatihan (Kursus): Menggabungkan panduan prosedur yang harus dilihat dan mendistribusikannya. Ini adalah mekanisme untuk melihat apakah orang telah melihatnya
Pengembangan (Peta Keterampilan): Mendefinisikan kompetensi yang diperlukan untuk setiap grup dan mengevaluasi seberapa jauh perkembangan mereka berdasarkan level
Kualifikasi: Buku besar untuk melihat apakah orang diizinkan melakukan pekerjaan tersebut. Nilainya bukan level, melainkan "ada/tidak ada" dan "tanggal kedaluwarsa", menjadi tidak dapat dilakukan saat batas waktu berakhir

Tidak seperti peta keterampilan, kualifikasi melekat pada orang, bukan grup. Catatan kepemilikan ditransfer ke orang tersebut bahkan setelah perpindahan.

Izin Akses

Pemilik / Admin Tim: Semua anggota tim adalah target. Dapat melakukan definisi umum tim (menambah/mengedit/mengarsipkan kualifikasi, impor massal, mengatur「Orang yang memerlukan kualifikasi」)
Admin Grup: Grup tempat admin berada dan anggota di bawahnya adalah target. Dapat mendaftarkan catatan kepemilikan, memperbarui batas waktu, dan menyetujui permohonan, namun tidak dapat mengubah definisi umum tim
Individu: Dari tab 「Kualifikasi」pada halaman pribadi, dapat mengajukan permohonan untuk kualifikasi yang telah diperoleh

Ekspor ke Excel mengikuti izin "Izin ekspor peta keterampilan" di pengaturan pemilik.

Struktur Layar

Halaman kualifikasi memiliki 6 tampilan yang dapat diubah dari bagian atas.

Peringatan kedaluwarsa: Menampilkan orang yang kedaluwarsa atau segera kedaluwarsa dalam urutan yang memerlukan penanganan. Biasanya hanya perlu melihat ini
Kepemilikan: Matriks orang × kualifikasi. Daftarkan atau perbarui dari sel matriks
Orang yang memerlukan kualifikasi: Tentukan "siapa yang harus memiliki" untuk setiap grup (departemen, proses) dan tampilkan jumlah yang kekurangan
Master kualifikasi: Mengelola definisi kualifikasi itu sendiri
Menunggu persetujuan: Setujui atau tolak permohonan dari individu. Jumlah ditampilkan dengan lencana
Dikerjakan tanpa kualifikasi: Catatan (bukti) orang membuka panduan prosedur tanpa memenuhi kualifikasi yang diperlukan

Pada peringatan kedaluwarsa dan kepemilikan, dapat disaring berdasarkan grup.

1. Daftarkan kualifikasi (Master kualifikasi)

Pertama, daftarkan "kualifikasi apa yang akan dikelola" sebagai definisi umum tim. Lakukan ini dari 【Tambah kualifikasi】 di sudut kanan atas (Pemilik / Admin Tim).

Dasar

Nama kualifikasi (wajib): Contoh "Pelatihan Keterampilan Penggantung Beban", "Pelatihan Keterampilan Pengoperasian Forklift", "Sertifikasi Internal Krimping Level A"
Kategori: Lisensi legal / Sertifikasi internal / Persyaratan pelanggan / Pemeriksaan kesehatan / Lainnya
Lembaga penerbit (bawaan): Menjadi nilai awal saat mendaftarkan catatan kepemilikan

Masa berlaku / Pelatihan ulang

Memiliki masa berlaku: Saat diaktifkan, dapat menetapkan 「masa berlaku (bulan)」. Saat memasukkan tanggal perolehan dalam catatan kepemilikan, tanggal kedaluwarsa akan dihitung secara otomatis dari sini
Adakan pelatihan ulang internal secara berkala: Saat diaktifkan, dapat menetapkan 「Siklus pelatihan ulang (bulan)」. Gunakan ketika lisensi itu sendiri seumur hidup, tetapi peraturan internal mengatur "pelatihan ulang setiap 3 tahun". Dapat dipegang secara terpisah dari tanggal kedaluwarsa
Waktu notifikasi (hari sebelumnya): Bawaan adalah 「90 hari sebelumnya, 30 hari sebelumnya」. Saat melampaui hari ini, status menjadi "Segera kedaluwarsa" dan email pengingat dikirim

Item wajib saat pendaftaran

Wajibkan pengisian nomor sertifikat
Wajibkan lampiran file sertifikat

Pelatihan untuk memperoleh atau memperpanjang kualifikasi ini

Kursus pelatihan: Tautkan ke kursus yang dibuat dalam Pelatihan (Kursus). Ditujukan untuk materi sertifikasi internal atau pelatihan yang diulang saat pembaruan
Saat batas waktu mendekat, secara otomatis tetapkan kursus pelatihan di atas: Saat diaktifkan, kursus akan ditetapkan melalui pemrosesan pengingat setiap pagi kepada orang yang memasuki periode notifikasi

● Menambah kualifikasi

Jika masa berlaku atau siklus pelatihan ulang diubah nanti, hanya 「nilai bawaan untuk catatan kepemilikan yang akan didaftarkan ke depannya」yang akan berlaku. Tanggal kedaluwarsa yang terdaftar tidak akan berubah (karena tanggal pada sertifikat adalah yang benar).

Kualifikasi yang tidak lagi digunakan dapat 「diarsipkan」untuk mengeluarkannya dari daftar. Catatan kepemilikan tetap ada.

2. Daftarkan siapa yang memilikinya (Catatan Kepemilikan)

Daftarkan dari sel matriks 「Kepemilikan」atau dari tab 「Kualifikasi」pada halaman pribadi.

Klik 「Daftarkan kepemilikan」.
Masukkan 「tanggal perolehan」(wajib). Jika masa berlaku dan siklus pelatihan ulang ditetapkan dalam master kualifikasi, 「tanggal kedaluwarsa」dan 「pelatihan ulang berikutnya」akan terisi secara otomatis (dapat diubah secara manual).
Masukkan 「nomor sertifikat」、「lembaga penerbit」、「catatan」sesuai kebutuhan.
Pada 「Lampiran sertifikat」, lampirkan salinan lisensi, dll. Hanya 「orang itu sendiri dan administrator」yang dapat melihat lampiran.
【Simpan】.

● Pendaftaran catatan kepemilikan

Pembaruan (pelatihan ulang) bukan penimpaan, melainkan 「Daftarkan perpanjangan (pelatihan ulang)」untuk 「menumpuk catatan baru」. Riwayat perolehan sebelumnya tidak dihapus, dan kapan diperbarui tetap tersisa. Catatan dengan tanggal valid paling jauh diperlakukan sebagai "kepemilikan saat ini".

Untuk pengembalian lisensi atau pembatalan sertifikasi internal, gunakan 「Dicabut / dikembalikan」(dicatat secara terpisah dari kedaluwarsa karena batas waktu). Riwayat operasi disimpan untuk setiap kualifikasi.

3. Individu mengajukan / Administrator menyetujui

Individu dapat mendaftarkan kualifikasi yang telah mereka peroleh sendiri sebagai permohonan.

Buka 「Buka halaman pribadi」dari menu pengguna di sudut kanan atas layar, dan pilih tab 「Kualifikasi」.
Ubah tampilan ke 「Semua kualifikasi」dan klik 「Ajukan」untuk kualifikasi target.
Masukkan tanggal perolehan, dll., dan klik 「Ajukan」. Melampirkan salinan sertifikat akan mempercepat persetujuan.

Setelah pengajuan, email dikirim ke administrator tim, dan itu muncul di 「Menunggu persetujuan」di halaman kualifikasi. Administrator memeriksa konten dan memilih 「Setujui」atau 「Tolak」. Penolakan memerlukan alasan yang akan tetap dalam email ke individu dan riwayat. Hasil persetujuan atau penolakan diberitahukan kepada individu melalui email.

「Hingga disetujui, tidak dihitung sebagai kepemilikan yang valid.」

4. Perilaku saat batas waktu mendekat

Status kualifikasi berubah sebagai berikut.

Valid / 「Segera kedaluwarsa」(masuk periode notifikasi) / 「Kedaluwarsa」(melampaui batas waktu)
「Menunggu persetujuan」(sedang mengajukan) / 「Ditolak」 / 「Dicabut」 / 「Belum diperoleh」

Batas waktu menggunakan 「yang paling awal」antara 「tanggal kedaluwarsa」dan 「pelatihan ulang berikutnya」. Jika batas waktu pelatihan ulang internal mendekat, itu ditampilkan secara terpisah dari kedaluwarsa lisensi.

Email pengingat dikirim pada waktu 「notifikasi」di master kualifikasi (bawaan 90 hari sebelumnya, 30 hari sebelumnya), pada 「hari itu」, dan pada waktu 「melampaui batas waktu」. 「Individu menerima 1 email masing-masing」, 「administrator menerima 1 ringkasan per tim」. Jika Anda mendaftarkan pembaruan dan batas waktu berubah, notifikasi akan direset secara otomatis.

Jika Anda mengaktifkan "Secara otomatis tetapkan kursus pelatihan saat batas waktu mendekat" di master kualifikasi, kursus pelatihan pembaruan akan ditetapkan saat individu memasuki periode notifikasi. Anda juga dapat menetapkan secara manual dari daftar peringatan kedaluwarsa.

5. Tentukan「Orang yang memerlukan kualifikasi」(Grup)

Di 「Orang yang memerlukan kualifikasi」, tentukan "orang yang harus memiliki kualifikasi ini" untuk setiap grup (departemen, proses) dan lihat apakah terpenuhi (hanya dapat diatur oleh Pemilik / Admin Tim).

Pilih 「grup」dan 「kualifikasi」target.
Masukkan 「jumlah orang yang diperlukan」. 「Jika dikosongkan, berarti "semua orang di grup itu harus memiliki"」.
Saat ditambahkan, jumlah orang yang memiliki, segera kedaluwarsa, kedaluwarsa, belum diperoleh ditampilkan, beserta 「jumlah yang kekurangan」.

Jika Anda memilih grup induk, grup di bawahnya juga akan menjadi target. Anda juga dapat menargetkan hanya anggota langsung.

6. Tautkan「Kualifikasi wajib」ke panduan prosedur

Anda dapat menetapkan "pekerjaan ini memerlukan kualifikasi ini" di sisi panduan prosedur.

Buka layar pengeditan panduan prosedur dan buka 「Kualifikasi wajib」dalam pengaturan.
Pilih kualifikasi yang diperlukan untuk pekerjaan ini (seperti tag, tersimpan saat dipilih).

Saat orang yang tidak memiliki kualifikasi yang ditetapkan membuka panduan prosedur itu, 「peringatan ditampilkan di layar awal pemutaran」. Pesan seperti "Belum diperoleh", "Tanggal kedaluwarsa telah berlalu", "Pengajuan menunggu persetujuan" muncul sesuai status. Jika batas waktu mendekat, petunjuk untuk pembaruan juga muncul.

「Tidak memblokir tampilan. Ini adalah karena pekerjaan tidak boleh berhenti pada tahap ketika pendaftaran kualifikasi belum tertinggal. Sebagai gantinya, catatan 「membuka tanpa memenuhi kualifikasi yang diperlukan」tetap dalam 「Dikerjakan tanpa kualifikasi」dan dapat dikonfirmasi nanti.」

Karena kualifikasi yang diperlukan melekat pada basis panduan prosedur, 「ditransfer bahkan jika panduan prosedur direvisi」.

● Peringatan layar awal

7. Atur「Kualifikasi prasyarat」di kursus pelatihan

「Kualifikasi yang harus dimiliki sebelum mengikuti kursus ini」ditetapkan di 「Kualifikasi prasyarat」di layar pengeditan Pelatihan (Kursus). Saat menetapkan kursus, orang yang tidak memenuhi kualifikasi prasyarat diberitahu dengan jumlah. 「Penetapan itu sendiri tidak akan berhenti」, sehingga Anda dapat memutuskan apakah akan meminta mereka mendapatkan kualifikasi terlebih dahulu atau melanjutkan dengan sepengetahuan mereka.

Arah sisi master kualifikasi「Pelatihan untuk memperoleh atau memperpanjang kualifikasi ini」adalah terbalik. Yang itu adalah 「kualifikasi → kursus」(kursus yang harus diikuti untuk mendapatkan/memperpanjang kualifikasi ini), yang ini adalah 「kursus → kualifikasi」(kualifikasi yang harus dimiliki sebelum mengikuti kursus ini).

8. Impor buku besar Excel Anda yang sedang digunakan

Dari 【Impor massal】 di sudut kanan atas, Anda dapat membaca buku besar kualifikasi yang ada sebagaimana adanya (Pemilik / Admin Tim).

【Unduh】「Templat」atau seret Excel / CSV Anda sebagaimana adanya (CSV dengan pengkodean Shift-JIS akan terdeteksi secara otomatis).
Sesuaikan karyawan dengan kolom 「nama」atau 「email」, dan master kualifikasi dengan kolom 「nama kualifikasi」. Variasi dalam nama header akan diserap.
Sebelum impor, pratinjau muncul baris demi baris. Baris di mana target tidak ditemukan atau tanggal perolehan tidak dapat dibaca dapat diketahui di tempat.
Konfirmasi dengan 【▯ impor】.

Bahkan jika kolom tanggal kedaluwarsa kosong, itu akan dihitung secara otomatis dari masa berlaku di master kualifikasi. Anda dapat memilih opsi "Lewati baris yang sudah terdaftar" atau "Buat kualifikasi yang belum terdaftar ke dalam master".

9. Ekspor ke Excel

Dari 【Ekspor ke Excel】 di sudut kanan atas, Anda dapat mengekspor kepemilikan, tanggal kedaluwarsa, dan status pemenuhan kualifikasi yang diperlukan. Hanya yang 「dapat dilihat oleh Anda」 yang diekspor (admin grup hanya kisaran yang mereka kelola). Dari tab 「Kualifikasi」di halaman pribadi, Anda dapat mengekspor untuk orang itu saja.

Pertanyaan Umum

Akankah orang yang kualifikasinya telah kedaluwarsa tidak dapat membuka panduan prosedur?
Tidak. Peringatan hanya muncul di layar awal, dan tampilan tidak diblokir. Tindakan membuka itu dicatat di "Dikerjakan tanpa kualifikasi".

Apa yang terjadi pada kualifikasi saat perpindahan?
Karena kualifikasi melekat pada orang, catatan kepemilikan ditransfer sebagaimana adanya bahkan jika grup berubah.

Saat mendaftarkan pembaruan (pelatihan ulang), apakah catatan sebelumnya dihapus?
Tidak. Catatan baru menumpuk, dan yang paling jauh valid diperlakukan sebagai "kepemilikan saat ini".

Siapa yang dapat melihat salinan sertifikat?
Hanya orang itu dan administrator.

Bisakah kualifikasi tamu dikelola?
Tidak. Tamu tidak termasuk dalam agregasi atau manajemen. Jika manajemen diperlukan, ubah menjadi akun normal.

Terkait