書き終えた手順書を公開する前に、組織で決めたことに沿っているかをAIに確認させられます。文章の言い回しだけでなく、社内の規程の原文との照合、出力する様式、格納フォルダ、公開の理由と概要、タグまでを1つの画面で確認できます。旧「整合性チェック」を置き換えた機能です。
手順書を編集できる方に表示されます。PCブラウザから行います。
開き方
- 手順書の編集画面を開きます
- 右上の［公開］の右にある［その他］をクリックします
- ［公開前チェック］を選びます
7つの軸
画面は左側で軸を選ぶ形に分かれています。開いた軸だけを実行しますので、見たい軸だけを短時間で確認できます。左側には軸ごとに「未実行」「確認中」「問題なし」「対象なし」などの状態が表示され、上位プランの機能には鍵のしるしが付きます。開く前に、いまこの手順書で何が確認できるかが分かります。
決めたこと
「作る前のAI相談」で決めた目的・読む人・種別・含める範囲を表示します。以降の軸は、ここに決めたことがあればそれを基準に判定します。
規程
登録した社内の規程の原文をページ単位でAIが読みながら、手順書が規程に反していないかを確認します。指摘には出典（規程名とページ番号）と、根拠になった原文の引用が必ず付きます。［対象規程］から規程そのものをその場で開いて、原文を確かめられます。
書き方
各手順の文章を、書き方（言い回し・書き方、禁止事項、一般的な言い回し）と照らします。直したほうがよい箇所が手順ごとに並び、［採用する］でその場で本文に反映できます。
出力フォーマット
いまの中身に合う様式かを見ます。登録済みの出力フォーマットの中に、より合うものがあれば「もっと合う様式」として示します。選んでいる様式に受け皿のない項目がある場合は「この様式で出すと、書いた内容が落ちます」と表示します。問題がなければ「書いた内容はすべて出力に入ります」と出ます。
格納フォルダ
似た内容の手順書が多くあるフォルダーを示します。「いまの格納フォルダ」と見比べて、移動するかどうかを判断できます。候補の行からその場で移動できます。作成前に作成先を決めている手順書で、そこと違う場所にある場合は「作成時に決めた作成先と違う場所にあります」と表示します。
公開の理由と概要
公開依頼で入力する「公開の理由」と「概要」の下書きを出します。理由はチームに登録された公開の理由から選ばれ、そこから承認フローが引かれます。概要は、初版なら「初版の概要」、改訂なら「変更の概要」になります。概要は自動では入れず、コピーしてお使いいただく形です。決めたことに公開の理由が入っている場合は、それと食い違っていないかもあわせて表示します。
タグ
手順書の内容に対して、付けるべきタグが不足していないかを見ます。［このタグを付ける］でその場で付けられます。タグ語彙を登録していないチームでは「タグ語彙が登録されていません」と表示します。
2つの判定のしかた
判定の基準は、その手順書に「作る前に決めた内容」があるかどうかで変わります。どちらで判定しているかは画面に表示されます。
- 作成時に決めた内容と照らしています：作成前に「作る前のAI相談」で目的・種別・作成先・様式を決めた手順書です。決めたこととの差分で判定します
- 手順書の中身から推測して判定しています：決めた内容がない手順書です。手順書の中身から判断します
利用できる軸
軸ごとに、その機能をお使いの場合に判定します。
- 規程、書き方：Enterpriseプラン
- 出力フォーマット：Enterpriseプラン
- 公開の理由と概要：Pro、Enterpriseプラン
- タグ：Core、Pro、Enterpriseプラン（タグを付けること自体はすべてのプランでできます。ここで分かれるのは、AIに提案させる部分です）
- 決めたこと、格納フォルダ：すべてのプラン
指摘を採用する・見送る
出てきた指摘は、採用しても見送っても構いません。見たうえで直さないと決めた場合は、対応不要として残せます。どちらを選んだかは記録され、書き方と規程の読み取りの更新案のもとになります。現場で繰り返し見送られている指摘があれば、決めごとのほうを見直す材料になります。
公開前チェックを使うほど、書き方と規程の読み取りが現場に近づいて育っていきます。確認しながら基準そのものを整えていける、という関係です。
確認したことを記録に残す
画面下部の［チェック記録を残す］で、どの軸を、いつ、誰が確認したかを手順書に残せます。承認する方は、手順書を編集できなくてもこの記録を読めます。
記録には指摘の中身は残していません。かわりに、1件ごとにそのときの手順書と今の内容が同じかどうかを表示します。記録を残したあとに手順書を直した場合は、その旨が分かります。
編集中の「気づき」
手順書の編集画面には、気づきを溜めるパネルがあります。書いている最中は何も出ず、手順を1つ書き終えたところで件数だけをバッジで示します。
ここに出るのは、AIを呼ばずに分かることだけです（必ず書くことになっている欄が空、種別が未決、規程が新しくなっている、規程に未決着の論点がある、規程の原文とまだ照らしていない、前回の照合結果が古い）。規程の原文との照合は、この公開前チェックから実行します。