Berbagi Draf adalah fitur untuk menunjukkan SOP yang masih dalam status draf (belum dipublikasikan) kepada pengguna atau grup yang ditentukan, terpisah dari alur persetujuan, dan meminta mereka untuk melihat dan memberikan komentar. Gunakan fitur ini ketika ingin meminta staf lapangan atau ahli berpengalaman meninjau konten sebelum publikasi.

Orang yang menerima berbagi tidak mendapatkan hak edit. Mereka tidak dapat mengedit, menyimpan, menyetujui, atau menghapus langkah—hanya dapat meninggalkan komentar.

Apa itu Berbagi Draf

Secara default, SOP dalam status draf hanya dapat dibuka oleh pengaju itu sendiri dan pihak-pihak dalam alur persetujuan. Jadi ketika ingin "meminta staf lapangan yang bukan penyetuju untuk meninjau konten sebelum publikasi," satu-satunya pilihan adalah mempublikasikan terlebih dahulu atau menunjukkan layar secara langsung.

Dengan Berbagi Draf, pengaju cukup menentukan target berbagi (pengguna/grup), dan penerima dapat membuka draf untuk meninjau konten dan meninggalkan komentar. Anda dapat berbagi dengan penerima yang tidak memiliki hak akses ke folder penyimpanan (Berbagi Draf adalah jalur independen yang terpisah dari batasan akses folder). Karena merupakan mekanisme yang terpisah dari alur persetujuan, alur persetujuan tidak akan terpengaruh.

● Layar: Tab 「Berbagi Draf」 pada layar edit SOP (tampilan dari pengaju)

[Gambar: draftshare_tab_owner]

Yang Diperlukan

Izin: Hanya pengaju itu sendiri yang dapat mengatur target berbagi untuk draf tersebut. Pihak lain (penyetuju atau penerima berbagi) tidak akan melihat pengaturan berbagi dan hanya dapat menggunakan komentar
Siapa yang dapat ditentukan sebagai target berbagi: Pengguna dan grup dalam tim yang sama. Pengguna tamu dan pengguna yang masih mengundang belum berpartisipasi tidak dapat ditentukan
Target: Hanya SOP dalam status draf. SOP yang telah dipublikasikan (diterbitkan) tidak akan menampilkan tab 「Berbagi Draf」
Paket: Paket Lite atau lebih tinggi
Lokasi: Atur dari tab [Berbagi Draf] di bagian atas layar edit SOP

Mengatur Target Berbagi (Pengaju)

Buka [SOP] → [Draf / Persetujuan] di menu sebelah kiri, dan klik SOP target dari tab [Draf]
Buka tab [Berbagi Draf] di bagian atas layar edit
Klik [Ubah target berbagi]
Pilih individu di 「Pengguna tujuan berbagi」 atau pilih grup di 「Grup penerima berbagi」 (kedua-duanya juga dapat digunakan bersama)
Klik [Simpan pengaturan berbagi]

● Layar: Dialog pengaturan berbagi yang dibuka dengan [Ubah target berbagi]

Setelah disimpan, hanya mereka yang baru ditambahkan ke target berbagi yang akan menerima email notifikasi dengan tautan langsung ke SOP target. Mereka yang sudah berbagi sebelumnya tidak akan menerima email yang sama lagi.

Berbagi Menurut Grup

Target berbagi grup akan beralih status setiap kali nama grup diklik, sebagai berikut:

Percobaan pertama: Bagikan dengan anggota grup dan semua grup bawahan
Percobaan kedua: Bagikan dengan hanya pengguna langsung dari grup tersebut (jangan sertakan grup bawahan)
Percobaan ketiga: Batalkan pilihan

Target berbagi dikonfirmasi dengan konten saat anggota diperluaskan. Mereka yang bergabung dengan grup setelah disimpan tidak akan ditambahkan secara otomatis, jadi jika diperlukan, simpan kembali.

Tidak Perlu Berbagi dengan Penyetuju

Pengguna yang sedang dalam permintaan persetujuan dapat secara otomatis melihat draf. Tidak perlu menentukan mereka sebagai target berbagi lagi.

Bagaimana Tampilan Bagi Penerima Berbagi

Penerima berbagi dapat membuka draf dengan salah satu metode berikut:

Membuka dari tautan yang disertakan dalam email notifikasi
Buka [SOP] → [Draf / Persetujuan] di menu sebelah kiri, dan buka dari tab [Draf yang dibagikan] (untuk pengguna hanya-lihat, nama menu ditampilkan sebagai [Draf yang dibagikan])

● Layar: Tab [Draf yang dibagikan] pada 「Draf / Persetujuan」

Saat membuka, tag 「Draf yang dibagikan (hanya lihat/komentar)」 akan ditampilkan di bagian atas layar, dan tab [Komentar pada draf] akan terbuka terlebih dahulu. Konten langkah dapat diverifikasi dari tab [Detail langkah].

Dalam keadaan ini, edit, simpan, publikasi (minta persetujuan), setujui, revisi, duplikasi, hapus, atau bagikan melalui Kode QR tidak dapat dilakukan. Hanya komentar yang dapat ditinggalkan.

Saling Bertukar Komentar

Buka tab [Berbagi Draf] (untuk penerima berbagi, [Komentar pada draf])
Masukkan komentar di kolom input bagian bawah layar, dan klik [Kirim komentar]

Setelah diposting, pengaju dan mereka yang telah berkomentar sebelumnya di SOP tersebut (kecuali diri sendiri) akan menerima email notifikasi berisi konten komentar. Penerima berbagi yang belum berkomentar tidak akan menerima notifikasi.

Komentar segera tercermin setelah diposting, dan layar semua orang yang membuka draf diperbarui. Nama pembuat posting dan waktu posting ditampilkan bersama.

● Layar: Daftar dan kolom input untuk Komentar Draf

Batalkan Berbagi

Pengaju membuka [Berbagi Draf] → [Ubah target berbagi], membatalkan pilihan pengguna atau grup yang ingin dihapus, dan mengklik [Simpan pengaturan berbagi]. SOP tersebut akan menghilang dari tab [Draf yang dibagikan] bagi orang yang dibatalkan akses berbagi-nya.

Juga, ketika SOP dipublikasikan, secara otomatis akan dihapus dari tab [Draf yang dibagikan]. Setelah publikasi, keterlihatannya ditentukan oleh batasan akses folder penyimpanan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada risiko penerima berbagi mengedit SOP?
Tidak. Layar penerima berbagi tidak akan menampilkan tombol untuk edit, simpan, atau persetujuan, dan menjadi baca-saja.

Dapat saya bagikan dengan orang yang tidak memiliki hak akses folder?
Ya. Berbagi Draf adalah mekanisme yang memungkinkan akses tampilan independen dari batasan akses folder. Karena Anda akan menunjukkan SOP sebelum publikasi, pastikan untuk memverifikasi target berbagi sebelum menentukan.

Dapat saya bagikan dengan pengguna tamu?
Tidak. Pengguna tamu tidak akan ditampilkan dalam pilihan target berbagi.

Apa yang terjadi pada komentar draf setelah publikasi?
Setelah publikasi, SOP tidak akan menampilkan tab 「Berbagi Draf」, sehingga kolom komentar juga tidak akan ditampilkan.

Bagaimana jika draf yang dibagikan juga ada di 「Menunggu persetujuan Anda」?
Alur persetujuan akan menjadi prioritas. Ketika dibuka sebagai penyetuju, tidak akan menjadi baca-saja, dan operasi persetujuan dan penolakan dapat dilakukan secara normal.

Informasi Terkait

Tentang pembatasan akses ke SOP yang diterbitkan dan materi lainnya

Izin pengguna dan alokasi izin

Cara mengedit ulang SOP yang ditolak (dikembalikan) dalam alur persetujuan